Im vergangenen Jahr hat Microsoft seinem Chat- und Videokonferenzzentrum Teams eine Reihe neuer Funktionen hinzugefügt, die sich auf die Verbesserung von Videobesprechungen mit Kollegen und anderen Kollegen konzentrieren. Hier finden Sie eine Übersicht über die wichtigsten neuen Funktionen, die Sie kennen sollten, und deren Verwendung.
Bitte beachten Sie, dass sich dieses Handbuch auf die Microsoft Teams-Desktop-App für Windows und macOS bezieht, die in Microsoft 365/Office 365 Business- und Education-Abonnements enthalten ist. Einige dieser Funktionen werden in den Web- oder Mobil-Apps oder Verbraucherversionen von Teams, einschließlich der kostenlosen Version, nicht angeboten.
1. Pausenräume
Breakout-Räume sind im Grunde kleine Besprechungsräume, die mit einer größeren Besprechung verbunden sind. Jeder Breakout-Raum verfügt über die meisten üblichen Besprechungsfunktionen, darunter Audio- und Videostreams der Teilnehmer, ein Chat-Panel und Funktionen zur Bildschirmfreigabe.
Wenn Sie ein kleines Team haben, das in einer Besprechung sprechen und präsentieren muss, kann es von Vorteil sein, sich während der Hauptbesprechung in einem separaten Raum vorzubereiten und miteinander zu beraten. In einem anderen Szenario könnten Sie alle Besprechungsteilnehmer in Breakout-Räumen unterbringen, um Diskussionen in kleinen Gruppen zu ermöglichen, bevor alle zur Hauptbesprechung zurückkehren.
Um Breakout-Räume einzurichten, müssen Sie ein Meeting-Gastgeber oder Moderator mit Breakout-Room-Administratorrechten sein. Während einer Besprechung können Sie auf diese Funktion zugreifen, indem Sie oben rechts im Besprechungsfenster auf das Symbol (ein kleineres Quadrat über einem größeren Quadrat) klicken. Dadurch wird ein Bereich geöffnet, in dem Sie einen oder mehrere Breakout-Räume erstellen und ihnen Personen im Meeting manuell zuweisen oder die Zuweisungen automatisch durchführen lassen können.
Alternativ können Sie Breakout-Räume vor einer Besprechung einrichten, indem Sie die Besprechungseinladung in Teams öffnen und auswählen.
Breakout-Room-Administratoren können Breakout-Räume auch umbenennen, Zeitlimits für Breakout-Sitzungen festlegen, mehrere Breakout-Räume betreten und verlassen, Ankündigungen an Breakout-Räume senden und vieles mehr. Weitere Informationen finden Sie auf der Microsoft-Supportseite unter Besprechungsräume einrichten und verwalten.
2. Verbessertes Whiteboard
Teams ist seit langem in die Whiteboard-App von Microsoft integriert, sodass Besprechungsteilnehmer in Echtzeit an einem gemeinsamen virtuellen Whiteboard zusammenarbeiten können. Teammitglieder können einem Board Text, Bilder, Diagramme, Notizen, Skizzen und mehr hinzufügen. Die neu erneuerte Version dieser App fügt hinzu eine Reihe von Verbesserungen darunter mehr als 40 neue Vorlagen, die Möglichkeit zum Einfügen von Bildern und Dokumenten, Reaktionssymbole und zahlreiche Verbesserungen an Freihandwerkzeugen.
So starten Sie die Whiteboard-App während einer Besprechung: Klicken Sie oben rechts im Besprechungsfenster auf das Symbol (Pfeil nach oben). Klicken Sie im sich öffnenden Bereich auf .
Außerhalb einer Besprechung können Sie die Whiteboard-App zu jedem Ihrer Teams-Kanäle hinzufügen. (Es kann hilfreich sein, vor oder nach einer Besprechung an einem Whiteboard zu arbeiten.) Öffnen Sie den Kanal und klicken Sie auf das Symbol oben im Kanal. Klicken Sie im sich öffnenden Bereich „Registerkarte hinzufügen“ auf das Symbol. Es öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem Sie einen Namen für das Whiteboard eingeben können. Klicken Sie auf die Schaltfläche unten rechts und Ihr neues Board wird diesem Kanal hinzugefügt.
