En el mundo altamente competitivo de la inversión institucional en viviendas unifamiliares, crear valor e impulsar el rendimiento puede ser una tarea difícil. Factores como las condiciones del mercado inmobiliario local, los costos de adquisición, la competencia en el mercado, las tarifas de alquiler, etc., afectan el rendimiento de una cartera de viviendas unifamiliares en alquiler.
Sin embargo, el factor que más contribuye al rendimiento de la cartera de los inversores institucionales de SFR es la eficacia y eficiencia operativa de sus sistemas de gestión de propiedades.
Los grupos institucionales de SFR han abordado la gestión de sus carteras mediante la subcontratación de la gestión de propiedades a administradores locales externos, incorporando la gestión de propiedades internamente y diversas combinaciones de subcontratación y gestión interna.
El objetivo principal de llevar la gestión de propiedades a la empresa es gestionar la cartera de alquiler de forma más eficiente y rentable que con un gestor externo. A los efectos del debate, este artículo se centrará principalmente en la gestión a la empresa. sistemas de gestión de propiedadesya que parecen ser las que más malestar generan en las instituciones SFR.
Como han aprendido muchos inversores institucionales, gestionar cientos o miles de propiedades puede ser mucho más complicado de lo que parece desde fuera. ¿Por qué? Bueno, la gestión de propiedades es una cadena de montaje muy complicada, con múltiples partes móviles que interactúan a lo largo de todo el ciclo de vida de una propiedad.
Hacer que una propiedad pase por todo su ciclo de vida es como construir un edificio de diez pisos en una cinta de correr: se trabaja con capas de complejidad mientras todo el edificio se mueve. Los efectos dominó de una falla en el proceso, software de gestión de propiedadeso el capital humano se puede sentir en el desempeño de la propia cartera de alquiler.
Cuando analizamos los componentes de las operaciones de gestión de propiedades, estos se dividen en cuatro categorías: software de gestión de propiedades (el elemento tecnológico), procesos, personas y controles y métricas. Analicemos más de cerca cómo estas áreas pueden afectar el rendimiento del fondo.
ARQUITECTURA TECNOLÓGICA
En el corazón de las operaciones de administración de propiedades se encuentra la tecnología utilizada para ejecutar toda su configuración. Su software de administración de propiedades es el pegamento que mantiene unidos los demás componentes..
Lamentablemente, en el mundo de la gestión institucional de SFR, es el eslabón más débil. La gestión de propiedades a nivel nacional e institucional es una industria relativamente nueva. Si bien se han logrado avances en materia de tecnología, la industria aún está en sus inicios. Las soluciones de software holísticas e integradas siguen siendo un sueño difícil de alcanzar.
El resultado es un caos de soluciones tecnológicas y de software que a menudo están unidas con cinta adhesiva en lugar de funcionar como un todo exitoso. sistema de gestión de propiedadesEsto a menudo incluye el seguimiento de procesos complicados en (¡sorpresa!) hojas de cálculo. En última instancia, este enfoque conduce a trabajo duplicado, doble entrada en múltiples sistemas, errores, mala atención al cliente, errores costosos e impactos negativos en el rendimiento del fondo.
La clave para construir una arquitectura tecnológica eficaz es reducir la cantidad de sistemas cuando sea posible sin sacrificar demasiadas características deseables. Existe un debate en curso entre elegir soluciones independientes de primera clase que se conectan entre sí (el método de la cinta adhesiva) y elegir soluciones de software de gestión de propiedades integradas.
Estos últimos cubren más procesos operativos dentro de un único marco. Dado que la gestión de propiedades ya implica tantas partes móviles, la tendencia debería ser hacia la integración en lugar de las opciones independientes de primera clase.
PROCESO (FLUJO DE TRABAJO DEL DEPARTAMENTO)
Los flujos de trabajo departamentales van de la mano con la arquitectura tecnológica utilizada por un administrador de propiedad institucional.
La mayoría de las instituciones cuentan con algún nivel de sistemas de gestión de propiedades documentados, pero a menudo faltan algunos componentes.
En primer lugar, ¿el software de gestión de propiedades ¿Se refuerzan esos procesos? Un flujo de trabajo suele tener sentido en teoría, pero los empleados pueden trabajar fuera de la red, eludiendo los procedimientos establecidos. Cuando no se siguen los procedimientos, se produce caos, informes inexactos y falta de comunicación.
En segundo lugar, los flujos de trabajo a menudo no contemplan adecuadamente las transferencias entre departamentos ni cómo pueden afectar a la propiedad más adelante en su ciclo de vida. Con demasiada frecuencia, un flujo de trabajo se desarrolla en el vacío sin tener en cuenta sus implicaciones más amplias y cómo la aplicación se adapta a la realidad de cómo trabajan sus gerentes. Al integrar controles tecnológicos y garantizar que sus sistemas de gestión de propiedades se desarrollen teniendo en cuenta todo el ciclo de vida, una división de gestión de propiedades puede convertirse en una máquina bien engrasada.
GENTE
Para que un sistema de gestión de propiedades tenga éxito, es fundamental definir claramente los roles, las responsabilidades y la rendición de cuentas. Puede parecer obvio, pero es especialmente complicado en el caso de la gestión de propiedades. Tomemos como ejemplo el proceso de mudanza. Este proceso involucra a inspectores, al equipo de arrendamiento, al departamento de preparación, a proveedores externos, a técnicos de campo y al personal de contabilidad.
