Da die Remote-Bevölkerung von HubSpot in den letzten Jahren von einer Handvoll Menschen auf über 300 angewachsen ist, haben wir eine Reihe von Lektionen gelernt, wie die persönliche Kommunikation in einer virtuellen Umgebung gesteuert werden kann.
Wenn es um eine Teambesprechung geht, haben wir gelernt, dass die Art und Weise, wie Inhalte präsentiert und diskutiert werden, häufig geändert werden muss, um sicherzustellen, dass die Informationen Resonanz finden und alle Teilnehmer aktiv beteiligt sind.
Wir haben alle an einer Telefonkonferenz teilgenommen, die ungefähr so aussieht:
Angesichts der zunehmenden Fernarbeit sind Telefonkonferenzen jedoch nicht mehr die einzige Option.
Heutzutage stehen viele Optionen zur Verfügung, um Besprechungen auf einer virtuellen Besprechungsplattform wie Google Hangouts, Zoom, WebEx oder Join.me zu organisieren.
Obwohl jedes Unternehmen unterschiedliche Anforderungen hat, empfehlen wir, mit einer Plattform zu beginnen, die Video-, Audio- und Bildschirmfreigabe ermöglicht, da diese Tools eine bessere Einbindung und Zusammenarbeit während des Meetings ermöglichen. Gegenteil der Standardkonferenz.
Hier werde ich auf einige der Best Practices eingehen, die ich auf meinem Weg als Manager des HubSpot Inclusion and Remote Work-Programms gelernt habe.
So organisieren Sie ein integratives virtuelles Meeting
1. Legen Sie Grundregeln für Ihr erstes Treffen fest.
Unabhängig davon, ob Sie zum ersten Mal ein Remote-Team leiten oder Ihr Team plötzlich von zu Hause aus arbeitet, sind virtuelle Besprechungen häufig eine neue Umgebung für alle. Daher ist es wichtig, einige Grundregeln festzulegen, wie Besprechungen funktionieren und was Sie von Ihren Teilnehmern erwarten.
Hier sind einige Dinge zu beachten:
- Video: Ermutigen Sie die Teilnehmer, ihr Video für Besprechungen zu verwenden, da dies uns ermöglicht, durch nonverbale Kommunikation eine bessere Beziehung herzustellen.
- Audio: Im Allgemeinen empfiehlt es sich, in einer virtuellen Besprechung zu schweigen, es sei denn, Sie stellen oder beantworten eine Frage. Dies verhindert, dass Hintergrundgeräusche zur Ablenkung werden, und erzeugt ein Signal (ohne Stummschaltung), wenn jemand etwas zu sagen hat.
- Engagement: Stellen Sie klar, wie die Teilnehmer an Besprechungen teilnehmen sollen (weitere Informationen finden Sie in Tipp 3).
- Etikett: Rufen Sie absichtlich an, um die Erwartungen an die Etikette zu erfüllen. Einige der häufigsten sind das Verwenden von Telefonen, das Verlassen Ihres Schreibtisches, das Überprüfen von Benachrichtigungen oder das Essen während Besprechungen. Wenn Sie spezielle Erwartungen an die Etikette des Meetings haben, teilen Sie dies Ihren Teilnehmern ausdrücklich mit.
- Stellen Sie die Bühne ein: Wenn Sie sich mit einer größeren Gruppe treffen, kann es hilfreich sein, die Erwartungen auf einer ersten Folie festzulegen, die die Teilnehmer beim Betreten der Besprechung sehen.
In HubSpot präsentiere ich diese Folie beispielsweise häufig am Anfang, damit meine Teilnehmer die Grundregeln für das Meeting kennen:
Sie können auch eine Folie mit der Aufschrift "Besprechung aufzeichnen" als Erinnerung an sich selbst einfügen, falls jemand die Besprechung verpasst oder später darauf zurückkommen möchte.
