Nachdem ich an vielen Meetings teilgenommen habe, kann ich definitiv sagen, dass ich mich manchmal überfordert fühle. Während ich den besprochenen Inhalt genieße, fühle ich mich möglicherweise müde und möchte eine Pause einlegen, um mich zu entspannen, bevor ich mich wieder auf die Aufnahme der Informationen konzentriere.
Ich bin mir sicher, dass ich mit diesen Gefühlen nicht allein bin, denn viele von uns möchten so viel wie möglich in sich aufnehmen und gleichzeitig die Möglichkeit haben, vorübergehend abzuschalten und die Gedanken schweifen zu lassen.
Was wir suchen, ist eine parallele Sitzung, bei der die Gastgeber des Meetings verstehen und darauf eingehen, dass sie eine Pause einlegen und sich gezielt Zeit für sie nehmen müssen. In diesem Beitrag wird erklärt, was eine Gruppensitzung ist, wie Sie eine erfolgreiche Sitzung planen und Ideen vorstellen, die Sie in Ihr nächstes Treffen integrieren können.
Diese Sitzungen sind weniger strukturiert als allgemeine Sitzungen und ermöglichen den Teilnehmern in der Regel die Teilnahme, anstatt einfach nur im Publikum zu sitzen und zuzuhören. Während sich diese Sitzungen möglicherweise auf den allgemeinen Inhalt des Meetings beziehen, können sie sich auch auf nicht damit zusammenhängende Themen konzentrieren.
Gruppensitzungen können sowohl im Rahmen persönlicher als auch virtueller Treffen stattfinden. Erstere schicken die Teilnehmer in der Regel in verschiedene Bereiche des Konferenzortes, und letztere nutzen Breakout-Room-Funktionen, die den Tools für virtuelle Konferenzen eigen sind. Diese Sitzungen sind besonders wichtig bei virtuellen Meetings, bei denen bereits ein Element der Trennung eingebaut ist, da sich die Teilnehmer an ihren jeweiligen Standorten befinden.
Im Folgenden gehen wir auf einige Ideen ein, mit denen Sie ansprechende Breakout-Sitzungen in Ihre bevorstehenden Meetings integrieren können.
Ideen für Gruppensitzungen
Es gibt mehrere Gruppensitzungen, die Sie planen können, beispielsweise solche, die sich direkt auf den Besprechungsinhalt beziehen, und andere, die sich auf Unterhaltung konzentrieren und bei denen die Teilnehmer miteinander Spiele spielen.
Blitzgespräche
Blitzgespräche sind eine großartige Möglichkeit, Besprechungssitzungen zu unterbrechen. Sie sind kurz, sodass mehrere Teilnehmer teilnehmen können, und ein Moderator nimmt sich eine festgelegte Zeitspanne, um kurze Vorträge zu einem Thema seiner Wahl zu halten, das mit dem allgemeinen Inhalt des Treffens in Zusammenhang steht.
Blitzgespräche können jedoch auch so angepasst werden, dass Moderatoren zu jedem Thema vortragen können, das ihnen am Herzen liegt. So lernen sich die Teilnehmer besser kennen und können ihre Gedanken woanders schweifen lassen, bevor sie sich wieder auf die Meetings konzentrieren.
Geschwindigkeitsnetze
Speed-Networking-Sitzungen ermöglichen es den Teilnehmern, sich kennenzulernen und berufliche Kontakte zu knüpfen. Sie können Personen aufteilen, Erwartungen festlegen und die Teilnehmer anweisen, eine bestimmte Zeit lang mit einer Person zu sprechen und nach Ablauf der Zeit zu einer anderen Person überzugehen.
Spiele
Spiele können den Teilnehmern helfen, sich zu entspannen und Stress abzubauen, insbesondere wenn sie interaktiv sind und die Interaktion mit anderen fördern. Diese Sitzungen unterscheiden sich von den anderen Ideen auf dieser Liste, da sie möglicherweise weniger Bezug zum Besprechungsinhalt haben als andere.
Während persönlicher Sitzungen können Sie Bingospiele veranstalten, Teams zum Lösen von Rätseln bilden oder sogar Scharaden spielen. Auch virtuelle Spiele sind möglich.
Zielsetzungssitzungen
Zielsetzungssitzungen sind großartig, da sie die Teilnehmer dazu ermutigen können, in einer entspannten Umgebung intensiv über den Inhalt des Meetings nachzudenken, in der sie mit anderen chatten und ihre Gedanken äußern können. Sie können jedem Breakout-Raum einen Moderator zuweisen, der ein Gespräch über den Inhalt der Hauptversammlung beginnen und die Teilnehmer dazu ermutigen kann, den Inhalt mit ihren Wünschen in Zusammenhang zu bringen.
