Seit der jüngsten Zunahme der Remote-Arbeit ist Microsoft Teams für viele Unternehmen zu einer Option geworden. Einer der Hauptvorteile von Teams ist das Einrichten von Besprechungen.
Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie nicht wissen, wie Sie ein Meeting in Microsoft Teams einrichten. Glücklicherweise ist es kein komplizierter Prozess und ermöglicht Ihnen die Zusammenarbeit mit Teammitgliedern in kürzester Zeit. Wenn Sie bereit sind, eine Besprechung in Teams einzurichten, führt Sie dieser Artikel durch die einzelnen Schritte.
So planen Sie ein zukünftiges Meeting in Teams von einem Desktop aus
Um ein Meeting für die Zukunft zu planen, benötigen Sie die kostenpflichtige Version von Microsoft Teams. Es ist von Vorteil, ein bevorstehendes Meeting zu vereinbaren, damit sich alle Beteiligten vorbereiten können. Sie können auch den Kalender aller Teilnehmer überprüfen, um die Zeiten zu synchronisieren und sicherzustellen, dass die Teilnehmer zur Besprechungszeit verfügbar sind.
Es gibt drei Möglichkeiten, ein Meeting auf einem Desktop zu planen: über den Chat, über die Schaltfläche „Neues Meeting“ im Kalender oder durch Auswahl eines Kalenderbereichs.
Planen Sie ein Desktop-Meeting über den Chat
Wenn Sie ein Treffen zwischen Chat-Gruppenmitgliedern planen möchten, können Sie dies direkt im Chat-Thread tun.
- Wählen Sie unter dem neuen Nachrichtenfeld die Option zum Planen eines Treffens mit den Chatgruppenmitgliedern aus.
- Geben Sie die Besprechungsdetails ein und bestätigen Sie.
Bitte beachten Sie, dass Sie ein neues Meeting starten und keine Informationen im aktuellen Chat pflegen. Wenn Sie möchten, dass Besprechungsinformationen innerhalb der Gruppe angezeigt werden, sollten Sie die Suche nach Microsoft Teams-Kanälen in Betracht ziehen.
Anders als es vielleicht scheint, können Sie ein Meeting nur über einen regulären Chat planen, nicht über einen Meeting-Chat.
An einer Teams-Besprechung können 1.000 Gäste teilnehmen, die die Berechtigung haben, in der Besprechung zu interagieren und zu chatten. Sobald das Meeting jedoch 1.000 Teilnehmer erreicht, sind alle anderen Teilnehmer im schreibgeschützten Modus, also bis zu 10.000 Zuschauer.
Planen Sie ein Meeting auf einem Desktop mit der Schaltfläche „Neues Meeting“.
Die zweite Möglichkeit, ein Meeting einzurichten, ist die Schaltfläche „Neues Meeting“ im Kalender. Microsoft Teams verfügt über eine Funktion, die Kalender zwischen mehreren Mitarbeitern synchronisiert. Wenn Sie eine Besprechung mit dem Kalender planen, können Sie die Verfügbarkeit anderer Personen in Ihrer Organisation sehen. Sie können auch auswählen, welche Mitglieder erforderlich und welche optional sind.
- Öffnen Sie den Kalender in Microsoft Teams und klicken Sie auf „Neue Besprechung“.
- Fügen Sie über den bereitgestellten Link Gäste aus Ihrer Organisation oder von extern hinzu.
- Wählen Sie den physischen Ort des Meetings aus oder geben Sie an, dass es online stattfinden soll.
- Sie können eine optionale Agenda hinzufügen.
- Beenden Sie die Auswahl der zusätzlichen Optionen und wählen Sie „Fertig“.
Planen Sie eine Besprechung auf einem Desktop über einen Kalenderbereich hinweg
Die letzte Möglichkeit zum Einrichten einer Besprechung besteht darin, einen Bereich im Kalender auszuwählen. Dadurch wird ein Popup-Fenster geöffnet, in dem Sie die Besprechungsdetails ausfüllen können.
- Wählen Sie einen Zeitraum aus dem Kalender aus.
- Bestätigen Sie im Popup-Fenster die Datums- und Uhrzeitangaben. Sie können sie bearbeiten, wenn Sie einen anderen Bereich auswählen möchten.
- Klicken Sie auf „Speichern“, um die Besprechungsbenachrichtigung an alle zu senden.
So planen Sie ein Future Teams-Meeting von einem mobilen Gerät aus
Derzeit gibt es eine Möglichkeit, eine zukünftige Teams-Besprechung auf einem mobilen Gerät zu planen. Wie beim Desktop ist dies nur über die kostenpflichtige Teams-Option verfügbar.
