Jika Anda atau organisasi Anda menggunakan Google Documents, cari tahu siapa di tim yang melihat dokumen mana dan kapan itu bisa menjadi informasi yang berguna. Untuk memastikan setiap orang membaca rancangan, syarat dan ketentuan, pengajuan terbaru mereka, kebijakan dan prosedur, atau beberapa dokumen penting lainnya, mereka dapat melihat siapa yang melakukan apa dan kapan merupakan unsur penting dalam situasi apa pun di mana pertanggungjawaban menjadi masalah.
Sampai baru-baru ini, Anda tidak dapat melihat siapa yang melihat dokumen Google Anda. Anda dapat melihat siapa yang mengeditnya, tetapi bukan siapa yang baru saja membacanya. Jika Anda tidak menyimpan, mengedit, atau meninggalkan komentar, Anda tidak tahu apakah orang tertentu sedang membaca versi terbaru dokumen. Selain itu, karena Anda dapat berbagi Google Documents dengan izin hanya-baca, Anda dapat berbagi dokumen dengan beberapa orang dengan maksud untuk meninjaunya, tetapi tanpa membuat perubahan.
Versi Google Documents saat ini memungkinkan Anda untuk mengonfigurasi pengaturan sehingga Anda dapat melihat siapa yang telah melihat Google Documents Anda.
SUITE MONITOR AKTIVITAS G
G Suite umumnya digunakan oleh organisasi tempat berbagi dokumen, kalender, Gmail dan obrolan dan banyak lagi sangat penting, dan paket ini benar-benar lepas landas. Jika Anda menggunakan G Suite di suatu organisasi dan merupakan manajer dokumen yang membagikan dokumen Google dengan orang lain, Anda dapat menggunakan Monitor Aktivitas untuk melihat “riwayat tampilan” dari file Google Doc.
- Buka dokumen Google yang ingin dilihat riwayat penayangannya
- Kemudian klik ikon panah atas di sudut kanan atas atau pergi ke menu drop down Alat
- Buka monitor aktivitas.
- Kemudian klik pada tab Semua pemirsa untuk organisasi Anda
Proses ini akan memungkinkan Anda untuk melacak tampilan dalam dokumen, termasuk tanggal dan waktu tampilan terakhir untuk setiap pemirsa. Jika Anda tidak melihat opsi Monitor Aktivitas di Google Doc Anda, kemungkinan Anda telah masuk ke versi gratis Google Documents atau ke akun pribadi alih-alih versi Google Apps.
KUNJUNGAN DAN TREN UNTUK KOMENTAR
Selain melihat siapa yang melihat Google Doc dan kapan Anda, Activity Monitor juga memungkinkan Anda melihat tren tentang kapan orang melihat atau mengomentari dokumen Anda.
Tren Penonton: Le menampilkan grafik batang yang menunjukkan jumlah pemirsa unik selama periode apa pun yang Anda pilih, dari 7 hari hingga “sepanjang masa”
Komentar Tren: menampilkan grafik batang tren dalam komentar selama 7 hari untuk “sepanjang waktu”
BANGKIT SEJARAH
Anda dapat menonaktifkan fitur ini jika Anda mengerjakan file rahasia atau sesuatu yang bukan untuk konsumsi publik. Meskipun ini tidak meningkatkan privasi, ini adalah pengaturan yang santai.
- Buka dokumen Google.
- Klik panah uptrend di kanan atas dokumen Anda atau buka Alat di menu tarik turun
- Buka monitor aktivitas
- Dalam pengaturan dokumen, ubah Tunjukkan pandangan saya tentang sejarah dokumen ini. di luar
Opsi ini juga tersedia dalam versi Google Documents pribadi atau gratis. Jika Anda sedang mengerjakan dokumen, tetapi tidak ingin kolaborator Anda mengetahuinya sampai Anda siap untuk membagikan pemikiran dan revisi akhir Anda, matikan riwayat menonton.