Angenommen, Ihr größtes Meeting konzentriert sich auf die Einführung eines neuen unternehmensweiten Workflows. In diesem Fall können die Teilnehmer dieser Sitzungen Ziele festlegen, was sie mit der neuen Strategie im nächsten Jahr erreichen möchten.
Ask Me Anything (AMA)-Sitzungen
AMA-Sitzungen sind eine tolle Idee für Gruppen, insbesondere wenn Sie nicht die Möglichkeit haben, alle Fragen zu beantworten.
Die Teilnehmer können sich in verschiedene Räume und Gruppen aufteilen und Fragen stellen oder ihre Gedanken darüber äußern, was während des Treffens passiert ist, und ein erfahrener Moderator kann da sein, um sie zu beantworten.
Outdoor-Aktivitäten
Outdoor-Aktivitäten eignen sich am besten für persönliche Zusammenkünfte, bei denen Gruppen von Teilnehmern gemeinsam ausgehen können. Sie sind möglicherweise weniger inhaltsorientiert und beinhalten so etwas wie eine Schnitzeljagd, aber allgemeine Gruppensitzungen können auch im Freien abgehalten werden, um den Teilnehmern einen Tapetenwechsel zu ermöglichen.
Die Nutzung einer Outdoor-Sitzung während eines virtuellen Meetings kann jedoch bedeuten, dass die Teilnehmer aufgefordert werden, für ein paar Minuten den Netzstecker zu ziehen, nach draußen zu gehen und zurückzukommen und der Gruppe von etwas zu erzählen, was sie dort gesehen haben, oder ein Foto eines Gegenstands zu teilen, den sie gesehen haben fanden es interessant. Sie haben sie gebeten, das Äußere zu finden und zu identifizieren.
Open-Mic-Session
Offene Mikrofone sind immer spannend und können großartig sein, um die Teilnahme zu fördern und den Teilnehmern einen Moment zu geben, in dem sie Spaß haben und etwas über ihre Kollegen lernen können. Offene Mikrofone können sich auf Besprechungsinhalte konzentrieren, z. B. darauf, dass Servicemitarbeiter Kundengeschichten erzählen oder unabhängige Teilnehmer aufstehen und ein verborgenes Talent teilen.
Direkte Gespräche
Drop-in-Diskussionen sind eine tolle Idee, da Sie den Teilnehmern mehrere verschiedene Sitzungen zur Auswahl anbieten können. Sie sind auch ein Format mit geringem Druck für Gespräche und Networking. Menschen können zu einem Raum navigieren, in dem der Inhalt ihren Interessen entspricht, und sogar an mehreren Sitzungen teilnehmen, wenn sie sich nicht entscheiden können.
Auch wenn dies keine erschöpfende Ideenliste ist, können sie durchaus dazu genutzt werden, ansprechende Breakout-Sitzungen für Ihr nächstes Meeting zu erstellen und zu gestalten.
Beispiele für Gruppensitzungen
Im Folgenden gehen wir einige Beispiele aus der Praxis für Gruppensitzungen durch, die als zusätzliche Inspiration für Ihre Planung dienen können.
Gemeinnütziges Führungszentrum
Das Nonprofit Leadership Center ist eine Organisation, die andere gemeinnützige Organisationen unterstützt. Es veranstaltet jährlich eine Führungskonferenz, die mehrere von Branchenführern geleitete Breakout-Sitzungen umfasst, aus denen die Teilnehmer wählen können.
In einer Sondersitzung ihrer Konferenz 2020 „Mutige Gespräche: Unbewusste Voreingenommenheit verstehen und konfrontieren“ mit Margarita Sarmiento ging es darum, wie man Arbeitsumgebungen schaffen kann, die inklusiv und positiv sind, an denen jeder teilhaben kann. Die Breakout-Session stand im Zusammenhang mit dem Gesamtthema der Konferenz, bei dem es um mutiges Führen ging.
Auf unserer Dynamik aufbauen (BOOM)
Das Mount Holyoke College veranstaltet jährlich eine Diversity-Konferenz mit dem Titel „Building On Our Momentum“, bei der Community-Mitglieder ermutigt werden, an Veranstaltungen teilzunehmen und sich durch Live-Vorträge und aufgezeichnete Inhalte über Diversität, Gleichberechtigung und Inklusion zu informieren.
Die BOOM 2021-Konferenz umfasst mehrere Breakout-Sitzungen, um den Teilnehmern zu helfen, sich in kleineren Gruppen mit Inhalten auseinanderzusetzen und sich von schlagkräftigen Themen zu lösen, über die sie möglicherweise gerade lernen.
