Eine der besten Möglichkeiten, Google Sheets, die leistungsstarke Tabellenkalkulationsanwendung, die Sie in einem Webbrowser verwenden, zu beherrschen, besteht darin, zu lernen, wie man Pivot-Tabellen erstellt und verwendet.
Um es ganz allgemein zu beschreiben: Eine Pivot-Tabelle entnimmt Daten aus einer Gruppe von Zellen in Ihrer Tabelle und stellt sie auf verständlichere und interessantere Weise dar.
Pivot-Tabellen werden hauptsächlich zum Zusammenstellen numerischer Daten in Zellen verwendet, sie können jedoch auch Textdaten manipulieren. Und sie sind am nützlichsten, wenn sie zum Extrahieren von Daten aus Zellen in einer Kalkulationstabelle verwendet werden, die viele Spalten oder Zeilen enthält.
Warum Pivot-Tabellen verwenden?
Der beste Weg, um zu erklären, was eine Pivot-Tabelle macht und warum Sie eine solche erstellen sollten, besteht darin, Beispiele zu zeigen. Unten finden Sie eine Tabelle mit „rohen“ Zelldaten, die nicht organisiert wurde. Beachten Sie die beiden Spalten, in denen die Namen der Produkte und die verkauften Mengen der einzelnen Produkte aufgeführt sind. Die Umsätze für die gleichen Produktnamen wurden mehrfach eingegeben, so dass es unmöglich war, auf einen Blick den Gesamtumsatz für jeden Produkttyp zu ermitteln.
Hier ist eine Pivot-Tabelle, die aus dieser Tabelle erstellt wurde. Es wurde entwickelt, um die Gesamtmengen der einzelnen verkauften Produkttypen zusammenzufassen:
Die Tabelle fasst alle Daten in der Spalte „PRODUKTNAME“ und alle Daten in der Spalte „VERKAUFTE MENGE“ zusammen und ordnet sie übersichtlich zusammen, um einen gezielten Überblick darüber zu erhalten, wie viele der einzelnen Produkte verkauft wurden. Daten, die im Original der Tabellenkalkulation nur sehr schwer zu erkennen sind .
In unserem zweiten Beispiel einer Pivot-Tabelle unten sehen wir den Durchschnitt der gesamten Produktverkäufe, die jedem Verkäufer gutgeschrieben wurden. Auch hier extrahiert die Pivot-Tabelle Informationen, die aus der Originaltabelle nicht schnell abgerufen werden können.
Vorbereiten Ihrer Tabelle für Pivot-Tabellen
Um nützliche Pivot-Tabellen in Google Sheets zu erstellen, bereiten Sie am besten Ihre Tabelle darauf vor. Das Format der Tabelle sollte idealerweise die folgenden Faktoren aufweisen:
- Es enthält „Rohdaten“, d. h. der Tabelle fehlen Diagramme, Grafiken, Tabellen oder andere sonstige Elemente.
- Es gibt keine leeren Spalten oder Zeilen zwischen Spalten/Zeilen, deren Zellen Daten enthalten.
- Die Spalten oder Zeilen, die Sie für die PivotTable zum Zusammenstellen von Daten auswählen, verfügen über klar formulierte Überschriften. Obwohl Sie bestimmte Spalten oder Zeilen manuell auswählen können, ist es am besten, wenn die Pivot-Tabelle alle Daten aus den Zellen extrahieren kann, die in einer Tabelle erscheinen. Klar formulierte Überschriften machen es einfacher.
Grundsätzlich gilt: Je einfacher und unkomplizierter Ihre Tabelle ist, desto besser.
Um Ihre Tabelle so vorzubereiten, dass sie problemlos zum Generieren von Pivot-Tabellen verwendet werden kann, erstellen Sie zunächst eine Kopie der Tabellenkalkulationsdatei oder erstellen Sie ein Duplikat der Tabelle mit den Zelldaten, die Sie in einer Pivot-Tabelle bearbeiten möchten.
So erstellen Sie eine Kopie Ihrer Tabelle: Öffnen Sie die Tabelle in Google Sheets. Wählen Sie oben links aus. Geben Sie im sich öffnenden Fenster einen neuen Namen für die Kopie ein und klicken Sie auf . Es öffnet sich ein neuer Browser-Tab mit der neuen Kopie Ihrer Tabelle.
