Experten w\u00fcrden Sie glauben machen, dass E-Mail durch Textnachrichten, soziale Medien, Chat-Apps wie Slack und Direktkommunikationssoftware wie Skype und Google Hangouts Meet ersetzt wird.<\/p>\n
Glauben Sie ihnen nicht.<\/p>\n
E-Mail ist immer noch wichtig, die tragende S\u00e4ule der Kommunikation am Arbeitsplatz. Und f\u00fcr unz\u00e4hlige Benutzer bedeutet E-Mail Microsoft Outlook.<\/p>\n
Microsoft verkauft seine Office-Produktivit\u00e4tssuite in zwei Modellen: Privatpersonen und Unternehmen k\u00f6nnen die Softwarelizenz im Voraus bezahlen und sie f\u00fcr immer besitzen (das Unternehmen nennt die \u201eunbefristete\u201c Version der Suite), oder sie k\u00f6nnen Office 365 oder Microsoft 365 erwerben Abonnement, was bedeutet, dass sie nur so lange Zugriff auf die Software haben, wie sie weiterhin die Abonnementgeb\u00fchr zahlen.<\/p>\n
Wenn Sie eine unbefristete Version der Suite erwerben, beispielsweise Office 2016 oder Office 2019, erhalten Ihre Apps nie neue Funktionen, w\u00e4hrend Apps in einem Office 365\/Microsoft 365-Abonnement kontinuierlich mit neuen Funktionen aktualisiert werden. (Weitere Einzelheiten finden Sie unter \u201eWas sind die Unterschiede zwischen Microsoft Office 2019 und Office 365?\u201c)<\/p>\n
Dieser Spickzettel informiert Sie \u00fcber die Funktionen, die in Outlook 2016 und Outlook 2019 eingef\u00fchrt wurden, den unbefristeten Lizenzversionen von Outlook, die in Office 2016 bzw. Office 2019 enthalten sind. In Microsoft 365\/Office 365 verf\u00fcgt Outlook \u00fcber all diese Funktionen und noch mehr. Sehen Sie sich unseren separaten Spickzettel f\u00fcr Outlook f\u00fcr Microsoft 365 an, um mehr \u00fcber die neuesten Funktionen zu erfahren.<\/p>\n
Die meisten Tipps in diesem Artikel gelten sowohl f\u00fcr Outlook 2016 als auch f\u00fcr Outlook 2019 f\u00fcr Windows. Gegen Ende gibt es Vorschl\u00e4ge nur f\u00fcr Outlook 2019, und zum Schluss finden Sie praktische Tastaturk\u00fcrzel f\u00fcr beide Versionen.<\/p>\n
Bitte beachten Sie, dass die in diesem Artikel gezeigten Screenshots in Outlook 2019 aufgenommen wurden. Wenn Sie Outlook 2016 verwenden, sehen einige Bildschirme m\u00f6glicherweise etwas anders aus.<\/p>\n
Die Ribbon-Oberfl\u00e4che in Outlook 2016 hat sich im Vergleich zu fr\u00fcheren Versionen nicht wesentlich ge\u00e4ndert. Da das Men\u00fcband seit Office 2007 in den Office-Suite-Anwendungen enthalten ist, gehen wir davon aus, dass Sie mit seiner Funktionsweise vertraut sind. Wenn Sie eine Auffrischung ben\u00f6tigen, schauen Sie sich unseren Outlook 2010-Spickzettel an.<\/p>\n
Das Men\u00fcband in Outlook 2016 sieht abgeflacht aus und ist \u00fcbersichtlicher und \u00fcbersichtlicher als in Outlook 2010 und 2013. Das neuere Men\u00fcband ist kleiner als in Outlook 2013, die Titelleiste ist jetzt oben blau statt wei\u00df und der Text auf den Men\u00fcbandregisterkarten (Datei , Home, Send\/Receive usw.) werden in gemischter Gro\u00df- und Kleinschreibung anstelle von Gro\u00dfbuchstaben verwendet. Aber es funktioniert immer noch auf die gleiche Weise und Sie finden die meisten Befehle an den gleichen Stellen wie in Outlook 2013.