Microsoft Office 365 es verdaderamente una solución versátil del gigante tecnológico. Más que una simple aplicación de correo electrónico, ofrece una amplia gama de herramientas y, dentro de estas herramientas, los usuarios pueden encontrar muchas funciones interesantes que pueden contribuir mucho a su productividad general.
Es posible que esté utilizando Microsoft Office 365, pero para ayudarle a utilizarlo en todo su potencial, esta publicación destaca algunas de las Funciones menos conocidas pero muy efectivas..
Desde colaborar con su equipo en documentos hasta enviar mensajes instantáneos dentro de aplicaciones, hay muchas cosas que puede hacer en MS Office 365. Entonces, comencemos.
Diez características de Microsoft 365 que debe conocer
Microsoft Office ha estado en el mercado desde la llegada de la propia computadora. Y uno de los principales factores clave de su éxito continuo es que el La empresa siguió mejorando sus productos. según las exigencias del día.
Asimismo, Microsoft Office 365 trae consigo muchas características interesantes. Sin embargo, la mayoría de los usuarios siguen usando estas herramientas de la misma manera que siempre sin experimentar las nuevas funciones.
En la siguiente lista, destacamos 10 de las mejores características que ofrece Microsoft Office 365 para que puedas convertirte en un usuario avanzado de Microsoft Office y aprovechar al máximo la herramienta.
1. Colabora con tu equipo en cualquier documento
Microsoft Office 365 le permite colaborar con su equipo en cualquier documento o coautor de documento compartido en tiempo real. Simplemente cargue su documento en OneDrive o SharePoint y su equipo podrá acceder a él y trabajar en él. Además, puedes comparte tu documento directamente desde MS Word y realizar un seguimiento de los cambios de diferentes autores.
Lo que es más interesante es que puedes tener mensajería instantánea con tu equipo o colaboradores a través de la integración de Skype en la aplicación. Además de los mensajes instantáneos, puede tener reuniones de audio/vídeo y compartir pantalla con su equipo.
2. La facilidad de una tarifa de licencia única
Tanto para empresas como para usuarios individuales, es bastante complicado comprar la suscripción de cada aplicación, sin mencionar que también sería bastante costoso. Para abordar esto, Microsoft Office 365 ofrece una tarifa de licencia única que cubre todas sus aplicaciones y software.
Con esto (mensual/anual) pago único para toda la suite, podrá administrar mejor su presupuesto para licencias de software. Además, a medida que se lanza una nueva versión, se actualiza automáticamente para todos los usuarios con la misma suscripción, por lo que no hay problemas con las versiones antiguas o nuevas.
3. Almacenamiento seguro de datos en OneDrive
Con el trabajo remoto y los equipos virtuales, siempre es necesario almacenamiento en la nube confiable para almacenar y compartir datos. OneDrive es la respuesta de Microsoft Office 365 al almacenamiento seguro de datos en la nube que viene con el paquete Office 365 y le permite almacenar hasta 1 TB de datos. Además, puede colaborar en documentos y archivos en aplicaciones de Microsoft en tiempo real.
En términos de ciberseguridad, Ofertas de Microsoft Office 365 Microsoft defensor que protege sus datos contra filtraciones y malware. También puede proteger sus documentos con contraseña, restringir la copia/guardado de datos confidencialesy borre los archivos comprometidos de forma remota.
4. Comparta enlaces en lugar de archivos
La era del envío de archivos y documentos a través de archivos adjuntos quedó atrás. Con Microsoft Office 365, puede cargar archivos en el Nube de OneDrive y conseguir un Enlace para compartir que puedes enviar a cualquier persona.. Sus receptores pueden editar estos archivos y usted podrá realizar un seguimiento de todos los cambios en tiempo real.
Esta característica también aborda el límite de tamaño de archivo que tienen la mayoría de los servidores de correo electrónico. Entonces, en lugar de adjuntar archivos, puede agregar el enlace para compartir a su correo electrónico y enviárselo a quien desee.
5. Funciones de presentación interesantes
Microsoft PowerPoint ya es una aplicación de presentación popular y más utilizada. Lo que hizo Microsoft Office 365 fue agregar algunas características interesantes para hacerlo más productivo.
Éstas incluyen Entrenador de presentadores con tecnología de inteligencia artificial, que agrega animaciones 3D, herramienta de conversión de texto a voz y convierte el mouse en un puntero láser para hacer presentaciones más impresionantes.
Si quieres algo más que PowerPoint, puedes probar Influencia de Microsoft. Es un aplicación de narración digital por la plataforma que ofrece formas únicas e interactivas de expresar sus ideas, informes y proyectos. Y el editor de arrastrar y soltar hace que sea más fácil de usar para cualquiera.
6. Convierta datos en mapas
Mapa de poder es una característica interesante de Microsoft Office 365 que le permite convierta sus datos en visualizaciones interactivas en Excel.
Puede crear mapas interactivos en 3D o visualizar sus datos e información a través de listas, rangos o filtros avanzados. Esto le brinda una manera impresionante de presentar datos y hallazgos a cualquier audiencia.
7. Continúe leyendo donde lo dejó
¿No te encantaría empezar a leer un documento donde lo dejaste? Bueno, en Microsoft Office 365, puedes hacerlo.
El Reanudar la lectura Las funciones de MS Word le permiten continuar leyendo un documento donde lo dejó mientras la aplicación lo marca como favorito.
Lo que es aún mejor es que puedes reanudar la lectura donde la dejó incluso si abre el documento en otro dispositivo vinculado a su cuenta de Microsoft Office 365.
