Wenn Sie ein Unternehmen besitzen und Ihren Kundenservice optimieren und die Benutzerzufriedenheit verbessern möchten, ist die Einrichtung von Voicemail von entscheidender Bedeutung. Mit RingCentral können Sie genau das tun, egal ob Sie Ihren Desktop oder Ihr Telefon verwenden, je nachdem, welche Arbeitsweise Sie bevorzugen.
Befolgen Sie diese Schritt-für-Schritt-Anleitung, um sicherzustellen, dass Ihre Voicemail so eingerichtet ist, dass Sie sicher sind, dass sie Ihre Kunden zufrieden stellt.
Richten Sie Ihre Voicemail in RingCentral auf dem Desktop und im Web ein
Wenn Sie es gewohnt sind, an Ihrem Computer zu arbeiten, fällt es Ihnen wahrscheinlich auch leichter, Ihre Voicemail auf diesem Gerät einzurichten. Dies ist über das Web oder die Desktop-Anwendung auf Ihrem Computer möglich. Das ist wie:
- Gehen Sie auf Ihrem Desktop zur RingCentral-App oder melden Sie sich auf Ihrem Konto bei Ihrem Konto an Webversion. Für einen schnelleren und einfacheren Zugriff können Sie auch die Option „Single Sign-On“ nutzen.
- Sobald Sie eingeloggt sind, finden Sie unten links „Einstellungen“.
- Gehen Sie in der Optionsliste links auf „Telefon“.
- Scrollen Sie nach unten, bis Sie „Voicemail“ erreichen.
- Auf der rechten Seite befindet sich die Schaltfläche „Bearbeiten“. Ihre Begrüßungen sind jeden Tag und zu jeder Zeit aktiv. Um sie zu ändern, gehen Sie zu „Zeitplan bearbeiten“ und konfigurieren Sie Ihre Einstellungen.
- Um zu überprüfen, wie Ihre aktuelle Voicemail-Begrüßung lautet, tippen Sie auf die Wiedergabetaste und hören Sie zu.
- Wenn Sie mit der Standard-Voicemail von RingCentral zufrieden sind, können Sie diese beibehalten, unten Ihre PIN eingeben und auf „Speichern“ tippen.
So richten Sie Voicemail in RingCentral ein. So richten Sie Voicemail in RingCentral ein
Wenn Ihnen die Standard-Voicemail von RingCentral nicht gefällt und Sie Ihre Begrüßung an das Image Ihres Unternehmens anpassen möchten, machen Sie sich keine Sorgen. Dies können Sie auf verschiedene Arten erreichen.
Bevor Sie jedoch beginnen, müssen Sie in den Voicemail-Einstellungen zunächst die Einstellung „Standard“ im Dropdown-Menü auf „Benutzerdefiniert“ ändern. Es gibt drei Möglichkeiten: Fügen Sie Ihre eigene Voicemail per Telefonanruf, über Ihr Mikrofon oder durch Importieren einer Audiodatei hinzu.
Durch einen Anruf
So richten Sie Ihre personalisierte RingCentral-Voicemail per Telefonanruf ein:
- Tippen Sie in den aktuellen Einstellungen auf die Schaltfläche „Telefon“.
- Geben Sie unter „Ruf mich an unter“ die Nummer ein, die RingCentral Sie anrufen soll, es sei denn, Sie möchten aus anderen Gründen, dass die von Ihnen bereits angegebene Telefonnummer verwendet wird.
- Klicken Sie auf „Jetzt anrufen“.
- Befolgen Sie die Anweisungen während des Anrufs.
- Kehren Sie zu Ihrem Bildschirm zurück und tippen Sie auf „Fertig“.
- Klicken Sie auf „Speichern“, um Ihre neue RingCentral-Voicemail zu bestätigen.
Verwendung des Computermikrofons
So erstellen Sie eine Voicemail durch Audioaufnahme mit Ihrem Mikrofon:
- Wechseln Sie zu „Computermikrofon“.
- Wenn Sie aufgefordert werden, Zugriff auf Ihr Mikrofon zu gewähren, klicken Sie im Popup-Fenster auf „Zulassen“.
- Tippen Sie auf den roten Kreis, um die Aufnahme zu starten und sofort in das Mikrofon Ihres Computers zu sprechen.
- Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche, um die Aufzeichnung zu beenden, sobald Sie alles gesagt haben, was Ihre zukünftigen Kunden hören sollen. Mit der blauen Schaltfläche können Sie Ihre Aufnahme anhören und sehen, ob Sie mit Ihrer neuen Voicemail zufrieden sind. Wenn Sie nicht zufrieden sind, können Sie die Aufnahme erneut durchführen, indem Sie erneut auf den roten Kreis drücken und den Aufnahmevorgang wiederholen.
- Laden Sie die fertige Aufnahme, indem Sie auf den Aufwärtspfeil tippen.
- Tippen Sie auf „Fertig“.
- Klicken Sie auf „Speichern“, um den Vorgang abzuschließen und Ihre Auswahl zu bestätigen.
Importieren Sie eine Audiodatei
Wenn Sie bereits über eine benutzerdefinierte Audioaufnahme auf Ihrem Gerät verfügen und diese als Ihre neue RingCentral-Voicemail verwenden möchten, fügen Sie sie hinzu, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:
- Klicken Sie auf die letzte Option unter der Option „Benutzerdefiniert“, also „Importieren“.
- Tippen Sie auf die Schaltfläche „Durchsuchen“, um zu den Dateien auf Ihrem Computer zu gelangen.