<\/p>\n Um herauszufinden, welche Befehle sich auf welchen Multifunktionsleisten-Registerkarten befinden, laden Sie unsere Multifunktionsleisten-Kurzreferenz f\u00fcr Outlook 2016 und 2019 herunter. Schauen Sie sich auch die unten beschriebene raffinierte neue Tell Me-Funktion an.<\/p>\n Wenn Sie m\u00f6chten, dass die Men\u00fcbandbefehle ausgeblendet werden, dr\u00fccken Sie wie in fr\u00fcheren Versionen von Outlook Strg-F1. (Die Registerkarten im Men\u00fcband bleiben sichtbar.) Um sie wieder anzuzeigen, dr\u00fccken Sie erneut Strg-F1.<\/p>\n Sie haben auch andere M\u00f6glichkeiten, das Men\u00fcband anzuzeigen. Um darauf zuzugreifen, klicken Sie oben rechts auf dem Bildschirm auf das Men\u00fcbandsymbol \u201eAnzeigeoptionen\u201c, direkt links neben den Symbolen zum Minimieren und Maximieren von Outlook. Im Dropdown-Men\u00fc k\u00f6nnen Sie (das gesamte Men\u00fcband, sowohl die Registerkarten als auch die Befehle darunter ausblenden), (die Registerkarten anzeigen, aber die Befehle darunter ausblenden, z. B. wenn Sie Strg-F1 dr\u00fccken) oder (einblenden) w\u00e4hlen das gesamte Band).<\/p>\n Und wenn Ihnen die blaue Farbe in der Titelleiste aus irgendeinem Grund zu viel ist, k\u00f6nnen Sie sie in Wei\u00df oder Grau \u00e4ndern. (In Outlook 2019 gibt es auch eine schwarze Option.) W\u00e4hlen Sie dazu aus. Klicken Sie im Abschnitt \u201ePersonalisieren Sie Ihre Kopie von Microsoft Office\u201c auf den Abw\u00e4rtspfeil neben \u201eOffice Theme\u201c und w\u00e4hlen Sie oder (oder ) aus dem Dropdown-Men\u00fc. Um die Titelleiste wieder blau zu machen, w\u00e4hlen Sie die Option aus der Dropdown-Liste. Direkt \u00fcber dem Men\u00fc \u201eOffice-Design\u201c befindet sich ein Dropdown-Men\u00fc \u201eOffice-Hintergrund\u201c. Hier k\u00f6nnen Sie w\u00e4hlen, ob in der Titelleiste ein Muster wie eine Leiterplatte oder Kreise und Streifen angezeigt werden sollen.<\/p>\n Outlook ist so vollgepackt mit Funktionen, dass es schwierig sein kann, sich daran zu erinnern, wo Befehle zu finden sind, die Sie schon lange nicht mehr verwendet haben. Microsoft hat es mit einer neuen Funktion in Outlook 2016 und 2019 namens \u201eTell Me\u201c einfacher gemacht, mit der Sie sogar die versteckten Tools, die Sie selten verwenden, immer zur Hand haben.<\/p>\n Um es zu verwenden, klicken Sie auf den Text rechts neben den Multifunktionsleisten-Registerkarten. (Wenn Sie Tastaturk\u00fcrzel bevorzugen, dr\u00fccken Sie Alt-Q<\/strong>.) Geben Sie dann eine Aufgabe ein, die Sie ausf\u00fchren m\u00f6chten, und Sie erhalten ein Men\u00fc mit m\u00f6glichen \u00dcbereinstimmungen f\u00fcr die Aufgabe.<\/p>\n Wenn Sie beispielsweise Ihre E-Mails filtern m\u00f6chten, um nur Nachrichten mit Anh\u00e4ngen anzuzeigen, geben Sie Folgendes ein: E-Mail filtern<\/strong>. In diesem Fall ist das oberste Ergebnis eine Filter-E-Mail-Liste mit einem Pfeil nach rechts, der anzeigt, dass Sie viele Optionen haben. Bewegen Sie den Mauszeiger dar\u00fcber und Sie erhalten mehrere Optionen zum Filtern Ihrer E-Mails, unter anderem nach \u201eUngelesen\u201c, \u201eAnh\u00e4nge vorhanden\u201c, \u201eDiese Woche\u201c und anderen.