Das Koordinieren einer großen Datenmenge in Microsoft Excel ist zeitaufwändig. Diese Kopfschmerzen können noch schlimmer werden, wenn Sie Daten aus mehreren Tabellenkalkulationen vergleichen müssen. Das Letzte, was Sie tun möchten, ist, Zellen manuell per Kopieren und Einfügen zu übertragen. Glücklicherweise ist es nicht notwendig. Die VLOOKUP-Funktion kann Ihnen dabei helfen, diese Aufgabe zu automatisieren und Ihnen viel Zeit zu sparen.
Ich weiß, die „SVERWEIS-Funktion“ klingt nach der geekigsten und kompliziertesten Sache überhaupt. Aber wenn Sie diesen Artikel zu Ende gelesen haben, werden Sie sich fragen, wie Sie jemals in Excel ohne Excel überlebt haben.
Die SVERWEIS-Funktion von Microsoft Excel ist einfacher zu verwenden, als Sie denken. Außerdem ist es unglaublich leistungsstark und definitiv etwas, das Sie in Ihrem Arsenal an Analysewaffen haben möchten. Was genau macht VLOOKUP? Hier ist die einfache Erklärung: Die VLOOKUP-Funktion sucht nach einem bestimmten Wert in Ihren Daten, und sobald sie diesen Wert identifiziert, kann sie einige andere Informationen finden und anzeigen, die mit diesem Wert verknüpft sind.
Wie funktioniert SVERWEIS?
VLOOKUP bedeutet „vertikale Suche“. In Excel bedeutet dies die Suche nach Daten in einer Kalkulationstabelle, wobei die Spalten der Kalkulationstabelle und eine eindeutige Kennung innerhalb dieser Spalten als Grundlage für Ihre Suche verwendet werden. Wenn Sie nach Ihren Daten suchen, sollten diese in einer vertikalen Liste angezeigt werden, unabhängig davon, wo sie sich befinden.
Die Formel schaut immer nach rechts.
Wenn Sie in Excel einen SVERWEIS durchführen, suchen Sie im Wesentlichen nach neuen Daten in einer anderen Tabelle, die mit alten Daten in der aktuellen Tabelle verknüpft sind. Wenn VLOOKUP diese Suche ausführt, sucht es immer nach neuen Daten aus Ihren aktuellen Daten.
Wenn beispielsweise eine Tabelle eine vertikale Liste mit Namen und eine andere eine unorganisierte Liste dieser Namen enthält, können Sie mit VLOOKUP diese E-Mail-Adressen in der Reihenfolge abrufen, in der Sie sie in Ihrer ersten Tabelle haben. Diese E-Mail-Adressen müssen in der Spalte rechts neben den Namen in der zweiten Tabelle erscheinen, sonst kann Excel sie nicht finden. (Stelle dir das vor … )
Die Formel benötigt eine eindeutige Kennung, um Daten abzurufen.
Das Geheimnis, wie VLOOKUP funktioniert? Eindeutige Bezeichner.
Eine eindeutige Kennung ist eine Information, die von Ihren beiden Datenquellen gemeinsam genutzt wird und, wie der Name schon sagt, eindeutig ist (d. h. die Kennung ist nur einem Datensatz in Ihrer Datenbank zugeordnet). Zu den eindeutigen Identifikatoren gehören Produktcodes, Lagereinheiten (SKUs) und Kundenkontakte.
Okay, genug der Erklärung – sehen wir uns ein weiteres Beispiel für VLOOKUP in Aktion an!
SVERWEIS-Beispiel
Im folgenden Video zeigen wir ein Beispiel in Aktion, bei dem die SVERWEIS-Funktion verwendet wird, um E-Mail-Adressen (aus einer zweiten Datenquelle) mit den entsprechenden Daten auf einem separaten Blatt abzugleichen.
Anmerkung des Verfassers: Es gibt viele verschiedene Versionen von Excel, sodass das, was Sie im Video oben sehen, möglicherweise nicht immer genau mit dem übereinstimmt, was Sie in Ihrer Version sehen. Deshalb empfehlen wir Ihnen, die unten aufgeführten Anweisungen zu befolgen.
Zu Ihrer Information: So sieht eine SVERWEIS-Funktion aus:
SVERWEIS (lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup)
In den folgenden Schritten weisen wir jeder dieser Komponenten den richtigen Wert zu und verwenden dabei die Kundennamen als eindeutige Kennung, um die MRR jedes Kunden zu ermitteln.
1. Identifizieren Sie eine Zellspalte, die Sie mit neuen Daten füllen möchten.
Denken Sie daran, dass Sie Daten von einem anderen Blatt abrufen und in diesem ablegen möchten. Beschriften Sie vor diesem Hintergrund eine Spalte neben den Zellen, zu denen Sie weitere Informationen wünschen, mit einem entsprechenden Titel in der oberen Zelle, z. B. „MRR“ für monatlich wiederkehrende Einnahmen. In dieser neuen Spalte werden die Daten abgelegt, die Sie erhalten.
