Nur wenige von uns sind gut darin, ihre digitalen Dateien so zu organisieren, dass die benötigten Dateien leicht gefunden werden können. Dateisysteme können leicht chaotisch und unorganisiert sein, was es schwierig macht, schnell das zu finden, was Sie benötigen, und es mit anderen zu teilen.
Beide a Mangelnde Organisation und Überorganisation können Ihre Produktivität beeinträchtigen. Es ist genauso schwierig, eine Datei auf einem Computer mit 100 Unterordnern zu finden wie eine Datei auf einem Computer, auf dem alles auf dem Desktop gespeichert ist. Sie müssen den Sweet Spot finden, damit Sie diese Spesenabrechnung von vor vier Monaten per E-Mail senden können, wenn Bob von Accounting nach Ihnen sucht.
Hier sind drei Möglichkeiten, wie Sie Ihre Dateien besser organisieren können, um produktiver und kollaborativer zu sein.
A. Befolgen Sie beim Benennen von Dateien diese 5 Regeln
Der Dateiname ist wichtig. Es wird Ihnen helfen, ein Dokument zu finden, das Jake vor drei Tagen fertiggestellt hat, auch wenn Sie nicht sicher sind, in welchem Ordner Sie es gespeichert haben, und es wird das Ende kryptischer Dokumenttitel garantieren.
1. Beschreibend sein
Sei nicht süß mit deinen Dateinamen, sei beschreibend. “DRAFT 18_MPM-edits_FINAL” ist kein beschreibender Titel und macht es sehr schwierig, ihn durch Suchen zu finden. Angesichts der zunehmenden Abhängigkeit von der Suche (mehr dazu in einer Sekunde) ist dies keine gute Sache.
Fügen Sie stattdessen den tatsächlichen Titel des Dokuments in den Dateinamen ein. Wenn dieser Blog-Beitrag ein Dokument wäre (wie zuvor), wäre “Es wäre produktiver und kollaborativer, wenn Sie Ihre digitalen Dateien besser organisieren” im Titel enthalten. Ja, es ist lang, aber es ist in Ordnung. Dateinamen sind besser lang und klar als kurz und stumpf.
2. Verwenden Sie keine Sonderzeichen
Buchstaben und Zahlen sind in Ordnung, aber Computer und Browser wissen nicht immer, was sie mit Sonderzeichen wie Symbolen und Fragezeichen tun sollen. Vermeiden Sie Probleme vollständig, indem Sie sie vermeiden.
3. Tragen Sie Datumsangaben in Ihre Dateinamen ein
Beginnen Sie Ihre Dateinamen mit einem Datum am ISO 8601 Format: JJJJ-MM-TT, und fügen Sie anschließend den beschreibenden Text hinzu. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Ihre Dateien überall gleich organisiert sind.
4. Verwenden Sie Versionsnummern
Sie können mit Ihren elektronischen Dokumenten einen Papierpfad erstellen. Speichern Sie verschiedene Entwürfe mit Versionsnummern. Tun Sie dies, anstatt das Wort “FINAL” in Ihren Dateinamen zu verwenden. Wir alle wissen, dass “final” nicht immer bedeutet, dass es die endgültige Version ist, aber Version 8 wird immer Version 7 folgen.
5. Seien Sie konsequent
Umfassen Sie diese Konventionen konsistent in Ihrem Team und Ihrer Organisation, damit alle auf derselben Seite sind. Bei Main Path weiß jeder, wie man unsere Namenskonventionen befolgt, damit keine Verwirrung entsteht.
Nach diesen fünf Regeln lautet der Dateiname für diesen als Dokument gespeicherten Artikel:
2016-04-05_be-produktiver-und-kollaborativer-für-eine bessere Organisation Ihrer-Dateien_01
Es ist ein einfaches Format. Date_title_version. Einfach.
B. Befreien Sie sich von Ihrem Dateisystem und vertrauen Sie der Suche
Dies mag mutig erscheinen, aber hier ist es: Stoppen Sie die Einreichung und vertrauen Sie der Suche. Insbesondere wenn Sie die fünf Regeln zum Benennen von Dateien befolgt haben, müssen Sie keine Unterordner durchsuchen, wenn E-Mail-Clients und Desktop-Suchfunktionen in einem Bruchteil der Zeit, die zum Suchen benötigt wird, das Gesuchte finden können. .
Die Suchbarkeit ist so wichtig geworden, dass Google eine mobile Tastatur mit einem entwickelt spezielles Suchsymbol. Die Suche ist so wichtig geworden, dass einige spekuliert haben, dass Google und Apple sich im Krieg befinden Ihre Zukunft.
