Jika bisnis Anda gagal jika dihapus dari persamaan, maka itu bukan bisnis.
Jika Anda tidak membuat dan mendokumentasikan proses dan sistem bisnis yang diperlukan yang secara berkala Anda percayai dan mengubahnya menjadi templat yang dapat digunakan kembali, berarti Anda kehilangan trik!
Ketika Anda seorang wirausahawan digital Anda harus mengenakan banyak topi dan sering kali ini harus gesit bisa sangat luar biasa.
Kelola ratusan email, atur proyek, kolaborasi, blog, balas email.
Ini dapat dengan cepat menjadi rasa sakit yang nyata dalam $$.
Namun, dengan mengadopsi sistem bisnis yang tepat dalam alur kerja Anda, Anda dapat meminimalkan banyak gesekan dan dengan cepat menjadi hiper-terorganisir.
Sejauh ini, ini adalah cara terbaik bagi Anda dan bisnis Anda untuk meningkatkan efisiensi.
Jadi, apa senjata rahasia saya dalam menjaga agar semua roda gigi berputar dan mendominasi produktivitas kerja?
Asana – Kekuatan produktivitas
Asana adalah daftar yang harus dilakukan untuk steroid! Tapi itu lebih dari itu.
Ketika saya memberi tahu pelanggan bahwa Asana adalah alat paling berdampak yang saya adopsi dalam bisnis, alur kerja, dan kehidupan saya sehari-hari, saya tidak mengatakannya dengan enteng.
Asana adalah apa yang kita sebut a Perencanaan sumber daya perusahaan alat atau alat ERP singkatnya.
Ya, akronim lain yang harus Anda ingat.
Perangkat lunak Perencanaan Sumber Daya Perusahaan menyediakan manajemen terpadu dari proses bisnis inti.
Asana menyediakan seperangkat alat bisnis cloud terintegrasi yang meliputi:
- Manajemen proyek + Kolaborasi dan komunikasi di tingkat tugas dan subtugas.
- Daftar yang harus dilakukan
- Kalender (berdasarkan proyek)
- Penyimpanan file + integrasi dengan Google Drive, Dropbox, dll.
- Lacak kemajuan pekerjaan
- Papan Kanban (Bye Bye Trello, itu nyata).
- Pencarian global (ini sangat kuat dan tidak banyak bicara. Jika semua proyek Anda ada di Asana, fungsi pencarian ini menjadi oracle dari segalanya).
Beberapa menggambarkan Asana sebagai alat kerja tim, tetapi ini menyesatkan karena saya tahu banyak solopreneur yang kebanyakan menggunakan Asana sebagai bentuk manajemen mikro dan mengorganisir proyek yang mereka kerjakan sendiri.
Asana adalah alat yang disederhanakan di permukaan tetapi sangat fleksibel untuk kebutuhan bisnis apa pun dan juga mampu melakukan beberapa pengaturan yang sangat canggih jika Anda memilih untuk menggunakan versi pro.
Bagi kebanyakan orang, versi gratisnya akan baik-baik saja, karena model freemium Asana tidak membeda-bedakan atau memaksakan fitur-fitur penting pada penawaran premiumnya.
Apa manfaat praktis Asana bagi saya?
- Ini memberi saya alat untuk mensistematisasikan proses dalam bisnis saya.
- Itu membuat saya tidak memenuhi tenggat waktu.
- Itu membuat saya tidak melupakan tugas dan detail yang bernuansa.
- Memberikan pandangan menyeluruh tentang beban kerja saya. Saya dapat melihat semuanya pada level makro dan mikro.
- Saya mengurangi penundaan saya dengan memberi saya satu tempat di mana semua tugas saya tinggal.
- Itu memungkinkan saya untuk mengambil lebih banyak klien dan proyek tanpa mencapai hambatan organisasi.
- Itu memungkinkan saya untuk menyimpan lebih banyak informasi tanpa membuat bencana.
Bagaimana saya melakukan sesuatu sebelumnya?
Sebelumnya, saya mengandalkan sejumlah besar alat yang terpisah dan tidak terbuka dan itu adalah mimpi buruk yang membuat saya tidak bisa melakukan yang terbaik.
Saya menggunakan Kalender Google sebagai alat kalender saya.