Sie können einem Chat auch ein Whiteboard hinzufügen. Öffnen Sie den Chat. kann jetzt als Registerkarte oben im Chatfenster angezeigt werden. (Oder Sie müssen möglicherweise klicken, um ein kleines Menü zu öffnen, das darauf angezeigt wird.) Wenn es als Registerkarte angezeigt wird, klicken Sie darauf, um die Whiteboard-App im Chat zu starten. Wenn es oben in Ihrem Chat nirgendwo angezeigt wird, klicken Sie auf das Symbol und führen Sie die gleichen Schritte wie oben aus, um einem Kanal ein Whiteboard hinzuzufügen.
3. Live-Transkription
Teams bietet seit langem Texttranskripte aufgezeichneter Besprechungen nach Ende der Besprechungen an. Eine weitere seit langem nützliche Funktion sind KI-gestützte Textunterschriften, die in Echtzeit zeigen, was Besprechungsteilnehmer sagen. Eine neuere Live-Transkriptionsfunktion kombiniert diese beiden Funktionen und bietet eine Transkript-Seitenleiste, die alles, was in einer Besprechung gesagt wurde, zusammen mit der Sprecherzuordnung anzeigt.
Live-Transkriptionen können denjenigen helfen, die nicht gut hören oder die in der Besprechung gesprochene Sprache nicht vollständig beherrschen. Und jeder, der zu spät zu einer Besprechung kommt oder kurz abgelenkt ist, kann schnell nachholen, indem er durch die Transkript-Seitenleiste zurückscrollt. Das vollständige Protokoll steht nach Ende der Besprechung für Gäste zur Verfügung, die die Besprechung verpasst haben, oder für Teilnehmer, die das Gesagte noch einmal nachlesen möchten.
Um die Live-Transkription in einer Besprechung zu starten, klicken Sie oben rechts im Besprechungsfenster auf das Symbol mit den drei Punkten und klicken Sie im sich öffnenden Menü auf . Den Besprechungsteilnehmern wird eine Benachrichtigung angezeigt, dass die Besprechung transkribiert wird.
Wenn Sie alternativ ein Meeting aufzeichnen (auf das Symbol klicken und auswählen), wird gleichzeitig automatisch die Live-Transkription aktiviert. Den Besprechungsteilnehmern wird eine Benachrichtigung angezeigt, dass die Besprechung aufgezeichnet und transkribiert wird.
Teams unterstützt derzeit Live-Transkription in 28 Sprachen. Wenn alle Teilnehmer der Besprechung eine andere Sprache als Englisch sprechen, können Sie den transkribierten Text in den von ihnen gesprochenen Text ändern. Klicken Sie oben in der Transkript-Seitenleiste auf das Symbol mit den drei Punkten, wählen Sie aus, wählen Sie eine andere Sprache aus und klicken Sie auf .
Nach der Besprechung steht das Protokoll im Besprechungstermin im Kalender zum Download zur Verfügung.
Ihr Teams-Administrator muss die Live-Transkription zulassen. Weitere Informationen finden Sie auf der Microsoft-Supportseite unter Live-Transkripte in Teams.
4. Stellen Sie Menschen ins Rampenlicht
Organisatoren und Moderatoren von Besprechungen können bestimmte Besprechungsteilnehmer ins Rampenlicht rücken, beispielsweise bei einer unternehmensweiten Besprechung, bei der einige Führungskräfte häufig hinzugezogen werden. Wenn Sie jemanden markieren, wird sein Video-Feed für alle Teilnehmer prominent im Besprechungsfenster angezeigt, wodurch er im Grunde an einer prominenten Position auf dem Bildschirm angeheftet wird. Es können bis zu sieben Personen gleichzeitig markiert werden.
Um jemanden vorzustellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Video der Person (oder Ihres) und wählen Sie aus dem sich öffnenden Menü aus. (Wenn das Video von mindestens einer anderen Person bereits vorgestellt wurde, wird in dieser Option Folgendes angezeigt).
