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Los 10 principales beneficios del software de flujo de trabajo automatizado En el mundo empresarial que cambia rápidamente, una empresa no puede mantenerse a flote en un solo negocio

Los 10 principales beneficios del software de flujo de trabajo automatizado En el mundo empresarial que cambia rápidamente, una empresa no puede mantenerse a flote en un solo negocio

En el mundo empresarial que cambia rápidamente, una empresa no puede mantenerse a flote durante mucho tiempo sin ceder a las últimas tecnologías. Las empresas necesitan encontrar una manera de hacer las cosas fáciles, simples y, en última instancia, funcionar mejor para mantenerse por delante de la competencia. Seamos realistas: hacer las cosas manualmente en 2023 está un poco desactualizado. Además, el trabajo manual puede ralentizar el crecimiento de una empresa. Entonces, ¿cuál puede ser la solución? Bueno, la mejor solución es automatizaciónespecíficamente automatizado flujo de trabajo la solución es la respuesta.

El software de flujo de trabajo automatizado cambia las reglas del juego. Realmente cambia toda la dinámica de cómo las organizaciones trabajan de manera eficaz y eficiente. Forbes dice que facilita las cosas y puede ayudar con las ganancias, incluso si no lo hace todo por sí mismo.

Diez mejores cosas de este software y cómo puede cambiar completamente tu trabajo

1. Mayor eficiencia

En primer lugar, el tiempo es a la vez amigo y enemigo. Sí, es confuso, pero intentemos darle sentido a esta afirmación. El tiempo dedicado a una tarea particular afecta directamente la productividad general. Más tiempo significa menos productividad y evidentemente el trabajo manual requiere mucho tiempo. Al introducir la automatización, puede realizar el trabajo más rápido y con menos errores. Dos pájaros con una piedra. Automatizar tareas tediosas y repetitivas puede liberar tiempo para que un empleado se concentre en otro trabajo que realmente importa.

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Un estudio de Forbes afirma que automatizar tareas tediosas y repetitivas relacionadas con la información de los clientes puede ahorrar tiempo a los empleados. El software automatizado los guía sin problemas a través de los procesos, lo que les ahorra horas que, de otro modo, dedicarían a buscar documentos.

Los flujos de trabajo automatizados aumentaron la productividad de los equipos en más de un 40%, ya que pudieron concentrarse en trabajos de alto valor. – James Lee, vicepresidente de operaciones, Acme Inc.

2. Mayor precisión

El flujo de trabajo manual equivale a errores humanos. Es natural que cometamos errores, pero ese error puede dañar significativamente los resultados de la empresa. Aquí es donde el software de flujo de trabajo automatizado brilla en su máxima expresión. Los conjuntos de reglas predefinidas reducen los errores en la entrada de datos, los cálculos, los informes y más. Esto da como resultado un mejor cumplimiento y conocimientos confiables para decisiones basadas en datos.

3. Ahorros de costos significativos

El software automatizado reduce la necesidad de trabajo manual. Esto le permite ahorrar en costos operativos optimizando el capital humano. Las empresas pueden reasignar recursos hacia actividades generadoras de ingresos. Según un estudio de McKinsey, la automatización puede reducir los costes entre un 25 y un 50 % en campos como este

finanzas, marketing, recursos humanos y servicio al cliente.

Aquí tenéis el gráfico que explica el estudio sobre reducción de costes.

4. Mejor transparencia y visibilidad

Los sistemas automatizados brindan visibilidad en tiempo real de los procesos a través de seguimientos de auditoría detallados. Los líderes pueden realizar un seguimiento del progreso, identificar obstáculos y optimizar continuamente los flujos de trabajo.

5. Rápida escalabilidad

A medida que aumentan las demandas, los flujos de trabajo manuales se vuelven complejos. El software automatizado se adapta perfectamente a las cambiantes necesidades empresariales sin coste adicional. Los flujos de trabajo se pueden modificar fácilmente sin dependencias.

6. Estandarización y coherencia

El software automatizado garantiza procesos estandarizados en toda la organización. Esto da como resultado un mejor control de calidad, gobernanza y cumplimiento. Los clientes experimentan niveles de servicio consistentes.

7. Colaboración mejorada

Con la automatización, los empleados no trabajan en silos. Las reglas predeterminadas determinan cómo se asignan, comparten, rastrean y monitorean las tareas. Los equipos colaboran mejor para lograr resultados.

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8. Mayor productividad de los empleados

Al eliminar el trabajo manual repetitivo, el software automatizado permite a los empleados centrarse en tareas significativas que requieren intelecto humano. Esto aumenta la satisfacción laboral y la productividad.

9. Incorporación más rápida

Para cualquier RRHH, la incorporación manual es un dolor de cabeza. Además, hay muchos factores en los que es posible que RR.HH. cometa un error. Esto no puede terminar bien tanto para RR.HH. como para el empleado. Este es también uno de los lugares donde el software de flujo de trabajo automatizado ocupa un lugar central.