So duplizieren Sie ein Blatt in Ihrer Tabelle: Öffnen Sie die Tabelle in Google Sheets. Klicken Sie unten in Ihrer Tabelle auf den Abwärtspfeil auf der Registerkarte des Blatts, das Sie duplizieren möchten. Wählen Sie im sich öffnenden Menü aus. Eine Kopie dieses Blattes wird dann zu Ihrer Tabelle hinzugefügt, die sich rechts neben dem Originalblatt befindet.
Um der neuen Blattkopie einen eindeutigen Namen zu geben, klicken Sie auf der Registerkarte auf den Abwärtspfeil. Wählen Sie im sich öffnenden Menü einen neuen Namen aus und geben Sie ihn ein.
Anschließend können Sie die Kopie Ihrer Tabelle oder Ihres Tabellenblatts bearbeiten, ohne das Original zu verändern. Löschen Sie alle Diagramme, Grafiken, Tabellen und andere sonstige Elemente. Leere Spalten und Zeilen löschen. Und überprüfen und aktualisieren Sie die Spalten- und Zeilenkopfnamen.
Verwenden des Explore-Tools zum Erstellen einer PivotTable
Wenn Ihre Tabelle in Google Sheets geöffnet ist, wird das Explore-Symbol unten rechts möglicherweise grün angezeigt. Das bedeutet, dass das Explore-Tool von Google eine vorgeschlagene Pivot-Tabelle für Sie bereithält. Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, wird die Explore-Seitenleiste auf der rechten Seite geöffnet.
Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „PivotTable“ der Seitenleiste, um eine Miniaturansicht einer von Google Sheets generierten Pivot-Tabelle anzuzeigen. Wenn Sie darauf klicken (wenn dieses Wort erscheint, erscheint es möglicherweise nicht), werden weitere von Google Sheets erstellte Pivot-Tabellen angezeigt.
Bewegen Sie den Mauszeiger über die Miniaturansicht einer Pivot-Tabelle. Oben rechts in der Miniaturansicht werden zwei Symbole angezeigt:
Das Rastersymbol: Dadurch wird die vorgeschlagene Pivot-Tabelle in Ihre Tabelle eingefügt. Sie können wählen, ob die Pivot-Tabelle auf das aktuell angezeigte Blatt oder ein neues Blatt eingestellt werden soll.
In den meisten Fällen ist es am besten, eine neue Pivot-Tabelle auf einem neuen Blatt zu platzieren, unabhängig davon, ob es sich um eine von diesem Explore-Tool vorgeschlagene Pivot-Tabelle handelt oder um eine, die Sie von Grund auf neu erstellt haben (auf die dieser Leitfaden weiter unten näher eingeht). Das Einrichten einer Pivot-Tabelle auf einem Blatt, das bereits Zelldaten enthält, kann dazu führen, dass das gesamte Blatt verwirrend und schwer zu verwalten ist. Es könnte auch Pivot-Tabellenoperationen durcheinander bringen.
Das Lupensymbol: Dadurch wird ein größeres Bild der Miniaturansicht der Pivot-Tabelle über Ihrer Tabelle geöffnet. Dadurch erhalten Sie eine bessere Vorschau der vorgeschlagenen Pivot-Tabelle.
Erstellen Sie eine Pivot-Tabelle von Grund auf
Wenn Sie in der Seitenleiste „Erkunden“ keine Pivot-Tabelle sehen, die Sie erstellen möchten, können Sie ganz einfach eine eigene erstellen. Sie können die Spalten oder Zeilen in der Tabelle auswählen, aus denen die PivotTable Daten extrahieren soll (einschließlich ihrer Kopfzeilen), oder Sie können versuchen, diesen Schritt zu überspringen, insbesondere wenn Sie die Tabelle gemäß dem oben beschriebenen vorgeschlagenen Format bearbeitet haben. .
Wählen Sie dann in der Menüleiste über Ihrer Tabelle aus. Ein Fenster „PivotTable erstellen“ wird angezeigt. Wenn Sie bestimmte Zellen auf dem Blatt zum Extrahieren von Daten ausgewählt haben, wird diese Auswahl im Feld „Datenbereich“ angezeigt. Wenn Sie keine Daten ausgewählt haben, wird in diesem Feld der gesamte Datensatz aus der Tabelle angezeigt.
Wie oben erwähnt, fügen Sie Ihre Pivot-Tabelle am besten in ein neues Blatt ein. Lassen Sie also die Option „Neues Blatt“ ausgewählt und klicken Sie dann auf .