Alternativ können Sie das Symbol (mit zwei Personen darauf) oben auf dem Bildschirm auswählen, um eine Liste aller Personen in der Besprechung anzuzeigen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen einer Person und wählen Sie aus dem sich öffnenden Menü aus.
Um eine Person aus einem Spotlight zu entfernen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ihr Video und wählen Sie sie aus dem sich öffnenden Menü aus. Sie können aufhören, alle Personen auf der Liste hervorzuheben.
Bitte beachten Sie, dass die Spotlight-Funktion nicht verfügbar ist, wenn Ihre Ansicht aller Videostreams auf den Modus „Große Galerie“ oder „Gemeinsam“ eingestellt ist. Wenn Ihr Meeting außerdem aufgezeichnet wird, wird das vorgestellte Video einer Person in der endgültigen Aufzeichnung nicht als Highlight angezeigt.
5. PowerPoint-Rasteransicht und mehr
Es gibt eine verbesserte Möglichkeit, ein PowerPoint-Dokument in einer Besprechung zu präsentieren, bei der Sie bestimmte Folien zeigen können und nicht alle durchblättern müssen. Klicken Sie in der oberen rechten Ecke des Besprechungsfensters auf das Symbol (Pfeil nach oben). Scrollen Sie im sich öffnenden Bereich zum Abschnitt „PowerPoint Live“ und klicken Sie auf oder , je nachdem, welches PowerPoint-Dokument Sie präsentieren möchten.
Nachdem Sie das PowerPoint-Dokument geladen haben, sehen Sie die Folie, die den Besprechungsteilnehmern im Hauptbereich des Bildschirms präsentiert wird, mit einem Streifen mit Miniaturansichten anderer Folien am unteren Rand des Fensters. Sie können auf ein beliebiges Miniaturbild klicken, um direkt zu dieser Folie zu gelangen.
Unter der präsentierten Folie befindet sich ein Symbol (mit mehreren Quadraten). Klicken Sie auf dieses Symbol oder drücken Sie die Taste „G“ und die Miniaturansichten der Folien werden in einem Raster angeordnet. Sie können auf eine dieser Miniaturansichten klicken, um sie den Teilnehmern der Besprechung anzuzeigen.
Besprechungsteilnehmer, die sich eine PowerPoint Live-Präsentation in Teams ansehen, verfügen ebenfalls über ein Symbol. Sie können damit zu einer beliebigen Folie auf dem Deck springen und dann auf das Symbol klicken, um zu der angezeigten Folie zurückzukehren.
Weitere Informationen zur Rasteransicht und PowerPoint Live finden Sie auf der Microsoft-Supportseite unter Teilen Sie PowerPoint-Folien in einer Teams-Besprechung.
Neu ist auch die Möglichkeit, die Präsentation einer PowerPoint-Präsentation anzuhalten und später im selben Meeting dort fortzusetzen, wo Sie aufgehört haben. Dies ist nützlich, wenn Sie eine lange Präsentation mit einem anderen Moderator oder einer anderen Aktivität unterbrechen möchten.
6. Moderatormodus
Diese Funktion führt Ihren Video-Feed und das Dokument oder Bild, das Sie anderen im Meeting präsentieren, zusammen, um sie auf eine von drei Arten anzuzeigen:
- Auffallen Entfernt den Hintergrund hinter Ihnen und ersetzt ihn durch den Inhalt, den Sie präsentieren.
- Reporter Es platziert den Inhalt über Ihrer rechten Schulter in einem Layout, wie Sie es in Fernsehnachrichten sehen, wenn ein Moderator auf dem Bildschirm zu sehen ist.
- Seite an Seite Es handelt sich einfach um Ihre Videoquelle und den Inhalt, den Sie nebeneinander präsentieren.
Klicken Sie in der oberen rechten Ecke des Besprechungsfensters auf das Symbol (Pfeil nach oben). Klicken Sie unter der Überschrift „Moderatormodus“ oben im sich öffnenden Fenster auf das Symbol für Ihren bevorzugten Moderatormodus.
