Google hat seinen Workspace-Produktivitäts-Apps neue Funktionen hinzugefügt, darunter automatisierte Dokumentzusammenfassungen und die Möglichkeit, Google Maps in Dokumente zu integrieren.
Die Änderungen bauen auf dem „Smart Canvas“-Konzept auf, das das Unternehmen letztes Jahr eingeführt hat, um seine Anwendungssuite durch die Verbindung der verschiedenen Tools in einem gemeinsamen All-in-One-Arbeitsbereich zu modernisieren. Zu den ersten im letzten Jahr angekündigten Funktionen gehörten „Smart Chips“, die es Benutzern ermöglichen, Informationen zwischen Dokumenten beispielsweise mithilfe des „@“-Symbols zu verknüpfen.
Ein Neuzugang am Dienstag bekannt gegeben ist ein intelligenter Chip für Google Maps, der es Docs-Benutzern ermöglicht, einfacher eine Kartenvorschau in ein Dokument einzufügen. Der Smartchip generiert eine Miniaturansicht, die einen schnellen Überblick über Standortinformationen bietet, sowie einen Link zum Zugriff auf Karten in einer Seitenleiste. Karten sind jetzt allgemein verfügbar.
Eine weitere neue Funktion sind Google Docs-Zusammenfassungen, eine automatisch generierte Textübersicht über die wichtigsten Punkte eines Dokuments. Die Zusammenfassung wird für den Benutzer mithilfe eines Algorithmus der künstlichen Intelligenz (KI) erstellt, obwohl der Benutzer den Text auch manuell bearbeiten kann. Die neue Zusammenfassungsfunktion ist jetzt für Workspace-Benutzer verfügbar.
E-Mail-Entwurfsvorlagen, die in „den kommenden Wochen“ allgemein verfügbar sein sollen, bieten eine Schaltfläche zum Exportieren zuvor geschriebener Inhalte in einen Nachrichtenentwurf in Gmail, wobei die relevanten Felder bereits ausgefüllt sind.
Zwei bereits angekündigte Funktionen sind nun auch für die allgemeine Verfügbarkeit vorgesehen. „Seitenlose Formatierung“ in Docs, die die Grenzen einer Dokumentseite entfernt, kann jetzt verwendet werden, während Formelkorrekturen in Sheets-Tabellen bald verfügbar sind, sagte Google.
„Die Workspace-Updates stellen eine dringend notwendige Überarbeitung dar, nicht nur für Google, sondern auch für das Dokument, das seit mehreren Jahren einer umfassenden Überarbeitung bedarf“, sagte Raúl Castañón, Senior Analyst bei 451 Research, einem Geschäftsbereich von S&P Global. Marktinformationen.
Er sagte, die Smart-Canvas-Updates helfen Google dabei, die Lücke zu Microsoft und aufstrebenden Konkurrenten wie Coda und Notion zu schließen, die neue Ansätze bei der Dokumentenerstellung gewählt haben.
Mangelnde Verbindung zwischen Anwendungen ist für viele Arbeitnehmer ein ständiges Problem, so die Ergebnisse der Umfrage „Voice of the Enterprise: Workforce Productivity & Collaboration: Work Execution Goals & Challenges 2021“ von 451 Research. Die Umfrage ergab, dass folgende Hindernisse für die produktive Nutzung von Geschäftstools und -anwendungen bestehen: Informationen, die in Silos in verschiedenen Anwendungen gespeichert bleiben (28 %); der allgemeine Mangel an Integration zwischen Anwendungen (26 %); und Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit zwischen Anwendungen (21 %).
„Die Änderungen an Workspace spiegeln die veränderte Art und Weise wider, wie Menschen zusammenarbeiten“, sagte Angela Ashenden, Chefanalystin bei CCS Insight. „Es handelt sich hierbei nicht nur um herkömmliche, formelle Textverarbeitungsdokumente: Der Inhalt nimmt alle möglichen Formen an und wird auf vielfältige Weise verwendet“, sagte er.
Strömungen weichen Räumen
Eine weitere Änderung für Workspace ist Google letzte Woche angekündigt dass Benutzerkonten in seinem sozialen Unternehmensnetzwerk Currents Anfang 2023 zu Spaces migriert werden. (Currents wurde 2019 als verbraucherorientierte Arbeitsversion von Google+ eingeführt.)
Spaces, das letzten Sommer eingeführt wurde, benennt Google Workspace-Chatrooms effektiv um und bietet einen „zentralen Ort, um an themenbezogenen Diskussionen teilzunehmen, Wissen und Ideen auszutauschen, Projekte voranzutreiben und Gemeinschaften und eine Teamkultur aufzubauen“, sagte Google.
Während die Migration von Konten vorbereitet wird, wird Google damit beginnen, Currents-Funktionen zu entfernen, auf die Nutzer selten zugreifen, darunter „Follower“- und „Follower“-Zähler, Beitragsanalysen und mobile Benachrichtigungen.
Die Entscheidung, Currents zu ersetzen, sei nicht überraschend, sagte Ashenden, insbesondere angesichts der neuen Produktstrategie von Google für Workspace, bei der Spaces zum Hauptschwerpunkt für Produktinnovationen werde.
„Currents … hat nie wirklich seine Nische im Unternehmensmarkt gefunden, und obwohl sich eine kleine Anzahl von Kunden immer noch darauf verlässt, Online-Communities zu unterstützen, passte es nicht wirklich gut in die umfassendere Zusammenarbeits- und Produktivitätsstrategie von Google“, sagte er.
„Es wird jedoch interessant sein, genau zu sehen, wie die Fähigkeiten von Currents rund um Online-Communitys und Top-Down-Kommunikation in Spaces integriert werden. „Kanalbasierte Zusammenarbeit eignet sich tendenziell besser für die tägliche Teamarbeit als für den Aufbau von Beziehungen und Networking.“
Castañón sagte, es sei für Google sinnvoll, sein Portfolio zu optimieren, um das Nutzererlebnis insgesamt zu verbessern. Currents und sein Vorgänger Google+ entstanden im Kontext des sozialen Unternehmensnetzwerks; Dieses Konzept ist weitgehend in Ungnade gefallen, da viele Funktionen auf andere Apps migriert wurden.
„Spaces spiegelt die heutige Arbeitsplatzdynamik besser wider, mit einer virtuellen Umgebung, die eine asynchrone Teilnahme in Echtzeit ermöglicht, statt einseitiger Top-Down-Kommunikation, wie Netzwerke größtenteils positioniert sind.“ „Business Social“, sagte Castañón.
