Das Treffen, das immer weitergeht; das Treffen, bei dem alle 20 Minuten auf John vom Marketing warteten; das Treffen, das so langweilig war, dass es in Ihrem Lieblingsspiel fast das schwierige Niveau erreicht hätte; oder das Meeting, bei dem alle im Raum über das Gleiche nachdenken: Wann ist endlich Schluss?
Als Geschäftsfrau haben Sie wahrscheinlich viele ähnliche Meetings besucht, bei denen Sie nur daran denken konnten, die eigentliche Arbeit zu beenden und zu beginnen. Tatsächlich erfreuen sich nutzlose Meetings im modernen Geschäftsleben großer Beliebtheit: ein aktueller Verizon-Studie ergab, dass 92 Prozent der Befragten während Geschäftstreffen tagträumten, weil sie so langweilig waren.
Eine weitere interessante Statistik aus der Verizon-Umfrage zeigt, dass fast die Hälfte der Befragten sagten, Besprechungen seien eine der größten Zeitverschwendungen in ihrem Büro. Ein noch alarmierenderes Ergebnis, das die Notwendigkeit hervorhob, effektive Meetings zu organisieren, kam von Atlassian: Unternehmen geben heute rund 37 Milliarden US-Dollar für unnötige und unproduktive Meetings aus.
Es gibt etwas, das Sie tun können, um solch schwerwiegende Verluste zu vermeiden und Geschäftstreffen abzuhalten.
Wir haben diese Methoden in diesem Artikel zusammengestellt.
1. Beseitigen Sie Ablenkungen
Smartphones, Tablets, Computer und andere technische Geräte, die typischerweise für Ablenkung sorgen, sollten vor Beginn des Meetings ausgeschaltet werden. Kein Meeting kann spannend und konzentriert sein, wenn es durch den Klang eines Klingeltons, Benachrichtigungen oder Desktop-Vibrationen unterbrochen wird.
Seine Entscheidung, Smartphones bei Meetings zu verbieten, wird sicherlich die Unterstützung der Mehrheit der Teilnehmer finden. 80 Prozent der Menschen Sie halten das Versenden von E-Mails und das Tätigen von Anrufen für unangemessen. Sagen Sie einfach, dass Sie die Zeit der anderen nicht verschwenden möchten, und versprechen Sie, dass Sie das Meeting beenden, sobald Sie merken, dass der Rest sie nichts angeht. Erinnern Sie diejenigen, die zu streiten versuchen Warum erfolgreiche Menschen niemals Smartphones zu Meetings mitbringen.
2. Machen Sie das Ziel klar
Jedes Meeting muss einem bestimmten Zweck dienen, da es sonst nutzlos wird und Zeit verschwendet. Um sicherzustellen, dass Sie auf dem richtigen Weg sind, fragen Sie sich: „Was soll dieses Treffen bewirken?“ bevor Sie die Teilnehmer anrufen, um sie einzuladen. Müssen Sie das Bewusstsein für ein aufkommendes Problem im Unternehmen schärfen? Oder besteht ihr Zweck möglicherweise darin, über politische Änderungen zu informieren?
Laut dem Geschäftsentwicklungsspezialisten Mark Rabkin sind Sie Sie sollten sich immer über Ihr Ziel im Klaren sein. des Meetings, wenn Sie von Vorgesetzten, Kollegen und Kollegen respektiert werden möchten. Der Grund ist einfach: Indem Sie den Leuten sagen, was sie erwartet, fokussieren Sie das Gespräch und vermeiden es, ihre Zeit zu verschwenden.
Wenn Sie also das nächste Mal den Zweck des Meetings mit etwas Vagem wie „Statusaktualisierung“ erläutern möchten, denken Sie noch einmal darüber nach.
3. Vermeiden Sie es, das Gespräch zu monopolisieren.
Erinnern Sie sich an das Meeting, bei dem jemand aus Ihrem Unternehmen eine halbe Stunde lang sprach und niemanden zu Wort kommen ließ? Was für ein Meeting-Killer. Nichts ist langweiliger, als lange zu sitzen und darauf zu warten, dass jemand seine Rede beendet, vor allem, wenn man auch noch etwas hinzuzufügen hat. Sie als Besprechungskoordinator sollten dies nicht zulassen.
Nach Coaching für Führungskräfte, gibt es mehrere Möglichkeiten, Menschen dazu zu bringen, mit dem Reden aufzuhören, z. B. das Setzen von Zeitlimits, das Stellen von Fragen, um mehr Menschen zu motivieren, und sogar Unterbrechungen zwischen den Atemzügen. Welche Strategie Sie auch wählen, denken Sie immer daran, die Grundregeln im Voraus festzulegen, um zu vermeiden, dass das Treffen zu einem öffentlichen Diskurs wird.
4. Lassen Sie das Spiel nicht in die Verlängerung gehen
Oft ist es aus zeitlichen Gründen nicht möglich, in Besprechungen alles zu besprechen, sodass der Koordinator einfach beschließt, fortzufahren. Die Folge ist, dass Menschen stundenlang festsitzen. Umfragen hätten das ergeben, so der bekannte Blogger Chris Matyszczyk Lange Besprechungen sind eigentlich Zeitverschwendung Denn etwa 70 Prozent der Teilnehmer beginnen aus Langeweile mit anderen Arbeiten.
Viele erfahrene Leute sagen, dass Besprechungen nicht länger als 30 Minuten dauern sollten. Dies liegt daran, dass sich Menschen so lange konzentrieren können 10 Minuten! Wenn Sie das Spiel in die Verlängerung schicken, besteht eine gute Chance, dass Sie nichts produzieren, weil alle müde und gelangweilt sind. Treffen Sie sich abschließend ganz kurz oder teilen Sie es Ihren Kollegen mit um deinen Fokus zu trainieren.
5. Beenden Sie Besprechungen mit Aufgaben
Dadurch bleiben sie konzentriert. Jedes Meeting, das Sie abhalten, sollte damit enden, dass Sie den Teilnehmern eine Liste der Verantwortlichkeiten geben, die sie erfüllen müssen. Wenn Sie beispielsweise eine Besprechung zu einem Thema abhalten, besprechen Sie mögliche Lösungen und definieren Sie die effektivsten. Anschließend weisen Sie den Teilnehmern diese umzusetzenden Lösungen zu.
Teilen Sie Ihren Kollegen mit, dass sie am Ende des Meetings eine Aufgabe erhalten. Das hilft ihnen, sich auf das zu konzentrieren, was Sie sagen. Für Sie muss das Meeting ohne Aufgaben wie ein endloser Film wirken, also nutzen Sie diese Methode, um die Effektivität zu steigern.
6. Nutzen Sie Tools für die Inhaltserstellung und Besprechungsproduktivität.
Alle Meetings sollten einige Inhalte enthalten. Wenn Sie aus irgendeinem Grund keine Zeit haben, Ihre Inhalte vorzubereiten, sollten Sie immer daran denken, die Hilfe in Anspruch zu nehmen. Hier ist die Liste nützlicher Dinge, die Sie sich merken sollten:
- EVERNOTE: Tool für diejenigen, die während Besprechungen viele Informationen organisieren und sammeln müssen
- TRELLO – Zusammenarbeit und Vorstandssitzungen
- IO: Produktivitätstool für Meetings
Zu dir!
Stellen Sie mit diesen Tipps sicher, dass Ihre Meetings effektiv sind, und lassen Sie sich dabei helfen, die beste Geschäftsfrau zu werden, die Sie sein können.