Um Ihre Präsentation zu starten, wählen Sie im Bedienfeld unter „Bildschirm“ oder „Fenster“ ein Element aus. (Der Presenter-Modus funktioniert derzeit nicht mit PowerPoint-Präsentationen, obwohl Microsoft angibt, dass diese Funktion in Zukunft verfügbar sein wird.)
Weitere Informationen finden Sie auf der Microsoft-Supportseite unter Verwendung der Moderatormodi.
7. Kamerainhalt
Diese Funktion verbessert das Bild eines Objekts in Ihrem Raum, beispielsweise eines Whiteboards, eines Buches oder eines Papierdokuments, sodass die Teilnehmer Ihrer Besprechung es klarer sehen können. Es enthält außerdem einen Spezialeffekt, der Sie leicht transparent erscheinen lässt, wenn sich Ihr Körper, Arm oder Ihre Hand vor dem Whiteboard oder einem anderen Objekt oder auf dem Dokument befindet.
Klicken Sie in der oberen rechten Ecke des Besprechungsfensters auf das Symbol (Pfeil nach oben). Klicken Sie im sich öffnenden Bereich auf und wählen Sie , oder . (Das Video soll Produktdemonstrationen oder andere Live-Aktionen zeigen.) In einem Vorschaufenster werden Sie aufgefordert, die Kamera Ihres Geräts oder eine externe Kamera, die mit dem Whiteboard oder Dokument verbunden ist, zu richten. Wenn Ihr Whiteboard oder Dokument in den Fokus gerückt wird, verbessert diese Funktion die Lesbarkeit der darauf befindlichen Wörter und Bilder. Sie können dann auf die Schaltfläche klicken, um es den Personen in Ihrer Besprechung zu präsentieren.
Weitere Informationen finden Sie auf der Microsoft-Supportseite unter Teilen Sie Whiteboards und Dokumente über Ihre Kamera.
8. Anrufqualitätsmonitor
Wenn der Ton oder das Video Ihres Meetings lückenhaft ist oder fehlt, können Sie die Ursache überprüfen. Klicken Sie oben in Ihrem Anruffenster auf das Symbol mit den drei Punkten. Klicken Sie im sich öffnenden Menü auf . Auf der rechten Seite wird eine Seitenleiste angezeigt, die den technischen Status Ihres Netzwerks, Ihrer Audio-, Video- und Bildschirmfreigabe anzeigt. Einzelheiten zum Lesen von Anrufzustandsstatistiken finden Sie auf der Microsoft-Supportseite unter Überwachen Sie die Qualität von Anrufen und Besprechungen in Teams.
9. Tastenkombinationen zum virtuellen Handheben
Ausrüstung’Hebe deine HandMit dieser Funktion können Besprechungsteilnehmer dem Gastgeber signalisieren, dass sie eine Frage oder einen Kommentar haben, ohne den Redner zu unterbrechen. Im Jahr 2021 hat Microsoft eine Tastenkombination hinzugefügt, um es schneller zu machen.
Um Ihre Hand zu heben oder zu senken und zu sehen, wer sonst noch ihre Hand gehoben hat, drücken Sie Strg-Umschalt-K unter Windows oder ⌘-Umschalt-K unter macOS. Damit Ihr Screenreader eine Liste anderer Personen vorliest, die ihre Hand heben, klicken Sie auf Strg-Umschalt-L unter Windows oder ⌘-Umschalt-L auf macOS. (Mehr sehen Tastaturkürzel für Microsoft Teams.)
10. Besprechungszusammenfassungen
Sobald ein Meeting beendet ist, finden Sie eine Zusammenfassung davon im Gruppenchat, der automatisch für das Meeting erstellt wird. Klicken Sie in der linken Seitenleiste der Teams-App auf das Symbol. Suchen Sie in der zweiten Spalte den Titel des beendeten Meetings und klicken Sie darauf.
Das Zusammenfassungsfenster enthält den Chattext, die während des Meetings gemachten Notizen und geteilten Dateien sowie eine Videoaufzeichnung und ein Transkript, sofern erstellt. Wenn Sie der Organisator der Besprechung sind, ist auch ein Anwesenheitsbericht enthalten. kann als Datei heruntergeladen werden.
Weitere Teams-Tutorials:
