Experten würden Sie glauben machen, dass E-Mail durch Textnachrichten, soziale Medien, Chat-Apps wie Slack und Direktkommunikationssoftware wie Skype und Google Hangouts Meet ersetzt wird.
Glauben Sie ihnen nicht.
E-Mail ist immer noch wichtig, die tragende Säule der Kommunikation am Arbeitsplatz. Und für unzählige Benutzer bedeutet E-Mail Microsoft Outlook.
Microsoft verkauft seine Office-Produktivitätssuite in zwei Modellen: Privatpersonen und Unternehmen können die Softwarelizenz im Voraus bezahlen und sie für immer besitzen (das Unternehmen nennt die „unbefristete“ Version der Suite), oder sie können Office 365 oder Microsoft 365 erwerben Abonnement, was bedeutet, dass sie nur so lange Zugriff auf die Software haben, wie sie weiterhin die Abonnementgebühr zahlen.
Wenn Sie eine unbefristete Version der Suite erwerben, beispielsweise Office 2016 oder Office 2019, erhalten Ihre Apps nie neue Funktionen, während Apps in einem Office 365/Microsoft 365-Abonnement kontinuierlich mit neuen Funktionen aktualisiert werden. (Weitere Einzelheiten finden Sie unter „Was sind die Unterschiede zwischen Microsoft Office 2019 und Office 365?“)
Dieser Spickzettel informiert Sie über die Funktionen, die in Outlook 2016 und Outlook 2019 eingeführt wurden, den unbefristeten Lizenzversionen von Outlook, die in Office 2016 bzw. Office 2019 enthalten sind. In Microsoft 365/Office 365 verfügt Outlook über all diese Funktionen und noch mehr. Sehen Sie sich unseren separaten Spickzettel für Outlook für Microsoft 365 an, um mehr über die neuesten Funktionen zu erfahren.
Die meisten Tipps in diesem Artikel gelten sowohl für Outlook 2016 als auch für Outlook 2019 für Windows. Gegen Ende gibt es Vorschläge nur für Outlook 2019, und zum Schluss finden Sie praktische Tastaturkürzel für beide Versionen.
Bitte beachten Sie, dass die in diesem Artikel gezeigten Screenshots in Outlook 2019 aufgenommen wurden. Wenn Sie Outlook 2016 verwenden, sehen einige Bildschirme möglicherweise etwas anders aus.
Benutze das Klebeband
Die Ribbon-Oberfläche in Outlook 2016 hat sich im Vergleich zu früheren Versionen nicht wesentlich geändert. Da das Menüband seit Office 2007 in den Office-Suite-Anwendungen enthalten ist, gehen wir davon aus, dass Sie mit seiner Funktionsweise vertraut sind. Wenn Sie eine Auffrischung benötigen, schauen Sie sich unseren Outlook 2010-Spickzettel an.
Das Menüband in Outlook 2016 sieht abgeflacht aus und ist übersichtlicher und übersichtlicher als in Outlook 2010 und 2013. Das neuere Menüband ist kleiner als in Outlook 2013, die Titelleiste ist jetzt oben blau statt weiß und der Text auf den Menübandregisterkarten (Datei , Home, Send/Receive usw.) werden in gemischter Groß- und Kleinschreibung anstelle von Großbuchstaben verwendet. Aber es funktioniert immer noch auf die gleiche Weise und Sie finden die meisten Befehle an den gleichen Stellen wie in Outlook 2013.
Um herauszufinden, welche Befehle sich auf welchen Multifunktionsleisten-Registerkarten befinden, laden Sie unsere Multifunktionsleisten-Kurzreferenz für Outlook 2016 und 2019 herunter. Schauen Sie sich auch die unten beschriebene raffinierte neue Tell Me-Funktion an.
Wenn Sie möchten, dass die Menübandbefehle ausgeblendet werden, drücken Sie wie in früheren Versionen von Outlook Strg-F1. (Die Registerkarten im Menüband bleiben sichtbar.) Um sie wieder anzuzeigen, drücken Sie erneut Strg-F1.