Mulailah dengan membuka Google Documents dan mengklik Pengaturan.
Menu Pengaturan memungkinkan Anda untuk menonaktifkan riwayat tampilan dengan pengaturan di “Panel Aktivitas”. Setelah mengubah ini ke posisi “off”, klik OK untuk menyimpan perubahan.
MELIHAT YANG MENGUBAH DOKUMEN GOOGLE ANDA
Menghitung tampilan berguna untuk pertanggungjawaban dan untuk memastikan bahwa orang benar-benar membaca dokumen yang Anda bagikan dengannya. Pada saat yang sama, kontrol versi sangat penting, terutama jika Anda bekerja di industri yang diatur. Kontrol versi adalah sesuatu yang telah dilakukan Google Documents selama beberapa waktu dan menunjukkan siapa yang mengedit, menyimpan, atau berbagi dokumen. Sebenarnya, ini tidak hanya berfungsi dengan G Suite, tetapi juga dengan Google Documents pribadi.
Jika Anda tertarik pada kontrol versi atau ingin memastikan tidak ada yang melakukan perubahan yang seharusnya tidak dilakukan tanpa mengunci file, Anda bisa mengetahuinya.
- Buka dokumen Google yang ingin Anda jelajahi
- Pilih riwayat file dan versi
- Pilih Lihat riwayat versi
Jendela geser akan muncul di sisi kanan layar, menunjukkan setiap simpan dan edit dokumen yang dimaksud. Bergantung pada bagaimana Anda mengonfigurasi Google Apps atau Google Documents, Anda juga dapat melihat data ini dengan memilih tautan ‘Edit terakhir adalah …’ di bagian atas dokumen. Membawa Anda ke tempat yang persis sama.
Di jendela slide, Anda juga harus memiliki opsi untuk melihat versi dokumen sebelumnya sebelum membuat perubahan apa pun. Ini penting untuk kontrol versi, karena memiliki jejak audit perubahan yang dibuat, kapan dan oleh siapa. Ini juga berguna jika Anda membuat beberapa perubahan, tertidur, berubah pikiran, dan ingin membalikkannya.
TEMUKAN SIAPA YANG BERBAGI DOKUMEN GOOGLE ANDA
Anda juga dapat melihat siapa yang membagikan Google Doc Anda dan kapan. Anda juga dapat melihat pengaturan berbagi untuk mengontrol akses ke dokumen Anda dengan lebih baik.
- Buka drive.google.com
- Klik MyDrive di sebelah kiri.
- Klik tombol i kecil, untuk informasi, di sudut kanan atas
- Klik Aktivitas
- Klik pada setiap file atau folder satu per satu atau periksa bilah gulir di sebelah kanan layar. Ini akan menampilkan semua riwayat terkini.
Anda harus melihat apakah dokumen itu dibagikan atau dibagikan, siapa yang terakhir mengeditnya, dan kapan tindakan terakhir diambil. Ini singkat, tetapi dikatakan apa yang perlu Anda ketahui.
Anda juga dapat memeriksa dari dalam dokumen dengan memilih Bagikan. Nama-nama orang akan muncul di jendela sembulan. Jika ada beberapa orang, pilih nama dan daftar semua nama akan ditampilkan.
Kemampuan Anda untuk menentukan siapa yang melihat, berbagi, dan mengedit dokumen Anda terbatas jika Anda tidak memiliki akses ke akun G Suite; Namun, masih ada cara untuk mendapatkan informasi dasar. Ketika ragu, ada banyak cara yang bagus untuk melacak bagian-bagian yang tidak penting, tentu saja. Tanda centang “Hanya pengingat: semua edisi versi harus dimasukkan (nama dokumen) sebelum (waktu, tanggal)” adalah pesan yang tidak terlalu halus yang mengklarifikasi poin Anda dan mengaktifkan tanda terima yang telah dibaca di email Anda. Jadilah bantuan besar Tapi kita tersesat.
