Karena populasi terpencil HubSpot telah berkembang dari segelintir orang menjadi lebih dari 300 orang dalam beberapa tahun terakhir, kami telah mempelajari serangkaian pelajaran tentang cara memutar komunikasi langsung dalam lingkungan virtual.
Ketika datang ke pertemuan tim, kami telah belajar bahwa sementara konten sering tetap sama, cara konten disajikan dan dibahas sering perlu diubah untuk memastikan informasi bergema dan semua peserta terlibat secara aktif.
Kita semua telah melakukan panggilan konferensi yang berlangsung seperti ini:
Namun, dengan pekerjaan jarak jauh yang meningkat, panggilan konferensi tidak lagi menjadi satu-satunya pilihan.
Saat ini, ada banyak opsi yang tersedia untuk mengatur pertemuan pada platform rapat virtual seperti Google Hangouts, Zoom, WebEx atau Join.me.
Meskipun masing-masing perusahaan akan memiliki kebutuhan yang berbeda untuk dipertimbangkan, jika Anda baru mulai berpikir tentang pertemuan virtual, sebaiknya mulai dengan platform yang memungkinkan berbagi video, audio dan layar, karena alat ini memungkinkan untuk keterlibatan dan kolaborasi yang lebih baik selama pertemuan. kebalikan dari panggilan konferensi standar.
Di sini, saya akan menyelami beberapa praktik terbaik yang telah saya pelajari sepanjang perjalanan sebagai Manajer HubSpot Inclusion dan Program Remote Work.
Cara mengatur pertemuan virtual yang inklusif
1. Tetapkan aturan dasar untuk pertemuan pertama Anda.
Apakah ini pertama kalinya Anda mengelola tim jarak jauh atau tim Anda tiba-tiba bekerja dari rumah, rapat virtual sering kali merupakan lingkungan baru bagi semua orang. Karena itu, penting untuk menetapkan beberapa aturan dasar tentang bagaimana rapat akan berjalan dan apa yang Anda harapkan dari para hadirin.
Berikut adalah beberapa hal yang perlu dipertimbangkan:
- Video: Dorong peserta untuk menggunakan video mereka untuk rapat, karena ini memungkinkan kita untuk berhubungan lebih baik melalui komunikasi non-verbal.
- Audio: Secara umum, adalah praktik yang baik untuk tetap diam dalam pertemuan virtual kecuali jika Anda bertanya atau menjawab pertanyaan. Ini mencegah kebisingan latar belakang menjadi gangguan dan menciptakan sinyal (tanpa membisukan) ketika seseorang memiliki sesuatu untuk dikatakan.
- Komitmen: Perjelas tentang bagaimana Anda mengharapkan peserta untuk berpartisipasi dalam pertemuan (lihat Tip # 3 untuk lebih jelasnya).
- Label: Bersungguh-sungguh dalam menelepon untuk memenuhi harapan etiket. Beberapa yang paling umum adalah menggunakan telepon, harus menjauh dari meja Anda, memeriksa notifikasi, atau makan selama rapat. Jika Anda memiliki harapan khusus tentang etiket rapat, jelaskan dengan peserta Anda.
- Atur panggung: Jika Anda bertemu dengan grup yang lebih besar, mungkin akan membantu untuk menetapkan harapan pada slide awal yang akan dilihat peserta saat memasuki pertemuan.
Misalnya, di HubSpot, saya sering menyajikan slide ini di awal, sehingga peserta saya tahu aturan dasar untuk pertemuan:
Selain itu, Anda dapat mempertimbangkan untuk memasukkan slide yang bertuliskan "Rekam Rapat" sebagai pengingat untuk diri Anda sendiri, seandainya seseorang melewatkan rapat atau ingin memeriksanya kembali nanti.
