Um den Überblick über anstehende Aktivitäten zu behalten, von Projektmeilensteinen bis hin zu einfachen Bürobesorgungen, ist ein To-Do-Listen-Manager wie Google Tasks hilfreich. Mit „Aufgaben“ können Sie ausstehende Aktivitäten (Aufgaben) festlegen und an von Ihnen angegebenen Tagen und Uhrzeiten über Benachrichtigungen auf Ihrem PC oder Telefon daran erinnert werden.
Was Tasks von anderen Aufgaben-Apps unterscheidet, ist die Integration in Google Workspace-Apps, einschließlich Gmail, Google Kalender, Google Docs und mehr. Das erleichtert den Zugang und das Arbeiten den ganzen Tag über. Und Gmail, Google Chat und Google Kalender bieten spezielle Funktionen, die sich auf Aufgaben beziehen.
Die Verwendung von Google Tasks ist einfach. Aber es ist ziemlich mächtig, wenn man alle seine Fähigkeiten versteht. Lasst uns anfangen.
Zugriff auf Google Tasks
Wenn Sie eine Google Workspace-App über Ihren Webbrowser verwenden, befindet sich das Symbol der Aufgaben-App in der dünnen vertikalen Symbolleiste auf der rechten Seite des Bildschirms. Klicken Sie auf den blauen Kreis mit einem Häkchen. Dadurch wird die Seitenleiste „Aufgaben“ auf der rechten Seite geöffnet (und die Symbolleiste nach links verschoben).
Sie können auf diese Weise über die folgenden Google Workspace-Apps auf Aufgaben zugreifen: Kalender, Chat, Gmail, Docs, Drive, Sheets und Slides.
Notiz: Wenn Sie die Symbolleiste mit dem Aufgaben-App-Symbol nicht sehen, klicken Sie auf in der unteren rechten Ecke. Die Symbolleiste wird von rechts eingeblendet.
Handy, Mobiltelefon: Google Tasks gibt es auch als App für Android, iPadUnd iPhone.
Aufgaben hinzufügen und eine Aufgabenliste erstellen
So erstellen Sie eine neue Aufgabe: Klicken Sie in der Seitenleiste „Aufgaben“ auf . Geben Sie als Nächstes in der Zeile „Titel“ einen Namen für die Aufgabe ein. Wenn Sie möchten, können Sie in der Zeile „Details“ unten weitere Informationen zu dieser Aufgabe eingeben.
Klicken Sie auf eine andere Stelle auf dem Bildschirm (z. B. oben in der Seitenleiste „Aufgaben“), um Ihre neue Aufgabe als erste in Ihrer nun standardmäßigen Aufgabenliste festzulegen.
So erstellen Sie eine Aufgabenliste: Wiederholen Sie die obigen Schritte, um weitere Aufgaben hinzuzufügen.
So ordnen Sie Aufgaben in der Liste neu an: Bewegen Sie den Zeiger über eine Aufgabe, die Sie verschieben möchten, klicken Sie darauf und halten Sie sie gedrückt, ziehen Sie die Aufgabe in der Liste nach unten oder oben und lassen Sie dann die Maus oder die Touchpad-Taste los, um die Aufgabe an ihrer neuen Stelle in der Liste zu platzieren.
Sie können eine Aufgabe auch schnell an den Anfang der Liste verschieben, indem Sie den Mauszeiger über die Aufgabe bewegen, auf das Symbol mit den drei Punkten rechts daneben klicken und aus dem sich öffnenden Menü eine Auswahl treffen.
Unteraufgaben hinzufügen
Eine Unteraufgabe wird in Ihrer Aufgabenliste rechts eingerückt und unter einer übergeordneten Aufgabe ausgeblendet. Die Unteraufgabe ist Teil der Gesamtaufgabe und muss vor der Hauptaufgabe erledigt werden.
So erstellen Sie eine neue Unteraufgabe: Bewegen Sie den Mauszeiger über die Aufgabe, an der die Unteraufgabe erscheinen soll. Klicken Sie rechts auf das Symbol mit den drei Punkten. Wählen Sie im sich öffnenden Menü aus.