Sie haben auch andere Möglichkeiten, das Menüband anzuzeigen. Um darauf zuzugreifen, klicken Sie oben rechts auf dem Bildschirm auf das Menübandsymbol „Anzeigeoptionen“, direkt links neben den Symbolen zum Minimieren und Maximieren von Outlook. Im Dropdown-Menü können Sie (das gesamte Menüband, sowohl die Registerkarten als auch die Befehle darunter ausblenden), (die Registerkarten anzeigen, aber die Befehle darunter ausblenden, z. B. wenn Sie Strg-F1 drücken) oder (einblenden) wählen das gesamte Band).
Und wenn Ihnen die blaue Farbe in der Titelleiste aus irgendeinem Grund zu viel ist, können Sie sie in Weiß oder Grau ändern. (In Outlook 2019 gibt es auch eine schwarze Option.) Wählen Sie dazu aus. Klicken Sie im Abschnitt „Personalisieren Sie Ihre Kopie von Microsoft Office“ auf den Abwärtspfeil neben „Office Theme“ und wählen Sie oder (oder ) aus dem Dropdown-Menü. Um die Titelleiste wieder blau zu machen, wählen Sie die Option aus der Dropdown-Liste. Direkt über dem Menü „Office-Design“ befindet sich ein Dropdown-Menü „Office-Hintergrund“. Hier können Sie wählen, ob in der Titelleiste ein Muster wie eine Leiterplatte oder Kreise und Streifen angezeigt werden sollen.
Probieren Sie Tell Me aus, um die Effizienz zu steigern
Outlook ist so vollgepackt mit Funktionen, dass es schwierig sein kann, sich daran zu erinnern, wo Befehle zu finden sind, die Sie schon lange nicht mehr verwendet haben. Microsoft hat es mit einer neuen Funktion in Outlook 2016 und 2019 namens „Tell Me“ einfacher gemacht, mit der Sie sogar die versteckten Tools, die Sie selten verwenden, immer zur Hand haben.
Um es zu verwenden, klicken Sie auf den Text rechts neben den Multifunktionsleisten-Registerkarten. (Wenn Sie Tastaturkürzel bevorzugen, drücken Sie Alt-Q.) Geben Sie dann eine Aufgabe ein, die Sie ausführen möchten, und Sie erhalten ein Menü mit möglichen Übereinstimmungen für die Aufgabe.
Wenn Sie beispielsweise Ihre E-Mails filtern möchten, um nur Nachrichten mit Anhängen anzuzeigen, geben Sie Folgendes ein: E-Mail filtern. In diesem Fall ist das oberste Ergebnis eine Filter-E-Mail-Liste mit einem Pfeil nach rechts, der anzeigt, dass Sie viele Optionen haben. Bewegen Sie den Mauszeiger darüber und Sie erhalten mehrere Optionen zum Filtern Ihrer E-Mails, unter anderem nach „Ungelesen“, „Anhänge vorhanden“, „Diese Woche“ und anderen.
Wählen Sie die gewünschte Option und die Aufgabe wird sofort erledigt. Wenn Sie weitere Informationen zu Ihrer Aufgabe wünschen, können Sie über die letzten beiden Elemente im Tell Me-Menü aus verwandten Hilfethemen auswählen oder mit der intelligenten Suche nach Ihrem Ausdruck suchen. (Weitere Informationen zur intelligenten Suche finden Sie weiter unten.)
Für die häufigsten Grundaufgaben benötigen Sie „Tell Me“ nicht. Aber für komplexere Aufgaben lohnt sich die Verwendung, da es viel effizienter ist, als das Menüband nach einem Befehl zu durchsuchen. Es merkt sich auch die Funktionen, auf die Sie zuvor im Feld geklickt haben. Wenn Sie also darauf klicken, sehen Sie zunächst eine Liste der vorherigen Aufgaben, nach denen Sie gesucht haben. Dadurch wird sichergestellt, dass Aufgaben, die Sie häufig ausführen, immer in Reichweite sind, während gleichzeitig Aufgaben, die Sie selten ausführen, leicht zugänglich sind.