2. Luangkan waktu untuk memecahkan kebekuan.
Lingkungan virtual dapat mengintimidasi, terutama jika Anda tidak terbiasa dengan mereka atau jika Anda bertemu orang yang tidak Anda kenal. Untuk pemanasan, kami sarankan memulai pertemuan Anda dengan pemecah es. Ini adalah cara yang bagus untuk membuktikan audio semua orang berfungsi dengan baik, dan ini merupakan cara yang lebih baik untuk belajar lebih banyak dari satu sama lain dan membuat semua orang merasa nyaman sebelum mengikuti agenda.
Untuk memfasilitasi ini, kami sarankan:
Sederhana saja: Bergantung pada pertemuan, mungkin masuk akal untuk memulai dengan pertanyaan standar seperti "Bagaimana perasaanmu hari ini?"
Campur: Jika Anda punya waktu, coba gabungkan beberapa pemecah es unik untuk mengenal diri Anda lebih baik (lihat beberapa saran kami di sini).
Lewati mikrofon Kita semua mungkin akrab dengan keheningan canggung yang terjadi ketika semua orang mengharapkan orang lain untuk campur tangan. Untuk mengatasinya, dorong tim untuk "memberikan mikrofon" satu sama lain setelah tanggapan mereka sendiri.
Jika setiap orang diharapkan memberikan jawaban, suruh tuan rumah memulai dan kemudian berikan mikrofon pepatah kepada peserta mana pun. Setelah peserta merespons, mereka akan mengakhiri pernyataan mereka dengan "Selanjutnya, saya akan meneruskan mikrofon ke (nama)". Ini membuat percakapan terus bergerak dan menghindari keheningan yang canggung menunggu orang lain untuk campur tangan.
3. Tentukan struktur untuk bagaimana Anda mengharapkan peserta untuk berpartisipasi selama pertemuan.
Tidak selalu jelas bagaimana orang harus memberikan komentar atau tanggapan selama pertemuan virtual. Agar percakapan terus mengalir, tentukan struktur bagaimana Anda mengharapkan peserta untuk berpartisipasi selama pertemuan dan jujurlah tentang harapan-harapan ini di awal pertemuan.
Beberapa strategi favorit kami adalah:
Angkat tangan virtual Anda. Banyak platform rapat virtual memiliki alat umpan balik non-verbal yang memungkinkan peserta mengindikasikan mereka memiliki pertanyaan, misalnya fitur Zoom "angkat tangan". Untuk pertemuan besar, minta orang menggunakan alat ini untuk menunjukkan kapan mereka memiliki pertanyaan atau entri dan tuan rumah dapat memanggil mereka secara langsung. Ini juga bisa menjadi cara yang bagus untuk memiliki pertanyaan cepat ya / tidak dijawab oleh grup dan diperluas.
Gunakan fungsi obrolan: Untuk pertanyaan cepat, Anda dapat meminta orang memasukkan jawaban mereka dalam obrolan (misalnya, fitur obrolan Google Hangouts). Ini memungkinkan Anda untuk dengan cepat mendengarkan tanggapan dari kelompok besar dan memungkinkan setiap orang untuk belajar dari tanggapan masing-masing. Selain itu, seperti yang ditunjukkan Mariel Argonza, pelatih sukses klien APAC kami, ini juga merupakan cara yang bagus untuk menyertakan peserta yang menggunakan bahasa Inggris sebagai bahasa kedua.
Lompat: Bergantung pada ukuran pertemuan Anda dan keamanan psikologis para hadirin Anda, Anda dapat memilih untuk meminta orang lain ikut serta dengan komentar dan pertanyaan mereka. Sebagai seorang fasilitator, penting untuk menyadari partisipasi untuk memastikan bahwa seseorang tidak mendominasi pembicaraan.
4. Pastikan semua peserta berada di halaman yang sama.
Bergantung pada sifat pertemuan Anda, Anda mungkin memerlukan beberapa alat tambahan untuk sampai ke halaman yang sama dengan ide Anda, seperti papan tulis virtual atau alat kolaborasi. Beberapa favorit kami meliputi:
- Papan tulis virtual: Banyak alat pertemuan virtual memiliki alat tulis papan tulis bawaan yang akan memungkinkan peserta untuk mengosongkan ide-ide mereka dan menyimpan gambar papan tulis mereka untuk digunakan di masa depan.
