Haben Sie kürzlich Ihren Schreibtisch für Ihren Küchentisch gewechselt? Viele Mitarbeiter, Freiberufler und Unternehmer kennen ihre eigenen vier Wände bereits sehr gut. Aber für viele von uns ist die Arbeit von zu Hause aus eine ganz neue Erfahrung! Durch die Verbreitung des Coronavirus haben Unternehmen auf der ganzen Welt ihre Büros geschlossen und Teams gebeten, von zu Hause aus zu arbeiten. Unternehmer, die ihre Geschäfte bisher fast ausschließlich offline geführt haben, mussten ihre Arbeitsprozesse komplett neu organisieren.
Wir sind hier um zu helfen! In diesem Handbuch finden Sie die besten Tools für die Zusammenarbeit online und Tipps zur Produktivität von zu Hause aus:
- Die 5 besten Kommunikationsmittel für Unternehmen
- Top 3 Projektmanagement-Tools für Remote-Teams
- Die besten Cloud-basierten Filesharing-Apps
- Einfache Zeiterfassungstools
- Andere Home-Office-Tricks, mit denen Sie sich besser konzentrieren können
- Zusätzliche Tipps für eine erfolgreiche Arbeit zu Hause
Daher können Sie in dieser Krisenzeit effektiv von zu Hause aus arbeiten und mit Ihren Kollegen, Auftragnehmern, Kunden und Arbeitgebern kommunizieren.
Die 5 besten Kommunikationsmittel für Unternehmen
Die größte Herausforderung bei der Fernarbeit besteht in der Abstimmung mit allen an einem Projekt beteiligten Personen. Es ist keine Option mehr, den Kopf aus der Tür zu strecken, um Ihrem Kollegen eine Frage zu stellen. Diese Apps helfen Ihnen, in Kontakt zu bleiben und schnell Antworten zu erhalten.
1. locker
Slack ist die "WhatsApp" der Geschäftswelt und wird von Teams verwendet, um in Echtzeit zu kommunizieren. Ein Team muss in ständiger Kommunikation bleiben, um Fortschritte zu erzielen. Wenn Sie also remote arbeiten, benötigen Sie eine zuverlässige Online-Chat-Funktion. Mit Slack können Sie Direktnachrichten senden und "Kanäle" (ähnlich wie Gruppenchats) für Teams oder Projekte erstellen und relevante Personen einladen, sich ihnen anzuschließen.
Sie können Slack in Ihrem Webbrowser verwenden oder die Desktop- / Smartphone-App herunterladen. Zusätzlich zur Chat-Funktion lässt sich Slack in eine Vielzahl anderer Anwendungen und Dienste integrieren, darunter Dropbox, Kalender und Google Drive (mehr dazu weiter unten). Das Wechseln zu einer Telefonkonferenz ist einfach, da Sie einen externen Dienst wie Google Hangouts oder Zoom oder die integrierte Sprach- und Videoanruffunktion von Slack verwenden können.
Kleine Teams können Slack kostenlos nutzen. Es gibt mehrere kostenpflichtige Pläne, wenn Sie mehr Benutzer und Funktionen benötigen.
2. Google Hangouts
Google Hangouts ist der Messaging-Dienst von Google. Sie können Dateien, Bilder und Videos in Echtzeit, paarweise oder in Gruppen chatten und freigeben. Und alles was Sie brauchen ist ein Google-Konto!
Viele Benutzer verwenden Google Hangouts auch für Video- und Gruppenanrufe. Dieser Dienst ist kostenlos und kann direkt in Ihrem Browser oder mit der Desktop- / Smartphone-Anwendung verwendet werden.
Hinweis: Wenn Sie Google G Suite verwenden, werden Sie feststellen, dass Hangouts in zwei Anwendungen unterteilt wurden: Hangouts Meet (Videoanrufe) und Hangouts Chat (Sprachnachrichten). Dies sind nur neue Namen und die Funktionen bleiben gleich.
