Manajemen email tidak mudah. Hanya ketika Anda berpikir Anda dapat mengendalikannya, ia memiliki cara untuk maju lebih cepat dari Anda.
“/>
“/>Mudah kewalahan dengan email, tetapi itu tidak harus menjadi beban. Ini adalah tips favorit saya untuk menjaga email tetap terkendali.
1. Biarkan kotak masuk Anda kosong
Ada sesuatu yang aneh memuaskan tentang kotak masuk yang bersih. Ini meningkatkan produktivitas karena Anda dapat dengan cepat membuka kotak masuk Anda dalam beberapa menit tanpa harus mengurutkan yang lama. Dan itu mengurangi gangguan mental. Tidak ada yang seperti kotak masuk penuh untuk meluap yang membanjiri Anda.
2. Nyatakan kebangkrutan melalui email
Jika kotak masuk Anda sepenuhnya di luar kendali, ajukan kebangkrutan melalui email. Menggigit peluru dan menghapus semuanya (atau, jika Anda tidak siap untuk mengambil langkah yang pasti, arsipkan semuanya). Mulai lagi, mulai lagi. Jika Anda telah duduk di sana selama berbulan-bulan, kemungkinan orang yang menunggu jawaban Anda telah mengatasinya. Dan bersikap realistis, apakah Anda akan mendapatkan semua pesan itu? Putuskan mana yang paling baru yang ingin Anda simpan, pilih sisanya dan hapus atau arsipkan. Tidak ada yang akan mati, aku janji. Dan pikirkan betapa bebasnya perasaan Anda!
3. Sentuh sekali
Ini adalah pola pikir Anda harus bekerja keras untuk masuk, tetapi begitu itu menjadi kebiasaan Anda akan menyukainya. Saat Anda membuka pesan, tinjau dan kemudian dengan itu. Jangan biarkan itu tetap di sana! Email yang ditemukan di sana hanya perlu dihapus lagi nanti yang akan menghabiskan lebih banyak waktu dan energi.
4. Lakukan triase melalui email
Untuk mempertahankan kebijakan satu sentuhan, putuskan apa yang harus dilakukan dengan email segera. Inilah pilihan Anda:
- Jawab itu. Jika Anda dapat membalas email dalam waktu kurang dari 3 menit, lakukan di tempat. Singkirkan dia dari jalan.
- Pekerjaan rumah Apakah ini sesuatu yang perlu Anda tindak lanjuti tetapi hal itu akan memakan waktu lebih dari beberapa menit? Letakkan di daftar tugas Anda. Maka ketika Anda berada di cara untuk melakukannya, Anda tidak perlu mencari kotak masuk Anda untuk mengetahui apa yang harus dilakukan.
- File itu (jika Anda menggunakan Gmail). Apa itu pengarsipan? Anda mengirim email ke “holding tank” di suatu tempat di akun Gmail Anda. Kami tidak peduli di mana, asalkan tidak ada di kotak masuk Anda! “Tapi bagaimana aku bisa menemukannya?” Anda bertanya. Sederhana. Pada dasarnya, Anda akan Google itu. Gmail memiliki fungsi pencarian yang seperti pencarian Google Anda sendiri untuk Gmail Anda. Apakah Anda memerlukan email itu dari Bibi Jane? Cukup ketik “aunt jane” di bilah pencarian Gmail di bagian atas layar kotak masuk Anda dan semua pesan Anda akan muncul dengan kata-kata itu. Tidak perlu berurusan dengan kerumitan membuat folder, pengarsipan, dan mengharapkan Anda untuk mengingat di mana Anda meletakkannya nanti. (Jika Anda tidak menggunakan Gmail, simpan di tempat yang mudah ditemukan.)