- Sie können eine Datei nur im MP3- oder WAV-Format hochladen. Bereiten Sie daher im Voraus eine Datei vor, die dieser Regel entspricht.
- Tippen Sie auf „Öffnen“, um die gewünschte Audiodatei zu laden.
- Drücken Sie „Fertig“.
- Tippen Sie zum Abschluss auf „Speichern“.
Nichts hält ewig, also ändern Sie Ihre Voicemail so oft Sie möchten. Wenn Sie außerdem Ihre Meinung ändern und wieder die Standard-Voicemail von RingCentral verwenden möchten, können Sie dies tun, indem Sie auf „Auf Standardeinstellungen zurücksetzen“ und „Speichern“ klicken.
Richten Sie Voicemail in RingCentral in der mobilen App ein
Mit seiner praktischen mobilen App, die sowohl für iOS als auch für Android verfügbar ist, macht RingCentral das Einrichten Ihrer Voicemail zum Kinderspiel. Hier sind die Schritte:
- Gehen Sie auf Ihrem Mobilgerät zur RingCentral-App.
- Greifen Sie oben links auf Ihr Profil zu.
- Gehen Sie zu „Telefon“.
- Suchen Sie nach „Voicemail“.
- Wenn Sie nicht möchten, dass Ihre Voicemail rund um die Uhr abgespielt wird, können Sie einen anderen Zeitplan festlegen, indem Sie auf „Zeitplan festlegen“ gehen und Ihren Arbeitsplan konfigurieren.
- Ihre aktuelle Voicemail ist die von RingCentral festgelegte Standard-Voicemail (Sie können sie anhören, indem Sie die Wiedergabetaste drücken). Um es zu ändern und Ihr eigenes hinzuzufügen, ändern Sie von „Standard“ zu „Benutzerdefiniert“.
- Sie sehen die Option „Neue Begrüßung aufzeichnen“. Diese Option wird Ihnen nur angezeigt, wenn Sie Ihre Voicemail über Ihr Telefon einrichten.
- Um die Aufnahme zu starten, tippen Sie auf den roten Kreis. Um die Aufnahme zu beenden, drücken Sie erneut die rote Taste.
- Wenn Sie mit der Aufnahme zufrieden sind, klicken Sie auf „Speichern“.
Richten Sie Voicemail in RingCentral über das Admin-Portal ein
Als Administrator eines RingCentral-Kontos können Sie Voicemail über das Verwaltungsportal einrichten, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:
- Melden Sie sich auf der RingCentral-Website bei Ihrem Konto an Verwaltungsportal.
- Greifen Sie über das Dropdown-Menü „Admin-Portal“ auf „Meine Nebenstelle“ zu.
- Tippen Sie in der oberen Zeile der Menüs auf die Registerkarte „Einstellungen“.
- Öffnen Sie den Bereich „Anrufweiterleitung und Voicemail“.
- Gehen Sie zum Reiter „Arbeitszeiten“.
- Wählen Sie im Abschnitt „Verpasste Anrufe“ die Option „An Voicemail senden“.
- Hören Sie sich Ihre aktuelle Voiceover-Version an, indem Sie die Wiedergabetaste drücken. Wenn Sie es in ein benutzerdefiniertes ändern möchten, klicken Sie auf „Bearbeiten“.
- Ändern Sie „Standard“ in „Benutzerdefiniert“.
- Nehmen Sie es auf und klicken Sie auf „Speichern“, wenn Sie mit dem Voiceover zufrieden sind.
häufige Fragen
Wie lautet meine RingCentral-Voicemail-PIN?
Ihre RingCentral-Voicemail-PIN ist das Passwort, mit dem Sie auf Ihre Voicemails zugreifen und Ihr Konto verifizieren. Sie finden es in den Voicemail-Bereichen Ihrer Desktop- und Mobil-App.
Was mache ich, wenn ich Sprachnachrichten erhalte, aber keine Anrufe?
Überprüfen Sie zunächst, ob Sie Voicemails, aber keine Anrufe erhalten, ob Ihr RingCentral auf die neueste Version aktualisiert ist und ob Ihre Internetverbindung stabil ist. Melden Sie sich als Nächstes an und ab und bitten Sie jemanden, Sie anzurufen. Wenn das Problem dadurch nicht behoben wird, überprüfen Sie, ob nur ein Gerät mit dem Konto verbunden ist und dass „Bitte nicht stören“ nicht versehentlich aktiviert ist.
Kann ich meine Voicemail-PIN in RingCentral ändern?
Ja, Sie können Ihre PIN für Sprachnachrichten in RingCentral oder die PIN anderer Mitarbeiter ändern, wenn Sie der Kontoadministrator sind. Die Einstellungen zur PIN-Änderung finden Sie in den Voicemail-Abschnitten Ihrer Mobil- und Desktop-Konten.
Besserer Kundenservice mit der richtigen Voicemail
Sprachnachrichten helfen Ihnen, in Ruhe zu arbeiten, ohne wichtige Anrufe zu verpassen oder potenzielle Kunden zu verlieren. Dadurch bleiben Sie und Ihre Kunden stressfrei und ruhig. Wenn Sie außerdem eine attraktive Begrüßung gestalten, zeigen Sie Ihren Benutzern, dass Sie sich um sie kümmern.
Sagen Sie uns in den Kommentaren unten, ob dieser Artikel Ihnen beim Einrichten Ihrer ersten Voicemail in RingCentral geholfen hat und wie er Ihren Arbeitsablauf und Kundenservice verbessert hat.