3. Microsoft-Teams
Microsoft hat auch einen eigenen Business-Messaging-Dienst. Mit Teams, dem Nachfolger von Skype for Business, können Sie dank Online-Meetings, Instant Messaging, Gruppenchats und Dateifreigabe nahtlos online zusammenarbeiten.
4. TeamViewer
Mit TeamViewer können Sie über das Internet eine direkte Verbindung zu einem anderen Computer herstellen und diesen fernsteuern, natürlich nur mit Zustimmung des anderen Benutzers! Auf diese Weise haben Sie beispielsweise die Möglichkeit, auf einen Computer im Büro zuzugreifen oder jemanden aus der IT-Abteilung Ihre Maschine remote reparieren zu lassen. TeamViewer ist auch nützlich, wenn Sie große Datenmengen gemeinsam nutzen müssen und integrierte Videoanrufe enthalten.
Um TeamViewer verwenden zu können, müssen Sie die Software auf jedem Computer installieren, den Sie verbinden möchten. Geben Sie dazu eine Benutzer-ID und ein Kennwort für Ihren Computer ein. Für den anderen Computer benötigen Sie außerdem Ihre ID und einen Code.
5. Zoomen
Im Gegensatz zu allgemeinen Kommunikationstools wie Slack, Microsoft Teams und Google Hangouts wurde Zoom speziell für Telefonkonferenzen und Webinare entwickelt. Sie können es für hochauflösende Videokonferenzen, Audiokonferenzen, Webinare und Live-Chats verwenden.
Die Basisversion ist kostenlos und beinhaltet unbegrenzte Einzelgespräche. Gruppentreffen sind jedoch auf 40 Minuten begrenzt. Wenn Sie mehr Zeit möchten, können Sie ein Upgrade auf einen kostenpflichtigen Tarif durchführen.
Organisieren Sie sich: Top 3 Projektmanagement-Tools für Remote-Teams
Wer in einem Team arbeitet, ist nicht nur auf eine perfekte Kommunikation mit Kollegen und Mitarbeitern angewiesen, sondern muss auch Projekte so organisieren, dass sie für alle sichtbar sind. Wie ist der Status des Projekts? Wer ist für was verantwortlich? Welche Teammitglieder sollten als nächstes teilnehmen? Projektmanagement-Tools geben jedem einen sofortigen Überblick und erleichtern die Arbeitslastverteilung.
In diesem Abschnitt stellen wir Ihnen die besten Tools für die Online-Arbeitsorganisation vor. Vielleicht fragst du dich, wie du es ohne sie geschafft hast!
1. Trello
Bei Jimdo ist es nicht ungewöhnlich, dass externe Auftragnehmer und interne Mitarbeiter an einem Projekt zusammenarbeiten. Wir verwenden Trello, um Aufgaben so zu organisieren, dass sie für alle sichtbar sind. So funktioniert es: Erstellen Sie Dashboards (für Teams oder Projekte), fügen Sie dann Aufgaben (Listen) und Unteraufgaben (Karten) hinzu und fügen Sie dann die relevanten Teammitglieder hinzu. Sie können Kommentare zu Trello-Karten schreiben und andere Benutzer markieren, Dateien hochladen, Checklisten hinzufügen, Dokumente verknüpfen und andere digitale Ressourcen anhängen, die Ihr Projekt benötigt.
Die Basisversion von Trello ist kostenlos und es gibt eine kostenpflichtige Version, wenn Sie weitere Funktionen benötigen. Verwenden Sie es in Ihrem Browser oder laden Sie die Desktop- oder Smartphone-App herunter.
