Während Covid-19 unser tägliches Leben weiterhin verändert, ist Fernarbeit zur neuen Norm geworden. Trotz der Einführung des Covid-19-Impfstoffs haben die meisten Unternehmen Regeln und Richtlinien für die Fernarbeit für ihre Mitarbeiter eingeführt. Da die Mitarbeiter überall verstreut sind, halten Unternehmen Besprechungen mithilfe von Videokonferenztools und virtuellen Besprechungsräumen ab. Dazu gehören Interviews und Treffen mit Kunden.
Obwohl mehr als 5,5 Milliarden Minuten in virtuellen Meetings verbracht werden, gelten 30 % der in Meetings verbrachten Mitarbeiterzeit als unproduktiv. Daher ist die Einhaltung der Etikette bei virtuellen Meetings von entscheidender Bedeutung, um eine effektive Sitzung durchzuführen.
Warum Etikette für das virtuelle Meeting Ihres Unternehmens so wichtig ist
Da immer mehr Menschen aus der Ferne arbeiten, beginnen die Grenzen zwischen unserem Privat- und Berufsleben zu verschwimmen. Während eines virtuellen Meetings gibt es mehrere Situationen, die unangenehm sein können. Möglicherweise stürmen Ihre Kinder in den Besprechungsraum und Sie müssen möglicherweise eine Weile nach ihnen sehen. Möglicherweise erhalten Sie auch mitten in einer Besprechung einen Anruf. Dies mag wie ein geringfügiges Problem erscheinen, kann jedoch für Ihre Besprechungsteilnehmer ziemlich irritierend sein und die Professionalität gefährden.
Das Meeting wird unproduktiv und der Meetingleiter verschwendet am Ende wertvolle Zeit damit, das Meeting wieder in Gang zu bringen, während die Meetingteilnehmer durch Außengeräusche abgelenkt werden. Die Etikette für virtuelle Meetings stellt sicher, dass solche Ablenkungen nicht auftreten, da jeder weiß, was ihn während eines virtuellen Meetings erwartet.
Gemeinsame Etikette für virtuelle Meetings
Damit ein virtuelles Meeting effektiv ist, müssen Sie zu Beginn des Meetings Grundregeln festlegen. Dadurch weiß jeder, was von ihm erwartet wird. Zu den gängigen Protokollen für virtuelle Meetings gehören:
1. Erstellen Sie einen Besprechungsplan
Bei der Planung eines Meetings ist es wichtig, sich darüber im Klaren zu sein, wie lange das Meeting dauern wird. Dies ist besonders wichtig für virtuelle Meetings, an denen Personen aus verschiedenen Zeitzonen teilnehmen. Wenn Sie möchten, dass die Teilnehmer ein oder zwei Stunden in ihren Kalendern blockieren, teilen Sie ihnen dies mindestens 15 Minuten vor Beginn der Besprechung mit.
2. Bitten Sie um eine Tagesordnung
Virtuelle Besprechungsräume sind so konzipiert, dass mehrere Personen an einer Besprechung teilnehmen können. So hat jeder die Möglichkeit, ungestört zu reden. Deshalb ist es wichtig, dass der Meetingleiter eine Agenda hat und sich daran hält. So kann sich jeder auf das Meeting vorbereiten und sich auf die besprochenen Themen konzentrieren, anstatt den Redner zu unterbrechen.
3. Bereiten Sie sich rechtzeitig vor
Indem Sie sich rechtzeitig vorbereiten, können Sie den Ansturm in letzter Minute vermeiden. Auf diese Weise verschwenden die Teilnehmer keine Zeit mit der Suche nach Besprechungsressourcen wie Transkripten und Besprechungsprotokollen. Richten Sie vor Beginn des Meetings einen guten Hintergrund ein und überprüfen Sie die Audio- und Videoeinstellungen Ihres Videokonferenztools. Stellen Sie sicher, dass Sie auch die Besprechungsressourcen heruntergeladen haben, die Ihnen zugesandt wurden.
Wenn Sie der Gastgeber sind, senden Sie den Meeting-Link vorab zusammen mit der Tagesordnungsliste und weisen Sie den Meeting-Teilnehmern Rollen zu. Dadurch wird den Besprechungsteilnehmern ausreichend Zeit gegeben, sich auf die Besprechung vorzubereiten.
Abschluss
Virtuelle Meetings werden immer häufiger, da immer mehr Menschen auf Online-Konferenzen wie die Meeting-Tools von BlueJeans angewiesen sind, um mit Menschen auf der ganzen Welt zu kommunizieren, zusammenzuarbeiten und sich zu vernetzen. Aus diesem Grund wird die Meeting-Etikette bei virtuellen Meetings immer wichtiger. Besprechungsleiter sind dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass die Besprechungsteilnehmer bereit sind, den Besprechungsraum zu betreten und sich auf das zu besprechende Thema zu konzentrieren.
Wenn Sie diese Grundregeln im Hinterkopf behalten, wird Ihr virtuelles Meeting spannender und angenehmer. BlueJeans ist eine virtuelle Meeting-App für Unternehmen. Es ist sicher, einfach zu bedienen und enthält alle Funktionen, die Sie von physischen Meetings erwarten. Laden Sie noch heute eine kostenlose Testversion von BlueJeans herunter, um loszulegen.
