Ich verwende Google Mail für alle meine E-Mails. Es gibt so viele coole Dinge, die Sie tun können, und die Integration mit anderen Google-Produkten wie Calendar und Drive sowie Nicht-Google-Produkten wie Evernote und Dropbox macht die Online-Arbeit viel effizienter.
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“/> Google Mail ist kostenlos und erfordert nur ein Google-Konto. Wenn Sie noch keine haben, melden Sie sich hier an.
Hier sind einige meiner besten Google Mail-Tipps:
1. Verwenden Sie vordefinierte Antworten, um Zeit zu sparen
Gespeicherte Antworten sind E-Mail-Vorlagen. Mit ihnen können Sie schnell Textausschnitte in E-Mails einfügen, ohne immer wieder etwas eingeben zu müssen. Ich habe in meinem Beitrag ein ausführliches Tutorial zum Einrichten von vordefinierten Antworten (E-Mail-Vorlagen) in Google Mail erstellt.
2. Verwenden Sie “Senden und Archivieren”, um Zeit zu sparen
Aktualisieren: Google Mail bietet diese Funktion jetzt automatisch an!
Mit der Funktion Senden & Archivieren können Sie gleichzeitig eine Antwort-E-Mail an das Archiv senden. Sie töten zwei Fliegen mit einer Klappe, als würden Sie normalerweise eine Antwort-E-Mail senden und diese dann mit einem weiteren Klick auf die Schaltfläche archivieren. Es mag trivial klingen, aber glauben Sie mir, jede gespeicherte Sekunde summiert sich!
Verbunden: Meine Produktivitätstipps
Um “Senden & Archivieren” in Google Mail zu aktivieren, klicken Sie oben rechts auf dem Bildschirm auf das Einstellungssymbol direkt unter Ihrem Bild. Wählen Sie im Dropdown-Menü “Einstellungen”. Wenn Sie sich auf der Seite “Einstellungen” befinden (die Registerkarte “Allgemein” sollte oben links ausgewählt sein), scrollen Sie nach unten, bis Sie den Abschnitt “Senden und Archivieren” sehen, und wählen Sie als Antwort die Schaltfläche “Senden und Archivieren anzeigen” “” Speichern Sie Ihre Änderungen.
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Jedes Mal, wenn Sie eine Antwort-E-Mail senden, sieht die Schaltfläche “Senden” wie im Bild unten aus. Sie werden sehen, dass Sie immer noch die Möglichkeit haben, einfach zu “senden”. Wenn Sie die E-Mail jedoch nicht mehr in Ihrem Posteingang benötigen, senden und archivieren Sie sie bitte auf einmal.
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3. Verwenden Sie Filter, um Ihren Posteingang zu zähmen
Mit Filtern können Sie E-Mail-Nachrichten bestimmte Kriterien zuweisen, die automatisch verarbeitet werden sollen. Angenommen, Sie erhalten wöchentlich eine E-Mail, die Sie automatisch markieren und archivieren möchten, damit Ihr Posteingang nicht überladen wird. Es gibt viele Möglichkeiten, Filter zu konfigurieren, aber der grundlegende Prozess ist wie folgt:
Klicken Sie in Google Mail auf die Nachricht in Ihrem Posteingang, mit der Sie arbeiten möchten. Klicken Sie oben im Fenster auf die Schaltfläche “Mehr” und wählen Sie “Nachrichten wie diese filtern”.
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An diesem Punkt werden Sie Schritt für Schritt durch die Anwendung der gewünschten Kriterien geführt. Sie können Filter auf E-Mails anwenden, die von einer bestimmten E-Mail-Adresse stammen, bestimmte Wörter enthalten, eine bestimmte Größe haben und vieles mehr. Wenn Sie Ihre Kriterien erfüllt haben, klicken Sie in der unteren rechten Ecke des Fensters auf den Link “Filter mit dieser Suche erstellen”.
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Im nächsten Fenster werden Sie gefragt, was Google Mail mit diesen durchgesickerten E-Mails tun soll. Weitere Filteroptionen und Informationen finden Sie in der Google Mail-Hilfe.
4. Erstellen Sie eine Signatur mit anklickbaren Links
Gehen Sie zu den Google Mail-Einstellungen, indem Sie auf das Einstellungssymbol in der oberen rechten Ecke des Bildschirms direkt unter dem Bild klicken. Wählen Sie “Einstellungen” aus dem Dropdown-Menü.
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Auf der nächsten Seite befinden Sie sich auf der Registerkarte “Allgemein” (oben auf dem Bildschirm angezeigt). Scrollen Sie einfach zum Abschnitt “Signatur” und verfassen Sie Ihre Signatur wie zum Beispiel WordPress. Dies ist Rich Text aktiviert, dh Sie können verknüpfen, Bilder hinzufügen, Ihren Text formatieren und vieles mehr.
