{"id":19659,"date":"2020-06-01T02:56:27","date_gmt":"2020-06-01T02:56:27","guid":{"rendered":"https:\/\/blogging-techies.com\/ge\/einfache-moglichkeiten-um-produktiver-zu-sein-indem-sie-ihre-digitalen-dateien-organisieren\/"},"modified":"2020-06-01T02:56:27","modified_gmt":"2020-06-01T02:56:27","slug":"einfache-moglichkeiten-um-produktiver-zu-sein-indem-sie-ihre-digitalen-dateien-organisieren","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blogging-techies.com\/ge\/einfache-moglichkeiten-um-produktiver-zu-sein-indem-sie-ihre-digitalen-dateien-organisieren\/","title":{"rendered":"Einfache M\u00f6glichkeiten, um produktiver zu sein, indem Sie Ihre digitalen Dateien organisieren"},"content":{"rendered":"

<\/p>\n

Nur wenige von uns sind gut darin, ihre digitalen Dateien so zu organisieren, dass die ben\u00f6tigten Dateien leicht gefunden werden k\u00f6nnen. Dateisysteme k\u00f6nnen leicht chaotisch und unorganisiert sein, was es schwierig macht, schnell das zu finden, was Sie ben\u00f6tigen, und es mit anderen zu teilen.<\/p>\n

Beide a Mangelnde Organisation und \u00dcberorganisation k\u00f6nnen Ihre Produktivit\u00e4t beeintr\u00e4chtigen<\/a>. Es ist genauso schwierig, eine Datei auf einem Computer mit 100 Unterordnern zu finden wie eine Datei auf einem Computer, auf dem alles auf dem Desktop gespeichert ist. Sie m\u00fcssen den Sweet Spot finden, damit Sie diese Spesenabrechnung von vor vier Monaten per E-Mail senden k\u00f6nnen, wenn Bob von Accounting nach Ihnen sucht.<\/p>\n

Hier sind drei M\u00f6glichkeiten, wie Sie Ihre Dateien besser organisieren k\u00f6nnen, um produktiver und kollaborativer zu sein.<\/p>\n

A. Befolgen Sie beim Benennen von Dateien diese 5 Regeln<\/h2>\n

Der Dateiname ist wichtig. Es wird Ihnen helfen, ein Dokument zu finden, das Jake vor drei Tagen fertiggestellt hat, auch wenn Sie nicht sicher sind, in welchem \u200b\u200bOrdner Sie es gespeichert haben, und es wird das Ende kryptischer Dokumenttitel garantieren.<\/p>\n

1. Beschreibend sein<\/h3>\n

Sei nicht s\u00fc\u00df mit deinen Dateinamen, sei beschreibend. “DRAFT 18_MPM-edits_FINAL” ist kein beschreibender Titel und macht es sehr schwierig, ihn durch Suchen zu finden. Angesichts der zunehmenden Abh\u00e4ngigkeit von der Suche (mehr dazu in einer Sekunde) ist dies keine gute Sache.<\/p>\n

F\u00fcgen Sie stattdessen den tats\u00e4chlichen Titel des Dokuments in den Dateinamen ein. Wenn dieser Blog-Beitrag ein Dokument w\u00e4re (wie zuvor), w\u00e4re “Es w\u00e4re produktiver und kollaborativer, wenn Sie Ihre digitalen Dateien besser organisieren” im Titel enthalten. Ja, es ist lang, aber es ist in Ordnung. Dateinamen sind besser lang und klar als kurz und stumpf.<\/p>\n

2. Verwenden Sie keine Sonderzeichen<\/h3>\n

Buchstaben und Zahlen sind in Ordnung, aber Computer und Browser wissen nicht immer, was sie mit Sonderzeichen wie Symbolen und Fragezeichen tun sollen. Vermeiden Sie Probleme vollst\u00e4ndig, indem Sie sie vermeiden.<\/p>\n

3. Tragen Sie Datumsangaben in Ihre Dateinamen ein<\/h3>\n

Beginnen Sie Ihre Dateinamen mit einem Datum am ISO 8601<\/a> Format: JJJJ-MM-TT, und f\u00fcgen Sie anschlie\u00dfend den beschreibenden Text hinzu. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Ihre Dateien \u00fcberall gleich organisiert sind.<\/p>\n

4. Verwenden Sie Versionsnummern<\/h3>\n

Sie k\u00f6nnen mit Ihren elektronischen Dokumenten einen Papierpfad erstellen. Speichern Sie verschiedene Entw\u00fcrfe mit Versionsnummern. Tun Sie dies, anstatt das Wort “FINAL” in Ihren Dateinamen zu verwenden. Wir alle wissen, dass “final” nicht immer bedeutet, dass es die endg\u00fcltige Version ist, aber Version 8 wird immer Version 7 folgen.<\/p>\n

5. Seien Sie konsequent<\/h3>\n

Umfassen Sie diese Konventionen konsistent in Ihrem Team und Ihrer Organisation, damit alle auf derselben Seite sind. Bei Main Path wei\u00df jeder, wie man unsere Namenskonventionen befolgt, damit keine Verwirrung entsteht.<\/p>\n

Nach diesen f\u00fcnf Regeln lautet der Dateiname f\u00fcr diesen als Dokument gespeicherten Artikel:<\/p>\n

2016-04-05_be-produktiver-und-kollaborativer-f\u00fcr-eine bessere Organisation Ihrer-Dateien_01<\/p>\n