Genau wie beim Erstellen einer normalen Aufgabe werden Sie aufgefordert, einen Namen und weitere Details für die Unteraufgabe einzugeben. Tatsächlich können Sie mit einer Unteraufgabe alles tun, was Sie mit einer regulären Aufgabe tun können, z. B. sie als abgeschlossen markieren oder eine Benachrichtigung dafür einrichten, wie später in diesem Handbuch beschrieben.
So konvertieren Sie eine vorhandene Aufgabe in eine Unteraufgabe: Sie können eine Aufgabe, die bereits auf Ihrer Liste steht, in eine Unteraufgabe für die vorherige Aufgabe umwandeln. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Aufgabe. Klicken Sie rechts auf das Symbol mit den drei Punkten. Wählen Sie im sich öffnenden Menü aus.
Wenn Sie eine vorhandene Aufgabe zu einer Unteraufgabe für eine Aufgabe machen möchten, die nicht unmittelbar darüber liegt, ziehen Sie die Aufgabe zunächst per Drag-and-Drop unter die übergeordnete Aufgabe, unter der sie angezeigt werden soll.
Um eine Unteraufgabe in eine reguläre Aufgabe umzuwandeln: Bewegen Sie den Mauszeiger über die Unteraufgabe, klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten und wählen Sie aus dem Menü aus.
Festlegen einer Benachrichtigung für eine Aufgabe
Sie können einen Tag und eine Uhrzeit auswählen, an dem Sie eine Benachrichtigung erhalten möchten, die Sie an eine Aufgabe erinnert, die Sie erledigen müssen. Die Benachrichtigung wird als E-Mail (über Gmail) und als Karte gesendet, die angezeigt wird, während Sie eine Google Workspace-App verwenden.
So richten Sie eine Aufgabenbenachrichtigung ein: Klicken Sie in Ihrer Aufgabenliste auf die Aufgabe, für die Sie eine Benachrichtigung festlegen möchten. Klicken Sie dann auf das Symbol, das unter dem Aufgabennamen und der Beschreibung angezeigt wird. Über der Aufgaben-Seitenleiste wird ein Kalenderfenster geöffnet. Klicken Sie auf das Datum, an dem Sie die Aufgabenerinnerung erhalten möchten. (Klick auf das > rechts neben dem Namen des aktuellen Monats, um zu den nächsten Monaten zu wechseln.
Wenn Sie auf das Feld „Zeit festlegen“ klicken, wird ein Fenster geöffnet, das eine Liste der Zeiten in Halbstundenschritten anzeigt. Wählen Sie den Zeitpunkt aus, zu dem Sie die Benachrichtigung erhalten möchten. Alternativ können Sie im Feld „Zeit einstellen“ eine Zeit eingeben, die auf die Minute genau sein kann. Stellen Sie sicher, dass Sie am Ende der Zeit ein „a“ oder „p“ für „AM“ oder „PM“ hinzufügen.
Klicken Sie unten rechts, um den Benachrichtigungszeitplan für diese Aufgabe zu konfigurieren.
Die obigen Anweisungen gelten für den Fall, dass Sie lediglich eine Benachrichtigung über eine Aufgabe wünschen. Sie können auch eine wiederkehrende Erinnerung festlegen. Sie können anpassen, wie oft Sie eine Benachrichtigung erhalten, und die Planung dieser Benachrichtigungen kann äußerst spezifisch sein.
So richten Sie eine wiederkehrende Benachrichtigung ein und passen sie an: Klicken Sie in Ihrer Aufgabenliste auf die Aufgabe, für die Sie eine wiederkehrende Benachrichtigung festlegen möchten. Klicken Sie dann rechts auf das Wiederholungssymbol (zwei als Quadrat angeordnete Pfeile). Dadurch wird ein Bereich über der Seitenleiste „Aufgaben“ geöffnet.