Verwenden Sie Smart Lookup für die Online-Suche
Manchmal handelt es sich bei E-Mails nur um kurze Notizen, die nicht viel Recherche erfordern und die Sie ohne großen Nachdenken wegwerfen können. In anderen Fällen möchten Sie jedoch relevante Informationen angeben, bevor Sie sie senden. Dann werden Sie die neue intelligente Suchfunktion zu schätzen wissen. Damit können Sie direkt in Outlook recherchieren, während Sie eine E-Mail erstellen, sodass Sie nicht erst Ihren Browser starten, im Internet suchen und dann die Informationen oder Bilder in Ihre Nachricht kopieren müssen.
Um die intelligente Suche zu verwenden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Wort oder eine Wortgruppe in einer E-Mail (dies kann ein neuer Entwurf, eine erhaltene oder bereits gesendete Nachricht sein) und wählen Sie im angezeigten Menü die Option „Intelligente Suche“ aus. Outlook verwendet dann Bing, um eine Websuche nach dem Wort oder den Wörtern durchzuführen und Definitionen, verwandte Wikipedia-Einträge, Bilder und andere Webergebnisse im rechts angezeigten Bereich anzuzeigen. Wenn Sie nur eine Definition des Wortes wünschen, klicken Sie auf die Bedienfeldregisterkarte.
Um die intelligente Suche in Outlook oder einer anderen Office-Anwendung verwenden zu können, müssen Sie möglicherweise zunächst die Smart Services-Funktion von Microsoft aktivieren, die Ihre Suchbegriffe und einige Inhalte aus Ihren Präsentationen und anderen Dokumenten sammelt. (Wenn Sie Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes haben, müssen Sie entscheiden, ob sich die Beeinträchtigung des Datenschutzes lohnt, direkt in der App zu recherchieren.) Wenn Sie es nicht aktiviert haben, wird beim Klicken auf Smart Lookup ein Bildschirm angezeigt, in dem Sie aufgefordert werden, es zu aktivieren. Sobald Sie dies tun, wird es in allen Ihren Office-Anwendungen aktiviert.
Anhänge einfacher finden und „Cloud-Anhänge“ teilen
Das kennen wir alle: Wir möchten eine Datei anhängen, an der wir kürzlich gearbeitet haben, können uns aber nicht an den genauen Speicherort (oder manchmal sogar an den Namen) erinnern und verbringen zu viel Zeit damit, sie zu durchsuchen und zu suchen.
Outlook 2016 und 2019 lösen das Problem perfekt. Wenn Sie auf das Symbol klicken, wird eine Liste der zwölf zuletzt verwendeten Dateien angezeigt. Die Liste enthält alle Dateien, die Sie auf einem beliebigen Gerät verwendet haben, sofern Sie bei Ihrem Microsoft-Konto angemeldet sind. Wenn Sie also an einer Datei auf Ihrem Desktop arbeiteten und später an dem Tag, an dem Sie Ihren Laptop zur Arbeit außerhalb Ihres Büros mitnahmen, Ihnen Outlook die Dateien anzeigte, die Sie auf beiden Geräten geöffnet hatten. Wenn eine Datei in OneDrive, OneDrive for Business oder SharePoint gespeichert ist, wird auf dem Symbol eine Wolke angezeigt.
Wenn die gewünschte Datei nicht in der Liste enthalten ist, klicken Sie unten im Menü auf, um Ihre lokale Festplatte oder OneDrive, OneDrive for Business oder SharePoint zu durchsuchen.
Klicken Sie auf die Datei, die Sie anhängen möchten. Was als nächstes passiert, hängt davon ab, wo die Datei gespeichert ist. Wenn Sie eine Datei auswählen, die auf Ihrer lokalen Festplatte gespeichert ist, wird wie gewohnt eine Kopie an die E-Mail angehängt.