Saya menggunakan papan Trello Kanban untuk bertukar pikiran dan merencanakan.
Saya menggunakan Gmail / G Suites untuk komunikasi saya dan untuk mendiskusikan proyek.
Saya menggunakan Google Documents, Spreadsheet, dan Drive untuk menyimpan file, mencantumkan ide, membuat daftar, dan untuk tujuan lain.
Pada akhirnya ini banyak dan fragmentasi ini berhasil terhadap saya.
Dan sekarang
Sekarang sebagian besar proses di atas semuanya dikelola dalam Asana.
Saya hanya menggunakan Google Drive untuk apa yang baik. Beberapa dokumentasi, spreadsheet, dan penyimpanan file, tetapi saya menghubungkan ini ke Asana saya untuk akses mudah, karena Asana menawarkan berbagai integrasi dan tentu saja Google Drive adalah salah satunya.
Saya mengelola tugas saya di kalender dan beralih di antara daftar tugas dan tampilan kalender di Asana untuk menggantikan Google Kalender dan daftar tugas kuno saya.
Sebelumnya, saya menggunakan kalender hanya untuk tenggat waktu dan pertemuan penting.
Adapun brainstorming dan perencanaan yang biasa saya lakukan di Trello, yang sekarang mudah ditangani dengan membuat proyek "dashboard" di Asana.
Percayalah, ketika menyangkut Trello vs Asana, hanya ada satu pemenang, dan itu bukan Trello.
Mari kita lihat beberapa cara favorit saya untuk menggunakan Asana agar lebih produktif dan efisien dalam bisnis Anda.
Cara Anda bisa menggunakan Asana
Ganti email internal
Email itu bagus sampai tidak.
Walaupun email adalah alat yang luar biasa dan salah satu pilar Internet dan kebebasan berekspresi, email juga menjadi alat yang sering dipercayai oleh banyak perusahaan dan digunakan untuk hal-hal ketika ada alternatif yang lebih baik.
Mari kita hadapi itu, kita semua menjadi cemas ketika kita melihat kotak masuk kita dan penuh dengan email.
Anda melihat baris subjek dan pratinjau, tetapi dari apa yang Anda ketahui, masing-masing bisa menjadi esai 5.000 kata dengan mungkin 20 pertanyaan dan topik yang berbeda.
Maka Anda harus menjawab, dengan cepat menggeser fokus Anda ke atas dan ke bawah saat Anda membalas setiap titik, atau jika Anda pernah memiliki pertukaran email yang rumit dengan saya, biasanya itu menanggapi saya dengan warna berbeda di bawah setiap titik untuk melacak.
Semua ini menciptakan bencana email dengan detail yang berulang atau hilang.
Ketika Anda membawa percakapan ke Asana dan setiap titik email menjadi tugas, Anda dapat fokus pada setiap item satu per satu dan menandainya sebagai lengkap ketika mereka tidak lagi relevan atau dibahas secara aktif.
Ini berarti Anda tidak akan pernah kehilangan detail, menghindari pengulangan, dan menghilangkan kebisingan.
Anda dapat mengundang banyak orang ke tugas untuk merespons dan mengambil alih tugas, menugaskan orang lain dari tim Anda, dan menambahkan tenggat waktu terpisah untuk mulai membangun urutan prioritas untuk proyek Anda.
Saya sering menggunakan Asana untuk mengelola proyek dengan klien juga, jadi saya secara teknis mengganti email eksternal, tetapi saya hanya melakukan ini untuk klien dengan siapa saya memiliki hubungan yang berkelanjutan atau ketika kita perlu bekerja pada proyek dengan banyak bagian yang bergerak dan banyak untuk didiskusikan.
Buat kalender editorial untuk konten Anda.
Salah satu cara terbaik untuk konsisten dengan pembuatan konten Anda adalah dengan menggunakan kalender editorial, dan sementara Anda dapat menggunakan plugin WordPress, saya pribadi berpikir Asana lebih fleksibel.
Misalnya, di Asana saya bisa membuat Workspace atau Tim hanya untuk Kalender Konten Editorial, maka saya bisa membuat proyek di dalamnya untuk setiap media.
- Situs web / Blog
- Buletin elektronik
Setiap proyek memiliki warna yang unik, dan saya bisa melihat keseluruhan ruang kerja atau kalender tim untuk melihat semua konten atau tipe media pada satu kalender untuk merencanakan beberapa minggu atau bulan ke depan.
