Senden Sie immer wieder E-Mails an dieselbe Gruppe von Freunden oder Kollegen? Dies kommt bei vielen Menschen sehr häufig vor, insbesondere am Arbeitsplatz. Es kann jedoch zeitaufwändig und mühsam sein, jede einzelne E-Mail-Adresse immer wieder einzeln einzugeben. Außerdem besteht die Gefahr, dass Sie vergessen, jemanden in die E-Mail-Kette aufzunehmen.
Glücklicherweise gibt es eine viel einfachere Methode: das Erstellen einer Kontaktgruppe. Auf diese Weise können Sie Ihre Freunde oder Kollegen schnell und bequem in Gruppen zusammenfassen und ihnen mit minimalem Aufwand eine E-Mail senden. Mal sehen, wie es gemacht wird.
So erstellen Sie eine Kontaktgruppe in Outlook für Windows und Mac
Das Erstellen einer Outlook-Gruppe unterscheidet sich geringfügig, je nachdem, ob Sie die Desktop-App oder die Online-Version verwenden. Dieser Abschnitt konzentriert sich ausschließlich auf die Desktop-Versionen von Outlook für Windows- und Mac-Computer. Folgendes müssen Sie tun:
- Öffnen Sie Outlook.
- Klicken Sie in der Navigationsleiste auf die Registerkarte „Personen“.
- Wählen Sie „Home“ und dann die Schaltfläche „Neue Kontaktgruppe“.
- Suchen Sie oben auf dem Bildschirm nach der Schaltfläche „Neuer Kontakt“, aber klicken Sie nicht darauf. Klicken Sie stattdessen auf den kleinen Pfeil daneben. Daraufhin sollte ein Dropdown-Menü angezeigt werden. Wählen Sie „Kontaktgruppe“ aus der Liste.
- Sie werden aufgefordert, einen Namen für Ihre neue Gruppe zu erstellen. Geben Sie einen Namen ein und drücken Sie zur Bestätigung die Eingabetaste.
- Nachdem Sie einen Namen eingegeben haben, ist es an der Zeit, die Gruppe mit Leuten zu füllen.
So vervollständigen Sie Ihre neue Gruppe:
- Suchen Sie im Menü auf der rechten Seite nach der Schaltfläche „Mitglieder hinzufügen“.
- Doppelklicken Sie auf jede Person, die Sie aus Ihrer Outlook-Liste oder Ihrem Adressbuch hinzufügen möchten.
- Wenn Sie jemanden hinzufügen möchten, der nicht auf der Liste steht, geben Sie seine E-Mail-Adresse manuell ein und fügen Sie so viele Kontakte hinzu, wie Sie möchten. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „OK“, um die Gruppe zu beenden.
So erstellen Sie eine Gruppe in Outlook.com
Möchten Sie Nachrichten lieber über den Browser senden und empfangen? Wenn Sie ein Webanwendungsbenutzer sind, weist der Gruppenerstellungsprozess einige geringfügige Unterschiede auf, ist aber dennoch einfach. Befolgen Sie die folgenden Schritte, um dies zu erreichen:
- Melden Sie sich zunächst im Browser Ihrer Wahl bei Outlook.com an.
- Suchen Sie auf der linken Seite nach dem kleinen „Personen“-Symbol (es sieht aus wie zwei Personen zusammen) und klicken Sie darauf.
- Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben „Neuer Kontakt“ und wählen Sie „Neue Gruppe“.
- Wählen Sie einen Namen für Ihre Gruppe und geben Sie bei Bedarf eine kurze Beschreibung in das dafür vorgesehene Feld ein, um zusätzlichen Kontext zu erhalten.
- Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche „Erstellen“.
- Anschließend können Sie direkt aus Ihrer Outlook-Kontaktliste heraus E-Mails für die Personen schreiben, die Sie hinzufügen möchten.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“, sobald Sie Ihre Auswahl getroffen haben, um den Vorgang abzuschließen.
So erstellen Sie eine Gruppe in Outlook für mobile Geräte
Es ist sogar möglich, Gruppen über die mobile Outlook-App auf Ihrem iPhone oder Android-Gerät zu erstellen. Auch dies ist wirklich einfach, und hier erfahren Sie, wie es geht:
- Öffnen Sie die mobile Outlook-App.
- Tippen Sie oben links auf Ihr Profilbild oder -symbol, um Ordner und Menü anzuzeigen.