Unter „Wiederholt sich alle“ können Sie auf das erste Kästchen klicken, um festzulegen, ob Sie die Benachrichtigung jeden Tag, jeden zweiten Tag, alle drei Tage usw. erhalten möchten, oder Sie können dies durch Klicken auf , oder ändern. Im dritten Feld können Sie auf klicken, um eine Zeit für die Benachrichtigung festzulegen oder die ursprünglich festgelegte Zeit zu ändern. Dadurch wird das Fenster geöffnet, in dem die Stunden in Halbstundenschritten angezeigt werden, die Sie auswählen können, oder Sie können einfach eine neue Zeit eingeben.
Unter „Starts“ können Sie das Datum festlegen oder ändern, an dem Sie die Benachrichtigung erhalten möchten. Wenn Sie auf das angezeigte Datum klicken, wird das Kalenderfenster über der Aufgaben-Seitenleiste geöffnet, in dem Sie ein neues Datum auswählen können.
Unter „Endet“ können Sie ein Datum auswählen, an dem Sie für diese Aufgabe keine Benachrichtigungen mehr erhalten, oder festlegen, dass die Benachrichtigungen nach einer bestimmten Anzahl von Malen beendet werden.
Klicken Sie auf in der unteren rechten Ecke, um den Zeitplan für wiederkehrende Benachrichtigungen für diese Aufgabe zu konfigurieren.
Verwalten Sie Ihre Aufgaben
So löschen Sie eine Aufgabe aus Ihrer Aufgabenliste: Bewegen Sie den Mauszeiger über die Aufgabe und klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten rechts daneben. Wählen Sie im sich öffnenden Menü aus.
So priorisieren Sie eine Aufgabe auf Ihrer To-Do-Liste: Bewegen Sie den Mauszeiger über die Aufgabe und klicken Sie auf das Sternsymbol rechts daneben.
Um nur die von Ihnen markierten Aufgaben anzuzeigen: Klicken Sie oben in der Aufgaben-Seitenleiste auf den Abwärtspfeil rechts neben dem Namen Ihrer Aufgabenliste. Klicken Sie dann im sich öffnenden Menü auf .
So ändern Sie die Sortierreihenfolge Ihrer Aufgaben: Klicken Sie rechts neben auf das Symbol mit den drei Punkten. Im sich öffnenden Menü sehen Sie drei „Sortieren nach“-Optionen. ist standardmäßig ausgewählt. Sie können oder auswählen, um die Reihenfolge, in der Aufgaben in Ihrer Aufgabenliste angezeigt werden, automatisch zu ändern.
So markieren Sie eine Aufgabe als abgeschlossen: Wenn Sie eine Aufgabe erledigt haben, klicken Sie auf den Kreis links daneben. Dadurch wird es aus Ihrer Aufgabenliste entfernt und in die Liste „Abgeschlossen“ eingefügt.
So zeigen Sie Ihre abgeschlossenen Aufgaben an: Klicken Sie unten in der Seitenleiste „Aufgaben“ auf .
So fügen Sie eine abgeschlossene Aufgabe zu Ihrer Aufgabenliste zurück: Klicken Sie auf das Häkchen links.
So löschen Sie eine abgeschlossene Aufgabe: Bewegen Sie den Mauszeiger über die abgeschlossene Aufgabe und klicken Sie auf das Papierkorbsymbol.
So löschen Sie alle abgeschlossenen Aufgaben auf einmal: Klicken Sie oben in der Aufgabenliste auf das Symbol mit den drei Punkten rechts neben . Wählen Sie im sich öffnenden Menü aus.
Erstellen Sie weitere Aufgabenlisten und verwalten Sie diese
Sie können zusätzliche Aufgabenlisten erstellen und sogar eine Aufgabe von einer Liste in eine andere verschieben.
So erstellen Sie eine neue Aufgabenliste: Klicken Sie oben in der Aufgaben-Seitenleiste auf den Abwärtspfeil rechts neben dem Namen Ihrer Aufgabenliste. Klicken Sie im sich öffnenden Menü auf . Es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie aufgefordert werden, einen Namen für Ihre neue Aufgabenliste einzugeben.
Wenn Sie auf klicken, wird Ihre neue Aufgabenliste in der Aufgaben-Seitenleiste angezeigt und Sie können ihr Aufgaben hinzufügen.
