Bukankah kita semua suka pertemuan? Jam tanpa henti dihabiskan setiap minggu dalam komunikasi, yang bisa dengan mudah ditangani melalui email, agenda tanpa hasil atau keputusan, obrolan yang memakan waktu dan tanggung jawab. Jika mereka membutuhkan Penunggang Kuda Kelima yang mengerikan dari Kiamat untuk menemani Kelaparan, Wabah, Sampar, dan Kematian, calon lawannya adalah Temu.
Dan melihat beberapa data menunjukkan mengapa mereka begitu licik. Hanya 10% rapat yang berlangsung hingga 30 menit. Durasi yang paling umum adalah 30-60 menit (26%) dan 1-1,25 jam (25%), diikuti oleh 1,5-2 jam (16%). Masukkan beberapa dari mereka dalam jadwal mingguan Anda dan lihat bagaimana itu memengaruhi produktivitas. Tetapi merasakan simpati bagi mereka yang harus bertahan pertemuan 2-4 jam (13%) dan mereka yang bertahan 10% yang bertahan lebih dari 6 jam. Konferensi End of Lane menunjukkan bahwa sekitar 37% dari waktu karyawan dihabiskan dalam rapat, dan 47% dari peserta menganggap terlalu banyak rapat sebagai pemborosan waktu terbesar dalam minggu mereka, sementara 25-50% dari waktu rapat terbuang sia-sia . Tidak mengherankan, 70% orang membawa pekerjaan lain ke rapat, dan 39% mengaku tertidur selama rapat.
Jadi, apakah rapat itu efektif? Jawaban atas pertanyaan itu tergantung pada siapa Anda bertanya. Bos tentu berpikir mereka efektif, karena mereka mendapat persetujuan dari 74% manajemen senior, 63% manajer, 63% profesional, 62% pemimpin tim, dan 61% manajer. penjual.
Tetapi jawabannya sangat berbeda ketika Anda bertanya kepada peserta. Satu dari 9 orang mengakui bahwa mereka melamun selama rapat, dan lebih dari 27% rapat adalah alasan utama kurangnya efisiensi dan produktivitas, sementara 49% menganggap bahwa pertemuan dan proyek yang tidak terfokus adalah kerugian terbesar waktu di tempat kerja. Sekitar 60% dari peserta mengatakan mereka membuat catatan seolah-olah mereka mendengarkan.
Sebagian besar manajer menghabiskan waktu hingga 10 jam seminggu dalam rapat dan mengatakan lebih dari separuh waktunya terbuang sia-sia, sementara eksekutif mengatakan 28% rapat tidak perlu. Jadi apa yang dapat Anda lakukan untuk memperbaikinya?
Mempersingkat
Adakan pertemuan yang lebih singkat, cobalah untuk memotong waktu reguler menjadi setengah untuk memulai, dan bersikap tegas tentang tidak menghabiskan waktu lembur. Pastikan juga brosur dan presentasi lebih pendek … batasi maksimal 20 halaman. Jika Anda tidak dapat menjelaskan ide dalam 20 halaman, Anda perlu memikirkan seberapa baik Anda memahaminya sendiri.
Mempermanis
Tingkatkan kadar gula darah Anda dengan beberapa makanan di meja konferensi dan kopi di awal bagi orang untuk melanjutkan. Hati-hati dengan pilihan makanan Anda. Anda mungkin berpikir bahwa makanan manis akan memberi orang dorongan, tetapi mereka yang mengandung karbohidrat seperti cupcakes dan kue bisa membuat orang menjadi "pemingsanan gula." Coba buah-buahan dan permen berbahan dasar glukosa.
Mendorong
Coba rapat permanen. Orang-orang lebih suka melanjutkan hal-hal dan tetap berada di jalan jika mereka tidak berbaring di kursi. Cobalah latihan brainstorming pada awalnya untuk membuat orang memulai dan pastikan presentasi Anda menyertakan gambar yang menarik daripada halaman teks yang membosankan.