8. Multiplataforma y dispositivo
Microsoft Office 365 está disponible para sistemas operativos de computadora y móviles. Así que puedes Úselo en cualquier dispositivo o plataforma que esté conectado a su cuenta de Office 365
No solo eso, incluso si estás usando un dispositivo invitado, puedes acceder a las aplicaciones y herramientas en cualquier navegador web.
Además, para Microsoft Word, PowerPoint, Excel y OneDrive, también hay Aplicaciones móviles de Office que puedes utilizar en cualquier dispositivo móvil inteligente. Esto es ideal para los crecientes equipos virtuales y de trabajo remoto.
9. Gestión eficiente del flujo de trabajo
Más que una plataforma de documentación, Microsoft Office 365 tiene algunas herramientas para ayudarlo a administrar su flujo de trabajo. Una de esas herramientas es Planificador de Microsoft – a herramienta de gestión de proyectos para gestionar su flujo de trabajo y el de su equipo.
Puede asignar tareas, crear tareas pendientes, establecer fechas de entrega, organizar colaboraciones y realizar un seguimiento del progreso de los proyectos en tiempo real. Y puedes hacer todo esto a través de un panel intuitivo que muestra el progreso de tu equipo a través de gráficos coloridos.
10. Funciones útiles de correo electrónico
Por las muchas cosas oficina de microsoft es famoso, el correo electrónico se encuentra entre los mejores. Microsoft Office 365 hace que correo electrónico aún más inteligente y rico en funciones a través de la aplicación Outlook.
Éstas incluyen Desorden de Microsoft función que le permite establecer reglas en la bandeja de entrada, como mostrar mensajes de alta prioridad en la parte superior.
De manera similar, el Panel de lectura en Outlook le permite reproducir correos electrónicos sin siquiera abrirlos y el Panel de conversación puede brindarle una perspectiva de toda su correspondencia dentro de un hilo de correo electrónico.
Además, obtienes una bandeja de entrada de 50 GB, un nombre de dominio personalizado y administración de tus datos de correo electrónico basada en la nube.
Migrar buzones de correo de Exchange a Office 365
Después de leer acerca de las muchas características de Microsoft Office 365, es posible que desee migrar su buzón de Exchange a Office 365. Aunque puede parecer un poco técnico, en realidad no lo es, especialmente cuando tiene herramientas útiles para ayudarlo.
Una de esas herramientas es la Convertidor estelar para EDB (se puede descargar gratis). De las muchas opciones de convertidores EDB (Exchange Database) a PST disponibles en el mercado, esta herramienta se encuentra entre las mejores en términos de confiabilidad y conveniencia.
El software le permite migrar y convertir buzones de correo únicos o múltiples sin perder ningún dato y afectar al servidor.
Es más, puedes Vista previa de elementos como correo electrónico, calendario, notas y contactos. etc. antes de migrar, guarde varios buzones simultáneamente y guarde sus buzones en varios formatos que incluyen PST, MSG, EML, RTF, PDF o HTML.
Entonces, a continuación, lo guiaremos a través del proceso de migrar su buzón de Exchange a MS Office 365 usando Stellar Converter para EDB.
Requisitos previos:
Antes de comenzar el proceso de conversión de su buzón a Microsoft Office 365, asegúrese de que su sistema cumpla con los siguientes requisitos previos:
- El sistema operativo debe ser Windows 7, 8, 10 u 11 o Windows Server 2008, 2012 o 2016.
- Derechos de usuario administrativo en la PC en la que estás trabajando.
- Obtenga una suscripción a Microsoft Office 365 con Outlook instalado en el sistema.
- Descargar e instalar Convertidor estelar para EDB en tu PC y actívalo.
Migrar buzón a Microsoft Office 365
A continuación se muestra un proceso paso a paso para migrar su buzón de correo a Microsoft Office 365.
- Inicie Stellar Converter para EDB y verá dos opciones: ‘Intercambio alojado’ para exportar buzones de correo desde un archivo EDB en línea y ‘EDB sin conexión’ para convertir buzones de una base de datos fuera de línea.
- Desde el menú Inicio, haga clic en el ‘Seleccionar archivo EDB’ seleccione el archivo EDB y luego haga clic en “Siguiente”.
- El software escaneará su archivo y luego le dará una vista previa de todos los datos en una ventana de tres paneles.
- En el siguiente cuadro de diálogo Guardar como, elija ‘Exportar a Office 365’ y haga clic ‘Próximo’.
- Se le pedirá que ingrese sus credenciales de inicio de sesión, así que ingrese el nombre de usuario y la contraseña de su perfil de Outlook y haga clic en ‘DE ACUERDO’.
- Una vez más, verá una ventana de Buzones de mapa. Puede aplicar filtros para priorizar la exportación de su buzón y reorganizar la asignación. Ahora haga clic ‘Exportar’ para proceder.
- Verá un cuadro de diálogo Guardar que le muestra el progreso de su exportación de EDB a Office 365.
- Una vez hecho esto, verás un Guardado completo cuadro de diálogo con información sobre buzones guardados, anulados, eliminados y fallidos. Hacer clic ‘DE ACUERDO’ para cerrarlo.
Conclusión
Microsoft Office 365 ofrece muchas funciones para agregar eficiencia y productividad a su flujo de trabajo diario. Tanto los particulares como las empresas pueden beneficiarse de la comodidad de la suscripción y de las múltiples aplicaciones que ofrece. Especialmente para el correo electrónico, la aplicación Outlook en MS Office 365 tiene mucho que ofrecer.
Debido a su popularidad y facilidad de uso, si desea migrar buzones de correo de Exchange a Microsoft Office 365, entonces Convertidor estelar para EDB le brinda una manera conveniente de hacerlo (como puede ver en el proceso antes mencionado).
Si migró con éxito su buzón de Exchange a MS Office 365, háganos saber su experiencia o consultas.