<\/p>\n W\u00e4hlen Sie die gew\u00fcnschte Option und die Aufgabe wird sofort erledigt. Wenn Sie weitere Informationen zu Ihrer Aufgabe w\u00fcnschen, k\u00f6nnen Sie \u00fcber die letzten beiden Elemente im Tell Me-Men\u00fc aus verwandten Hilfethemen ausw\u00e4hlen oder mit der intelligenten Suche nach Ihrem Ausdruck suchen. (Weitere Informationen zur intelligenten Suche finden Sie weiter unten.)<\/p>\n F\u00fcr die h\u00e4ufigsten Grundaufgaben ben\u00f6tigen Sie \u201eTell Me\u201c nicht. Aber f\u00fcr komplexere Aufgaben lohnt sich die Verwendung, da es viel effizienter ist, als das Men\u00fcband nach einem Befehl zu durchsuchen. Es merkt sich auch die Funktionen, auf die Sie zuvor im Feld geklickt haben. Wenn Sie also darauf klicken, sehen Sie zun\u00e4chst eine Liste der vorherigen Aufgaben, nach denen Sie gesucht haben. Dadurch wird sichergestellt, dass Aufgaben, die Sie h\u00e4ufig ausf\u00fchren, immer in Reichweite sind, w\u00e4hrend gleichzeitig Aufgaben, die Sie selten ausf\u00fchren, leicht zug\u00e4nglich sind.<\/p>\n Manchmal handelt es sich bei E-Mails nur um kurze Notizen, die nicht viel Recherche erfordern und die Sie ohne gro\u00dfen Nachdenken wegwerfen k\u00f6nnen. In anderen F\u00e4llen m\u00f6chten Sie jedoch relevante Informationen angeben, bevor Sie sie senden. Dann werden Sie die neue intelligente Suchfunktion zu sch\u00e4tzen wissen. Damit k\u00f6nnen Sie direkt in Outlook recherchieren, w\u00e4hrend Sie eine E-Mail erstellen, sodass Sie nicht erst Ihren Browser starten, im Internet suchen und dann die Informationen oder Bilder in Ihre Nachricht kopieren m\u00fcssen.<\/p>\n Um die intelligente Suche zu verwenden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Wort oder eine Wortgruppe in einer E-Mail (dies kann ein neuer Entwurf, eine erhaltene oder bereits gesendete Nachricht sein) und w\u00e4hlen Sie im angezeigten Men\u00fc die Option \u201eIntelligente Suche\u201c aus. Outlook verwendet dann Bing, um eine Websuche nach dem Wort oder den W\u00f6rtern durchzuf\u00fchren und Definitionen, verwandte Wikipedia-Eintr\u00e4ge, Bilder und andere Webergebnisse im rechts angezeigten Bereich anzuzeigen. Wenn Sie nur eine Definition des Wortes w\u00fcnschen, klicken Sie auf die Bedienfeldregisterkarte.<\/p>\n Um die intelligente Suche in Outlook oder einer anderen Office-Anwendung verwenden zu k\u00f6nnen, m\u00fcssen Sie m\u00f6glicherweise zun\u00e4chst die Smart Services-Funktion von Microsoft aktivieren, die Ihre Suchbegriffe und einige Inhalte aus Ihren Pr\u00e4sentationen und anderen Dokumenten sammelt. (Wenn Sie Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes haben, m\u00fcssen Sie entscheiden, ob sich die Beeintr\u00e4chtigung des Datenschutzes lohnt, direkt in der App zu recherchieren.) Wenn Sie es nicht aktiviert haben, wird beim Klicken auf Smart Lookup ein Bildschirm angezeigt, in dem Sie aufgefordert werden, es zu aktivieren. Sobald Sie dies tun, wird es in allen Ihren Office-Anwendungen aktiviert.