Überlegen Sie, wie Sie nach Informationen über eine historische Figur wie George Washington suchen. Sie würden wahrscheinlich Ihren Browser für eine Suchmaschine öffnen und “George Washington” eingeben und dann die fünf Ergebnisse oder so scannen, um festzustellen, welches für das, was Sie suchen, am relevantesten ist.
Sie können dasselbe tun, wenn Sie nach einem Dokument suchen. Mac Spotlight-Suche und Windows ” Suche Es handelt sich um leistungsstarke Tools, mit denen Sie in natürlicher Sprache jede gesuchte Datei finden können, z. B. “Bilder, die ich letzten Dienstag bearbeitet habe” oder “Dokumente, an denen ich gestern gearbeitet habe”.
Google Mail wurde von Google, den Meistern der Suche, erstellt. Dies zeigt die leistungsstarke Suchfunktion. Ermöglicht die Suche nach Absender, Empfänger, Betreff und Schlüsselwörtern. Sie können auch einen Datumsbereich angeben, wenn Sie nach einer E-Mail mit Anhang suchen, und vieles mehr.
Einige Programme bieten jetzt eine Funktion, mit der Sie eine Suche als Ordner speichern können, sodass Sie die Suche verwenden und Ordner erstellen können, wenn dies für Sie wichtig ist. Thunderbird ist ein E-Mail-Client mit dieser Funktion.
Wenn Sie in einer Arbeitsumgebung mit einem Kernnetzwerk arbeiten oder einen E-Mail-Client ohne dieselben Suchfunktionen verwenden, funktioniert die Suche möglicherweise nicht für Sie.
Für Ihren Heimcomputer oder Ihr persönliches E-Mail-Konto ist dies jedoch möglicherweise keine schlechte Idee. Lifehacker hat tolle Tipps, um das Beste daraus zu machen Markieren und Windows-Suche.
Wenn Sie Ihr Ordnersystem nicht aufgeben können, sollten Sie als Faustregel nicht mehr als drei Unterordner in einem übergeordneten Ordner erstellen. Hier ist es ein System zum Organisieren aller Ihrer Dateien in sechs Hauptordnern für Sicherungen, Dokumente, Dateien, Multimedia und Skripte. (Nicht-Techniker können diesen letzten Ordner überspringen und ihn zu einem noch optimierten Ordner machen.)
C. Verwenden Sie Tools, um sich und Ihr Team zu organisieren
Es gibt viele Tools, mit denen Sie Ihre Dateien organisieren und für ein Team freigeben können.
Wenn Sie sich in einer Büroumgebung mit der traditionellen Suite von Office-Produkten befinden, OneNote und Outlook integrieren, um die gemeinsame Nutzung von Dateien zu erleichtern und Erstellen Sie Aufgaben aus E-Mails.
Lose ist eine Messaging-App für Teams Auf diese Weise können Sie Dateien problemlos für einen einzelnen Mitarbeiter oder für Ihr gesamtes Unternehmen freigeben. Ähnlich, Evernote Business ermöglicht Ihrem Team, Dateien freizugeben, Besprechungsnotizen zu zentralisieren, und mehrSie verfügen jeweils über eine leistungsstarke Suchfunktion, mit der Sie leicht finden, wonach Sie suchen.
Am Hauptpfad verwenden wir Trello, ein visuelles Tool für die ZusammenarbeitUm Dateien zu teilen, füllen Sie unsere redaktionellen Kalender aus und geben Sie Ihre Meinung dazu ab. Es hält uns organisiert und wendet mit seiner Struktur automatisch die Regel “nicht mehr als drei Unterordner” an. Es ist so gut, dass Lifehacker sagt, dass du es kannst organisiere dein ganzes Leben mit Trello.
Zusammenfassend lässt sich sagen, wie Sie Ihre digitalen Dateien besser organisieren und sehen können, wie dies Ihre Produktivität und Zusammenarbeit verbessert:
- Verwenden Sie beschreibende Dateinamen, die das Datum enthalten
- Verlassen Sie sich ausschließlich auf die Suche anstelle von Ordnern. Wenn dies jedoch fehlschlägt, organisieren Sie nicht mehr als drei Unterordner
- Verwenden Sie Tools wie Slack und Trello, um Ihre Dateien einfach zu organisieren und mit Ihrem Team zu teilen.
Befolgen Sie diese Tipps und stellen Sie in kürzester Zeit fest, dass die Datei, die Bob benötigt, von herausfordernd zu kinderleicht wird.