Ini bisa menjadi cara yang bagus untuk merencanakan apa yang ingin Anda posting dalam beberapa bulan mendatang dan pastikan Anda mendapatkan pengingat notifikasi, dan Anda dapat menggunakannya sebagai cara untuk mengejar tujuan Anda.
Tugas berulang
Setiap bisnis memiliki sejumlah tugas ini yang harus diselesaikan atau ditandai secara berkala.
Itu bisa seperti membayar tagihan, membuat laporan penjualan mingguan, atau mengingat menghabiskan 30 menit setiap minggu melamar pekerjaan menulis lepas.
Dengan Asana Anda dapat mengatur tugas berulang yang berulang secara berkala setelah selesai.
Anda dapat memilih semua jenis interval seperti X jumlah hari, minggu, bulan atau pada hari-hari tertentu dalam minggu atau bulan kalender.
Menyiapkan tugas berulang Anda dengan cara ini membuatnya lebih mudah untuk tetap di atas sistem yang sedang berlangsung ini dalam bisnis Anda.
Jika Anda menjalankan blog atau situs web, tugas berulang ini dapat mencakup:
- Menghasilkan laporan penjualan afiliasi atau e-commerce
- Menerbitkan konten
- Tugas pemasaran sosial
- Jaringan
- Tulis buletin email mingguan Anda
- Pemeriksaan analisis
- Memeriksa peringkat kata kunci
Jadi, jika Anda sedang mengerjakan sesuatu jangka panjang atau interval, mulailah menggunakan fitur ini sekarang dan akan jauh lebih mudah bagi Anda untuk tetap berada di jalur.
Pembuatan konten
Jika Anda ingin membuat konten yang baik secara konsisten untuk situs web atau blog Anda, dan Anda bermaksud untuk merekrut penulis lain untuk berkontribusi, penting bagi Anda untuk memiliki proses posting blog.
Membuat proses ini di Asana berarti Anda dapat menduplikasinya setiap kali dan mengikuti langkah-langkah dari atas ke bawah dan menandainya saat Anda menyelesaikannya.
Anda juga dapat menetapkan seluruh proyek untuk salah satu penulis Anda dan meminta mereka mengerjakannya sambil memproduksi, mengedit, dan menerbitkan konten di situs Anda.
Ini bisa menjadi sesuatu yang sederhana seperti
- Teliti topiknya
- Temukan 5 sumber hebat untuk dikerjakan
- Lakukan penelitian kata kunci
- Hasilkan draf pertama artikel
- Periksa Skor SEO Yoast
- Edit konten dan isi draf kedua
- Perbarui editor untuk meninjau publikasi
- Bilas dan ulangi langkah 6-7 hingga disetujui
- Publikasikan artikel
Atau itu bisa mencakup langkah-langkah yang lebih lengkap seperti dalam daftar periksa posting blog kami.
Aliran penjualan
Meskipun Asana bukan CRM dan tidak menawarkan fitur yang diperlukan untuk mengelola hubungan pelanggan dengan baik, Asana menyediakan beberapa alat yang diperlukan untuk melacak saluran penjualan Anda dan di mana pelanggan potensial saat ini berada.
Berikut ini sebuah contoh.
Anda dapat membuat proyek Asana dan mengkonfigurasinya sebagai Tampilan Daftar atau Papan Kanban.
Jika Anda memilih tampilan daftar, Anda bisa membuat tahapan pipa yang berbeda dengan menambahkan titik dua di akhir nama tugas Anda.
Di bawah ini adalah foto dari apa yang akan terlihat dalam tampilan daftar.
Dengan papan Kanban, Anda dapat membuat kolom yang berbeda untuk berbagai tahap pipa Anda seperti yang Anda lihat pada contoh di bawah ini.
Anda dapat membuat semua jenis saluran pipa yang berbeda dengan Asana untuk membantu Anda memvisualisasikan aktivitas bisnis dan beban kerja Anda.
Saya juga membuat pipa produksi. Begitu sebuah proyek mencapai akhir saluran penjualan saya, yang merupakan tahap yang disebut "dalam produksi," mereka ditambahkan ke saluran produksi tempat saya melacak kemajuan mereka dari awal hingga selesai dan penagihan.