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Sie können sogar eine andere Signatur für jede E-Mail-Adresse verwenden, wenn Sie mehrere Adressen haben. Wählen Sie einfach die gewünschte Adresse aus dem Dropdown-Menü oben im Feld Signatur aus, erstellen Sie Ihre Signatur für diese Adresse und speichern Sie Ihre Änderungen am unteren Bildschirmrand. Wiederholen Sie diesen Vorgang für so viele E-Mail-Adressen wie möglich.
5. Halten Sie Ihre Aufgabenliste mit Google Tasks geschlossen
Wenn Sie dazu neigen, Ihren Posteingang als Aufgabenliste zu verwenden oder nur einen Ort zum Speichern einer Aufgabenliste wünschen, ohne Ihre E-Mails ein- und aussteigen zu müssen, verwenden Sie Google Tasks.
Um auf Aufgaben in Google Mail zuzugreifen, klicken Sie einfach auf den Abwärtspfeil neben “Google Mail” in der oberen linken Ecke Ihres Google Mail-Bildschirms. Wählen Sie “Aufgaben” aus der Dropdown-Liste.
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Ihre Aufgabenliste wird unten angezeigt und Sie können Aufgaben hinzufügen, indem Sie die Eingabetaste eingeben und drücken. Sie können auch mehrere Aufgabenlisten erstellen. Hier finden Sie weitere Vorschläge für Tastaturkürzel und Aufgaben.
6. Verwenden Sie Etiketten, um die Dinge immer griffbereit zu haben.
Während Google Mail keine Dateien oder Ordner enthält, verfügt es über Tags, mit denen bestimmte E-Mails schnell referenziert werden können. Es gibt unzählige Möglichkeiten, wie Sie Ihre Etiketten organisieren können. Befolgen Sie die Tipps hier.
Persönlich werde ich nicht verrückt, weil ich die Suchfunktion in Google Mail ziemlich oft benutze. Es gibt jedoch Zeiten, in denen ich Dinge zur Hand haben möchte und ein Etikett gut funktioniert. Hier sind zwei Beispiele:
- Einen Ausflug planen: Meine Familie reist so gerne wie möglich. Ich erstelle ein Label für jedes Ziel, wie wir es planen. Zum Zeitpunkt des Schreibens dieses Artikels planen wir eine Reise nach Kalifornien, daher habe ich ein entsprechendes Namensschild. Jedes Mal, wenn ich eine E-Mail über unsere Reise erhalte, z. B. Informationen zu Flug, Hotel, Mietwagen, Ausflügen usw., füge ich das Etikett “Kalifornien” hinzu. Auf diese Weise muss ich meinem Gedächtnis nicht vertrauen, um nach allen Elementen der Reise zu suchen. Alles ist an einem Ort. Wenn wir von unserer Reise zurückkommen und meine Tag-Liste sauber halten möchten, klicke ich einfach mit der rechten Maustaste auf das Tag und lösche es. Das Tag ist weg, aber die zugehörigen E-Mails werden archiviert, sodass Sie später nach ihnen suchen können, wenn Sie möchten.
- Buzz-Datei: In meinem Beitrag “Starten eines Online-Geschäfts: Eine wirtschaftliche Checkliste” erwähne ich, wie wichtig es ist, eine Kommentardatei zu erstellen, um alle guten Dinge zu verfolgen, die Leute über meine Website oder Useletter sagen. Ich wende ein Tag auf sie an, damit ich sie leicht finden kann, wenn ich Zeugnisse finden muss oder nur etwas Ermutigung brauche.
7. Richten Sie Ihre Google Mail-Registerkarten ein
Im Jahr 2013 hielt es Google Mail für hilfreich, unsere Posteingänge in mehrere Registerkarten aufzuteilen und E-Mails an die Registerkarten weiterzuleiten, die sie für am besten geeignet hielten. (Weitere Informationen zu Registerkarten finden Sie hier.)
Viele Benutzer mochten diese Änderung, aber andere (einschließlich ich) dachten, die Dinge fühlten sich verstreut an. Persönlich bevorzuge ich, dass alle E-Mails an einen Ort gelangen, an dem ich sie nach Belieben verarbeiten kann.
Wenn Sie möchten, dass alle E-Mails an einen Ort gelangen, ohne in Registerkarten unterteilt zu sein, klicken Sie auf das Einstellungssymbol unter Ihrem Bild in der oberen rechten Ecke und wählen Sie im Dropdown-Menü die Option „Posteingang festlegen“. Deaktivieren Sie alle Kontrollkästchen (außer Primär, die nicht deaktiviert werden können) und speichern Sie sie.
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