<\/p>\n Das kennen wir alle: Wir m\u00f6chten eine Datei anh\u00e4ngen, an der wir k\u00fcrzlich gearbeitet haben, k\u00f6nnen uns aber nicht an den genauen Speicherort (oder manchmal sogar an den Namen) erinnern und verbringen zu viel Zeit damit, sie zu durchsuchen und zu suchen.<\/p>\n Outlook 2016 und 2019 l\u00f6sen das Problem perfekt. Wenn Sie auf das Symbol klicken, wird eine Liste der zw\u00f6lf zuletzt verwendeten Dateien angezeigt. Die Liste enth\u00e4lt alle Dateien, die Sie auf einem beliebigen Ger\u00e4t verwendet haben, sofern Sie bei Ihrem Microsoft-Konto angemeldet sind. Wenn Sie also an einer Datei auf Ihrem Desktop arbeiteten und sp\u00e4ter an dem Tag, an dem Sie Ihren Laptop zur Arbeit au\u00dferhalb Ihres B\u00fcros mitnahmen, Ihnen Outlook die Dateien anzeigte, die Sie auf beiden Ger\u00e4ten ge\u00f6ffnet hatten. Wenn eine Datei in OneDrive, OneDrive for Business oder SharePoint gespeichert ist, wird auf dem Symbol eine Wolke angezeigt.<\/p>\n Wenn die gew\u00fcnschte Datei nicht in der Liste enthalten ist, klicken Sie unten im Men\u00fc auf, um Ihre lokale Festplatte oder OneDrive, OneDrive for Business oder SharePoint zu durchsuchen.<\/p>\n Klicken Sie auf die Datei, die Sie anh\u00e4ngen m\u00f6chten. Was als n\u00e4chstes passiert, h\u00e4ngt davon ab, wo die Datei gespeichert ist. Wenn Sie eine Datei ausw\u00e4hlen, die auf Ihrer lokalen Festplatte gespeichert ist, wird wie gewohnt eine Kopie an die E-Mail angeh\u00e4ngt.<\/p>\n Wenn Sie in Office 2019 auf eine Datei klicken, die in OneDrive, OneDrive for Business oder SharePoint gespeichert ist, haben Sie die Wahl: Sie k\u00f6nnen die Datei als regul\u00e4ren Anhang oder einen Link zur Datei in Ihrer Cloud senden Standort. Etwas, das Microsoft informell als \u201eCloud-Anhang\u201c bezeichnet. (In Office 2016 werden in der Cloud gespeicherte Dateien automatisch als Cloud-Anh\u00e4nge gesendet.)<\/p>\n Durch das Teilen einer Datei als Link wird sichergestellt, dass die Benutzer die aktuellste Version der Datei sehen und daran zusammenarbeiten k\u00f6nnen. Wenn Sie beispielsweise einen Link zu einer Word-Datei an mehrere Personen senden, \u00f6ffnen diese beim Klicken auf den Link die Datei und k\u00f6nnen mithilfe der Kollaborationsfunktionen von Word live zusammenarbeiten. <\/p>\n F\u00fcr Personen gilt standardm\u00e4\u00dfig, dass jeder die Datei bearbeiten kann. Wenn Sie sich in einer Unternehmensumgebung befinden, kann standardm\u00e4\u00dfig jeder die Datei bearbeiten. Sie k\u00f6nnen jedoch die Berechtigungen f\u00fcr die Zusammenarbeit \u00e4ndern. Nachdem Sie den Link an die E-Mail-Nachricht angeh\u00e4ngt haben, klicken Sie auf den Abw\u00e4rtspfeil neben dem Anhangssymbol und w\u00e4hlen Sie aus dem Dropdown-Men\u00fc aus. Einzelne Benutzer k\u00f6nnen zwischen oder w\u00e4hlen. Gesch\u00e4ftsbenutzer haben einige weitere Optionen: , , (was bedeutet, dass nur diejenigen, an die Sie die E-Mail gesendet haben, die Datei bearbeiten k\u00f6nnen) und . Treffen Sie Ihre Auswahl und senden Sie die Datei dann an ihr Ziel.