Anda dapat menggunakan tampilan papan Kanban ini untuk menggambarkan semua jenis tahapan yang membantu Anda memvisualisasikan kemajuan suatu proyek.
Manajemen proyek
Lain kali jika Anda mengerjakan proyek dengan klien yang melibatkan banyak tugas individu dan berlangsung selama lebih dari seminggu, pertimbangkan untuk menggunakan Asana.
Buat ruang kerja untuk bekerja dengan klien, lalu buat proyek baru Anda.
Siapkan garis besar proyek dengan langkah-langkah dan tugas-tugas yang diperlukan dengan rincian tambahan melalui deskripsi.
Kemudian undang klien Anda ke proyek menggunakan alamat email mereka dan begitu mereka menerima email undangan, mereka bisa berdiskusi dan berkolaborasi bersama.
Anda akan memiliki akses ke semua proyek, klien Anda akan terbatas pada proyek yang ia undang.
Anda dapat menetapkan tugas untuk pelanggan Anda sebagai hasil yang Anda butuhkan untuk memulai dan menetapkan tugas lain untuk diri Anda sendiri.
Secara opsional, Anda dapat menambahkan tanggal ke tugas yang berbeda, meskipun saya cenderung melakukannya hanya untuk tugas dan tahapan utama.
Alih-alih menghabiskan setengah waktu Anda terjebak di kotak masuk Anda melalui email yang melelahkan, Anda dapat dengan cepat menelusuri dan menganalisis setiap aspek poin demi poin di Asana.
Anda juga dapat berbagi akses ke file, tautan dan sumber daya penting, mengundang kontributor lain, dan melacak kemajuan Anda.
Mereka yang memutuskan untuk meng-upgrade ke versi premium juga akan mendapat manfaat dari fitur-fitur canggih seperti ketergantungan, yang menyediakan kemampuan untuk meminta tugas-tugas tertentu untuk diselesaikan sebelum yang lain tersedia untuk bekerja.
Fitur hebat lainnya adalah bidang khusus yang memberi Anda kontrol penuh dan fleksibilitas atas bidang input untuk setiap tugas. Inilah yang membuat Asana sangat fleksibel.
Pendirian virtual dan asisten pelatihan atau staf
Salah satu aspek yang paling menuntut dari penskalaan sebuah perusahaan adalah sumber daya manusia dan khususnya penggabungan bakat baru.
Jika Anda adalah pekerja mandiri atau jauh yang tidak memiliki sistem untuk memastikan bahwa proses orientasi dan pelatihan berjalan lancar dan efisien, masalah ini akan memburuk.
Ketika Anda membuat sumber daya pelatihan untuk tim Anda di dalam Asana dalam bentuk daftar pekerjaan yang dapat ditindaklanjuti yang dapat Anda tiru berulang-ulang untuk setiap orang, segala sesuatunya jauh lebih mudah dan Anda dan orang yang dilatih selalu dapat memeriksa dan kembali. untuk menyelesaikan langkah-langkah.
Jika saya membawa seseorang ke Asana, saya mulai dengan memberi mereka serangkaian 5 tugas yang membantu mereka belajar bagaimana menggunakan Asana.
Seringkali ini datang dalam bentuk proyek baru yang disebut "Belajar Asana" di ruang kerja Anda.
Tugas-tugas ini meliputi:
- Mulai di sini: https://asana.com/guide/basics/start/desktop-start
- Lihat video Asana: https://asana.com/guide/videos
- Pasang Asana Chrome Extension – https://asana.com/apps/chrome
- Lihat contoh use case lain untuk Asana – Project Ideas
Setelah melalui hal di atas dan menghabiskan sedikit waktu untuk berlatih, mudah untuk mulai berkenalan dengan Asana dan melihat manfaatnya.
Setelah membuat templat tugas untuk setiap proses bisnis yang perlu dilakukan orang lain atas nama Anda, Anda tidak perlu menulis dan mengirim email instruksi lagi.
Merencanakan produk?