2. Nehmen Sie sich Zeit, um das Eis zu brechen.
Virtuelle Umgebungen können einschüchternd sein, insbesondere wenn Sie nicht an sie gewöhnt sind oder wenn Sie Leute treffen, mit denen Sie nicht vertraut sind. Zum Aufwärmen empfehlen wir, Ihre Besprechungen mit einem Eisbrecher zu beginnen. Dies ist eine großartige Möglichkeit, um zu beweisen, dass alle Audiodaten ordnungsgemäß funktionieren, und es ist eine noch bessere Möglichkeit, mehr voneinander zu lernen und allen das Gefühl zu geben, sich wohl zu fühlen, bevor sie auf die Tagesordnung springen.
Um dies zu erleichtern, schlagen wir vor:
Halte es einfach: Je nach Besprechung kann es sinnvoll sein, mit einer Standardfrage wie "Wie geht es Ihnen heute?" Zu beginnen.
Mischen: Wenn Sie Zeit haben, mischen Sie einige einzigartige Eisbrecher, um sich besser kennenzulernen (sehen Sie sich hier einige unserer Vorschläge an).
Übergeben Sie das Mikrofon Wir alle kennen wahrscheinlich diese unangenehme Stille, die auftritt, wenn jeder erwartet, dass jemand anderes eingreift. Um dies zu beheben, ermutigen Sie die Teams, sich nach ihrer eigenen Antwort gegenseitig das Mikrofon zu übergeben.
Wenn von jedem erwartet wird, dass er eine Antwort gibt, lassen Sie den Host starten und geben Sie das sprichwörtliche Mikrofon an einen beliebigen Teilnehmer weiter. Sobald der Teilnehmer antwortet, beendet er seine Aussage mit "Als nächstes übergebe ich das Mikrofon an (Name)". Dies hält das Gespräch in Bewegung und vermeidet die unangenehme Stille, darauf zu warten, dass jemand anderes eingreift.
3. Legen Sie eine Struktur fest, wie die Teilnehmer während des Meetings teilnehmen sollen.
Es ist nicht immer klar, wie Personen während eines virtuellen Meetings Kommentare oder Antworten abgeben sollen. Um das Gespräch am Laufen zu halten, legen Sie eine Struktur fest, wie die Teilnehmer an Besprechungen teilnehmen sollen, und seien Sie zu Beginn der Besprechung ehrlich zu diesen Erwartungen.
Einige unserer Lieblingsstrategien sind:
Heben Sie Ihre virtuelle Hand. Viele virtuelle Besprechungsplattformen verfügen über nonverbale Feedback-Tools, mit denen ein Teilnehmer angeben kann, dass er eine Frage hat, z. B. die Funktion "Hand heben" von Zoom. Bitten Sie die Teilnehmer bei großen Besprechungen, diese Tools zu verwenden, um anzugeben, wann sie eine Frage oder einen Eintrag haben, und der Gastgeber kann sie direkt anrufen. Dies kann auch eine großartige Möglichkeit sein, eine schnelle Ja / Nein-Frage von der Gruppe beantworten und erweitern zu lassen.
Verwenden Sie die Chat-Funktion: Bei schnellen Fragen können Sie Personen bitten, ihre Antworten in den Chat einzugeben (z. B. die Chat-Funktion von Google Hangouts). Auf diese Weise können Sie schnell auf die Antworten einer großen Gruppe hören und jeder kann aus den Antworten des anderen lernen. Wie Mariel Argonza, unser APAC-Kundenerfolgstrainer, betont, ist dies auch eine großartige Möglichkeit, Teilnehmer einzubeziehen, die Englisch als Zweitsprache verwenden.
Sprung: Abhängig von der Größe Ihres Meetings und der psychologischen Sicherheit Ihrer Teilnehmer können Sie festlegen, dass Personen einfach ihre Kommentare und Fragen eingeben. Als Moderator ist es wichtig, sich der Teilnahme bewusst zu sein, um sicherzustellen, dass eine Person das Gespräch nicht dominiert.
4. Stellen Sie sicher, dass sich alle Teilnehmer auf derselben Seite befinden.
Abhängig von der Art Ihres Meetings benötigen Sie möglicherweise einige zusätzliche Tools, um mit Ihrer Idee auf dieselbe Seite zu gelangen, z. B. ein virtuelles Whiteboard oder ein Tool für die Zusammenarbeit. Einige unserer Favoriten sind:
- Virtuelles Whiteboard: Viele der Tools für virtuelle Besprechungen verfügen über ein integriertes natives Whiteboard-Tool, mit dem die Teilnehmer ihre Ideen ausblenden und ihre Whiteboard-Bilder für die zukünftige Verwendung speichern können.
