Es ist ärgerlich, wenn wichtige E-Mails Ihres Chefs in einem Stapel neuer E-Mails untergehen. Sie können Ihren Posteingang jedes Mal durchsuchen und versuchen, diese bestimmte E-Mail zu finden. Aber es gibt noch eine andere Methode, dies ohne den ganzen manuellen Aufwand zu bewerkstelligen. Da es sich hierbei um einen automatisierten Prozess handelt, spart dies einiges an Zeit. Dies hilft Ihnen, diese Zeit für andere produktive Arbeiten zu nutzen.
Obwohl es in diesem Artikel darum geht, Regeln zu erstellen, die Ihre E-Mails anhand bestimmter Kriterien an den gewünschten Speicherort verschieben, erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie Regeln erstellen und bestimmte E-Mails automatisch in einen Ordner in Outlook verschieben.
Wie verschiebe ich E-Mails automatisch in einen Ordner in Outlook?
Um Funktionen wie das automatische Verschieben von E-Mails in einen Ordner in Outlook nutzen zu können, müssen Sie einige Regeln erstellen. Sehen wir uns also an, wie man Regeln für die neueren Versionen von Microsoft Outlook erstellt.
Öffnen Sie zunächst die E-Mail des Absenders, den Sie automatisch verschieben möchten. Öffne das Mitteilungen Tab und klicken Sie Regeln und dann klicken Regel erstellen.
Wählen Sie die Kriterien aus, die Sie erfüllen müssen. Sie können beispielsweise „Die Sache enthält und geben Sie die Wörter an, die übereinstimmen müssen.
Niedrig “Mach Folgendes,” wählen „Element in Ordner verschieben“ und wählen Sie den Ordner aus, in den Sie diese E-Mails verschieben möchten.
Wenn Sie von nun an E-Mails von einem Absender erhalten, der die Kriterien erfüllt, verschiebt diese Regel die E-Mail automatisch in den Ordner. Darüber hinaus können Sie in der folgenden Eingabeaufforderung auswählen, dass Ihre Regeln auf vorhandene E-Mails im Posteingang angewendet werden sollen.
Benutzerdefinierte Regeln
Neben senderspezifischen Regeln können Sie auch einige benutzerdefinierte Regeln festlegen. Wenn Sie beispielsweise E-Mails von Mitarbeitern der Vertriebsabteilung erhalten, können Sie festlegen, dass diese automatisch in den Ordner „Verkäufe“ verschoben werden. Um es zu schaffen,
Offen Heim > Regeln und auswählen Regeln und Warnungen verwalten.
Klicken Sie nun in der Regelliste auf Neue Regel.
Jetzt können Sie im Regelassistenten die vorhandenen Vorlagen auswählen, die ebenfalls sehr nützlich sind. Sie können jedoch eine völlig neue Regel festlegen, wenn Sie eine sehr komplexe Regel benötigen.
Wählen wir für diesen Fall die Option aus Kategorie „Organisiert bleiben“. Geben Sie als Nächstes Ihre Kriterien und den Zielordner an.
(Notiz: Um Werte zu bearbeiten, klicken Sie auf den hervorgehobenen Text und geben Sie den Wert in Schritt 2 ein. Das Bild oben stellt nur das Konzept dar. Speichern Sie die Regel und wenden Sie sie bei Bedarf jetzt an, um vorhandene E-Mails zu organisieren.
Das ist alles. Mithilfe dieser Regeln können Sie E-Mails in den angegebenen Ordner verschieben.
Für Outlook Internet
Was also, wenn Sie Outlook Web verwenden? Die Einstellungen sind ebenfalls ähnlich, aber die Art und Weise, wie Sie auf die Einstellungen zugreifen, ändert sich in den Webversionen.
Öffne das Einstellungen Symbol auf Ihrem Bildschirm und klicken Sie Alle Outlook-Einstellungen anzeigen.
Klicken Sie nun Regeln niedrig Post Optionen und klicken Sie auf Neue Regel um eine neue Regel hinzuzufügen.
Konfigurieren Sie Ihre Regel in diesem Fenster mithilfe der Einstellungen. > Legen Sie zunächst einen Namen für diese neue Regel fest, um sie später identifizieren zu können.
> Klicken Sie dann auf die Bedingung und wählen Sie eine Bedingung aus, die Sie für diese neue Regel festlegen möchten. Hier möchte ich das Netzwerk bestimmter Absender verschieben. Also wähle ich „Von“ und gebe diese Namen oder E-Mail-Adressen an.
> Geben Sie abschließend hier die auszuführende Aktion an. In diesem Beispiel verschiebe ich diese E-Mails in einen Ordner (mit dem Namen „Wichtig“).
Abschluss
So können Sie E-Mails automatisch in einen bestimmten Ordner verschieben. Diese Schritte sind einfach und sehr nützlich für die Produktivität. Wenn Ihre Organisation also Outlook verwendet, hilft Ihnen diese spezielle Einstellung dabei, Ihre E-Mails sehr effizient zu verwalten und zu organisieren.