Jika Anda merencanakan produk seperti ebook, kursus digital, perangkat lunak, atau produk SaaS, maka tidak ada alat yang lebih baik untuk itu meneliti, bertukar pikiran, dan merencanakan ide Anda Asana itu
Dengan Asana Anda dapat mengkompilasi semua penelitian dan fitur Anda sebagai tugas atau subtugas dan mengundang kolaborator Anda untuk membantu Anda berdebat dan memberikan suara berdasarkan kemampuan mereka.
Anda dapat membuat garis waktu dari jadwal produksi dan rilis Anda.
Apakah Anda memiliki produk dalam tahap ide? Mengapa tidak membuat daftar periksa validasi produk untuk membantu memastikan ide memiliki kaki?
Jika Anda membuat perangkat lunak atau alat SaaS, Anda dapat menggunakan Asana untuk melacak bug, masalah, atau kemajuan Anda.
Saat membuat eBook, Anda dapat merencanakan bab dan subtopik yang ingin Anda liput dan atur sebelum Anda mulai.
Setelah Anda siap meluncurkan produk Anda, buat daftar periksa peluncuran atau unduh satu dari Templana untuk memastikan peluncuran yang aman.
Ada banyak cara Anda dapat menggunakan Asana untuk membantu menyusun proses Anda saat membuat produk Anda sendiri.
Bangun sistem Anda sendiri dengan Asana
Setiap bisnis dan individu adalah unik dan akan memiliki sistem dan proses yang berbeda yang berlangsung secara teratur.
Akibatnya, Anda ingin memastikan bahwa Anda membuat sistem sehingga Anda dapat:
- Perbaiki pekerjaan dan proses Anda
- Memfasilitasi pendekatan dan pelatihan orang lain.
- Mempersulit Anda untuk melupakan detail saat melakukan banyak tugas
Daftarkan proses Anda
Ini dapat mencakup hal-hal seperti:
Dan hampir semua hal yang bisa mendapat manfaat dari menjadi daftar periksa.
Hancurkan proses Anda
Selanjutnya, Anda ingin mengambil setiap proses dimulai dengan yang paling penting dan memecahnya menjadi langkah-langkah yang diperlukan.
Sebagai permulaan, Anda dapat melakukan ini di atas kertas, tetapi saya suka melakukannya secara langsung di Asana dan membuat tugas untuk setiap langkah dan menggunakan tugas yang dibagi untuk mengelompokkan tahapan proses.
Untuk membuat sistem baru di Asana, Anda ingin membuat proyek baru di ruang kerja Anda.
Jadi Anda dapat menggunakannya kembali, panggil contoh pertama dari setiap "Templat: Nama Templat" dengan cara ini, Anda dapat menduplikatnya saat Anda perlu menggunakannya dan selalu menyimpan salinan asli dalam keadaan aslinya.
Untuk setiap tugas dalam proyek Asana, saya menjaga nama-nama tugas sederhana dan menambahkan rincian setiap langkah sebagai deskripsi. Ini membantu menjaga hal-hal tetap rapi.
Jika setiap tugas perlu dipecah lebih lanjut, Anda dapat menggunakan subtugas untuk menambahkan bagian tambahan untuk setiap langkah.
Mari kita lihat contoh proses untuk proyek desain web.
Proyek sebelumnya adalah templat yang saya duplikat setiap kali saya memulai situs web baru dan banyak tugas yang terlihat berisi subtugas yang lebih spesifik.
Kemudian saya secara sistematis dapat mengerjakan daftar yang dengan mudah dibagi ke dalam tahapan utama membagi tugas sampai proyek selesai.
Melakukan hal itu membantu saya memastikan saya dapat bekerja secara konsisten dan tanpa membuang waktu memikirkan apa yang harus saya lakukan selanjutnya atau jika saya melewatkan sesuatu.
Perbaiki proses Anda
Setelah Anda memiliki semua perincian terperinci untuk daftar periksa proses baru Anda, Anda telah menambahkan deskripsi terperinci seolah-olah Anda sedang melatih karyawan baru tentang bagaimana mereplikasi apa yang Anda lakukan dan menambahkan subtugas yang diperlukan untuk melihat bagaimana memperbaiki sistem Anda.
Cara terbaik untuk memperbaiki sistem Anda adalah dengan bertanya pada diri sendiri pertanyaan berikut tentang setiap tahap dari setiap proses:
- Hapus – Bisakah Anda menghapus tugas / langkah? Apakah ini mutlak diperlukan?