- Tippen Sie auf der Kalenderseite der App auf „Besprechung planen“. Das Symbol sieht aus wie ein kleiner Kalender mit einem Pluszeichen.
- Geben Sie im angezeigten Formular den Titel der Besprechung ein. Hier können Sie Teilnehmer hinzufügen und ein Datum und eine Uhrzeit angeben.
- Fügen Sie zusätzliche Optionen und Details hinzu, z. B. einen Zeitplan für wiederkehrende Besprechungen oder eine Beschreibung dessen, was Sie in der Besprechung erreichen möchten.
- Tippen Sie auf „Fertig“, wenn alles in Ordnung aussieht.
So starten Sie ein sofortiges Meeting
Sie können dennoch ein Meeting planen, wenn Sie keinen Zugriff auf die kostenpflichtige Version von Microsoft Teams haben. Die Einschränkung der kostenlosen Version von Teams besteht darin, dass Sie keine Besprechung für die Zukunft planen können. Sie können ein Meeting nur so planen, dass es sofort beginnt. Befolgen Sie dazu die folgenden Schritte.
Planen einer sofortigen Besprechung auf einem Desktop:
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein Instant-Meeting von einem Desktop aus einzurichten.
- Navigieren Sie zum Kalender und klicken Sie auf die Schaltfläche „Jetzt treffen“.
- Benennen Sie Ihre Sitzung und schalten Sie die Audio- und Videooptionen ein oder aus.
- Klicken Sie auf „Jetzt teilnehmen“, um das Meeting zu starten.
- Sobald das Meeting beginnt, können Sie andere Personen einladen, sich Ihnen anzuschließen.
Planen einer sofortigen Besprechung auf einem mobilen Gerät:
„Jetzt treffen“ ist für Mobilgeräte noch nicht verfügbar, daher unterscheidet sich das Starten eines Meetings ein wenig von dem auf Ihrem Apple- oder Android-Gerät.
- Öffnen Sie die Startseite und wählen Sie „Treffen“.
- Tippen Sie auf „Jetzt treffen“.
- Wählen Sie „Besprechung starten“.
So laden Sie jemanden außerhalb meiner Organisation ein
Während die zusätzlichen Funktionen von Teams innerhalb einer Organisation von Vorteil sind, ist es möglich, jemanden von außerhalb der Organisation einzuladen, auch wenn dieser nicht über Microsoft Teams verfügt.
- Im Bereich „Teilnehmer hinzufügen“ Ihrer Besprechungseinstellungen können Sie eine vollständige E-Mail-Adresse für alle Personen außerhalb Ihrer Organisation eingeben.
- Sobald Sie die Einrichtung eines Meetings abgeschlossen haben, wird ein zugehöriger Hyperlink für dieses Meeting bereitgestellt. Sie können diesen Link per E-Mail oder SMS an jeden senden, damit dieser teilnehmen kann.
Sie können jede Methode verwenden, um jemanden einzuladen, der nicht über Microsoft Teams verfügt. Sie erhalten die Möglichkeit, für das Meeting ein nicht verwaltetes „Gast“-Konto zu verwenden. Bitte beachten Sie, dass Ihr Administrator in Teams Berechtigungen für „eingeladene“ Besprechungsteilnehmer festlegen kann, um deren Fähigkeit zur Interaktion mit der Besprechung einzuschränken.
Kanäle
Teams umfasst „Kanäle“, die es Besprechungsteilnehmern ermöglichen, als Team an zugehörigen Arbeitsaufgaben zusammenzuarbeiten. Wenn Sie ein Meeting einrichten, können Sie es einem Kanal hinzufügen, wenn Sie einen Korrelationsbereich für den Arbeitsfluss von einem Meeting zu einer Gruppe wünschen. Sobald Sie einen Kanal haben, können Sie einen Kalender hinzufügen, sodass Sie zukünftige Besprechungen von dort aus planen können.
Verwenden von Besprechungen in Microsoft Teams
Teams ist ein leistungsstarkes Tool und trägt dazu bei, dass organisatorische Besprechungen reibungslos ablaufen. Dank der Kalender- und Verfügbarkeitsfunktionen müssen Sie sich nie wieder fragen, welche Besprechungszeit für Teammitglieder in Frage kommt. Mit so vielen Optionen können Sie von jedem Gerät aus Besprechungen mit beliebigen Personengruppen einrichten. Ganz gleich, ob Sie ein schnelles Last-Minute-Meeting organisieren oder ein komplexes Treffen mit vielbeschäftigten Personen planen, Teams kann Ihren Erfolg bei der Zusammenführung von Menschen sicherstellen.
Haben Sie Teambesprechungen mit Microsoft Teams eingerichtet? Sag es uns unten in den Kommentaren.