2. Asana
Wie Trello ist Asana darauf ausgelegt, Teamprojekte zu verwalten. Für einzelne Projekte können Sie Unteraufgaben erstellen und anderen zuweisen. Mithilfe der Dashboard-Übersicht und der Zeitleisten können Sie den Projektfortschritt verfolgen und genau sehen, wo sich Ihre Kollegen mit ihren Aufgaben befinden. In jeder Aufgabe kann jeder für sie relevante Dateien kommunizieren und freigeben.
Die Basisversion ist für bis zu 15 Teammitglieder kostenlos. Es gibt mehrere kostenpflichtige Pläne mit mehr Funktionen für größere Unternehmen.
3. Jira
Jira ist ein Projektmanagement-Tool, das ursprünglich für die Softwareentwicklung entwickelt wurde. Viele nichttechnische Branchen verwenden das Tool mittlerweile, um Aufgaben zuzuweisen und zu organisieren. Jiras Lean-Projektmanagement-Programm verwendet einen "Was? WER? Für wann? Ansatz". Wie bei Asana und Trello können Sie eine Übersicht aller Aufgaben und Projekte sowie deren Status in anzeigen eine Teambesprechung.
Jira ist kostenlos für Teams mit bis zu 10 Personen. Darüber hinaus variieren die Kosten je nachdem, wie viele Benutzer Sie einladen möchten.
Wenn Sie kein spezielles Projektmanagement-Tool benötigen, sind Google Kalender und Google Tasks eine gute Alternative. Mit dieser Kombination können Sie Ihren Zeitplan und Ihre täglichen Aufgaben ganz einfach mit Ihrem Team teilen.
Die besten Cloud-basierten Filesharing-Apps
Natürlich können Sie weiterhin in Word oder Excel arbeiten und Dateien wie gewohnt auf Ihrer Festplatte speichern. Aber wie kann man sie am besten mit anderen teilen? Was ist, wenn mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten möchten? Und wie senden Sie große Dateien? Hier ist ein Cloud-basiertes Online-Büro die perfekte Lösung!
Google Drive: Online zusammenarbeiten
Alle Google-Kunden haben automatischen Zugriff auf Google Drive. Wenn Sie kein Konto haben, können Sie eines kostenlos erstellen. Mit Google Drive können Sie Dateien online in verschiedenen Formaten erstellen, bearbeiten, speichern und freigeben, darunter:
- Textdokumente (Google Text & Tabellen)
- Tabellenkalkulationen (Google Sheets)
- Präsentationen (Google Folien)
- Diagramme und Diagramme (Google-Zeichnungen)
Ihre ersten 15 GB Speicherplatz sind kostenlos!
Wenn Sie ein Dokument freigeben möchten, gehen Sie zu Datei> Teilen um auszuwählen, wer auf die Datei zugreifen kann, und ihnen die Berechtigung zu erteilen, sie anzuzeigen, zu kommentieren oder zu bearbeiten. Dies bedeutet, dass mehrere Teammitglieder an demselben Dokument zusammenarbeiten können.
OneDrive: Arbeiten Sie von zu Hause aus mit Microsoft Office 365
Microsoft Office 365 verfügt über eine Vielzahl von Cloud-basierten Tools für die Zusammenarbeit, mit denen Unternehmen ihr Team bei der Arbeit als Team von zu Hause aus unterstützen können. Mit OneDrive können Sie Dateien in verschiedenen Formaten erstellen, bearbeiten, speichern und freigeben, darunter:
- Textdokumente (MS Word)
- Tabellenkalkulationen (MS Excel)
- Präsentationen (MS PowerPoint)
- Digitale Laptops (OneNote)
Dies sind nur die Grundfunktionen. Office 365 bietet eine Reihe von Apps und Optionen, mit denen Sie produktiv arbeiten können. Es lohnt sich, sich etwas Zeit zu nehmen, um zu entscheiden, welche Apps und Funktionen für Ihr Team am nützlichsten sind.
