Geld von Kunden zu sammeln kann für Kleinunternehmer große Kopfschmerzen bereiten, ist aber ein wesentlicher Bestandteil für die Bezahlung und den Fortbestand des Geschäfts.
Der Rechnungsstellungsprozess ist der Schlüssel zur Umwandlung der Waren und Dienstleistungen eines Unternehmens in Bargeld. Und im Geschäftsleben ist Bargeld Trumpf.
Eine Verkaufsrechnung ist die Abrechnung, die Sie als Lieferant von Waren und Dienstleistungen an den Käufer Ihres Produkts senden. Es ist die Pflicht des Käufers, die Rechnung zu bezahlen und damit eine Forderung zu begründen. Dabei handelt es sich um ein Dokument, bei dem es sich im Wesentlichen um eine Vereinbarung zwischen Käufer und Verkäufer über Waren oder Dienstleistungen handelt, die innerhalb einer bestimmten Frist bezahlt werden müssen.
Während Rechnungen für Ihre Buchhaltung und Ihr Buchhaltungspersonal (oder für Sie!) mühsam sein können, sind sie ein notwendiger Bestandteil der Erfassung von Verkaufstransaktionen. Hier sind einige Tipps, um die Rechnungsstellung stressfreier zu gestalten:
Zeitpunkt der Rechnungsstellung und Zahlungsbedingungen
Die Uhr beginnt zu ticken, sobald das Datum auf der Rechnung hinzugefügt wird. Es erinnert Sie und alle anderen daran, wann die Zahlung fällig ist. Unabhängig davon, ob Sie vor oder nach dem Projekt eine Rechnung stellen, stellen Sie sicher, dass die Zahlungsbedingungen auf der Rechnung klar dargelegt sind. Sie könnten beispielsweise „30 Tage netto“ angeben, was bedeutet, dass der gesamte Betrag innerhalb von 30 Tagen bezahlt werden muss. Bei einigen Unternehmen müssen Sie 50 Prozent der Rechnung am selben Tag bezahlen, an dem eine Rechnung erstellt wird, wobei der Restbetrag nach Abschluss des Auftrags fällig wird.
Die Rechnung sollte Verkaufsbedingungen enthalten, die etwa so aussehen könnten: „2/10 netto 30“. Dies bedeutet, dass der Kunde 2 Prozent Skonto erhält, wenn die Zahlung innerhalb von 10 Tagen erfolgt oder der Restbetrag innerhalb von 30 Tagen fällig ist.
Wenn Sie Kunden dazu anregen, pünktlich zu zahlen, können Sie sich die Mühe ersparen, ihr Geld nachzuverfolgen, und im Laufe der Zeit Umsatzeinbußen vorbeugen. Niemand hat gerne mit unbezahlten Rechnungen zu tun, weder Sie noch der Kunde.
Online-Buchhaltungssoftware oder DIY?
Es gibt zahlreiche Rechnungssoftware für Unternehmen wie Quickbooks oder Freshbooks, die den automatischen Versand von Rechnungen erleichtert und Kunden über ausstehende Fälligkeitstermine informiert. Sie können mehrere Kunden verwalten, Zahlungen automatisieren und wiederkehrende Rechnungen einrichten. Die Buchhaltungstechnologie schreitet ständig voran und viele beliebte Softwareoptionen sind nur in der Cloud verfügbar.
Verwendung einer Online-Rechnungsgenerator Dadurch werden die Informationen auf jeder Rechnung optimiert und der Kunde weiß genau, wofür er bezahlt. Es ist weniger wahrscheinlich, dass der Kunde die Zahlung verzögert, wenn Ihre Dienstleistungen kein Geheimnis sind. Kunden lassen sich nicht gerne überraschen.
Einige Unternehmen ziehen es immer noch vor, Rechnungen mithilfe einer Excel-Tabelle selbst zu erstellen. Um das Beste aus der Nutzung des Programms herauszuholen, bietet Excel University zahlreiche Tipps und Tricks zum Einrichten eines Abrechnungssystems und zur Verwendung von Tools zur bedingten Formatierung für die Abrechnung, mit denen Sie Formatierungen auf eine Zelle oder einen Zellbereich anwenden können Also. einfacher zu organisieren, zum Beispiel wenn Sie eine Liste offener Rechnungen sehen möchten.
Strafen für verspätete Zahlung
Wenn Sie noch keine haben, erstellen Sie eine standardisierte Kundenvereinbarung, die Gebühren für verspätete Zahlungen enthält. Ein typischer Zinssatz beträgt 1,5 Prozent Zinsen pro Monat nach Fälligkeit der Zahlung. Wenn Kunden einen Vertrag im Voraus abschließen, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass sie die Zahlung verzögern. Sie möchten nicht belästigt werden, aber wenn es kompliziert wird, haben Sie eine Vereinbarung mit dem Kunden, in der die Bedingungen festgelegt sind. Sofern Sie keinen Geschäftsvertrag haben, ist es schwierig, das geschuldete Geld einzufordern.
Wenn Sie der Einzige im Geschäft sind, wie zum Beispiel ein Freiberufler, kann der Versuch, Geld zu sammeln, ein überwältigender und einschüchternder Prozess sein. Sie könnten darüber nachdenken, einen Buchhalter zu beauftragen, der für die Abrechnung, Organisation, Nachverfolgung und Analyse Ihrer Bücher verantwortlich ist. Unabhängig davon, welche Richtung Sie wählen, liegt es letztendlich an Ihnen, alles zu tun, um von Anfang an vorbereitet zu sein und sich auf den Erfolg vorzubereiten.