Eine der Sitzungen, Tuesday Crafternoon: Zines, ermutigt die Teilnehmer, kreativ zu werden und ein Zine zu erstellen und gleichzeitig mehr über seine Geschichte und Verwendung in unterversorgten Gemeinden zu erfahren.
EINGEHEND
INBOUND ist die jährliche Marketingkonferenz von HubSpot mit einer Vielzahl von Möglichkeiten, einschließlich Breakout-Sessions. Während dieser Sitzungen können die Teilnehmer entspannen, sich intensiver mit den Inhalten beschäftigen und mit anderen Teilnehmern in Kontakt treten.
Meetup: Black at INBOUND, eine Sondersitzung von INBOUND 2020, schuf einen sicheren Raum für schwarze Teilnehmer, um andere Fachleute zu treffen, Kontakte zu knüpfen und interessante Themen zu diskutieren.
Vorlage für Gruppensitzungen
Angesichts der Vorteile, die sie bieten können, ist es wichtig zu verstehen, wie man eine erfolgreiche Gruppensitzung plant und leitet. Sehen wir uns einige Tipps an.
1. Legen Sie bestimmte Zeiträume fest.
Da es sich bei Breakout-Sitzungen um bestimmte Zeiträume zwischen den Sitzungen des Hauptmeetings handelt, ist es wichtig, bestimmte Zeitrahmen festzulegen, in denen sie stattfinden. Beachten Sie die Aktivität der Sitzung, wie lange sie dauern wird, und versuchen Sie, diesen Zeitplan einzuhalten.
2. Legen Sie Ziele für die Sitzung fest.
Gruppensitzungen, die speziell für die Entspannung der Teilnehmer konzipiert sind, sind großartig, aber unabhängig von der Absicht ist es wichtig, sich Ziele zu setzen, damit die Teilnehmer wissen, was sie erwartet.
Vielleicht geht es einfach darum, Kontakte zu knüpfen und ins Gespräch zu kommen, aber es könnte auch darum gehen, persönliche Ziele zu formulieren. Indem Sie den Teilnehmern mitteilen, was sie erwartet, können Sie sicherstellen, dass diese Sitzungen konzentriert bleiben und die Teilnehmer alles innerhalb des gewünschten Zeitrahmens erledigen können.
3. Sitzgestaltung zur Ergänzung des Gruppenformats.
Dieser Tipp bezieht sich eher auf persönliche Sitzungen, ist aber unerlässlich. Es ist wichtig, Sitzordnungen zu schaffen und Besprechungsräume einzurichten, die den Zweck der Sitzung ergänzen und erleichtern.
Beispielsweise wäre ein Raum voller runder Tische nicht für eine schnelle Networking-Sitzung geeignet, bei der zwei Personen miteinander streiten. Verstehen Sie, was die Teilnehmer bei der Entscheidung erreichen sollen, und gestalten Sie den Besprechungsraum entsprechend.
4. Verwenden Sie die richtige Ausrüstung.
Die Verwendung der richtigen Ausrüstung ist sowohl für persönliche als auch für virtuelle Gruppensitzungen wichtig, da Sie sicherstellen möchten, dass Sie im Voraus alles haben, was Sie brauchen. Angenommen, Sie leiten ein Breakout-Session-Spiel. In diesem Fall sollten Sie sicherstellen, dass Sie über alle Materialien verfügen, die für einen reibungslosen Ablauf der Sitzung erforderlich sind, z. B. genügend Teile für alle Teilnehmer und druckbare Anweisungen, auf die Sie während des Spiels zurückgreifen können.
Auch die richtige Ausrüstung ist wichtig, denn diese Sitzungen sollen den Menschen helfen, sich zu entspannen. Sie möchten also nicht, dass die Menschen warten oder gestresst sind, weil sie wissen, was passieren wird, insbesondere bei virtuellen Veranstaltungen.
Insgesamt sind Breakout-Sitzungen wertvolle Aspekte von Meetings, sowohl virtuell als auch persönlich. Sie geben den Teilnehmern die Möglichkeit, mit anderen Teilnehmern in Kontakt zu treten, intensiv über den Inhalt des Meetings nachzudenken und im Allgemeinen unterhaltsame und anregende Gespräche zu führen.
Nutzen Sie die Tipps auf dieser Liste, wenn Sie Ihr nächstes Meeting planen, und Sie werden wahrscheinlich von den Teilnehmern das Feedback erhalten, dass die Sitzungen interessant und aufregend waren und sie zur Teilnahme an Ihrer nächsten Veranstaltung inspiriert haben.