Dateifreigabedienste für große Dateien
Wenn Sie große Bilder, Videos oder PDF-Dateien für Ihr Team freigeben möchten, können Sie diese senden mit:
- Dropbox
- WeTransfer
- Flüsternd
Einfache Zeiterfassungstools
Möchten Sie aufzeichnen, wie viel Zeit Sie für einzelne Projekte aufwenden? Dann haben Sie eine Auswahl verschiedener (und oft kostenloser) Tools zur Auswahl.
- Toggl: Einfache und kostenlose Basisversion mit vielen Funktionen.
- Clockify – Free Time Tracker App mit einem farbenfrohen Dashboard.
- Clockodo – Umfangreiches Zeiterfassungstool für kleine und mittlere Unternehmen. Kostenlose 14-Tage-Testversion, danach zahlen Sie.
Andere Home-Office-Tricks, mit denen Sie sich besser konzentrieren können
Es gibt keine Möglichkeit, dies zu vermeiden: Der "Ablenkungsfaktor" ist zu Hause höher. Egal, ob es sich um den Kleiderstapel handelt, den Sie bestellen möchten, oder um eine andere automatische Benachrichtigung auf Ihrem Laptop, auf Schritt und Tritt lauern Ablenkungen. Probleme mit Selbstdisziplin, Motivation und Konzentration? Diese Apps helfen Ihnen dabei, Ihren Geist bei der Arbeit zu halten.
Website-Blocker
Mit Freedom können Sie vorübergehend das gesamte Internet oder einzelne Websites oder Anwendungen blockieren, während Sie arbeiten (z. B. indem Sie Ihren Computer auf "Nicht stören" stellen). Wählen Sie einfach, wie lange Sie ruhig bleiben möchten, geben Sie Ihr Passwort ein und fahren Sie fort. Sie können Freedom kostenlos testen, und wenn Sie möchten, kosten bezahlte Pläne nur ein paar Dollar pro Monat.
Rest Management
Zu den konzentrierten Arbeiten gehören auch Pausen. Stretchly und Time Out erinnern Sie daran, in regelmäßigen Abständen eine Pause einzulegen. Sie können wählen, wie oft und wie lange sie im Voraus sein sollen.
Musikfokus
Home Offices sind voller Ablenkungen. Focus @ Will und Noisli verwenden neurowissenschaftliche Prinzipien, um ihre Konzentration mit Klang zu verbessern. Probieren Sie es einfach aus!
Home Office-Wiedergabelisten
Die richtige Musik kann Ihr Gefühl verändern, auch wenn Sie arbeiten. Erhalten Sie Zugriff auf einen Musik-Streaming-Dienst wie Spotify oder Amazon, setzen Sie Ihre Kopfhörer auf und aktivieren Sie eine für Sie geeignete Wiedergabeliste. Er wird in einem funktionierenden Tunnel verschwinden und könnte überrascht sein, was er erreicht.
Zusätzliche Tipps für eine erfolgreiche Arbeit zu Hause
Wenn Sie gerade von zu Hause aus zur Arbeit gewechselt sind, haben Sie möglicherweise mit einigen alltäglichen Dingen zu tun, die Sie im Büro für selbstverständlich gehalten haben. Hier sind einige Tipps, um Ihren Arbeitstag auf Kurs zu halten.
Bauen Sie ein gesundes Arbeitsumfeld auf.
Der wichtigste Aspekt eines gesunden Arbeitsumfelds ist ein komfortabler und ergonomischer Arbeitsplatz. Wenn Sie Ihr Setup bereits verbessert haben, großartig! Kaufen Sie andernfalls einen ergonomischen Bürostuhl, wenn Sie können.
Wenn Sie nicht über die Mittel oder den Platz verfügen, um ein Büro in Ihrem Zuhause einzurichten, verwenden Sie höhenverstellbare Notebookständer, mit denen Sie an jedem Schreibtisch im Stehen arbeiten können. Sie sind klein und kostengünstig im Vergleich zu einem neuen Bürostuhl oder Schreibtisch.