- Otomatiskan – Dapatkah Anda mengotomatiskan langkah ini sehingga hanya butuh sedikit atau tidak ada waktu?
- Delegasikan – Bisakah Anda mendelegasikan tugas ini untuk menghabiskan waktu mengerjakan hal-hal yang lebih mendesak?
Jika Anda dapat menghapus langkah, hapus seluruhnya. Pertanyaan apa yang ditawarkan kepada gambaran besar.
Jika Anda tidak dapat menghapus langkah sepenuhnya, tetapi Anda dapat mengotomatiskannya, Anda mungkin perlu menyimpannya di daftar tugas sebagai pengingat jika Anda perlu memulai aliran otomatisasi.
Ingatlah bahwa semi-otomatisasi ada dan sering dapat menawarkan hasil yang lebih baik karena tampaknya lebih alami.
Jika Anda tidak dapat menghapus atau mengotomatisasi, maka itu adalah tugas yang layak didelegasikan atau mengajar VA bagaimana melakukannya.
Ini dapat membebaskan waktu Anda untuk mengembangkan bisnis Anda.
Ingat Anda harus bekerja masuk bisnis Anda tidak hanya masuk bisnis Anda.
Jika Anda tidak dapat memperbaiki proses dengan salah satu pendekatan di atas atau tidak ingin orang lain melakukannya, maka Anda masih dapat menemukan cara untuk membuat hal-hal lebih efisien dari waktu ke waktu dan melalui pengulangan dan saat Anda melakukannya, Anda dapat memperbarui proses Anda. di Asana.
Sistem lain yang dapat Anda buat dengan Asana
Ada banyak cara untuk menggunakan Asana, tetapi tidak semuanya membenarkan secara rinci. Ini termasuk:
Templat prebuilt untuk Asana
Apakah Anda ingin template yang sudah dibuat sebelumnya yang dapat Anda gunakan segera? Templana adalah situs web yang telah mengumpulkan daftar panjang berbagai templat proyek untuk Asana yang mencakup sejumlah besar sistem yang sering digunakan oleh kreatif digital dan wirausahawan.
Ini mencakup semuanya, mulai dari keuangan pribadi dan blogging hingga prototyping ide dan manajemen kehidupan.
Template ini termasuk:
- Peluncuran situs web
- Manajemen kehidupan
- Kalender media sosial
- Manajemen hubungan pelanggan
- Peluncuran proyek
- Manajemen pelanggan
- Daftar periksa SEO
- Agenda pertemuan
- Pengaturan Google Analytics
- + Banyak lagi.
Produktivitas tenaga kerja – Kata terakhir
Sistem apa yang akan Anda buat di Asana? Saya ingin sekali mendengar dari Anda.
Tidak ada batasan jumlah hal yang dapat Anda atur menggunakan Asana dan di atas, itu hanya contoh yang saya gunakan.
Saya yakin jika Anda mengambil pendekatan Anda saat ini, yang dapat bekerja dari ingatan Anda atau daftar yang harus dilakukan yang ditulis dalam dokumen Word dan menjadi alat perencanaan sumber daya perusahaan seperti Asana, Anda tidak akan pernah melihat ke belakang.
Ada banyak cara lain untuk meningkatkan produktivitas Anda, jadi pastikan untuk memeriksa panduan saya yang mencakup semua tips dan trik produktivitas yang saya gunakan untuk tetap seefisien mungkin.
Ada alternatif hebat lain untuk Asana yang telah saya gunakan, namun, hingga hari ini saya masih belum menemukan satu yang lebih baik untuk penggunaan individu dan bisnis kecil.
Jika Anda seorang blogger, pekerja lepas, pembuat situs web, atau siapa pun yang bekerja di komputer atau ponsel cerdas, saya sangat menyarankan untuk menambahkan alat ini ke bisnis Anda saat ini.
Jika Anda pernah merasa disorganisasi adalah alasan di balik penundaan Anda dan kurangnya produktivitas dan Anda tidak menggunakan Asana, maka inilah saatnya untuk melakukan perubahan dan mencobanya.
Pada artikel ini kita berbicara sedikit tentang ketika menggunakan email tidak produktif, saya juga menulis panduan komprehensif tentang serangan produktivitas untuk email yang layak dibaca saat Anda di sini.
