Cuando se trata de crear y gestionar asociaciones sólidas entre clientes y agencias, ningún detalle es demasiado pequeño. A menudo son las microinteracciones repetidas las que crean una base para la confianza y la lealtad a largo plazo.
Considere sus registros de estado, consultas y, por supuesto, aprobaciones. Estas comunicaciones cotidianas pueden tener un gran impacto en la forma en que su cliente entiende su trabajo. Unos pocos ajustes pueden transformar por completo un proceso engorroso en una experiencia que posicione a su agencia como un verdadero socio creativo.
La optimización de sus procesos internos y externos beneficiará sus flujos de trabajo de aprobación de redes sociales de un extremo a otro y al mismo tiempo infundirá confianza en su trabajo. En este artículo, repasaremos cómo estas interacciones diarias pueden fortalecer las relaciones agencia-cliente.
Cómo los flujos de trabajo de aprobación fortalecen las relaciones agencia-cliente
Alrededor del 92% de las agencias ofrecen gestión de redes sociales como parte de su paquete general de servicios, según el Informe de embalaje y precios para agencias de Zoho Social. A medida que las redes sociales se convierten en una parte central de las ofertas de las agencias, es necesario contar con la infraestructura para operar sin problemas a escala.
La aprobación de publicaciones es un paso pequeño pero poderoso en cualquier oferta de servicio de redes sociales. En el peor de los casos, pueden implicar mucho seguimiento, lo que genera una pérdida de tiempo para usted y su cliente. En el mejor de los casos, pueden crear rigidez en el cliente. Las relaciones agencia-cliente se fortalecen cuando estos procesos se convierten en minioportunidades de colaboración. Así es cómo:
1. Demostrar el valor de las redes sociales con un punto de contacto rutinario.
Lo social es tu mundo, pero para tus clientes, es solo una fracción de su día a día. Los flujos de trabajo de aprobación promueven una colaboración más activa entre usted y los equipos de sus clientes.
Piénselo de esta manera: sus informes de desempeño social resumen los resultados de todo el arduo trabajo que está realizando. Su flujo de trabajo de aprobación de redes sociales les brinda a sus clientes un vistazo detrás de la cortina, brindándoles una vista más granular de su cronograma de publicaciones sin una pesada carga. inversión de tiempo.
Esto ayuda a su cliente a obtener una comprensión más profunda del trabajo estratégico que ha realizado para desarrollar su presencia social. Cuanto más comprendan sus clientes su estrategia, mejor equipados estarán para trabajar como socios creativos de su equipo durante las lluvias de ideas de contenido.
2. Prevenir errores con las aprobaciones internas
Una buena reputación se gana con esfuerzo y, dada la velocidad de las redes sociales, se daña fácilmente. Si bien las asociaciones cliente-agencia exitosas generalmente se respaldan a través de su desempeño en comparación con los entregables, a veces lo que no cuenta es lo que no hace.
Mantenga una base sólida de confianza incorporando garantía de calidad en su proceso de publicación. En Zoho Social, esto se hace agregando un paso de revisión interna a su flujo de trabajo para garantizar que su trabajo esté “aprobado por la agencia” antes de que llegue el momento de la revisión del cliente.
Agregar un paso de revisión interna a su proceso de aprobación de redes sociales puede servir como protección que evite que errores costosos o mensajes fuera de marca lleguen a su cliente, y mucho menos a sus perfiles de redes sociales. Estas medidas garantizan que su cliente solo vea trabajo de calidad que ayude a generar confianza y una relación positiva.
3. Comunicarse rápidamente con las partes interesadas externas
Una vez que su trabajo haya pasado el control de calidad, es hora de enviárselo al cliente para recibir comentarios. La función de flujo de trabajo externo de Zoho Social permite una comunicación fluida con el cliente.
Intercambiar comentarios de comunicación en varios canales como Google Docs, una hoja de cálculo o un hilo de correo electrónico puede hacer que se pierdan detalles o contexto importantes.
Cuando las agencias y las partes interesadas pasan contenido social de un lado a otro en estas plataformas, es fácil perderse el contexto (por ejemplo, cómo se verá una publicación con una imagen y una copia una vez publicada). Pero el flujo de trabajo de aprobación de Zoho Social muestra vistas previas de la red, para que los aprobadores externos puedan ver cómo se ven las publicaciones una vez publicadas.
Zoho Social también permite a las partes interesadas externas revisar y dar comentarios sobre publicaciones sociales directamente en nuestra plataforma, incluso si no son usuarios de Zoho Social. El aprobador externo no necesita aprender a utilizar nuestra interfaz de usuario ni a iniciar sesión.