Es ist ein einfaches Format. Date_title_version. Einfach.<\/p>\n

B. Befreien Sie sich von Ihrem Dateisystem und vertrauen Sie der Suche<\/h2>\n

Dies mag mutig erscheinen, aber hier ist es: Stoppen Sie die Einreichung und vertrauen Sie der Suche<\/strong>. Insbesondere wenn Sie die f\u00fcnf Regeln zum Benennen von Dateien befolgt haben, m\u00fcssen Sie keine Unterordner durchsuchen, wenn E-Mail-Clients und Desktop-Suchfunktionen in einem Bruchteil der Zeit, die zum Suchen ben\u00f6tigt wird, das Gesuchte finden k\u00f6nnen. .<\/p>\n

Die Suchbarkeit ist so wichtig geworden, dass Google eine mobile Tastatur mit einem entwickelt spezielles Suchsymbol<\/a>. Die Suche ist so wichtig geworden, dass einige spekuliert haben, dass Google und Apple sich im Krieg befinden Ihre Zukunft<\/a>.<\/p>\n

\u00dcberlegen Sie, wie Sie nach Informationen \u00fcber eine historische Figur wie George Washington suchen. Sie w\u00fcrden wahrscheinlich Ihren Browser f\u00fcr eine Suchmaschine \u00f6ffnen und “George Washington” eingeben und dann die f\u00fcnf Ergebnisse oder so scannen, um festzustellen, welches f\u00fcr das, was Sie suchen, am relevantesten ist.<\/p>\n

Sie k\u00f6nnen dasselbe tun, wenn Sie nach einem Dokument suchen. Mac Spotlight-Suche<\/a> und Windows \u201d Suche<\/a> Es handelt sich um leistungsstarke Tools, mit denen Sie in nat\u00fcrlicher Sprache jede gesuchte Datei finden k\u00f6nnen, z. B. “Bilder, die ich letzten Dienstag bearbeitet habe” oder “Dokumente, an denen ich gestern gearbeitet habe”.<\/p>\n

Google Mail wurde von Google, den Meistern der Suche, erstellt. Dies zeigt die leistungsstarke Suchfunktion. Erm\u00f6glicht die Suche nach Absender, Empf\u00e4nger, Betreff und Schl\u00fcsselw\u00f6rtern. Sie k\u00f6nnen auch einen Datumsbereich angeben, wenn Sie nach einer E-Mail mit Anhang suchen, und vieles mehr.<\/p>\n

Einige Programme bieten jetzt eine Funktion, mit der Sie eine Suche als Ordner speichern k\u00f6nnen, sodass Sie die Suche verwenden und Ordner erstellen k\u00f6nnen, wenn dies f\u00fcr Sie wichtig ist. Thunderbird ist ein E-Mail-Client mit dieser Funktion<\/a>.<\/p>\n

Wenn Sie in einer Arbeitsumgebung mit einem Kernnetzwerk arbeiten oder einen E-Mail-Client ohne dieselben Suchfunktionen verwenden, funktioniert die Suche m\u00f6glicherweise nicht f\u00fcr Sie.<\/p>\n

F\u00fcr Ihren Heimcomputer oder Ihr pers\u00f6nliches E-Mail-Konto ist dies jedoch m\u00f6glicherweise keine schlechte Idee. Lifehacker hat tolle Tipps, um das Beste daraus zu machen Markieren<\/a> und Windows-Suche<\/a>.<\/p>\n

Wenn Sie Ihr Ordnersystem nicht aufgeben k\u00f6nnen, sollten Sie als Faustregel nicht mehr als drei Unterordner in einem \u00fcbergeordneten Ordner erstellen.<\/strong> Hier ist es ein System<\/a> zum Organisieren aller Ihrer Dateien in sechs Hauptordnern f\u00fcr Sicherungen, Dokumente, Dateien, Multimedia und Skripte. (Nicht-Techniker k\u00f6nnen diesen letzten Ordner \u00fcberspringen und ihn zu einem noch optimierten Ordner machen.)<\/p>\n

C. Verwenden Sie Tools, um sich und Ihr Team zu organisieren<\/h2>\n

Es gibt viele Tools, mit denen Sie Ihre Dateien organisieren und f\u00fcr ein Team freigeben k\u00f6nnen.<\/p>\n

Wenn Sie sich in einer B\u00fcroumgebung mit der traditionellen Suite von Office-Produkten befinden, OneNote und Outlook<\/strong> integrieren, um die gemeinsame Nutzung von Dateien zu erleichtern und Erstellen Sie Aufgaben aus E-Mails<\/a>.<\/p>\n

Lose <\/strong>ist eine Messaging-App f\u00fcr Teams<\/a> Auf diese Weise k\u00f6nnen Sie Dateien problemlos f\u00fcr einen einzelnen Mitarbeiter oder f\u00fcr Ihr gesamtes Unternehmen freigeben. \u00c4hnlich, Evernote Business <\/strong>erm\u00f6glicht Ihrem Team, Dateien freizugeben, Besprechungsnotizen zu zentralisieren, und mehr<\/a>Sie verf\u00fcgen jeweils \u00fcber eine leistungsstarke Suchfunktion, mit der Sie leicht finden, wonach Sie suchen.<\/p>\n

Am Hauptpfad verwenden wir Trello<\/strong>, ein visuelles Tool f\u00fcr die Zusammenarbeit<\/a>Um Dateien zu teilen, f\u00fcllen Sie unsere redaktionellen Kalender aus und geben Sie Ihre Meinung dazu ab. Es h\u00e4lt uns organisiert und wendet mit seiner Struktur automatisch die Regel “nicht mehr als drei Unterordner” an. Es ist so gut, dass Lifehacker sagt, dass du es kannst organisiere dein ganzes Leben mit Trello<\/a>.<\/p>\n

Zusammenfassend l\u00e4sst sich sagen, wie Sie Ihre digitalen Dateien besser organisieren und sehen k\u00f6nnen, wie dies Ihre Produktivit\u00e4t und Zusammenarbeit verbessert:<\/p>\n