So wechseln Sie zu einer anderen Aufgabenliste: Klicken Sie oben in der Seitenleiste „Aufgaben“ erneut auf den Abwärtspfeil. Wählen Sie im sich öffnenden Menü den Namen einer anderen Aufgabenliste aus, um in der Seitenleiste „Aufgaben“ zu dieser zu wechseln.
Um eine Aufgabenliste umzubenennen oder zu löschen: Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf das Symbol mit den drei Punkten rechts neben . Wählen Sie im sich öffnenden Menü oder aus.
So ordnen Sie Ihre Aufgabenlisten neu: Klicken Sie oben in der Seitenleiste „Aufgaben“ auf den Abwärtspfeil. Bewegen Sie im sich öffnenden Menü den Mauszeiger über den Namen der Aufgabenliste, die Sie verschieben möchten. Rechts daneben erscheint ein Sechs-Punkte-Symbol. Klicken Sie auf dieses Symbol, halten Sie die Maustaste gedrückt, ziehen Sie den Namen der Aufgabenliste in der Liste nach unten oder oben an die Stelle, an die Sie ihn verschieben möchten, und lassen Sie die Maus oder die Touchpad-Taste los, um den Namen der Aufgabenliste an seine neue Stelle in der Liste zu setzen.
So verschieben Sie eine Aufgabe von einer Aufgabenliste in eine andere: Bewegen Sie den Mauszeiger über die Aufgabe in Ihrer aktuellen Aufgabenliste. Klicken Sie rechts auf das Symbol mit den drei Punkten. Im sich öffnenden Menü sehen Sie links neben dem Namen der Aufgabenliste, in der sich diese Aufgabe befindet, ein Häkchen. Klicken Sie in diesem Menü auf den Namen einer anderen Aufgabenliste, um die Aufgabe in diese Liste zu verschieben.
Alternativ können Sie auch einen Namen für eine neue Aufgabenliste auswählen und eingeben. Diese Aufgabenliste wird erstellt und Ihre Aufgabe wird dorthin verschoben.
Verwenden von Gmail und Google Chat mit Google Tasks
Sie können jede E-Mail in Ihrem Gmail-Konto in eine Aufgabe umwandeln. Dies kann nützlich sein, wenn Sie eine Aufgabe erstellen möchten, die Sie daran erinnert, etwas zu tun, das in einer E-Mail erwähnt wird. Ebenso können Sie eine Google Chat-Chatnachricht in eine Aufgabe umwandeln.
So konvertieren Sie eine E-Mail in eine Aufgabe: Von dem Gmail-Startbildschirm, öffnen Sie die E-Mail. Klicken Sie oben in Ihrer E-Mail auf das Symbol (ein Häkchen und ein + in einem Kreis).
Die Aufgaben-Seitenleiste wird rechts neben dem Gmail-Startbildschirm geöffnet (falls Sie sie noch nicht geöffnet haben). Eine neue Aufgabe wird zu Ihrer Aufgabenliste hinzugefügt. Der Name dieser Aufgabe ist derselbe wie der Betreff Ihrer E-Mail. Sie können den Namen ändern, Details für die Aufgabe hinzufügen, eine Benachrichtigung dafür festlegen und sie wie jede andere Aufgabe verwalten.
Diese Aufgabe enthält einen Link zur E-Mail. Wenn Sie darauf klicken, wird die E-Mail links neben der Aufgaben-Seitenleiste im Gmail-Browser-Tab geöffnet. (Wenn Sie Aufgaben in Verbindung mit einer anderen Google Workspace-App wie Google Drive verwenden, wird durch Klicken auf diesen Link ein neuer Browser-Tab geöffnet, der Ihnen diese E-Mail in Gmail anzeigt.)
Um eine Chat-Nachricht in eine Aufgabe umzuwandeln: Von Gmail oder Startbildschirm von Google Chat, öffne den Chat. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Nachricht, die Sie in eine Aufgabe umwandeln möchten. Klicken Sie rechts auf das Symbol mit den drei Punkten und wählen Sie . Eine neue Aufgabe wird zu Ihrer Aufgabenliste hinzugefügt; Ihr Name wird die Chat-Nachricht sein. Sie können sie wie jede andere Aufgabe umbenennen oder verwalten.
