jueves, marzo 28, 2024
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Cómo organizar tu evento: checklist y guía para tener Uno de los eventos más esperados del calendario anual, es solo

Cómo organizar tu evento: checklist y guía para tener Uno de los eventos más esperados del calendario anual, es solo

Uno de los eventos más esperados del calendario anual, es natural que numerosas personas aspiren a organizar sus propias celebraciones. Ya sea que esté organizando una reunión para sus seres queridos u organizando un evento corporativo para una fuerza laboral considerable, tenemos una variedad de conceptos para garantizar que su evento triunfe.

Esta guía paso a paso te ayudará a planificar una celebración increíble.

Antes de organizar un evento exitoso, es fundamental reconocer que se trata de una ocasión festiva. Este no es el momento de limpiar o cocinar; intentar hacerlo todo usted mismo puede resultar abrumador, así que siéntase libre de delegar tareas si es necesario. Anticipar y planificar con anticipación le permitirá relajarse y disfrutar del evento. A continuación se ofrecen algunas indicaciones sobre cómo organizar un evento inolvidable:

¡Mantén la compostura! Como ocurre con cualquier evento importante, la preparación anticipada es clave. Empiece por determinar la naturaleza de la reunión deseada (por ejemplo, una cena con amigos o familiares). Por lo tanto, considere opciones adecuadas de alimentos y bebidas que se alineen con las preferencias de su grupo, ya sea que se inclinen hacia un ambiente formal o informal. Una vez que haya resuelto eso, comience a considerar decoraciones y opciones de entretenimiento (como música) que resuenen con los gustos e inclinaciones de sus asistentes. Para obtener detalles adicionales, como juegos o actividades, para mejorar la experiencia de su evento, considere hacerlos accesibles para garantizar la claridad y minimizar la confusión antes de que comience el evento.

Elige tu tema

¡Definitivamente quieres ser festivo y divertido! Pero recuerda: si te excedes con la decoración, será complicado que tus asistentes se vean desde el otro lado de la sala. Piense en el tipo de lugar en el que se encuentra y cuánto espacio hay para que los invitados se muevan.

¡No olvides el presupuesto! Debe elegir un tema que se ajuste lo más posible a su presupuesto, si no exactamente, al menos lo suficiente como para que no pueda justificar gastar más de lo necesario en algún proyecto de decoración elaborado porque es “por una buena causa”.

También ten en cuenta lo fácil o difícil que será realizar este tema en la vida real. Si hay elementos esenciales específicos (como un accesorio gigante), asegúrese de que se puedan lograr antes de comprometerse por completo.

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Establece tu presupuesto

Uno de los mayores errores que comete la gente a la hora de planificar un evento es no fijar un presupuesto. Necesita saber cuánto está dispuesto a gastar en su evento; de lo contrario, puede terminar gastando más de lo que puede pagar.

Para establecer su presupuesto, primero determine cuánto dinero desea gastar en todo el evento. Luego divide el total por el número de días anteriores (por ejemplo, 30 días) y multiplícalo por 12 para obtener una estimación de cuánto gastará cada persona durante este período. Agregue cualquier otro costo, como decoraciones o entretenimiento, luego verifique su lista de invitados antes de finalizar.

Una vez que haya hecho todos estos cálculos y se haya asegurado de que todos estén dispuestos a pagar su parte, pregúnteles si les gustaría contribuir con algo más a la comida/lugar/etc., para que no haya sorpresas a continuación.

Crea una lista de invitados y envía invitaciones.

Si organiza un evento de Nochevieja, crear una lista de invitados y enviar invitaciones es absolutamente esencial. Y si tu quieres organizar un evento exitoso Para que sea exitoso y memorable para todos los involucrados, es importante incluir a todas las personas importantes, y no solo a las que ya están invitadas.

A continuación se ofrecen algunos consejos sobre cómo empezar:

  • En primer lugar, recordemos que existen dos tipos diferentes de fiestas: aquellas en las que los invitados invitan a otros invitados (las llamadas fiestas de puertas abiertas), y aquellas en las que sólo el anfitrión invita a sus invitados (fiestas de casas cerradas). Por mucho que me gusten las fiestas de puertas abiertas (¿a quién no le encanta la idea de invitar a extraños?), encuentro que este tipo de fiestas no suelen funcionar muy bien con grupos o familias más grandes, ya que inevitablemente quedará alguien fuera cuando se celebren las fiestas. Llega la fiesta, hora de cenar o tomar el aperitivo. Si tienes suficiente espacio en tu casa para todos los asistentes sin tener que estar uno encima del otro toda la noche, puede que esto no sea un problema en absoluto; pero si no hay suficiente espacio alrededor de la mesa o la encimera de la cocina durante la hora de la cena, ¡las cosas podrían ponerse incómodas rápidamente!

