Ketika kolega dan klien mengajukan pertanyaan yang kami tidak punya jawabannya, kami sering cenderung menjawab “Saya tidak tahu.” Jika Anda beruntung, mengatakan ini akan memberi Anda pujian atas kejujuran Anda dan karena tidak menjadi tipe orang yang menghindari jawaban ketika Anda tidak yakin.
Tetapi seringkali kebenarannya adalah bahwa mengatakan Anda tidak tahu akan merusak profil profesional Anda.
Jadi, apa yang perlu Anda katakan? Strategi terbaik adalah memiliki jawaban jujur yang baik yang dapat mengesankan orang yang mengajukan pertanyaan.
Berikut adalah beberapa frasa alternatif profesional yang dapat Anda gunakan untuk menjaga diri agar tidak mengatakan “Saya tidak tahu”:
- “Aku ingin menyelidiki lebih lanjut dan mengembalikannya kepadanya.”
Terkadang yang terbaik adalah menunda respons kita sampai kita mengumpulkan semua informasi yang kita butuhkan. Orang akan sangat menghormati seseorang yang mencari jawaban dan menyelesaikan masalah. Ini juga akan meningkatkan tingkat kredibilitas Anda.
- “Itulah tepatnya yang ingin kujawab!”
Jawaban ini cerdas, terutama jika Anda masih mencari jawaban atau informasi yang benar, tetapi kosong ketika ditanya. Mengatakan ini akan menunjukkan kepada Anda bahwa itu akan memberi Anda jawaban yang Anda cari, mungkin tidak sekarang, tapi pasti nanti.
- “Bisakah Anda membantu saya dengan memberikan lebih banyak informasi?”
Minta informasi kepada orang tersebut. Kemudian kumpulkan semua informasi yang relevan dan mulailah menemukan jawabannya. Jika perlu, cari bantuan dari para ahli di bidang Anda untuk mendapatkan informasi yang Anda butuhkan.
- “Pertanyaan bagus. Saya akan memeriksa. “
Ini adalah respons yang cepat, aman dan cerdas. Anda memberi tahu si penanya bahwa mereka cukup pintar untuk penasaran tentang hal itu. Dan juga, pada saat yang sama, itu menunjukkan bahwa Anda cukup tertarik untuk mencari solusi.
- “Menurut apa yang kita ketahui hari ini, pikiranku adalah …”
Seringkali orang meminta kami untuk menilai suatu situasi, seperti “Apa pendapat Anda tentang respons mereka ketika kami mengirimi mereka laporan ini?” atau “Kapan kamu bisa kembali kepada kami?” Pertanyaan-pertanyaan ini terkadang rumit karena tidak ada jawaban benar atau salah untuk mereka. Cara terbaik adalah merespons dengan fakta-fakta yang diketahui dan memenuhi syarat tanggapan Anda sebagai “sesuai dengan apa yang kami ketahui …”.
- “Biarkan aku memastikan aku mengerti informasi apa yang kamu cari …”
Ini bisa menjadi respons yang bagus untuk respons yang tidak terbatas. Pertama, ini memberi Anda waktu untuk berpikir tentang bagaimana Anda akan menangani komentar. Kedua, ini juga memungkinkan Anda untuk memperhatikan lebih detail tentang topik yang dipertanyakan sehingga Anda dapat menjawab dan membalas dengan lebih rinci.
- “Pertanyaan besar. Saya benar-benar tidak cukup akrab dengan masalah sehingga berisiko menerima asumsi. Biarkan saya menghubungkan Anda dengan …
Itu selalu lebih baik untuk menjelaskan bahwa ada orang lain yang tahu lebih banyak tentang masalah daripada mencoba mengesankan seseorang dengan menjawab pertanyaan dengan ide-ide terbatas. Jenis respons ini akan memberi orang itu lebih banyak informasi dan juga akan meningkatkan profil profesional mereka sebagai “penghubung”.
- “Bisakah aku meluangkan sedikit waktu untuk memberitahu diriku tentang masalah ini?”
Ketika Anda tidak terbiasa dengan suatu topik, maka tidak apa-apa untuk meminta waktu tambahan. Terus terang katakan bahwa Anda perlu lebih banyak waktu untuk mempelajari lebih lanjut tentang masalah dan mendapatkan informasi akurat yang diperlukan.
- “Mari kita bertukar pikiran sebentar”
Brainstorming bisa efektif, bahkan jika kolega Anda bertanya kepada Anda mengapa mereka tidak terbiasa dengan masalah tersebut. Brainstorming dapat memberi Anda lebih banyak perspektif tentang suatu masalah. Dan, selain menciptakan lebih banyak opsi untuk solusi, itu juga menciptakan lebih banyak kepemilikan kolektif atas hasil di antara grup Anda.
- “Itu pertanyaan tepat waktu! Saat ini saya sedang mengumpulkan informasi … “
Jawaban ini bekerja dengan baik dalam situasi di mana kita perlu waktu untuk mengejar dan menyiarkan dan apa yang sedang terjadi. Memberi jawaban ini akan menunjukkan bahwa Anda peduli dengan masalahnya dan mencari informasi yang akurat.
- “Aku akan membutuhkan lebih banyak informasi dan penelitian …”
Variasi lain pada jawaban sebelumnya, yang ini juga memberi Anda waktu yang berharga untuk penelitian dan pada saat yang sama membuat penanya tahu bahwa masalahnya ada di agenda Anda.
