Wenn Ihr Unternehmen Office verwendet, sind Sie wahrscheinlich schon einmal auf Microsoft Teams gestoßen, zumindest für Videobesprechungen. Aber es kann noch viel mehr und bietet Gruppen von Menschen eine effektive Möglichkeit, bei der Arbeit zusammenzuarbeiten und Geschäftsziele voranzutreiben.
Teams ist im Kern eine Gruppenchat-Software mit Videokonferenzfunktionen und einigen netten Funktionen für die Arbeit mit Dokumenten und Tabellenkalkulationen, insbesondere solchen, die in SharePoint und OneDrive for Business gespeichert sind. Es ist in Microsoft 365/Office 365 Business- und Enterprise-Abonnements enthalten und macht es damit attraktiv für Microsoft-Kunden, die nicht für zusätzliche Chat- oder Meeting-Software bezahlen möchten.
Sobald Sie es kennengelernt haben, ist Teams ein wirklich nützliches Tool für Unternehmensteams, die Microsoft 365 verwenden, da es eine Reihe von Komponenten der Suite zusammenführt und an einem praktischen Ort anzeigt.
Microsoft bietet eine Web-Interface für Ausrüstung, sowie mobile Apps für iOS und Android, damit Sie von überall aus in Verbindung bleiben können. Aber das beste Erlebnis bietet sich an Desktop-Client. Verfügbar für Windows 10 und 11, macOS (jede der drei neuesten Versionen, gemäß Apples Support-Richtlinie) und Linux (auf Ubuntu 18.04 LTS, 20.04 LTS, Fedora 30 Workstation, RHEL 8 Workstation und CentOS 8). eine umfangreiche App mit vollem Funktionsumfang, mit der Sie Besprechungen, Chats und Notizen an einem Ort zusammenhalten können. Der Schwerpunkt dieser Geschichte liegt darauf, Sie mit der Desktop-App vertraut zu machen.
Erstellen Sie ein Team oder treten Sie einem bei
Wie der Name schon sagt, basiert Teams auf dem Konzept von Teams. Hierbei kann es sich um kleine Gruppen handeln, mit denen Sie an bestimmten Projekten, Ihrer gesamten Abteilung oder in manchen Fällen sogar dem gesamten Unternehmen zusammenarbeiten. Wenn Sie Teams starten, gelangen Sie zur Teams-Ansicht. Wenn Sie Microsoft Teams zum ersten Mal starten, werden Sie wahrscheinlich bei einem oder mehreren Teams angemeldet.
Um ein neues Team zu erstellen, was Sie möglicherweise tun müssen, wenn Sie beispielsweise ein neues Projekt starten, wählen Sie unten links im Teams-Fenster aus. (Wenn diese Option nicht angezeigt wird, stellen Sie sicher, dass Sie sich in der Teams-Ansicht befinden, indem Sie auf das Symbol in der linken Navigationsleiste klicken.) Bewegen Sie den Mauszeiger auf dem angezeigten Bildschirm über den Bereich „Team erstellen“ und klicken Sie auf die Schaltfläche.
Anschließend müssen Sie auswählen, ob Sie ein Team von Grund auf erstellen oder ein Team basierend auf einem erstellen möchten Microsoft 365-Gruppe (Wenn Sie Letzteres wählen, müssen Sie die Gruppe auf dem nächsten Bildschirm angeben), wählen Sie, ob das Team privat (nur Sie und andere Teambesitzer können entscheiden, welche Teilnehmer aufgenommen werden sollen) oder öffentlich (jeder, der Zugriff auf Microsoft 365 in Ihrem Team hat) ist (Organisation kann beitreten) und geben Sie Ihrem Team dann einen Namen und eine freundliche Beschreibung, damit andere seinen Zweck verstehen können.
Anschließend werden Sie aufgefordert, alle relevanten Personen, Verteilergruppen und Sicherheitsgruppen hinzuzufügen, die möglicherweise in der globalen Adressliste für Microsoft 365 in Ihrer Organisation vorhanden sind. Denken Sie hier an Verteilergruppen, die Notizen für Ihre Abteilung, einen bestimmten Mitarbeiter und sogar andere E-Mail-Listen erhalten, deren Mitglieder möglicherweise den Inhalt Ihrer Diskussionen für relevant halten. Sie können sie auch als Teammitglieder oder Eigentümer ernennen.
Wenn Microsoft 365 in Ihrem Unternehmen richtig konfiguriert ist, können Sie sogar Personen außerhalb Ihrer Organisation, wie Lieferanten und Auftragnehmer, einladen, indem Sie einfach deren E-Mail-Adressen auf dem Teamauswahlbildschirm eingeben. Ihr Status als „Gast“ wird in allen Ihren Handlungen deutlich erkennbar sein. (Wenn Sie von Ihrem Administrator keine Berechtigung dazu haben, teilt Ihnen Teams mit, dass Sie nicht berechtigt sind.)
Wenn Sie ein Team erstellen, konfiguriert Teams automatisch bestimmte Elemente von Microsoft 365, um das Team zu unterstützen. Konkret erstellen Sie eine SharePoint-Teamwebsite und gewähren den von Ihnen hinzugefügten Teammitgliedern Zugriff, eine Microsoft 365-Gruppe (stellen Sie sich das wie eine Exchange- oder Outlook-Verteilerliste auf Steroiden vor), die die Teammitglieder umfasst, und ein gemeinsames OneNote-Notizbuch, das in der Cloud gehostet wird und ein gemeinsamer Plan, der Teil des Microsoft Planner-Tools in Microsoft 365 ist und nicht Gegenstand dieses Artikels ist.
