Ketika Anda memanggil nomor telepon perusahaan, Anda sering disambut dengan ucapan voicemail otomatis yang memandu Anda melalui buku telepon dan langkah-langkah selanjutnya.
Salam pesan suara ini membuat bisnis kecil Anda terlihat profesional dan dapat membantu meningkatkan penjualan dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Dalam artikel ini, kami akan menunjukkan kepada Anda cara mengatur salam pesan suara untuk toko online, bisnis, atau blog Anda. Kami juga akan menunjukkan contoh-contoh ucapan voicemail terbaik yang dapat Anda gunakan sebagai templat.
Mengapa pesan suara penting bagi bisnis Anda?
Lebih dari 88% pencarian lokal di perangkat seluler diakhiri dengan panggilan telepon. Terutama berkat tombol klik untuk panggil yang pintar yang muncul di hasil pencarian lokal Google.
Bagi banyak usaha kecil, tidak mungkin untuk segera menjawab semua panggilan. Terkadang pelanggan dapat menelepon setelah jam kerja dan Anda mungkin sibuk atau tidak memiliki staf saat itu.
Di sinilah salam pesan suara Anda masuk.
Bagi banyak klien, ini akan menjadi kontak pertama mereka dengan bisnis Anda. Jika Anda tidak membuat salam pesan suara, Anda mungkin kehilangan pelanggan dengan pesaing Anda.
Di sisi lain, tidak menerima ucapan voicemail dengan benar juga dapat memiliki konsekuensi serius. Pelanggan dapat menutup telepon, tidak mengikuti atau hanya berkomunikasi dengan pesaing mereka.
Dengan itu, mari kita lihat bagaimana mengatur dengan benar pesan suara untuk bisnis online Anda.
Cara terbaik untuk mengatur salam pesan suara
Pemilik usaha kecil biasanya menggunakan nomor telepon rumah atau ponsel untuk mengatur panggilan. Meskipun dapat menyelesaikan pekerjaan, itu tidak memungkinkan Anda untuk mengelola panggilan bisnis dengan benar atau mengatur pesan suara otomatis yang efektif.
Cara terbaik untuk mengelola panggilan bisnis adalah melalui penggunaan layanan telepon bisnis. Banyak usaha kecil menggunakan nomor telepon virtual bisnis karena memungkinkan mereka untuk mengelola panggilan bisnis secara efektif tanpa mengorbankan privasi mereka.
Tidak seperti telepon rumah atau nomor ponsel, telepon menggunakan Internet untuk mengatur panggilan. Istilah resmi untuk teknologi ini disebut layanan telepon bisnis VoIP (Voice over Internet Protocol).
Menggunakan layanan telepon komersial memberi Anda keuntungan berikut dari telepon rumah dan ponsel.
- Anda dapat mengatur jam bisnis Anda dan merekam salam suara yang berbeda untuk diputar sesuai dengan waktu hari itu.
- Anda dapat mengatur petugas otomatis, menambahkan ekstensi untuk merutekan panggilan, membiarkan pengguna meninggalkan pesan suara, dan banyak lagi.
- Ini bekerja di komputer Anda, tablet, telepon meja dan bahkan di ponsel Anda menggunakan aplikasi.
- Banyak pengguna dapat menggunakan nomor telepon yang sama terlepas dari lokasi mereka.
- Anda dapat dengan mudah mengakses karyawan baru tanpa memanggil teknisi atau membeli peralatan baru.
Kami merekomendasikan penggunaan Nextiva karena merupakan penyedia layanan telepon komersial terbaik di pasaran. Mereka menawarkan serangkaian fungsi lengkap dengan panel administrasi dan aplikasi berbasis web yang mudah digunakan untuk ponsel Anda.
Kami menggunakan Nextiva dalam bisnis kami untuk mengelola panggilan dari WPBeginner dan properti Motive Keren lainnya.
Untuk solusi yang berbeda, lihat RingCentral. Ini adalah layanan telepon bisnis hebat lainnya. Mereka menawarkan platform yang sangat kaya fitur, dengan banyak alat untuk mengelola salam suara, petugas otomatis, pesan suara, transkrip panggilan, dan banyak lagi.