Simplemente pueden verificar su dirección de correo electrónico, revisar las publicaciones, comentar con comentarios y aprobar/rechazar las publicaciones.
Si las aprobaciones internas y los comentarios aún están en proceso, los clientes externos no pueden ver la conversación, lo que permite a las agencias compartir solo información relevante que sea importante para sus clientes.
Además, Zoho Social enviará correos electrónicos recordatorios automáticos a los aprobadores externos antes de la fecha límite si aún no se ha recibido la aprobación. Esto no solo ahorra tiempo y esfuerzo, sino que alivia el problema común de recordar hacer un seguimiento.
Las agencias de marketing en redes sociales también se benefician de esta función de flujo de trabajo externo porque simplifica la gestión de múltiples clientes y partes interesadas. En lugar de utilizar múltiples plataformas para comunicar y revisar los resultados, las agencias tienen una fuente de verdad para la ejecución.
4. Promover la colaboración en tiempos de crisis
Normalmente, trabajará con un cronograma de aprobación y publicación establecido. Pero cuando ocurre una crisis y su agenda se pierde, las aprobaciones posteriores ayudan a respaldar cambios repentinos en la producción de contenido.
Cuando los mandatos de quedarse en casa por el COVID-19 entraron en vigor en marzo de 2020, Grupo de Comunicadores Tuvo que revisar todos los calendarios sociales de sus clientes. La agencia tuvo que trabajar rápidamente para establecer una estrategia para publicar actualizaciones oportunas, muchas de las cuales se anunciaban cada hora.
Para publicar actualizaciones importantes de forma rápida y precisa, su equipo utilizó el flujo de trabajo de aprobación de mensajes de Zoho Social para redactar, revisar y programar contenido nuevo.
“Durante varios meses, completamos el 100% de nuestras publicaciones directamente a través de la función Flujo de trabajo de aprobación de mensajes simplemente porque ya no podía planificar con un mes de anticipación”, dijo Raven Gill, gerente de redes sociales de Communicators Group.
“Hemos llegado a una mejor posición en la que puedo volver a la planificación mensual. Pero para algunos clientes, todavía estamos trabajando sin flujos de trabajo de aprobación debido a la consistencia con la que cambian las cosas”.
Communicators Group pudo actuar como un verdadero socio, simplificando una situación que ya era estresante para sus numerosos clientes. Diseñar su flujo de trabajo de aprobación teniendo en cuenta la prevención de crisis puede ayudarle a hacer lo mismo.
Con las aprobaciones externas de Zoho Social, las agencias pueden obtener rápidamente comentarios de los clientes sobre las publicaciones de comunicación de crisis. Después de la aprobación del cliente, la agencia puede realizar los cambios y publicarlos sin salir de la plataforma de Zoho Social. Flujos de trabajo como este en tiempos de crisis fortalecerán la relación agencia-cliente porque eliminan cualquier riesgo de que mensajes cruciales se pierdan en la traducción.
5. Conserve y haga crecer su negocio
Alguno 67% de las agencias de marketing digital Dicen que la razón por la que los clientes los eligen es porque se establecen como socios estratégicos. Al promover la colaboración, la eficiencia y la calidad, su flujo de trabajo de aprobación de redes sociales puede fortalecer su asociación cliente-agencia y su negocio.
Las relaciones sólidas con los clientes generan referencias. Las referencias de boca en boca son una de las formas más populares en que las agencias generan nuevos negocios. Tener operaciones que agilicen la colaboración dentro de las relaciones con sus clientes existentes puede, en última instancia, impulsar su nueva estrategia comercial.
Los procesos bien diseñados fortalecen las relaciones agencia-cliente al mostrar que se pueden escalar los esfuerzos sociales sin sacrificar la calidad o la voz de la marca. Puede parecer simple, pero también es increíblemente efectivo.
Crear un flujo de trabajo que respalde relaciones duraderas entre agencia y cliente
Las oportunidades de colaboración entre agencia y cliente se pueden encontrar en lugares sorprendentes. Tome los procesos de rutina y utilícelos como una oportunidad para mostrar el verdadero valor de su agencia.
La función Flujo de trabajo de aprobación de mensajes de Zoho Social puede manejar cada paso de su proceso en un sistema integrado. Y con las aprobaciones externas, la comunicación con los clientes, especialmente en tiempos de crisis, es más rápida y sencilla porque sus clientes pueden proporcionar comentarios incluso si no son clientes de Zoho Social.
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