Sie werden zu einem neuen Blatt weitergeleitet, auf dessen rechter Seite die Seitenleiste „PivotTable-Editor“ geöffnet ist. Der Editor verfügt über zwei Spalten. In der rechten Spalte befindet sich oben ein Suchfeld. Darunter werden die Spalten- oder Zeilenüberschriften aufgelistet, die Sie für diese Pivot-Tabelle zum Extrahieren von Zelldaten ausgewählt haben. Wenn Sie keine Spalte oder Zeile ausgewählt haben, werden alle Überschriften im Blatt aufgelistet. Diese Nachschlagespalte ist nützlich, um eine bestimmte Überschrift in Ihrer Tabelle zu finden, die Sie in Ihre Pivot-Tabelle aufnehmen möchten, insbesondere wenn Ihre Tabelle sehr groß ist.
In der linken Spalte des PivotTable-Editors sehen Sie wahrscheinlich einige vorgeschlagene PivotTables, die Google Sheets anhand Ihres Datensatzes analysiert hat. Dabei handelt es sich wahrscheinlich um dieselben Vorschläge, die oben in der Seitenleiste „Erkunden“ angezeigt wurden. In unserem Produktverkaufsbeispiel schlägt Sheets „Durchschnittliche KOSTEN JEWEILS für jeden VERKÄUFER“, „Summe der VERKAUFTEN MENGE für jeden PRODUKTNAMEN“ und „Durchschnittliche GESAMTUMSATZ für jeden VERKÄUFER“ vor. Klicken Sie auf eine davon, um die vollständige Pivot-Tabelle anzuzeigen.
Im Folgenden sind vier Arten von Elementen aufgeführt, die Sie manuell zur Pivot-Tabelle hinzufügen können:
Reihen und Spalten
Wenn Sie auf die Schaltfläche rechts neben den Elementen „Zeilen“ oder „Spalten“ klicken, öffnet sich ein Menü, das die Spalten- und Zeilenüberschriften im Datenbereich dieser Pivot-Tabelle auflistet. Die Zelldaten unter der von Ihnen ausgewählten Überschrift werden Ihrer Pivot-Tabelle als Zeilen oder Spalten hinzugefügt.
Etwas verwirrend: Wenn Sie ein Rows-Element hinzufügen, wird eine Spalte für die von Ihnen ausgewählte Überschrift erstellt und die Zellendaten werden in den Zeilen darunter angezeigt. Wenn Sie ein Columns-Element hinzufügen, wird eine Zeile für die von Ihnen ausgewählte Überschrift erstellt und Ihre Zellendaten werden rechts davon als Spalten angezeigt.
Zeilen- und Spaltenelemente führen beim Hinzufügen zu einer Pivot-Tabelle keine Berechnungen durch, entfernen jedoch Duplikate.
Wenn Sie in unserem Verkaufsbeispiel auf gehen, daneben klicken und aus dem Popup-Menü auswählen, wird eine Spalte „PRODUKTNAME“ hinzugefügt, in der die Produktnamen als Zeilen darunter angezeigt werden. Für jeden Produktnamen gibt es nur eine Zeile.
Außerdem werden Konfigurationsfelder für die von Ihnen hinzugefügten Elemente in „Zeilen“ oder „Spalten“ im Pivot-Tabelleneditor angezeigt. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, diese Elemente anzupassen:
Befehl: Wenn Sie auf dieses Dropdown-Menü klicken, können Sie oder auswählen. Wenn die Daten in der Zelle unter der Überschrift dieser Zeile oder Spalte beispielsweise aus Zahlen bestehen, werden ihre Werte in aufsteigender (aufsteigender) oder absteigender (absteigender) Reihenfolge sortiert. Wenn Zellen Text enthalten, werden sie in alphabetischer Reihenfolge (aufsteigend) oder in umgekehrter alphabetischer Reihenfolge (absteigend) aufgelistet.
Sortiere nach: Wenn Ihre Pivot-Tabelle zwei oder mehr Zeilen- oder Spaltenelemente enthält, können Sie auswählen, welches für die Sortierfunktion Priorität hat, und die anderen Zeilen oder Spalten folgen. Zu diesem Zeitpunkt haben wir in unserem Beispiel nur eine Spalte, daher werden wir später auf diese Funktion zurückkommen.
Summen anzeigen: Wenn die Daten in der Zelle unter dieser Überschrift aus Zahlen bestehen und Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, wird der Pivot-Tabelle eine Zeile oder Spalte hinzugefügt, in der die Summe dieser Zahlen aufgeführt ist.
Um ein Element aus Zeilen oder Spalten zu entfernen, klicken Sie oben rechts im Einstellungsfeld auf .