Um Ihr Team jederzeit zu verwalten, klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf das Symbol mit den drei Punkten neben Ihrem Teamnamen. Sie sehen ein Popup-Menü, in dem Sie Mitglieder hinzufügen oder entfernen, Kanäle für das Team erstellen (mehr dazu weiter unten), den Teamnamen oder die Beschreibung ändern und vieles mehr können.
Wenn Sie einem bestehenden Team beitreten möchten, anstatt ein neues zu erstellen, wählen Sie unten links im Teams-Fenster aus. Auf dem angezeigten Bildschirm sehen Sie eine Liste der verfügbaren Geräte. Bewegen Sie den Mauszeiger über ein beliebiges öffentliches Team und klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche, um sofort beizutreten. Wenn das Team privat ist, müssen Sie die Genehmigung Ihres Administrators einholen.
Kanäle
Sobald ein Team erstellt ist, werden Sie im Teams-Fenster einige Dinge bemerken.
Einerseits wurde ein allgemeiner Kanal für das Team erstellt. In Kanälen können Sie chatten und zusammenarbeiten. Der Kanal „Allgemein“ soll ein allgemeiner Ort sein, an dem Sie Gespräche starten können, wenn Sie das Teams-Produkt zum ersten Mal verwenden. Typischerweise entstehen daraus Kanäle zu spezifischeren Themen.
Sie können für jedes Team mehrere Kanäle erstellen: Das Widget-Release-Team möchte beispielsweise Vertriebs-, Produktions- und Marketingkanäle haben. Um einen Kanal hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche. Geben Sie auf dem angezeigten Bildschirm einen Namen und eine Beschreibung für den Kanal ein, wählen Sie eine Datenschutzoption aus, wenn Sie die Anzahl der Personen einschränken möchten, die auf den Kanal zugreifen können, und klicken Sie auf die Schaltfläche. Alle Kanäle für ein Team werden unter dem Teamnamen im linken Bereich angezeigt.
Jeder Kanal verfügt über Registerkarten, die oben im Hauptbereich des Teams-Bildschirms angezeigt werden, einschließlich Registerkarten für Beiträge (z. B. Konversationen) und Dateien. Wenn jemand in einem Kanal etwas Neues tut, beispielsweise eine Datei hinzufügt oder eine Konversation beginnt oder fortsetzt, wird der Name dieses Kanals im linken Bereich in Fettschrift angezeigt.
Veröffentlichungen
Die Registerkarte „Beiträge“ funktioniert wie folgt Facebook o LinkedIn, wo Sie Ihren Teamkollegen in einem laufenden Gespräch Kommentare abgeben können. Das Verfassen von Nachrichten ist ganz einfach: Klicken Sie einfach in das Textfeld oder unter eine bestehende Konversation und beginnen Sie mit der Eingabe.
Sie können die Aufmerksamkeit Ihrer Teamkollegen auf bestimmte Teile der Konversation lenken, indem Sie sie bei der Eingabe mit einem @-Zeichen markieren, etwa so: @Adele Können Sie das neueste Arbeitsraster teilen? Markierte Benutzer sehen in ihren eigenen Kopien der Teams-Clients die markierten Teile der Konversation in leuchtendem Rot hervorgehoben, sodass sie Nachrichten problemlos anzeigen und beantworten können. Sie können auch Emoticons, Emojis und GIFs verwenden; Das ist es, was ich meine, wenn ich über diesen Bereich nachdenke Facebook.
Andere Aktivitäten, wie gemeinsame Anrufe oder geteilte Dateien, werden als Zeitleiste auf der Registerkarte „Beiträge“ angezeigt. Auf diese kann an anderer Stelle zugegriffen werden, sie werden aber auch im Bereich „Beiträge“ ausgefüllt und referenziert, ähnlich wie ein Newsfeed auf einer sozialen Website funktioniert. Und jeder, der derzeit in Teams verfügbar ist, wird auf seinem Profilfoto im Bereich „Beiträge“ einen grünen Kreis mit einem weißen Häkchen haben.
Dateien
Sie kommen wahrscheinlich langsam auf die Idee, dass Teams in vielerlei Hinsicht eine Überlagerung der Microsoft 365-Dienste ist. Dies wird sehr deutlich auf der Registerkarte „Dateien“, die eine Liste von Dateien auf der freigegebenen SharePoint-Teamwebsite direkt in Ihrem Fenster auffüllt. Sie ersparen sich den Aufwand, es in Ihren Browser zu laden und anzuklicken. Sie können Dateien hochladen, öffnen, bearbeiten, kopieren, verschieben, herunterladen und löschen oder Links zu diesen Dokumenten erhalten, um sie mit anderen zu teilen.
Wenn Sie auf einen Dateinamen klicken, wird die Online-Version von Word, Excel usw. direkt im Teams-Fenster geöffnet, sodass Sie leichte Änderungen vornehmen oder einfache Dokumente von Grund auf erstellen können, ohne den Teams-Client zu verlassen.
Weitere Tabs (und Apps) hinzufügen
Im Tab-Bereich finden im Grunde alle spannenden Teams-Integrationsaktionen statt. Funktionen von anderen Microsoft 365- und Drittanbieterdiensten werden als neue Registerkarten angezeigt.
Beispielsweise können Sie Excel-Tabellen, Word-Dokumente, OneNote-Notizbücher, Power BI-Dashboards, Planner-Pläne und mehr direkt als Registerkarten im Teams-Client hinzufügen. Klicken Sie einfach auf die Plus-Schaltfläche (+) ganz rechts im Tab-Layout, um einen neuen Tab hinzuzufügen. Es sind auch Integrationen mit Cloud-Diensten von Drittanbietern wie GitHub, Cisco Webex, Smartsheet usw. verfügbar.
Nächste Seite: Video- und Audioanrufe, Navigation, Suche, mehr →