Stellen Sie sicher, dass auch die Beleuchtung korrekt ist – Sie möchten wahrscheinlich nicht direkt vor dem Fenster stehen oder sich zumindest die Möglichkeit geben, sich den ganzen Tag über zu bewegen, wenn sich das Licht ändert. Wenn Sie Videoanrufe haben, vermeiden Sie ein helles Licht hinter sich, da dies Ihr Gesicht in die Dunkelheit versetzt.
Machen Sie regelmäßig Pausen (und bleiben Sie aktiv!)
Pausen sind wichtig. Den ganzen Tag an Ihrem Computer zu sitzen, ohne das Haus zu verlassen oder mit jemandem zu sprechen, ist nicht gut für Ihre Produktivität oder Ihre Stimmung. Er macht immer kurze Pausen und verlässt das Haus mindestens einmal am Tag, ideal für irgendeine Form von körperlicher Bewegung. Wenn Sie versuchen, ein Problem zu lösen, ist es überraschend, wie ein 30-minütiger Spaziergang Ihnen helfen kann, die Dinge klarer zu sehen.
Legen Sie Ihre Arbeitszeiten fest und kommunizieren Sie diese klar
Niemand sagt, Sie können nicht rausgehen, um die Waschmaschine einzuschalten oder den Geschirrspüler zu leeren. Aber versuchen Sie, die Zeit zu blockieren, die nur für die Arbeit ist. Stellen Sie sicher, dass jeder in Ihrem Haus weiß, wann Sie "bei der Arbeit" sind und dass Sie ihn während dieser Zeit nicht stören sollten.
Dies ist nicht immer einfach, insbesondere wenn Sie ein Home Office mit Ihren Kindern teilen. Wenn Sie einen Kollegen oder Kollegen haben, der von zu Hause aus arbeitet, versuchen Sie, Ihre Arbeitszeiten zu ändern, und machen Sie Ihren Kollegen klar, wann Sie verfügbar sind und wann nicht. Dies hilft Ihnen, produktiv zu bleiben und langfristig eine gesunde Work-Life-Balance aufrechtzuerhalten.
Wissen, wann Sie den Hörer abheben müssen
Selbst mit all unseren erstaunlichen Online-Tools ist es manchmal besser zu reden. Wir alle verlieren gerade unsere gewohnten menschlichen Verbindungen, daher ist es noch wichtiger, sich bewusst darum zu bemühen, am Telefon zu sprechen. Ein Anruf ist direkt und persönlich und kann helfen, Einsamkeit und Isolation zu bekämpfen (auch wenn es um Arbeit geht). Oft kann ein kurzer Anruf Sie auch davor bewahren, eine lange und langwierige E-Mail zu schreiben. Nehmen Sie den Hörer ab, nehmen Sie an einem Videoanruf teil oder planen Sie eine tägliche Zoom-Konferenz mit Ihren Teamkollegen!
Vermeiden Sie versehentliche Überstunden
Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, ist es verlockend, nachts E-Mails zu lesen oder etwas später als normal zu arbeiten. Die Grenzen zwischen Ihrem Arbeitsleben und Ihrem Privatleben sind natürlich verschwommener, aber klare Arbeitszeiten helfen. Schalten Sie Ihren Computer am Ende Ihres Arbeitstages aus, legen Sie ihn weg und lassen Sie ihn dort bis zum nächsten Tag.
Fazit
Das Home Office kann ein Segen und ein Fluch sein. Aber mit den richtigen Werkzeugen und ein wenig Selbstdisziplin können Sie mehr aus der Arbeit mit Ihrer Jogginghose herausholen, als Sie denken! Wir hoffen, dass unsere Home-Office-Tipps hilfreich sind und Ihnen helfen, trotz sozialer Entfremdung erfolgreich zusammenzuarbeiten. Probieren Sie sie aus und sagen Sie uns, wie es geht!