Werte
Um Berechnungen für Daten in einer Pivot-Tabelle durchzuführen, müssen Sie ein Values-Element hinzufügen. Wenn Sie auf die Schaltfläche rechts neben dem Abschnitt „Werte“ klicken, öffnet sich ein Menü, das die Spalten- und Zeilenüberschriften im Datenbereich dieser Pivot-Tabelle auflistet. In den meisten Fällen möchten Sie eine Überschrift für eine Spalte oder Zeile mit numerischen Werten auswählen.
Wenn Sie eine Überschrift auswählen, wird Ihrer Pivot-Tabelle eine Spalte mit dieser Überschrift hinzugefügt. Die Daten in der Zelle unter dieser Überschrift werden anhand einer von Ihnen ausgewählten Formel berechnet.
Wenn Sie einer Pivot-Tabelle eine Wertespalte hinzufügen, erscheint im Abschnitt „Werte“ des Pivot-Tabellen-Editors ein Einstellungsfeld mit diesen Funktionen:
Zusammenfassen durch: Wenn Sie auf dieses Dropdown-Menü klicken, wird ein Menü mit verschiedenen Berechnungstypen geöffnet. Die, die Sie wahrscheinlich am häufigsten verwenden werden, sind und . Wenn die Daten in der Zelle unter der von Ihnen ausgewählten Überschrift aus Zahlen bestehen, werden diese Zahlen summiert. berechnet den Durchschnitt dieser Zahlen.
Wenn Sie beim Hinzufügen einer Wertespalte eine Kopfzeile mit darunter liegenden numerischen Daten auswählen, wählt Sheets standardmäßig die SUMME-Funktion. Wenn Sie in unserem Beispiel für Verkaufszahlen auf gehen, auf die entsprechende Schaltfläche klicken und auswählen, wird eine Spalte „SUMME DES VERKAUFTEN BETRAGS“ hinzugefügt, in der die Verkaufszahlen für jedes Produkt addiert und neben jedem Produktnamen angezeigt werden.
Anzeigen als: Standardmäßig zeigt Sheets Berechnungen in einer Wertespalte als Zahlen an. Stattdessen können Sie über dieses Dropdown-Menü die Wertberechnung als Prozentsatz anzeigen, der einen Prozentsatz der Zeile oder Spalte darstellt, in der sich die Zahl befindet, oder einen Prozentsatz einer Gesamtsumme.
Um eine Wertespalte zu löschen, klicken Sie oben rechts im Einstellungsfeld auf .
Nachdem in unserer Beispiel-Pivot-Tabelle nun zwei Spalten angezeigt werden, machen wir einen kurzen Abstecher zurück zum Einstellungsfeld für das von uns hinzugefügte Zeilenelement. Die Elemente in der Spalte „PRODUKTNAME“ werden in aufsteigender alphabetischer Reihenfolge aufgelistet. Wenn wir nun aber das Feld „Sortieren nach“ auf setzen, werden die Zahlen in der Spalte „SUMME DER VERKAUFTEN MENGE“ in aufsteigender Reihenfolge aufgelistet. Die Reihenfolge der Artikel in der Spalte „PRODUKTNAME“ ändert sich, sodass sie korrekt mit ihren jeweiligen Verkaufszahlen übereinstimmt.
Filter
Mit Filtern können Sie bestimmte Elemente oder Werte im Originaldatensatz Ihrer Pivot-Tabelle ausschließen, um einen saubereren, klareren Datensatz darzustellen. Eine vollständige Anleitung zur Funktionsweise von Filtern und zur optimalen Nutzung finden Sie unter „Hilfreiche Google Sheets-Tipps: So verwenden Sie Filter und Slicer“. Aber hier ist ein kurzer Überblick darüber, wie man sie in Pivot-Tabellen verwendet.
Wenn Sie auf die Schaltfläche rechts neben dem Abschnitt „Filter“ klicken, öffnet sich ein Menü, das die Spalten- und Zeilenüberschriften im Datenbereich für diese Pivot-Tabelle auflistet. Wählen Sie eine Überschrift für eines der Elemente (Zeilen, Spalten oder Werte), die Sie bereits zur Pivot-Tabelle hinzugefügt haben. Wenn Sie in diesem Menü eine Kopfzeile auswählen, wird dem Pivot-Tabellen-Editor ein Filtereinstellungsfeld für die Kopfzeile hinzugefügt. Um dies zu demonstrieren, fügen wir einen Filter für den Header PRODUCT NAME hinzu.