Wenn Sie in Office 2019 auf eine Datei klicken, die in OneDrive, OneDrive for Business oder SharePoint gespeichert ist, haben Sie die Wahl: Sie können die Datei als regulären Anhang oder einen Link zur Datei in Ihrer Cloud senden Standort. Etwas, das Microsoft informell als „Cloud-Anhang“ bezeichnet. (In Office 2016 werden in der Cloud gespeicherte Dateien automatisch als Cloud-Anhänge gesendet.)
Durch das Teilen einer Datei als Link wird sichergestellt, dass die Benutzer die aktuellste Version der Datei sehen und daran zusammenarbeiten können. Wenn Sie beispielsweise einen Link zu einer Word-Datei an mehrere Personen senden, öffnen diese beim Klicken auf den Link die Datei und können mithilfe der Kollaborationsfunktionen von Word live zusammenarbeiten.
Für Personen gilt standardmäßig, dass jeder die Datei bearbeiten kann. Wenn Sie sich in einer Unternehmensumgebung befinden, kann standardmäßig jeder die Datei bearbeiten. Sie können jedoch die Berechtigungen für die Zusammenarbeit ändern. Nachdem Sie den Link an die E-Mail-Nachricht angehängt haben, klicken Sie auf den Abwärtspfeil neben dem Anhangssymbol und wählen Sie aus dem Dropdown-Menü aus. Einzelne Benutzer können zwischen oder wählen. Geschäftsbenutzer haben einige weitere Optionen: , , (was bedeutet, dass nur diejenigen, an die Sie die E-Mail gesendet haben, die Datei bearbeiten können) und . Treffen Sie Ihre Auswahl und senden Sie die Datei dann an ihr Ziel.
Erhalten Sie einen fokussierteren Posteingang in Outlook 2019
Wenn Sie wie der Rest der Welt leiden, leiden Sie unter E-Mail-Überlastung. Ihre wichtigsten Nachrichten vermischen sich mit dem Müll des täglichen E-Mail-Lebens: Werbeaktionen im Einzelhandel, Gruppen, die um Spenden bitten, bedeutungslose Newsletter und mehr.
Focused Inbox hilft, das Problem zu lösen. Mithilfe künstlicher Intelligenz ermittelt es, welche Nachrichten für Sie am wichtigsten sind, und platziert sie auf der Registerkarte „Fokussiert“, während alles andere auf der Registerkarte „Andere“ platziert wird. Auf diese Weise können Sie die meiste Zeit damit verbringen, wichtige Nachrichten auf der Registerkarte „Fokussiert“ zu bearbeiten, und nur gelegentlich die Registerkarte „Andere“ überprüfen.
Bitte beachten Sie, dass der Prioritätseingang nur für Benutzer von Outlook 2019 verfügbar ist, die über ein Exchange- oder Outlook.com-Konto verfügen. (Auch für Benutzer mit Microsoft 365/Office 365-Abonnements verfügbar.)
Um den Prioritätseingang zu aktivieren, wählen Sie die Multifunktionsleisten-Registerkarte aus und klicken Sie dann auf das Symbol. Von nun an haben Sie zwei Registerkarten in Ihrem Posteingang: „Priorität“ und „Sonstiges“. Die Registerkarte „Fokussiert“ sollte die wichtigsten Nachrichten enthalten und die Registerkarte „Andere“ sollte weniger wichtige Nachrichten enthalten. Ist dies nicht der Fall, können Sie Nachrichten manuell von einem Ordner in einen anderen verschieben und den Priority Inbox anweisen, sie in Zukunft automatisch auf diese Weise zu filtern.
Um eine Nachricht von einer Registerkarte auf eine andere zu verschieben, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht, die Sie verschieben möchten, und wählen Sie dann oder aus, je nachdem, wohin Sie die Nachricht verschieben möchten. Dadurch wird die Nachricht nur dieses eine Mal verschoben. Wenn Sie alle Nachrichten von diesem Absender dauerhaft an die andere Registerkarte weiterleiten möchten, wählen Sie oder .
Focused Inbox ist nicht jedermanns Sache. Wenn Sie feststellen, dass der fokussierte Posteingang mehr behindert als hilft, können Sie ihn wieder deaktivieren, indem Sie auswählen.
