Saya selalu bangga dengan kemampuan saya untuk bereaksi cepat terhadap komunikasi:
Jika Anda mengirimi saya email, saya dikenal untuk merespons dalam satu jam.
Jika Anda memberi saya Slack, saya akan sering menjawab dalam beberapa menit.
Saya selalu sadar akan teksnya, dan sangat cepat menanggapi Twitter.
Akibatnya, kegemaran akan respons cepat ini juga menjadi kelemahan saya dalam hal produktivitas.
Saya bekerja di Crazy Egg, sebuah perusahaan yang sangat jauh di mana komunikasi digital datang dalam berbagai bentuk: saluran lepas, email, panggilan Zoom, tiket JIRA, halaman Pertemuan, dan komentar di dokumen Google.
Saya bertanggung jawab atas manajer pemasaran produk, desainer, dan pengembang. Saya juga merupakan titik kontak untuk agen pemasaran konten dan mitra pemasaran bersama kita. Anda dapat melihat bagaimana tetap berada di atas segalanya dan merespons dengan cepat bisa sangat membebani dan mengganggu, dengan cepat.
Ini juga merupakan resep untuk kegagalan jangka panjang.
Sebagai pemimpin tim pemasaran, saya melayani perusahaan saya sebaik mungkin ketika saya memiliki ruang untuk melakukan penelitian, berkolaborasi dengan tim lain, berbicara dengan klien kami, menyusun strategi, dan membaca.
Sebagai pemimpin tim di sebuah perusahaan yang berfokus pada pengoptimalan tingkat konversi, saya paling baik melayani semua orang ketika saya dapat mengirimkan sesuatu dengan cepat, menganalisis hasil, dan secara konsisten melakukan perbaikan kecil berdasarkan pengamatan saya.
“Saya tidak punya waktu untuk melakukan hal-hal itu ketika saya terus-menerus mengganti persneling,” saya memberi tahu bos saya sekitar empat bulan kemudian. “Aku akan terbakar.”
Dia menyarankan saya membagi waktu saya di blok. Saya mengatakan kepadanya bahwa itu adalah ide yang bagus secara teori, tetapi dia bersedia mencoba.
Meluangkan waktu untuk memblokir belokan
Menjadi pertunjukan yang hebat, saya memutuskan bahwa saya akan memberikan tema setiap hari. Hal pertama yang saya lakukan adalah membagi tugas saya ke dalam kategori:
- Analisis kinerja (melihat metrik saluran pemasaran dan laporan perilaku pengguna situs web)
- Editorial (pengeditan entri blog, penulisan studi kasus, tinjauan proyek, dan umpan balik untuk agensi pemasaran konten kami)
- Backlog (Pembuatan tiket JIRA untuk desainer dan pengembang saya)
- Pengoptimalan (membuat perbaikan pada email atau pedoman pemasaran percakapan baru)
- Miscellaneous (komunikasi, penelitian, pencarian ide yang dibagikan oleh anggota tim, dll.)
Kemudian saya menugaskan setiap tugas satu hari dalam seminggu berdasarkan apa yang menurut saya masuk akal dan progresif:
- Senin: Miscellaneous (agar saya dapat membaca email, menangani pekerjaan editorial tambahan dari minggu sebelumnya, memilih proyek saya untuk minggu depan, dan merenungkan strategi)
- Selasa: Analisis kinerja (sehingga Anda dapat memeriksa hasil proyek pengoptimalan minggu lalu dan mencatat apa yang harus disesuaikan)
- Rabu: Perbaikan (jadi saya bisa melihat catatan saya dan membuat item tindakan)
- Kamis: Reservasi (agar saya dapat menetapkan item tindakan Pengoptimalan tersebut ke tim saya)
- Jumat: Tajuk rencana (untuk dapat menyelesaikan minggu ini dengan melakukan apa yang paling saya sukai)
Penguncian waktu: ekspektasi vs. realitas
Di kepala saya, Kalender Google yang dihasilkan akan terlihat seperti ini:
Sebenarnya, ini terlihat seperti ini:
Mengakui kenyataan sangat penting jika Anda ingin sukses dalam memblokir waktu.
Sangat baik untuk mengatakan “Hari ini adalah hari analisis!”, Tetapi kemungkinan Anda masih memiliki permintaan untuk rapat pemasaran bersama, seseorang akan memiliki pertanyaan dukungan pelanggan, dan orang lain akan menginginkan masukan Anda pada teks iklan Anda.
Baru-baru ini atasan saya meminta metrik pada hari Rabu. Saya dengan ramah mengingatkan dia bahwa dia harus tahu lebih baik.
Tips praktis untuk memblokir waktu
Beberapa tips untuk tetap tenang, tenang, dan (relatif) mengontrol kalender Anda:
- Dekati pemblokiran waktu dengan mengetahui bahwa Anda tidak akan dapat membuat hari kerja Anda benar-benar bebas gangguan.
- Klasifikasi aktif dari apa yang mendesak dari apa yang dapat ditugaskan ke hari yang sesuai
- Jika membantu, bagi hari tema Anda menjadi blok-blok yang lebih kecil (misalnya, pada tangkapan layar kedua di atas, saya menambahkan banyak subtugas ke hari Jumat, hari editorial saya)
- Jaga proyek, tautan, dan catatan topik Anda bersama-sama sehingga Anda memiliki semua informasi yang Anda butuhkan ketika Anda mulai setiap pagi (Saya menyimpan semuanya dalam blok waktu Google Cal)
Sekitar sebulan yang lalu saya mulai menggunakan teknik manajemen waktu ini. Bos saya menghubungi saya tentang hal itu (melalui utas Slack, ironisnya mengganggu pekerjaan analitik saya) dan saya memberikan komentar jujur saya:
“Dibutuhkan banyak kedisiplinan dan pemrograman ulang reaksi spontan saya untuk menanggapi setiap email dan pesan dari Slack secara real time. Dibutuhkan banyak konsentrasi dan penyortiran untuk menempatkan tugas pada tempatnya di jadwal mingguan saya. ”
Tapi kenyataannya juga begini: Aku menyukainya.
Sebagai kepala pemasaran, saya memiliki terlalu banyak pekerjaan strategis dan umum yang harus dilakukan, dan tidak mungkin seseorang dalam peran kepemimpinan dapat beralih ke mode fokus mendalam atau menjadi produktif jika mereka mengubah gigi setiap sepuluh menit dan terganggu dengan tugas-tugas kecil.
Saya juga tidak dapat memenuhi janji saya untuk mengirimkan hal-hal seperti desain ulang situs web, pembaruan iklan, atau kampanye email orientasi pelanggan dengan cepat dan berulang dengan cepat. Ini adalah pendorong pertumbuhan utama bagi perusahaan.
Seperti yang dikatakan Shonda Rhimes baru-baru ini selama pidato intinya di konferensi INBOUND HubSpot, “Semua yang telah saya lakukan yang benar-benar membuahkan hasil atau memberi saya kesuksesan apa pun adalah kerja keras.”
Saya juga suka kutipan ini dari teman saya Andy Cook, CEO Tettra:
Jika Anda memiliki kemauan keras untuk mengikuti rutinitas yang menghalangi waktu, itu sepadan dengan pekerjaan awal.
Apakah Anda punya pertanyaan? Jangan ragu untuk mengirimi saya tweet @tokopedia