Cada persona debe trabajar en armonía con las demás involucradas para transformar la propiedad rápidamente y evitar una vacancia prolongada. Al definir roles y responsabilidades, es esencial tener una visión general de su operación para garantizar que el rol interactúe adecuadamente con el resto de las personas involucradas en cada proceso.
CONTROLES Y MÉTRICAS
Controles y métricas: ¿es sencillo, verdad? Bueno, no tan rápido. Cuando un inversor institucional lleva la gestión de propiedades a su propia empresa, tiende a analizar las operaciones de gestión de propiedades desde la perspectiva de los fondos. Si bien esto tiene sentido hasta cierto punto, no es el panorama completo.
A menudo, mirar las métricas en tres grupos tiene un poco más de sentido.
- Cubo 1: Métricas de rendimiento del fondo.
- Cubo 2: Métricas operativas de gestión de propiedades.
- Cubo 3: Métricas comerciales de administración de propiedades.
La razón de esto es que las operaciones del administrador de la propiedad impulsan el rendimiento del fondo.
- El segmento 1 es el rendimiento del fondo resultante.
- Bucket 2 es la herramienta de informes diarios, semanales y mensuales para administrar el administrador de la propiedad diariamente.
- El segmento 3 son las métricas comerciales financieras y operativas del administrador de la propiedad.
Si la división de administración de propiedades no funciona bien como negocio por sí sola, los fondos se resentirán sin duda. Por eso es fundamental supervisar la división de administración de propiedades como un negocio en sí mismo.
CONCLUSIONES CLAVE
Como saben muchos inversores institucionales en viviendas unifamiliares, gestionar miles (e incluso decenas de miles) de propiedades puede ser extremadamente complicado.
En el mundo de la gestión inmobiliaria, que está en constante evolución, es necesario un esfuerzo constante para seguir impulsando el rendimiento de los fondos. A continuación, se indican algunos puntos importantes:
- Tratar la división de administración de propiedades como un negocio independiente e incentivar su gestión como tal.
- Todo tiene un impacto en todo: la gestión de propiedades es una red entrelazada. Al cambiar algo a nivel operativo, asegúrese de contemplar cómo afecta al resto del ciclo de vida de la propiedad.
- La gestión de propiedades es un negocio de servicio de asistencia técnica. Cree un servicio de asistencia técnica de primera clase que se dedique a la gestión de propiedades y tendrá una división de gestión de propiedades de primera clase (y un rendimiento de fondos de primera clase).
- Automatización de la gestión de propiedades es un componente crucial para el éxito de todo lo mencionado aquí.
- No se conforme con el estándar de la industria. Esta industria, en su forma actual, es muy joven. Si el estándar de la industria no parece tener sentido, probablemente no lo tenga. Los primeros pioneros de la inversión institucional en SFR tomaron las mejores decisiones con la información que tenían en ese momento. Mucho ha evolucionado y cambiado durante la última década, así que no tema cuestionar el estándar de la industria.
- No tema a sus inquilinos: trátelos bien y sea justo. Sin embargo, puede resultar tentador priorizar la ocupación por encima de cualquier otra cosa. No caiga en la trampa de permitir que los inquilinos se aprovechen de las normas laxas porque usted está demasiado concentrado en mantenerlos en la casa.
- Tenga una marcada tendencia a consolidar la tecnología. Si bien no es realista tener todas las necesidades tecnológicas cubiertas en un solo sistema, intente utilizar la menor cantidad posible de herramientas de software. La integración suele triunfar sobre lo mejor de la clase cuando se trata de software de gestión de propiedades Soluciones.
- No se deje tentar por tomar malas decisiones operativas en función de la presión de cumplir con los objetivos de rendimiento de los fondos del próximo trimestre. Puede ocasionar graves daños a largo plazo a sus operaciones de administración de propiedades.
- Recuerde que el motivo de traer sistemas de gestión de propiedades El objetivo de la empresa es obtener mejores resultados que si se externaliza. Las decisiones que se toman deben estar encaminadas a ese fin último.
- Los fondos o la cartera son sus clientes. La división de administración de propiedades debe considerar esta relación de la misma manera que lo hace un administrador de propiedades externo. Es una relación con el cliente que no debe darse por sentada.
Para los inversores institucionales de SFR, operar como administrador de propiedades conlleva una gran cantidad de desafíos. Sin embargo, una división de administración de propiedades bien administrada puede generar retornos superiores año tras año. Se requiere una vigilancia constante de las operaciones y una inversión en automatización de la gestión de propiedadespero las recompensas bien valen el esfuerzo.
Por: Michael Park, JD
Michael Park es socio gerente de Geekly Media. Después de gestionar las operaciones, las ventas y las métricas de miles de propiedades residenciales en todo el país, Michael asesora a las empresas de administración de propiedades sobre cómo hacer crecer y administrar su negocio. Con más de 18 años de experiencia en la industria, Michael ayuda a las empresas a optimizar los procesos a través de automatización de la gestión de propiedadesdesarrollar estrategias de crecimiento poderosas y construir empresas de administración de propiedades más rentables.
Michael es un experimentado profesional inmobiliario, gerente de nivel ejecutivo y empresario. Michael ha participado en miles de transacciones inmobiliarias residenciales mientras trabajaba en administración de propiedades, como socio de una gran firma de abogados de bienes raíces con varias oficinas, como ejecutivo regional de seguros de títulos y como fundador y propietario de una exitosa firma de abogados de bienes raíces. Michael ha aparecido en Fox 4, KLIF 570 AM, KRLD 1080 AM, Trulia.com, Unlock Your Wealth Radio y en numerosos artículos de noticias.
