La organización es un aspecto crucial para gestionar un negocio exitoso. Si bien cada empresa tiene diferentes requisitos organizativos, la forma de realizar el seguimiento, almacenar y gestionar los documentos puede tener un impacto significativo en la eficiencia operativa.
Varias pequeñas empresas simplifican sus procesos utilizando DMS (sistemas de gestión documental). Existe una amplia gama de sistemas de gestión documental disponibles para los propietarios de empresas, uno de los más populares siendo FileCenter. Sin embargo, antes de implementar uno en su negocio, es fundamental conocer la importancia de la gestión documental.
Por qué la gestión de documentos es fundamental para el éxito de las pequeñas empresas
Al realizar una gestión documental adecuada, los propietarios de empresas pueden obtener numerosos beneficios para su organización. Por ejemplo, puede reducir los obstáculos a la productividad: El 83% de los empleados utiliza el tiempo libre para recrear los documentos perdidos. También mantiene informados a los equipos y facilita el seguimiento de la información esencial.
Si bien rastrear y organizar archivos con un DMS puede ser una idea de último momento, tomarse el tiempo para ordenarlos puede ahorrarles tiempo y dinero a las empresas de manera exponencial. He aquà otra mirada a lo vital que puede ser la gestión de documentos:
- Mejorar la asignación de tiempo: Puede llevar horas obtener los archivos fuente si no se maneja adecuadamente. Al adoptar una solución de gestión de documentos, puede evitar este problema.
- Indexa tu contenido correctamente: Al utilizar un DMS, puede etiquetar y buscar documentos fácilmente.
- Generar informes: Esta es otra tarea oportuna que puedes simplificar con la gestión de documentos. Un DMS puede automatizar esta tarea y permitirle personalizar informes.
- Mayor seguridad: Las violaciones de datos son algo común. Sin embargo, los sistemas de gestión de documentos mantienen la seguridad para evitar que los piratas informáticos roben datos confidenciales.
- Redundancia de archivos reducida: Almacenar la misma información en varios lugares conduce a acceder accidentalmente a archivos antiguos o eliminar versiones incorrectas. Un DMS puede evitar estos inconvenientes y minimizar la confusión.
Cómo gestionar documentos de forma eficaz con un sistema de archivo
Para las pequeñas empresas, es necesario un sistema de archivo adecuado. Para almacenar correctamente los documentos, la ubicación, el acceso y el orden son elementos clave.
Por ejemplo, los archivos deben estar cerca de los empleados que necesitan acceso. También serÃa útil organizarlos para aumentar la eficiencia y la productividad. La organización incluirÃa cómo los identifica y cuánto tiempo conserva sus documentos. También necesita una estructura ordenada para asegurarse de poder detectarlos sin esfuerzo.
El proceso general de archivado suele ser el mismo para la mayorÃa de las empresas. Sin embargo, deberá tener en cuenta sus necesidades, como por ejemplo, si desea archivar los documentos por nombre, cronológicamente o numéricamente.
Una vez que haya determinado un buen sistema de archivo, su equipo debe utilizarlo de manera consistente en todos los ámbitos. Por lo tanto, es posible que deba crear plantillas estandarizadas para la presentación y el cumplimiento de los empleados.
Por qué su empresa deberÃa utilizar un sistema de gestión documental
Como propietario de una pequeña empresa, es posible que desee considerar el uso de un sistema de gestión de documentos para mantener sus archivos organizados. Un DMS juega un papel crucial en el almacenamiento. El software puede ayudarle a digitalizar archivos, eliminando el papel en su oficina.
Si bien esta caracterÃstica es excelente para el medio ambiente, beneficia a su negocio, especialmente cuando se integra con Paneles de EHR de próxima generación. El software de administración de documentos tiene capacidades de escaneo y le permite administrar todos sus archivos en un solo lugar. Como resultado, puede optimizar su flujo de trabajo y mejorar la productividad.
CaracterÃsticas a buscar en un sistema de gestión de documentos
Evaluar sus necesidades de gestión de documentos es crucial si decide invertir en un DMS para su negocio. No todas las plataformas de gestión de documentos son iguales. Por lo tanto, es útil identificar las caracterÃsticas que necesita para saber qué programa se alineará mejor con sus procesos.
CaracterÃsticas avanzadas
A medida que su negocio crece, es esencial invertir en un DMS que pueda crecer con él. De lo contrario, tarde o temprano tendrás que cambiar a otro software, lo que podrÃa resultar una molestia a largo plazo. Al elegir un DMS, determine si tiene las funciones avanzadas que necesitará implementar una vez que su negocio se expanda.
Seguridad y recuperación
Una de las caracterÃsticas más importantes que debe tener un DMS es la seguridad. Lo último que necesita es una filtración de datos de todos sus archivos digitales. Considere buscar software que se centre en protege tu información.
Fácil de usar
La facilidad de uso deberÃa ser otra caracterÃstica clave de su sistema de gestión de documentos. Su equipo deberÃa poder acceder, administrar y navegar por documentos con facilidad.
Sin embargo, es esencial Sea realista con su presupuesto al planificar el uso de recursos. Si no tiene mucho, puede considerar utilizar un DMS basado en web en lugar de una solución interna.
Colaboración e integración
Es probable que distintos departamentos utilicen el mismo DMS en toda la empresa. Al buscar un DMS en el que invertir, este debe tener funciones de colaboración e integración. Por ejemplo, la edición en tiempo real, el intercambio de archivos y los complementos integrados serán útiles para su equipo. También deberÃa tener la capacidad de agregar y limitar el acceso de los usuarios a ciertos documentos.
Control de versiones
El control de versiones es otra caracterÃstica clave que debe tenerse en la gestión de documentos. Tener la versión más reciente de un documento archivado es fundamental, tanto para verlo como para editarlo.
También es bueno tener funciones que le permiten descargar documentos en diferentes formatos y volver a versiones anteriores con su “historial” guardado. A menudo, un empleado borra información por error. Por lo tanto, restaurar la versión anterior puede ayudar a ahorrar tiempo.
Un DMS también debe tener capacidades de seguimiento que le permitan ver quién fue la última persona que trabajó en el documento. Esto puede ayudar a reducir el riesgo de errores comerciales.
Aproveche la gestión de documentos para el crecimiento empresarial
Un sistema de archivo estratégico puede ahorrarle a su organización el dolor de cabeza de dedicar demasiado tiempo y recursos valiosos a la gestión de documentos. Muchas empresas invierten en sistemas de gestión documental. Por lo tanto, podrÃa valer la pena investigar uno.
Si bien existe una tarifa inicial para comprar un DMS, puede beneficiar significativamente a su negocio a largo plazo. Sin embargo, antes de invertir en un DMS, considere los costos y observe detenidamente su presupuesto. Probablemente encontrará la solución más adecuada a su presupuesto.
⸻ BiografÃa del autor ⸻ ⸻
abril miller es un escritor senior en ReHack.com. Se especializa donde se especializa en redacción de tecnologÃa empresarial. En particular, le gusta explorar la amplia gama de diferentes tecnologÃas en el lugar de trabajo y cómo impactan a las empresas y a los empleados.