Setelah mengatur layanan telepon bisnis, Anda dapat mengatur salam suara menggunakan pengaturan yang mudah diikuti.
Contoh ucapan suara untuk perusahaan
Ada beberapa aturan dasar yang harus Anda ikuti untuk membuat salam pesan suara yang paling efektif.
- Hindari klise seperti “Panggilan Anda penting bagi kami,” mereka terlalu sering digunakan dan tidak lagi merasa tulus.
- Pastikan rekaman pesan suara Anda terdengar ramah dan pribadi.
- Cobalah untuk tidak terdengar seperti sedang membaca skrip.
- Jika Anda bisa, sewalah artis suara untuk membantu Anda merekam salam pesan suara. Anda bahkan dapat menemukan seseorang di Fiverr.
- Pastikan pesan suara Anda memberikan informasi penting seperti jam kerja dan informasi kontak.
Berikut ini adalah beberapa templat salam pesan suara yang dapat Anda gunakan untuk bisnis Anda.
Contoh ucapan voicemail setelah jam
Salam pesan suara ini akan diputar ketika pelanggan menelepon Anda setelah jam kerja atau pada akhir pekan. Pastikan pesan suara ini memberi tahu pengguna tentang jam kerja, cara alternatif untuk menghubungi layanan pelanggan, atau lokasi toko.
Seperti yang Anda lihat, kedua contoh memberikan informasi penting dan menawarkan pelanggan bentuk kontak alternatif melalui live chat atau formulir kontak.
Contoh Ucapan Selamat Hari Libur
Pesan-pesan ucapan ini dapat direkam selama liburan.
Seperti yang Anda lihat, salam voicemail ini memberi pelanggan informasi sebanyak mungkin. Salam ini juga memastikan bahwa pelanggan tahu bagaimana mendapatkan respons yang lebih cepat menggunakan metode kontak alternatif selama liburan.
Contoh Pesan Suara Absen / Sibuk
Jika Anda sibuk, tidak ada, atau kekurangan tenaga dan tidak bisa langsung menjawab panggilan pelanggan, Anda dapat menggunakan salam ini sebagai contoh.
Jika Anda adalah satu-satunya orang yang menjawab panggilan, Anda dapat mengubahnya menjadi salam pesan suara pribadi.
Uji dan tingkatkan salam pesan suara Anda
Alasan bagus lainnya untuk menggunakan layanan telepon profesional adalah Anda dapat melacak semua panggilan Anda dan melihat laporan terperinci tentangnya. Misalnya, seperti inilah tampilan analisis panggilan Nextiva.
Anda harus melacak berapa banyak pengguna yang mendengarkan setiap pesan suara dan bagaimana mereka merespons. Salam pesan suara dengan skor pelanggan yang lebih tinggi meninggalkan pesan berfungsi secara efisien.
Pesan voicemail yang bahkan tidak terdengar sepenuhnya adalah kegagalan.
Kami menyarankan Anda mencoba salam pesan suara yang berbeda untuk menemukan keseimbangan yang sempurna. Memperbarui pesan suara secara teratur juga dapat membantu Anda mengisi celah komunikasi yang bahkan tidak Anda ketahui ada.
Lacak pesan voicemail Anda
Sekarang setelah Anda membuat salam pesan suara yang seimbang, informatif, dan ramah, langkah selanjutnya bahkan lebih penting.
Apa yang terjadi setelah seorang pelanggan meninggalkan Anda pesan suara?
Jika Anda menggunakan sistem telepon bisnis profesional, Anda dapat dengan mudah melacak dan membalas pesan-pesan itu.
Pastikan Anda dan staf Anda sama-sama siap untuk tindak lanjut cepat. Callback awal melakukan banyak hal untuk memperkuat hubungan bisnis dan menutup penjualan.
Kami harap artikel ini telah membantu Anda mempelajari cara mengatur ucapan voicemail untuk bisnis online Anda. Anda juga dapat berkonsultasi dengan panduan kami tentang cara membuat buletin elektronik untuk bisnis Anda.
Jika Anda menyukai artikel ini, berlangganan saluran YouTube kami untuk menonton video tutorial WordPress. Anda juga dapat menemukan kami di Twitter dan Facebook.