2. Wählen Sie „Funktion“ (Fx) > SVERWEIS und fügen Sie diese Formel in die hervorgehobene Zelle ein.
Links neben der Textleiste über Ihrer Tabelle sehen Sie ein kleines Funktionssymbol, das wie ein Skript aussieht: FX. Klicken Sie auf die erste leere Zelle unter Ihrem Spaltentitel und dann auf dieses Funktionssymbol. Eine Box mit dem Titel Formel-Builder entweder Funktion einfügen wird auf der rechten Seite des Bildschirms angezeigt (abhängig von der Excel-Version, die Sie verwenden).
Suchen und wählen Sie „SVERWEIS“ aus der Liste der im Formula Builder enthaltenen Optionen. Dann auswählen Okay entweder Funktion einfügen um mit der Erstellung Ihres VLOOKUP zu beginnen. Die Zelle, die Sie derzeit in Ihrer Tabelle markiert haben, sollte so aussehen: „=VLOOKUP()„
Sie können diese Formel auch in einem Anruf manuell eingeben, indem Sie den fett gedruckten Text oben genau in die gewünschte Zelle eingeben.
Nachdem Sie den Text =SVERWEIS in Ihre erste Zelle eingegeben haben, ist es an der Zeit, die Formel mit vier verschiedenen Kriterien zu füllen. Mithilfe dieser Kriterien kann Excel genau eingrenzen, wo sich die gewünschten Daten befinden und wonach gesucht werden muss.
3. Geben Sie den Suchwert ein, für den Sie neue Daten abrufen möchten.
Das erste Kriterium ist Ihr Suchwert: Dies ist der Wert aus Ihrer Tabelle, mit dem Daten verknüpft sind, die Excel finden und für Sie zurückgeben soll. Um ihn einzugeben, klicken Sie auf die Zelle mit dem Wert, für den Sie eine Übereinstimmung finden möchten. In unserem oben gezeigten Beispiel befindet es sich in Zelle A2. Es beginnt mit der Migration Ihrer neuen Daten nach D2, da diese Zelle die MRR des in A2 aufgeführten Kundennamens darstellt.
Beachten Sie, dass Ihr Suchwert alles sein kann: Text, Zahlen, Website-Links, was auch immer. Solange der gesuchte Wert mit dem Wert in der Referenztabelle übereinstimmt, worüber wir im nächsten Schritt sprechen, gibt diese Funktion die gewünschten Daten zurück.
4. Geben Sie das Tabellenarray der Tabellenkalkulation ein, in dem sich die gewünschten Daten befinden.
Geben Sie neben dem Feld „Tabellenarray“ den Zellbereich ein, den Sie durchsuchen möchten, und das Blatt, auf dem sich diese Zellen befinden. Verwenden Sie dazu das im Screenshot oben gezeigte Format. Der obige Eintrag bedeutet, dass sich die gesuchten Daten in einer Tabelle mit dem Titel „Seiten“ befinden und irgendwo zwischen Spalte B und Spalte K zu finden sind.
Das Blatt, in dem sich Ihre Daten befinden, muss sich in Ihrer aktuellen Excel-Datei befinden. Dies bedeutet, dass sich Ihre Daten möglicherweise in einer anderen Zellentabelle irgendwo in Ihrer aktuellen Tabelle befinden, in einer anderen Tabelle, die unten in Ihrer Arbeitsmappe verlinkt ist, wie unten gezeigt.
Wenn sich Ihre Daten beispielsweise in „Blatt2“ zwischen den Zellen C7 und L18 befinden, lautet der Tabellenarray-Eintrag „Blatt2!“ C7: L18“.
5. Geben Sie die Spaltennummer der Daten ein, die Excel zurückgeben soll.
Unter dem Tabellenarray-Feld geben Sie die „Spaltenindexnummer“ des gesuchten Tabellenarrays ein. Wenn Sie sich beispielsweise auf die Spalten B bis K konzentrieren (bei Eingabe im Feld „Tabellenarray“ mit „B:K“ gekennzeichnet), sich die gewünschten spezifischen Werte jedoch in Spalte K befinden, geben Sie „10“ ein Feld „Spaltenindexnummer“, da Spalte K die zehnte Spalte von links ist.
6. Geben Sie Ihren Suchbereich ein, um eine genaue oder ungefähre Übereinstimmung mit Ihrem Suchwert zu finden.
In Situationen wie unserer, bei denen es um das monatliche Einkommen geht, möchten Sie Übereinstimmungen in der gesuchten Tabelle finden. Geben Sie dazu im Feld „Bereichssuche“ „FALSE“ ein. Dies teilt Excel mit, dass Sie nur den genauen Umsatz ermitteln möchten, der jedem Verkaufskontakt zugeordnet ist.