Jeder von Ihnen hinzugefügte Filter verfügt über eine einzelne „Status“-Funktion in seinem Einstellungsfeld. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü, um ein Fenster zu öffnen, in dem Sie die Daten unter der von Ihnen ausgewählten Überschrift filtern können.
Es gibt zwei Möglichkeiten zum Filtern: nach Werten oder nach Bedingung. Nach Werten filtern ermöglicht Ihnen die Auswahl bestimmter Zahlen oder Wörter, die Sie in den Datensatz einschließen oder daraus ausschließen möchten. Sie können das Suchfeld im Bereich, der im Feld mit den Filtereinstellungen angezeigt wird, verwenden, um nach Zahlen oder Wörtern zu suchen, die in den Zellen unter der von Ihnen ausgewählten Überschrift erscheinen. Wenn Sie möchten, dass eine Zahl oder ein Textelement in der Pivot-Tabelle angezeigt wird, lassen Sie es aktiviert. Wenn Sie es ausblenden möchten, deaktivieren Sie es. Dann klick .
Wenn Sie ein Zahlen- oder Textelement deaktivieren, wird die Zellenzeile, die die Zahl oder den Text enthält, den Sie deaktiviert haben, aus der Pivot-Tabelle entfernt. Keine Sorge, diese Zeile wurde nicht gelöscht. Der von Ihnen erstellte Filter hat diese Zeile ausgeblendet und zeigt Ihre Pivot-Tabelle ohne sie an. Im folgenden Beispiel haben wir die Option deaktiviert, diese Verkaufszahlen aus der Pivot-Tabelle auszuschließen.
Nach Bedingung filtern ermöglicht es Ihnen, nur Daten anzuzeigen, die bestimmte Kriterien erfüllen, z. B. bestimmte Wörter enthalten oder einen Wert über oder unter einer bestimmten Zahl haben. Angenommen, Sie möchten alle Verkäufe von weniger als 11 Artikeln aus den Gesamtwerten in Ihrer Pivot-Tabelle ausschließen. Dazu würden Sie die Daten „MENGE VERKAUFT“ filtern, um nur Zellen anzuzeigen, die Zahlen größer als 10 enthalten.
Klicken Sie im Abschnitt „Filter“ auf die Schaltfläche und wählen Sie im Popup-Menü die Überschrift „VERKAUFTE MENGE“ aus. Klicken Sie im Filterfeld „VERKAUFTER BETRAG“ auf . Klicken Sie im angezeigten Bereich auf und dann auf das Kästchen darin. Scrollen Sie im sich öffnenden Menü mit der langen Liste der Filtervariablen nach unten und wählen Sie aus. Geben Sie im Eingabefeld unter „Größer als“ Folgendes ein: 10. Scrollen Sie zum unteren Rand des Bedienfelds und klicken Sie auf .
Jetzt zeigt Ihre Pivot-Tabelle Berechnungen an, die nur die Zellen im Datenbereich Ihrer Originaltabelle verwenden, die Zahlen größer als 10 enthalten. Zellen in Ihrer Originaltabelle, die Zahlen kleiner als 10 enthalten, werden in der Tabellenberechnungsdynamik nicht verwendet.
Um einen Filter zu entfernen, klicken Sie oben rechts im Einstellungsfeld auf .
Verwalten Sie Ihre Pivot-Tabellen
Bearbeiten Sie eine Pivot-Tabelle: Wenn Sie die Einstellungen einer Pivot-Tabelle bearbeiten müssen, bewegen Sie einfach den Mauszeiger über die Pivot-Tabelle und klicken Sie auf die Schaltfläche direkt darunter. Die Seitenleiste des Pivot-Tabellen-Editors wird auf der rechten Seite geöffnet. Um die Seitenleiste zu schließen, klicken Sie oben rechts auf .
Bewahren Sie Pivot-Tabellen auf separaten Blättern auf: Denken Sie daran, dass es normalerweise am besten ist, jede Pivot-Tabelle auf einem separaten Blatt zu platzieren, um die Übersichtlichkeit zu verringern. Dies kann auch dazu beitragen, Ihre gesamte Tabellenkalkulation vielseitiger zu gestalten: Sie können mehrere Pivot-Tabellen erstellen, jede auf einem eigenen Blatt, indem Sie die rohen Zellendaten aus Ihrem Hauptblatt anders als die anderen Pivot-Tabellen zusammenstellen. Sie können dann zwischen diesen verschiedenen Pivot-Tabellen wechseln, indem Sie auf die entsprechenden Registerkarten klicken.