Verwendung von Google Kalender mit Google Tasks
Google Tasks interagiert auch mit Google Kalender, sodass Sie Ihre Aufgaben in Ihrem Kalender verwalten können. Und Sie können Erinnerungen aus Ihrem Kalender in eine Aufgabenliste in Google Tasks importieren.
So zeigen Sie Ihre Aufgaben in Google Kalender an: Offen Google Kalender in einem Webbrowser. Klicken Sie unten links, um die Liste unten zu öffnen (falls sie noch nicht geöffnet ist). Wenn neben „Aufgaben“ ein Häkchen gesetzt ist, werden Ihre Google Tasks-Aufgaben in Ihrem Kalender angezeigt. Wenn kein Häkchen vorhanden ist, klicken Sie einfach darauf, um Ihre Aufgaben in Ihrem Kalender anzuzeigen. (Beachten Sie, dass im Kalender nur Aufgaben angezeigt werden, für die ein Benachrichtigungsdatum festgelegt ist.)
So zeigen Sie eine Aufgabe in Ihrem Kalender an und verwalten sie: Klicken Sie innerhalb des Datums mit der Aufgabe auf deren Uhrzeit und Namen. Wenn für das Datum mehr als eine Aufgabe aufgeführt ist und Sie nicht alle sehen können, klicken Sie auf , um ein kleines Fenster zu öffnen, in dem alle Aufgaben für dieses Datum aufgelistet sind. Wählen Sie dann eine Aufgabe aus, um sie anzuzeigen.
Es öffnet sich ein kleines Fenster mit der Aufgabe. Hier können Sie auf das Stiftsymbol klicken, um den Aufgabennamen, die Details und/oder den Benachrichtigungsplan zu bearbeiten. Alternativ können Sie die Aufgabe löschen (klicken Sie auf das Papierkorbsymbol) oder sie unten rechts als erledigt (oder unvollständig) markieren.
So erstellen Sie eine Aufgabe über Google Kalender: Klicken Sie auf ein Datum. Klicken Sie im sich öffnenden Bereich auf . Geben Sie dann einen Titel, eine Uhrzeit für die Erinnerungsbenachrichtigung und eine Beschreibung für die Aufgabe ein. Unterhalb des Beschreibungsfelds sehen Sie Ihre Standardaufgabenliste. Sie können die Aufgabe hier speichern oder auf den Abwärtspfeil daneben klicken, um eine Liste mit Aufgabenlisten zu öffnen, die Sie in Google Tasks erstellt haben. Wählen Sie den Namen der Aufgabenliste aus, in der Sie diese neue Aufgabe platzieren möchten.
Wenn Sie in Google Kalender bereits Erinnerungen eingerichtet haben, können Sie diese Erinnerungen in Aufgaben umwandeln, sodass sie in einer Ihrer Aufgabenlisten in Google Tasks angezeigt werden. Bitte beachten Sie, dass sie in diesem Fall nicht mehr als Erinnerungen vorhanden sind.
So verschieben Sie Ihre Erinnerungen von Google Kalender nach Google Tasks: Klicken Sie oben in der Aufgaben-Seitenleiste auf das Symbol mit den drei Punkten rechts neben . Wählen Sie im sich öffnenden Menü aus. Unten in der Aufgaben-Seitenleiste wird das Feld „Erinnerung(en) in Aufgaben verschieben“ angezeigt. Klicken Sie auf und wählen Sie im sich öffnenden Menü die Aufgabenliste aus, in die Sie Ihre Erinnerungen verschieben möchten, oder klicken Sie auf und erstellen Sie eine neue Aufgabenliste.) Wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf .
Ihre Erinnerungen werden in die von Ihnen ausgewählte Aufgabenliste verschoben und jede Erinnerung wird als neue Aufgabe in der Liste angezeigt. Jede in eine Aufgabe umgewandelte Erinnerung kann wie jede andere Aufgabe umbenannt, neu geplant und verwaltet werden.
Lesen Sie unten: 5 clevere Geheimnisse für ein besseres Google Tasks-Erlebnis