Um Ihre brennende Frage zu beantworten: Ja, Sie können Excel erlauben, nach einer Übereinstimmung statt nach einer genauen Übereinstimmung zu suchen. Geben Sie dazu einfach TRUE statt FALSE in das oben abgebildete vierte Feld ein.
Wenn VLOOKUP für einen Fuzzy-Match konfiguriert ist, sucht es nach Daten, die seinem Suchwert am nächsten kommen, und nicht nach Daten, die mit diesem Wert identisch sind. Wenn Sie beispielsweise nach Daten suchen, die mit einer Liste von Website-Links verknüpft sind, und einige Ihrer Links „https://“ am Anfang haben, möchten Sie möglicherweise einen Fuzzy-Match finden, falls es Links gibt, die dies nicht haben dieses „https://“-Tag. Auf diese Weise kann der Rest des Links ohne dieses führende Text-Tag übereinstimmen, was dazu führt, dass Ihre SVERWEIS-Formel einen Fehler zurückgibt, wenn Excel ihn nicht finden kann.
7. Klicken Sie auf „Fertig“ (oder „Eingabe“) und füllen Sie Ihre neue Spalte aus.
Um die gewünschten Werte aus Schritt 1 offiziell in Ihre neue Spalte aufzunehmen, klicken Sie nach dem Ausfüllen des Felds „Bereichssuche“ auf „Fertig“ (oder „Eingabe“, je nach Ihrer Excel-Version). Dadurch wird Ihre erste Zelle gefüllt. Sie können diese Gelegenheit nutzen und in der anderen Tabelle nachsehen, ob dies der richtige Wert ist.
Wenn ja, füllen Sie den Rest der neuen Spalte mit jedem weiteren Wert aus, indem Sie auf die erste gefüllte Zelle und dann auf das kleine Quadrat klicken, das in der unteren rechten Ecke dieser Zelle erscheint. Gemacht! Alle Ihre Werte sollten angezeigt werden.
SVERWEIS funktioniert nicht?
Wenn Sie die oben genannten Schritte befolgt haben und Ihr VLOOKUP immer noch nicht funktioniert, liegt ein Problem mit Ihrem vor:
- Syntax (d. h. wie Sie die Formel strukturiert haben)
- Werte (d. h. wenn die gesuchten Daten gut und korrekt formatiert sind)
Fehlerbehebung bei der SVERWEIS-Syntax
Sehen Sie sich zunächst die SVERWEIS-Formel an, die Sie in die dafür vorgesehene Zelle eingegeben haben.
- Beziehen Sie sich auf den richtigen Suchwert für Ihre Schlüsselkennung?
- Geben Sie den richtigen Tabellenarray-Bereich für die Werte an, die Sie abrufen müssen?
- Geben Sie das richtige Blatt für den Bereich an?
- Ist das Blatt richtig geschrieben?
- Verwenden Sie die richtige Syntax, um auf das Blatt zu verweisen? (z. B. Seiten!B:K oder „Blatt 1“!B:K)
- Wurde die richtige Spaltennummer angegeben? (z. B. A ist 1, B ist 2 usw.)
- Ist „True“ oder „False“ der richtige Pfad für Ihre Blattkonfiguration?
Fehlerbehebung bei SVERWEIS-Werten
Wenn die Syntax nicht das Problem ist, wie kann dann möglicherweise ein Problem mit den Werten auftreten, die Sie empfangen möchten? Dies äußert sich oft in einem #N/A-Fehler, bei dem SVERWEIS keinen referenzierten Wert finden kann.
- Sind die Werte vertikal und von rechts nach links formatiert?
- Stimmen die Werte mit der Art überein, wie Sie sie bezeichnen?
Wenn Sie beispielsweise nach URL-Daten suchen, sollte jede URL eine Zeile mit den entsprechenden Daten links in derselben Zeile sein. Wenn Sie die URLs als Spaltenüberschriften haben und die Daten vertikal verschoben werden, funktioniert SVERWEIS nicht.
Um mit diesem Beispiel fortzufahren, müssen die URLs auf beiden Blättern im Format übereinstimmen. Wenn Sie ein Blatt haben, das „https://“ im Wert enthält, während das andere Blatt „https://“ weglässt, kann SVERWEIS die Werte nicht abgleichen.
VLOOKUP als leistungsstarkes Marketinginstrument
Vermarkter müssen Daten aus verschiedenen Quellen analysieren, um ein vollständiges Bild der Lead-Generierung (und mehr) zu erhalten. Microsoft Excel ist das perfekte Werkzeug, um dies präzise und maßstabsgetreu zu erledigen, insbesondere mit der SVERWEIS-Funktion.