Encuentra el lugar perfecto

Cuando se trata de encontrar el lugar perfecto para su evento de Nochevieja, hay muchos factores a considerar. La ubicación y el tamaño de un lugar pueden determinar cuántas personas puedes invitar y si habrá suficiente espacio para acomodarlas a todas cómodamente. La disponibilidad también influye a la hora de elegir el lugar: si quieres un evento al aire libre con fuegos artificiales pero el clima es cuestionable, es posible que tengas que buscar en otro lado. Las tarifas de alquiler varían dependiendo de dónde decidas organizar tu fiesta; ¡Asegúrese de que cualquier ubicación que elija tenga suficientes servicios disponibles para que los asistentes no sientan que se están perdiendo algo si no tienen su propio transporte! Por fin… ¡opciones de comida y bebida! Asegúrate de que tus invitados no se vayan con hambre (o sed) ofreciendo una amplia variedad de comida en cada mesa y tal vez incluso un poco de alcohol…

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Elige el mejor catering para tus necesidades de comida y bebida

No querrás quedarte atrapado en la cocina la noche en la que se supone que debes entretener a tus invitados, por lo que es importante elegir el catering adecuado para tus necesidades.

  • Incluya detalles sobre el tipo de comida que le gustaría que le sirvieran en el evento de Nochevieja. ¿Existen requisitos dietéticos específicos? ¿Quieres opciones vegetarianas o platos veganos? ¿Asistirán niños y necesitarán comer algo especial? ¿Qué tipos de bebidas beberá la gente? ¿Está bien si cada uno trae su propia bebida o proporcionará alcohol a quienes deseen participar?
  • Cuéntanos qué tipo de servicio estás buscando para tu fiesta de Nochevieja. ¿Quiere comidas tipo buffet que los huéspedes puedan servir ellos mismos o prefiere que los camareros tomen los pedidos y les entreguen la deliciosa comida directamente en sus asientos? ¿Están bien los aperitivos siempre y cuando no sean sucios (es decir, sin controles deslizantes), o están mal vistos porque son demasiado informales?

Selecciona artistas musicales para que la fiesta continúe.

  • Elija un artista que pueda reproducir música que se ajuste a su tema. Si vas a organizar una fiesta de Nochevieja para todas las edades, es posible que desees que un artista toque música popular de los años 80, 90 y de hoy. Si se trata más bien de un evento solo para adultos, hay muchos sets de DJ disponibles con contenido más atrevido, si eso es lo que estás buscando.
  • Elija un artista que pueda tocar música adecuada al lugar. Los diferentes lugares tienen diferentes reglas sobre los niveles de volumen y otras restricciones sobre el ruido de fondo durante la noche. Si su lugar tiene reglas estrictas sobre la calidad del sonido o los niveles de volumen, asegúrese de consultar antes de contratar a cualquier artista (de lo contrario, ¡podrían ser expulsados!).
  • Elija un artista que pueda tocar música adecuada para el público. No hace falta decirlo: si la mayoría de tus amigos tienen gustos eclécticos en géneros, pero un amigo está mucho más interesado en el hip hop que en el jazz o la música clásica, puede que no sea prudente contratar a alguien cuya única especialidad sea interpretar covers de múltiples épocas en al mismo tiempo. Por otro lado, si a todo el mundo le encanta la música country (o soul), ¡contrate a un artista que se especialice en esos géneros!
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Elija decoraciones que se ajusten a su tema y ubicación.

Cuando elige la decoración para tu fiesta de Nochevieja, tienes algunas opciones diferentes. Puede elegir decoraciones que complementen la ubicación (por ejemplo, si realiza el anfitrión en el patio trasero de alguien, considere alquilar o comprar iluminación exterior). También puedes elegir decoraciones que complementen el tema de tu evento (por ejemplo, si se trata del tema “Escape a Fiji”, compra algunas palmeras y decoraciones tropicales). Finalmente, siempre es una buena idea tener en cuenta que todos estos elementos deben estar en escala entre sí, ¡así que no exageres con ningún elemento!

Contrata personal profesional para que se encargue de los detalles que no deseas manejar

Ni siquiera las personas más organizadas y ambiciosas pueden hacerlo todo. Cuando se trata de su evento de Nochevieja, contratar personal profesional es la mejor manera de asegurarse de pasar tiempo de calidad con sus invitados y asegurarse de que todos se lo pasen bien.

  • Contratar personal profesional le permitirá tener más tiempo libre para que usted también pueda divertirse. Sus invitados quedarán impresionados con lo bien que salió todo y lo bien que se lo pasaron; ¡Esto ayudará a que su experiencia sea incluso mejor de lo esperado!
  • También ahorrarás dinero contratando un equipo profesional porque ellos se encargarán de algunas (o todas) las siguientes tareas: alquiler del local, alquiler/compra de decoración y equipos de iluminación, alquiler o compra de vajillas (dependiendo de lo que esté dentro de tu presupuesto)), servicios de catering (si corresponde), servicios de barman + personal si es necesario, honorarios de agencia para reservar entretenimiento + costos de talento dependiendo de lo que se incluye en los paquetes, como música de DJ + efectos de iluminación solo durante las horas de fiesta), fotografía/vídeo grabaciones con fines sociales, plataformas multimedia como Facebook Live Video Streams; etc…

Conclusión

Esperamos que te diviertas celebrando la Nochevieja y que nuestra guía te ayude a que tus celebraciones sean extraordinarias. Si tiene alguna otra sugerencia o idea, ¡háganoslo saber!

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