- Suchen Sie in der Liste nach „Gruppen“ und tippen Sie darauf.
- Tippen Sie unten rechts auf die Schaltfläche „Neue Gruppe“.
- Geben Sie einen Namen für Ihre Gruppe ein.
- Fügen Sie Mitglieder hinzu, indem Sie Namen oder E-Mail-Adressen in das entsprechende Textfeld eingeben.
- Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche „Erstellen“, um die Erstellung abzuschließen.
So senden Sie eine E-Mail an eine Gruppe in Outlook
Sobald Sie mit einer der oben genannten Methoden eine Gruppe gebildet haben, sollte es viel einfacher sein, alle Ihre Mitglieder zu kontaktieren als zuvor. Das ist wie man es macht:
- Öffnen Sie eine neue Nachricht und geben Sie den Betreff und den Text ein, den Sie senden möchten.
- Beginnen Sie dann in der Leiste „An“ oder „CC“ mit der Eingabe des Namens Ihrer Gruppe.
- Nachdem Sie ein paar Buchstaben eingegeben haben, sollte die entsprechende Gruppe in einer Dropdown-Liste erscheinen und Sie können darauf klicken, um die Nachricht an alle Mitglieder dieser Sammlung zu senden.
häufige Fragen
Wie bearbeite ich Kontaktgruppen in Outlook?
Verwenden Sie die Registerkarte „Personen“ in Outlook, um Ihre Gruppe zu finden, und wählen Sie daneben „Bearbeiten“, um auf den Bearbeitungsbildschirm zuzugreifen. Sie können den Titel, das Profilfoto und die Gruppenmitgliederliste ändern. Bitte beachten Sie, dass Sie nur Gruppen bearbeiten können, deren Eigentümer Sie sind.
Welchen Sinn hat die Verwendung von Outlook-Kontaktgruppen?
Der Vorteil von Netzwerkgruppen besteht darin, dass Sie damit fünf, zehn, 20 oder sogar mehr Personen gleichzeitig E-Mails senden können. Anstatt jede E-Mail-Adresse manuell eingeben zu müssen, geben Sie einfach den Gruppennamen ein und senden Sie eine Nachricht an alle. Durch die Gruppierung von Kontakten verringert sich auch das Risiko, jemanden versehentlich aus dem Chat auszuschließen.
Sind Outlook-Kontaktgruppen dasselbe wie Office 365-Gruppen?
Nein, Office 365-Gruppen unterscheiden sich stark von Outlook-Kontaktgruppen. Mit Outlook-Kontaktgruppen können Sie verschiedene Kontakte gruppieren, sodass Sie ihnen alle gleichzeitig eine E-Mail senden können. In einer Office 365-Gruppe hingegen können mehrere Benutzer gruppiert werden, um dieselbe E-Mail-Adresse und denselben Posteingang zu teilen. Beide Optionen sind für professionelle Benutzer nützlich, aber auch im Alltag sind Outlook-Kontaktgruppen nützlich für Personen, die häufig E-Mails an Familie oder Freunde senden.
Wie verwalte ich Gruppen in Outlook?
Das Verwalten von Gruppen kann über die Registerkarte „Personen“ in Ihrer Outlook-App oder Outlook.com oder über das Menü „Gruppen“ erfolgen, wenn Sie ein mobiles Gerät verwenden. Beachten Sie jedoch, dass nur Gruppeneigentümer ihre Gruppen bearbeiten oder Personen hinzufügen und entfernen können. Denken Sie daran: Wenn Sie nicht über den Status „Eigentümer“ verfügen, können Sie nicht viel mehr tun, als Gruppen anzusehen oder zu verlassen.
Sparen Sie Zeit mit Outlook-Kontaktgruppen
Kontaktgruppen sind eine großartige Möglichkeit, Zeit bei der Verwaltung Ihres Posteingangs zu sparen und mit Freunden, Kollegen und allen anderen Personen, mit denen Sie regelmäßig chatten, in Kontakt zu bleiben. Wenn Sie Ihre täglichen E-Mail-Routinen um ein paar Sekunden verkürzen möchten, ist dies ein guter Anfang.
Haben Sie in der Vergangenheit mit Outlook Groups Zeit gespart? Kennen Sie weitere clevere Möglichkeiten, den E-Mail-Versand noch effizienter zu gestalten? Teilen Sie Ihre Gedanken und Ideen in den Kommentaren.