Dado que el software automatiza el trabajo, RR.HH. puede garantizar que el empleado realice el proceso de incorporación sin problemas. Esto reduce el error humano y finaliza el proceso muy rápidamente.

10. Mejores experiencias del cliente

Los flujos de trabajo automatizados impulsados ​​por datos y análisis permiten experiencias contextuales de los clientes. La información en tiempo real sobre los recorridos de los clientes permite un servicio oportuno y comunicaciones relevantes.

Segundo investigación de la fuerza de ventas, el 75% de los clientes esperan interacciones consistentes entre departamentos y canales. Los flujos de trabajo automatizados ayudan a lograr esta coherencia a escala.

Elegir el software de flujo de trabajo automatizado adecuado

Con innumerables opciones disponibles, elegir la herramienta de automatización del flujo de trabajo adecuada puede resultar intimidante. Aquí hay algunos factores clave a considerar:

  • Facilidad de uso– Opte por una herramienta intuitiva adecuada para usuarios con diferentes niveles de habilidad. Las herramientas complejas aumentan las dependencias.
  • Integración– Evaluar la perfecta integración de la herramienta con los sistemas y apps existentes.
  • Analítica– Busque análisis integrados e informes personalizados para monitorear los flujos de trabajo.
  • Seguridad– Garantice funciones de seguridad de nivel empresarial, como acceso basado en roles, cifrado de datos y certificaciones de cumplimiento.
  • Personalización– Elija una herramienta personalizable que se alinee con sus procesos únicos.

Si bien las herramientas de código abierto como Bonita y Camunda ofrecen potentes funciones de automatización de forma gratuita, es posible que carezcan de algunas funciones de herramientas pagas como Zapier, Nintex y Process Street. Evalúe las compensaciones en función de sus necesidades y presupuesto específicos.

Comparación de los principales software de flujo de trabajo automatizado

Características Zapier nintex Calle del proceso
Facilidad de uso Interfaz de usuario sencilla Curva de aprendizaje pronunciada Arrastrar y soltar intuitivo
Integraciones Más de 2000 aplicaciones Amplias capacidades de integración Más de 50 integraciones
Analítica Básico Análisis sólidos Informes personalizados
Seguridad Criptografía, controles de acceso. Certificaciones de conformidad Acceso basado en roles
Personalización Plantillas predefinidas Altamente personalizable Modelos de proceso

Adoptar la automatización del flujo de trabajo es fundamental para el crecimiento

En los volátiles mercados actuales, las empresas deben adaptarse continuamente al cambio. Con el crecimiento exponencial de los datos, la automatización del flujo de trabajo es fundamental para aprovecharlos de forma eficaz.

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Según Forbes, si bien la automatización tiene un enorme potencial, el éxito depende de que los empleados la adopten desde el principio. Tómese el tiempo para educar a los equipos sobre los beneficios de optimizar los flujos de trabajo. Involúcrelos en el diseño y prueba de procesos automatizados para fomentar la aceptación.

Al optimizar las tareas repetitivas, el software de flujo de trabajo automatizado libera su recurso más valioso (su gente) para centrarse en la creatividad, la innovación y el enfoque en el cliente. Ahora es el momento de la automatización del flujo de trabajo. Su implementación puede elevar su negocio a nuevos niveles de eficiencia, productividad y rentabilidad.

Preguntas frecuentes (FAQ)

1. ¿Cuáles son algunos casos de uso comunes del software de flujo de trabajo automatizado?

Los casos de uso comunes incluyen la incorporación de nuevos empleados, el procesamiento de pedidos de ventas, la gestión de aprobaciones, la recopilación de comentarios de los clientes y la realización de conciliaciones financieras. La automatización agiliza los procesos entre departamentos.

2. ¿El software de automatización del flujo de trabajo reemplaza a los empleados?

No, aumenta las capacidades humanas y les libera tiempo para realizar un trabajo significativo. El software funciona dentro de parámetros predefinidos configurados por personas.

3. ¿Cuánto cuesta el software de automatización del flujo de trabajo?

Los costos varían según la herramienta, la cantidad de usuarios y las integraciones requeridas. Las herramientas de código abierto son gratuitas pero básicas. Las principales herramientas pagas ofrecen paquetes comerciales con suscripciones mensuales/anuales.

4. ¿Puede la automatización del flujo de trabajo transformar los procesos heredados?

Sí, los equipos de TI capacitados pueden mapear y digitalizar flujos de trabajo heredados complejos utilizando tecnología de automatización y mapeo de procesos. Requiere comprensión de los procedimientos existentes.

5. ¿Cómo pueden las empresas garantizar una transición fluida hacia flujos de trabajo automatizados?

Planifique y haga la transición gradualmente. Involucrar a los equipos en el diseño de nuevos flujos de trabajo. Proporcionar una formación adecuada sobre el uso del software. Recopile continuamente comentarios para identificar brechas y optimizar los procesos.