Tipps zum Verfassen eines Geschäftsbriefes

Ein Geschäftsbrief ist ein offizielles Kommunikationsmittel zwischen Personen oder Unternehmen in Bezug auf geschäftliche Angelegenheiten jeglicher Art.

Der Unterschied zwischen Geschäfts- und Privatbriefen besteht darin, dass Geschäftsbriefe einem strengen Schema folgen, immer offiziellen Charakter haben und in der Regel mit der Maschine geschrieben werden, sofern nicht anders gewünscht.

Persönliche Briefe hingegen können nach Belieben geschrieben und handschriftlich verfasst werden.

Das Ziel eines Geschäftsbriefes besteht darin, den Leser über etwas zu informieren oder ihn zu überzeugen, etwas zu tun.

Viele Menschen haben Angst vor Geschäftsbriefen. Solange Sie jedoch wissen, in welchem ​​Format sie geschrieben werden sollen, ist alles in Ordnung.

Es gibt verschiedene Formate, die beim Schreiben eines Geschäftsbriefs verwendet werden können. Hier besprechen wir jedoch das vollständige Blockformat, bei dem alle Zeilen von links beginnen.

Daher benötigen Sie Folgendes:

Werkzeuge benötigt

1. Ein Computer
2. Ein Drucker
3. Bleistift

Benötigtes Material

1. Umschläge
2. Briefpapier oder Druckerpapier
3. Robben

Anweisungen

Ein Geschäftsbrief besteht im Wesentlichen aus 5 Abschnitten: einer Überschrift, dem Datum, dem Anfang, dem Hauptteil und dem Schluss. Die Kopfzeile sollte Ihren Namen, Titel und Adresse enthalten und 4 bis 6 Zeilen vom oberen Rand der Seite entfernt sein.

Sie können sie also am Computer eingeben oder diesen Schritt überspringen, wenn Sie einen offiziellen Briefkopf haben, auf dem diese Informationen bereits stehen.

Schreiben Sie das Datum 3 Zeilen unterhalb des Briefkopfes auf der linken oder rechten Seite. Das Datum kann aus rechtlichen und archivarischen Gründen sehr wichtig sein. Geben Sie es daher unbedingt an.

Überspringen Sie eine Zeile, nachdem Sie das Datum eingegeben haben, und fahren Sie mit Ihrer Eröffnung fort. Geben Sie Namen, Titel und Adresse der Empfänger an.

Überspringen Sie zwei bis vier weitere Zeilen und schreiben Sie eine Begrüßung und den offiziellen Namen der Person gefolgt von einem Doppelpunkt, wie zum Beispiel „Sehr geehrte Frau Smith:“. Es sollte im ersten Absatz eingeführt werden, wenn Sie an jemanden schreiben, der Sie nicht kennt.

Geben Sie im Hauptteil des Schreibens den Zweck des Schreibens so einfach und direkt wie möglich an, ob Sie eine Beschwerde einreichen, Informationen anfordern, auf etwas antworten oder Informationen über Produkte und Dienstleistungen bereitstellen möchten.

Stellen Sie alle Ihre Anforderungen und geben Sie Kontaktinformationen an, wenn Ihr Brief eine weitere Kontaktaufnahme oder Kommunikation erfordert.

Ein Geschäftsbrief sollte eine Seite oder weniger umfassen. Machen Sie sich also keine Sorgen, dass er die gesamte Seite ausfüllt. Solange die Informationen effektiv und leicht verständlich verfasst sind, ist ihr Ziel erreicht.

Überspringen Sie zwei Zeilen und fahren Sie mit Ihrem Abschluss fort; Hier sollten Sie dem Leser für seine Zeit danken und gegebenenfalls Aktionen auflisten, die nach dem Brief folgen.

Beenden Sie den Brief mit „Mit freundlichen Grüßen“, „Vielen Dank“, „Beste Wünsche“ oder einem ähnlichen Ende, überspringen Sie 4 Zeilen und schreiben Sie den Namen des Absenders (Ihren Namen).

Drucken Sie so viele Kopien des Briefes, wie Sie benötigen, auf Ihren Briefkopf oder auf normales Druckerpapier im Letter-Format, wenn Sie keinen Briefkopf haben.

Schreiben Sie Ihre Unterschrift mit einem Stift in das Feld über dem Namen des Absenders. Falten Sie den Brief, legen Sie ihn in einen Umschlag und schreiben Sie den Namen und die Adresse des Empfängers auf die Außenseite des Umschlags.

Wenn Sie an eine Person innerhalb Ihres eigenen Unternehmens schreiben, können Sie den Brief persönlich zustellen; Wenn Sie den Brief außerhalb des Unternehmens verschicken, müssen Sie die entsprechende Anzahl Briefmarken auf dem Umschlag anbringen, bevor Sie den Brief versenden können.

Tipps:

Stellen Sie sicher, dass Ihre Zeichensetzung, Rechtschreibung und Grammatik in Ihrer Handschrift einwandfrei sind. Lesen Sie den Brief immer wieder und verwenden Sie ein Rechtschreibprüfungsprogramm, um etwaige Fehler zu erkennen, die Sie möglicherweise übersehen haben. Wenn möglich, bitten Sie eine andere Person, den Brief noch einmal durchzulesen, wenn Sie fertig sind.