<\/p>\n Wenn Sie wie der Rest der Welt leiden, leiden Sie unter E-Mail-\u00dcberlastung. Ihre wichtigsten Nachrichten vermischen sich mit dem M\u00fcll des t\u00e4glichen E-Mail-Lebens: Werbeaktionen im Einzelhandel, Gruppen, die um Spenden bitten, bedeutungslose Newsletter und mehr.<\/p>\n Focused Inbox hilft, das Problem zu l\u00f6sen. Mithilfe k\u00fcnstlicher Intelligenz ermittelt es, welche Nachrichten f\u00fcr Sie am wichtigsten sind, und platziert sie auf der Registerkarte \u201eFokussiert\u201c, w\u00e4hrend alles andere auf der Registerkarte \u201eAndere\u201c platziert wird. Auf diese Weise k\u00f6nnen Sie die meiste Zeit damit verbringen, wichtige Nachrichten auf der Registerkarte \u201eFokussiert\u201c zu bearbeiten, und nur gelegentlich die Registerkarte \u201eAndere\u201c \u00fcberpr\u00fcfen. <\/p>\n Bitte beachten Sie, dass der Priorit\u00e4tseingang nur f\u00fcr Benutzer von Outlook 2019 verf\u00fcgbar ist, die \u00fcber ein Exchange- oder Outlook.com-Konto verf\u00fcgen. (Auch f\u00fcr Benutzer mit Microsoft 365\/Office 365-Abonnements verf\u00fcgbar.)<\/p>\n Um den Priorit\u00e4tseingang zu aktivieren, w\u00e4hlen Sie die Multifunktionsleisten-Registerkarte aus und klicken Sie dann auf das Symbol. Von nun an haben Sie zwei Registerkarten in Ihrem Posteingang: \u201ePriorit\u00e4t\u201c und \u201eSonstiges\u201c. Die Registerkarte \u201eFokussiert\u201c sollte die wichtigsten Nachrichten enthalten und die Registerkarte \u201eAndere\u201c sollte weniger wichtige Nachrichten enthalten. Ist dies nicht der Fall, k\u00f6nnen Sie Nachrichten manuell von einem Ordner in einen anderen verschieben und den Priority Inbox anweisen, sie in Zukunft automatisch auf diese Weise zu filtern.<\/p>\n Um eine Nachricht von einer Registerkarte auf eine andere zu verschieben, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht, die Sie verschieben m\u00f6chten, und w\u00e4hlen Sie dann oder aus, je nachdem, wohin Sie die Nachricht verschieben m\u00f6chten. Dadurch wird die Nachricht nur dieses eine Mal verschoben. Wenn Sie alle Nachrichten von diesem Absender dauerhaft an die andere Registerkarte weiterleiten m\u00f6chten, w\u00e4hlen Sie oder .<\/p>\n Focused Inbox ist nicht jedermanns Sache. Wenn Sie feststellen, dass der fokussierte Posteingang mehr behindert als hilft, k\u00f6nnen Sie ihn wieder deaktivieren, indem Sie ausw\u00e4hlen.<\/p>\n ","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Experten w\u00fcrden Sie glauben machen, dass E-Mail durch Textnachrichten, soziale Medien, Chat-Apps wie Slack und Direktkommunikationssoftware wie Skype und Google Hangouts Meet ersetzt wird. Glauben Sie ihnen nicht. E-Mail ist immer noch wichtig, die tragende S\u00e4ule der Kommunikation am Arbeitsplatz. Und f\u00fcr unz\u00e4hlige Benutzer bedeutet E-Mail Microsoft Outlook. 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