Gastartikel
Jedes Unternehmen muss auf die eine oder andere Weise eine Gehaltsabrechnung haben. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung war traditionell einer der am meisten ausgelagerten Prozesse in der Geschäftswelt. Riesen wie Automatic Data Processing, Inc. (ADP), Paychex und Ceridian wurden von großen und kleinen Unternehmen genutzt, um die Reduzierung der Schecks für ihre Mitarbeiter zu übernehmen.
Aber kleine und mittlere Unternehmen haben immer mehr Lohn- und Gehaltsabrechnungsoptionen. Trotz der Anzahl der verfügbaren Lösungen hängt die Wahl von einer einfachen Zweiteilung ab: Halten Sie Ihre Gehaltsabrechnung intern oder lagern Sie Ihre Gehaltsabrechnung an einen herkömmlichen Gehaltsabrechnungsdienst aus.
Wie entscheiden Sie, wie Sie mit Ihrer Gehaltsabrechnung für kleine Unternehmen umgehen? Sie müssen feststellen, ob die durch das Auslagern der Lohn- und Gehaltsabrechnung eingesparte Zeit das Geld übersteigt, das Sie wahrscheinlich sparen, indem Sie es im Unternehmen behalten.
Ausgelagerte Gehaltsabrechnung vs. Interne Gehaltsabrechnung
Die US National Association of Small Businesses. USA Er fragte 1.500 Kleinunternehmer, wie sie ihre Gehaltsabrechnung machen. Vierzig Prozent gaben an, ihre Gehaltsabrechnungsfunktion ausgelagert zu haben, während 60 Prozent angaben, sie intern zu erledigen.
Fast 25 Prozent derjenigen, die die Lohn- und Gehaltsabrechnung intern verwalten, gaben an, dass sie mehr als sechs Stunden pro Monat für die Lohn- und Gehaltsabrechnung aufwenden. Das sind mindestens 72 Stunden pro Jahr, fast zwei volle Wochen Arbeit. Wenn wir uns die Daten von 2012 des US Bureau of Labour Statistics ansehen. In den USA können wir davon ausgehen, dass die Kosten für ein internes Personal 36 US-Dollar pro Stunde betragen. Das bedeutet, dass diese 72 Stunden 2.592 US-Dollar pro Jahr bedeuten.
Auf der anderen Seite gibt mehr als ein Drittel der kleinen Unternehmen, die ihre Gehaltsabrechnung auslagern, mehr als 500 US-Dollar pro Monat aus, dh mehr als 6.000 US-Dollar für ausgelagerte Gehaltsabrechnung pro Jahr.
Daher sparen Kleinunternehmer, die Gehaltsabrechnungen bearbeiten, Geld, geben aber ihre eigenen Arbeitsstunden aus, während diejenigen, die auslagern, der Meinung sind, dass es die zusätzlichen Kosten für die Zeitersparnis wert ist, wenn jemand anderes dies tut.
Vorteile des Outsourcings
Da 40 Prozent der kleinen Unternehmen die Lohn- und Gehaltsabrechnung auslagern, sehen viele echte Vorteile daraus. Für T. Rod Rodriguez, Inhaber von Gamajoto.com, einem Unternehmen für Leichtbau und Vertrieb, kam es bei der Wahl zwischen internen und ausgelagerten Lösungen darauf an, was für die Größe Ihres Unternehmens am effizientesten und rentabelsten ist. "Für ein kleines Unternehmen mit etwa 10 Mitarbeitern", sagt Rodríguez, "habe ich festgestellt, dass die Kosten für die Bezahlung einer externen Agentur für die Verwaltung von Gehaltsabrechnungen, Steuerpflichten, Unterlagen und die Bearbeitung physischer Schecks geringer sind als für eine interne Person." gewidmet. "
Neben der Zeitersparnis sind auch Compliance- und Genauigkeitsprobleme zu berücksichtigen. Mit Änderungen der Steuerkennzeichen Schritt zu halten, kann für viele kleine Unternehmen eine Belastung sein, und Abrechnungsfehler sind häufig. Wenn diese Fehler auftreten, haben Geschäftsinhaber möglicherweise ein Problem mit dem IRS und müssen eine finanzielle oder rechtliche Rückerstattung beantragen, was für einige den teuersten Preis für ausgelagerte Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste lohnenswert macht. der etwas schwerere Startpreis.
Vorteile der internen Gehaltsabrechnung
Trotz des Zeitaufwands und der zusätzlichen Verantwortung für die Einhaltung von Änderungen der Steuerkennzeichen bietet die interne Aufrechterhaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung positive Vorteile. Fortschritte in der Lohnbuchhaltungssoftware haben die Fähigkeit kleiner Unternehmen, Schecks selbst zu kürzen, erheblich verbessert, und diese Fähigkeit bringt mehrere Vorteile mit sich.
Sie haben sofortigen Zugriff auf Ihre Daten. Wenn Sie Fragen zur Gehaltsabrechnung haben, müssen Sie sich nicht an einen Kundenbetreuer wenden. Stattdessen können Sie die Antworten auf Ihre Fragen schnell und einfach in Ihrer eigenen Zeit finden. Auch die interne Gehaltsabrechnung ist in der Regel günstiger. Es gibt viele kostengünstige Lösungen und das Feld erweitert sich. Schließlich ist zu beachten, dass Sie den größten Teil der Arbeit möglicherweise selbst erledigen, wenn Sie die Gehaltsabrechnung auslagern. Sie müssen immer noch jemanden im Personal haben, um die Daten zusammenzustellen und einzugeben, häufig über eine Online-Schnittstelle. Aber wenn Sie die Daten bereits zusammenstellen, können Sie sie dann selbst verarbeiten und etwas Geld sparen?
Es gibt keine einfache Antwort. Sie müssen verschiedene Faktoren berücksichtigen: die Anzahl Ihrer Mitarbeiter und Standorte, die von Ihnen angebotenen Vorteile und den Umgang mit Ihrer monatlichen Buchhaltung. Entscheiden Sie, ob Sie Ihre Zeit damit verbringen möchten (oder jemand anderem dafür bezahlen möchten, Ihre Zeit zu verbringen), Gehaltsschecks zu kürzen, wenn Sie sich auf Ihre Kerngeschäftskompetenzen konzentrieren können.
Über den Autor: Dieser Gastbeitrag wurde für Erin Osterhaus, Managing Editor von Software Advice, einem Unternehmen, das anbietet, angepasst Bewertungen und Anleitungen des Käufers HR-Profis, die Software kaufen möchten.
Aktualisiert am 7. Oktober 2014