- Bagikan layar Anda: Melihat email yang Anda perlukan bantuan atau mengalami kesulitan menjelaskan masalah yang Anda lihat? Gunakan alat berbagi layar seperti Zoom Screen Share sehingga peserta Anda dapat melihat apa yang Anda lihat dari sudut pandang mereka.
- JamBoard: Sebagai bagian dari GSuite, JamBoard memungkinkan Anda untuk menggunakan papan tulis, menyisipkan gambar dan teks, dan menyimpan / berbagi papan tulis Anda untuk penggunaan di masa mendatang.
- LucidChart: Lucidchart adalah platform produktivitas visual yang membantu orang memahami dan berbagi ide, informasi, dan proses dengan jelas.
- Tampak: Miro adalah alat papan tulis online yang memungkinkan tim terdistribusi untuk berkolaborasi dari mana saja mereka duduk.
5. Tetap di jalan dengan agenda atau slide yang jelas.
Bahkan dengan agenda yang jelas, tetaplah sulit untuk mempertahankan percakapan di jalur, dan tepat waktu, di lingkungan virtual. Untuk membantu menjaga rapat Anda di jalur, coba:
Sirkulasikan agenda: Dalam undangan rapat, jelaskan topik apa yang akan Anda diskusikan, apa yang diharapkan dari peserta dalam hal persiapan, dan apa hasil pertemuan itu.
Jeda: Ketika semua orang diam dan menatap kamera, mungkin naluriah untuk membaca catatan Anda tanpa menarik napas. Namun, dalam suasana virtual, lebih penting dari sebelumnya untuk memperlambat dan berhenti sesekali untuk memastikan bahwa orang memiliki kesempatan untuk terhubung, koneksi WiFi yang lebih lambat dapat mencapai respons suara yang tertunda, dan peserta memiliki kesempatan untuk cerna kata-kata Anda.
Ajukan pertanyaan: Dalam lingkungan virtual, Anda mungkin tidak selalu melihat dengan bingung dan orang-orang mungkin tidak merasa begitu nyaman mengganggu Anda untuk menjernihkannya. Jadi, tanyakan dengan sengaja kepada peserta Anda: pertanyaan apa yang Anda miliki untuk saya? Berhentilah lebih lama dari biasanya untuk menunggu pertanyaan.
Gunakan slide untuk tetap di jalur: Memiliki visual agar Anda tetap pada jalurnya akan memungkinkan semua orang menjadi lebih teratur dan fokus selama pertemuan. Anda dapat memilih untuk mengirim slide sebelum atau setelah pertemuan, tetapi ini adalah cara yang berguna untuk melacak apa yang telah dibahas. Juga, mengirim slide berarti bahwa orang tidak perlu membuat banyak catatan (dan karenanya tidak akan menghabiskan mengetik rapat).
Bahkan dengan persiapan, Anda mungkin menghadapi beberapa canggung, gangguan teknis, dan saat-saat canggung. Tapi, kami mendorong Anda untuk merangkul momen-momen ini, belajar dari mereka, dan melewati mereka. Bagaimanapun, kita semua terlibat dalam hal ini bersama-sama!
Jika Anda baru memulai dengan pertemuan virtual, kami mendorong Anda untuk jujur dengan tim Anda bahwa ini adalah keterampilan yang sedang Anda kerjakan. Berlatih berbagai teknik untuk menemukan yang terbaik bagi Anda. Dapatkan umpan balik dari tim Anda tentang apa yang berhasil dalam konteks rapat Anda dan apa yang tidak.
Juga, ketika Anda menemukan sesuatu yang cocok untuk Anda, bagikan dengan orang lain sehingga kita semua bisa belajar bersama.