- Teilen Sie Ihren Bildschirm: Sehen Sie sich eine E-Mail an, bei der Sie Hilfe benötigen, oder haben Sie Probleme, ein Problem zu erklären, das Sie sehen? Verwenden Sie ein Bildschirmfreigabe-Tool wie Zoom Screen Share, damit Ihre Teilnehmer sehen können, was Sie aus ihrer Sicht sehen.
- JamBoard:: Mit JamBoard, einem Teil von GSuite, können Sie virtuell Whiteboards erstellen, Bilder und Text einfügen und Ihr Whiteboard für die zukünftige Verwendung speichern / freigeben.
- LucidChart:: Lucidchart ist eine visuelle Produktivitätsplattform, mit der Menschen Ideen, Informationen und Prozesse klar verstehen und austauschen können.
- Sah aus: Miro ist ein Online-Whiteboard-Tool, mit dem verteilte Teams von praktisch jedem Ort aus zusammenarbeiten können.
5. Bleiben Sie mit einer klaren Agenda oder Folie unterwegs.
Selbst bei einer klaren Agenda kann es schwierig sein, ein Gespräch in einer virtuellen Umgebung auf Kurs und pünktlich zu halten. Versuchen Sie Folgendes, um Ihr Meeting auf Kurs zu halten:
Verteilen Sie die Tagesordnung: Stellen Sie in der Einladung zur Besprechung klar, welche Themen Sie diskutieren, was von den Teilnehmern in Bezug auf die Vorbereitung erwartet wird und welche Ergebnisse die Besprechung haben wird.
Pause: Wenn alle stumm sind und in die Kamera starren, kann es instinktiv sein, Ihre Notizen zu durchgehen, ohne Luft zu holen. In einer virtuellen Atmosphäre ist es jedoch wichtiger denn je, langsamer zu werden und häufig zu pausieren, um sicherzustellen, dass die Benutzer die Möglichkeit haben, eine Verbindung herzustellen. Langsamere WiFi-Verbindungen können zu einer verzögerten Klangreaktion führen, und die Teilnehmer haben die Möglichkeit dazu verdauen Sie Ihre Worte.
Fragen stellen: In einer virtuellen Umgebung sehen Sie möglicherweise nicht immer verwirrt aus, und die Leute fühlen sich möglicherweise nicht so wohl, wenn sie Sie unterbrechen, um das Problem zu beheben. Fragen Sie Ihre Teilnehmer also absichtlich: Welche Fragen haben Sie an mich? Halten Sie länger als normal an, um auf Fragen zu warten.
Verwenden Sie Folien, um auf dem richtigen Weg zu bleiben: Wenn Sie ein Bild haben, das Sie auf dem Laufenden hält, können alle während des Meetings besser organisiert und fokussiert sein. Sie können vor oder nach dem Meeting Folien senden, dies ist jedoch eine nützliche Methode, um den Überblick über die besprochenen Themen zu behalten. Das Senden von Folien bedeutet auch, dass die Benutzer nicht so viele Notizen machen müssen (und daher die Besprechung nicht tippen müssen).
Selbst bei der Vorbereitung kann es zu unangenehmen Unterbrechungen, technischen Störungen und unangenehmen Momenten kommen. Wir empfehlen Ihnen jedoch, diese Momente zu akzeptieren, daraus zu lernen und sie zu überwinden. Wir sind doch alle zusammen dabei!
Wenn Sie gerade erst mit virtuellen Besprechungen beginnen, empfehlen wir Ihnen, Ihrem Team gegenüber ehrlich zu sein, dass dies eine Fähigkeit ist, an der Sie arbeiten. Üben Sie verschiedene Techniken, um herauszufinden, was für Sie am besten funktioniert. Erhalten Sie von Ihrem Team Feedback darüber, was im Kontext Ihrer Besprechungen funktioniert und was nicht.
Wenn Sie etwas finden, das für Sie funktioniert, teilen Sie es mit anderen, damit wir alle gemeinsam lernen können.