- Hapus (atau kirim melalui spam). Ini jelas. Apakah Anda benar-benar membutuhkannya? Jika Anda langsung tahu, hapus saja. Selesai
5. Berhenti berlangganan secara bebas
Jika Anda seperti saya, Anda telah berlangganan beberapa buletin selama bertahun-tahun. Kecuali jika buletin menambah nilai nyata dalam kehidupan atau pekerjaan Anda (Anda tahu, seperti Useletter), berhenti berlangganan. Setiap buletin yang sah akan memiliki tautan “berhenti berlangganan” di bagian bawah surel (kadang-kadang dicetak sangat kecil, jadi Anda mungkin perlu mencermati). Klik untuk berhenti berlangganan. Jika Anda tidak melihat tautan “berhenti berlangganan”, kemungkinan email itu adalah spam, dalam hal ini saya biasanya menandainya sebagai spam.
6. Memahami (dan menggunakan!) EOM
EOM adalah singkatan dari “End of Message” dan merupakan alat yang berguna untuk menghemat waktu, tetapi tidak dikenal secara luas. Pada dasarnya, Anda dapat memasukkan “eom” di akhir baris subjek email untuk menunjukkan bahwa tidak ada apa-apa di pesan. Itu seperti mengatakan: “Tidak perlu membuka email ini dan / atau membalas saya. Apa yang baru saja Anda baca di baris Subjek itulah yang perlu saya katakan. Saya dan suami saya menggunakan ini ketika kami bisa. Ketika saya melihat “eom”, saya tahu saya bisa melanjutkan dan menangani pesan berikut.
“/>
7. Jadwalkan pemboman reguler
Kata kuncinya di sini adalah. Jadikan ini bagian rutin dari hari, minggu, atau bulan Anda (apa pun yang masuk akal untuk Anda), jika tidak, Anda akan tenggelam lagi dalam waktu singkat. Kunci 5-15 menit untuk memeriksa kotak masuk Anda dan membersihkannya. Letakkan blitz email Anda di kalender untuk mengingatkan diri sendiri. Atur timer dan selesai. Ingat, sentuh sekali!
8. Temukan rutin verifikasi email yang cocok untuknya
Beberapa waktu yang lalu saya membaca Never Check E-mail in the Morning: dan Strategi Tak Terduga Lainnya untuk Membuat Kehidupan Kerja Anda Bekerja oleh Julie Morgenstern. Di halaman 97-98, ia membuat poin yang bagus:
“/> Cara paling dramatis dan efektif untuk meningkatkan produktivitas Anda adalah dengan sepenuhnya menghindari email pada jam pertama hari itu. Alih-alih, habiskan jam pertama itu setiap hari untuk tugas paling penting Anda. Ketika Anda menghabiskan satu jam pertama berkonsentrasi pekerjaan, sebuah skrip, hari itu dimulai dengan kontrol dan bukan sebaliknya. Ini adalah pernyataan yang berani kepada dunia (dan untuk diri Anda sendiri) bahwa Anda dapat mengambil kendali, menjauh dari kesibukan, dan menciptakan waktu untuk pekerjaan yang tenang ketika Anda membutuhkannya … Pikirkan tentang hal ini: email tidak lain adalah sekelompok gangguan dan gangguan. yang muncul di kotak masuk Anda tanpa undangan. Bahkan memeriksa email Anda sebentar adalah cara yang aman untuk membuka semua laci berbeda di otak Anda dan segera mengalihkan pikiran Anda dengan banyak masalah lain. Begitu itu terjadi, konsentrasi berkepanjangan pada sesuatu, kritis atau tidak, hampir mustahil.
Saya mencoba metode ini selama seminggu dan memperhatikan beberapa manfaat produktivitas, tetapi sejak itu kembali ke metode saya sebelumnya. Saya tipe orang yang suka mulai mengerjakan papan tulis yang bersih, jadi mengosongkan kotak masuk saya adalah yang terbaik untuk saya.
Intinya, tidak ada satu cara untuk mengelola email Anda. Cari tahu apa yang cocok untuk Anda. Lalu lakukan itu!
“/>
