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Office 2023 frente a Microsoft 365: cómo elegir

Microsoft Office es la forma en que miles de millones de personas en todo el mundo van al trabajo y a la escuela, ya sea que lo hagan desde su hogar, una oficina, un salón de clases o una combinación de cualquiera de ellos. Este conjunto de herramientas de productividad es utilizado por personas que trabajan en 106 idiomas en casi todos los países del mundo, y está disponible en versiones para uso personal, para pequeñas empresas, empresarial y educativo.

Pero hay más de una forma de comprar Office o, más bien, de comprar el para usarlo. Existe la versión “perpetua” de Office que está disponible como compra única; la versión más actual es oficina 2021. Luego está la versión de suscripción que vive en la nube y por la que paga una tarifa mensual o anual. Cuando se introdujo esta versión en 2011, Microsoft la llamó Oficina 365luego renombrándolo microsoft 365 para suscripciones personales y de pequeñas empresas. A nivel empresarial, los planes de Office 365 y Microsoft 365 están disponibles. En esta historia, usaremos “Microsoft 365” como abreviatura para todas las suscripciones de “365”, a menos que nos refiramos a un plan específico.

¿Por qué elegir comprarlo de una manera y no de otra? La respuesta puede ser confusa, especialmente porque cada conjunto de herramientas incluye la mayoría de las mismas aplicaciones, más o menos.

Microsoft ha dejado clara su preferencia: La compañía cree que “la nube impulsará el trabajo del futuro” y me encantaría que todos compraran Microsoft 365. Hay muchos incentivos para hacer precisamente eso. Pero tienes opciones.

Aquí encontrará ayuda para decidir qué versión es la adecuada para usted o su empresa.

Microsoft Office: Las opciones

Cómo paga Office

Una gran diferencia entre las opciones “2021” y “365” es cómo paga por ellas. Si está comprando una “licencia perpetua” (como con o), paga una suma mayor que con las ofertas de suscripción bajo la marca Microsoft 365 u Office 365, pero solo lo hace una vez. Cuando te suscribes a cualquiera de los planes o, pagas anual o mensualmente.

Office 2021: una licencia perpetua

Ya sea que compre una sola copia de Office 2021 en una tienda minorista o descargue cientos de puestos a través de licencias por volumen, Microsoft llama a esto una “compra única” porque paga solo una vez, no todos los meses. (Etiquetas como “perpetua”, que ha sido ampliamente utilizada por , técnicamente señalan el tipo de licencia en lugar de la metodología de pago, pero en este caso, el tipo de licencia está vinculado a si se compró directamente o simplemente “alquilada”).

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Microsoft define el término como cuando “… paga un único costo por adelantado para obtener aplicaciones de Office para una computadora”. es el adjetivo clave allí. Tienes que subir el precio de compra completo antes de obtener el software.

Esa compra de una licencia para ejecutar legalmente el software le da derecho a usar esa versión de Office 2021 a perpetuidad. En otras palabras, la licencia no tiene fecha de vencimiento y los usuarios pueden ejecutar la suite durante el tiempo que deseen. ¿Pagar Office 2021 este año y usarlo durante los próximos siete años? Bien. ¿Usarlo para operar su portal espacial en el año 2050? Nada que te detenga. (Excepto la compatibilidad de hardware. Aunque probablemente puedas encontrar una computadora vieja y restaurada y arrastrarla al espacio).

Pero si desea nuevas funciones que salgan con la próxima actualización, tendrá que pagar el precio completo nuevamente, sea lo que sea, cuando salga la próxima versión, salga una. No hay opciones de actualización en los paquetes de licencias perpetuas.

Microsoft 365: Office como servicio

Microsoft 365, el método de compra que Microsoft prefiere que elija, es un servicio de suscripción, en el que paga al gigante del software mensual o anualmente. Hay un descuento, a veces tentador, por ir con el plan de pago anual sobre el mensual. (Todos los planes empresariales, desde Enterprise E1 a E5, requieren un compromiso anual). Y la compañía siempre está endulzando este bote ofreciendo más aplicaciones de las que obtiene con los productos de licencia perpetua y con un suministro continuo de nuevas funciones.

Como cualquier suscripción, Microsoft 365 brinda un servicio, en este caso, el derecho a ejecutar las aplicaciones de la suite y acceder a los servicios asociados, solo mientras continúen los pagos. Deje de pagar y caducan los derechos para ejecutar las aplicaciones. Esto sucede en un forma progresivadándole tiempo para descargar sus datos o actualizar su plan de pago, lo que elija.

Durante 30 días después de la falta de pago, su plan estará “caducado”. Seguirás teniendo acceso a todas tus aplicaciones y archivos. Si no lo vuelve a activar mientras está en la etapa Caducado, pasa a “Desactivado”, donde permanecerá durante 90 días. No podrá acceder a sus aplicaciones o datos hasta que pague. Si aún no paga su plan, será “Eliminado”. En ese momento, se ha ido.

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Entonces, una licencia de Microsoft 365 depende de pagos sostenidos. Detener este último, y la licencia es revocada. Reinicie los pagos, pero no espere demasiado, para restaurar la licencia.

Cómo se mantiene cada versión de Office

Aunque los pagos definen una diferencia entre Office 2021 y Microsoft 365, el ritmo de desarrollo y lanzamiento de Microsoft es, en última instancia, más importante para los usuarios y los profesionales de TI que los respaldan.

Piense en Office 2021 como un software tradicional: un paquete de herramientas que normalmente no cambia mucho hasta la próxima versión principal. Eso también es válido para el servicio. Microsoft lanza mensualmente actualizaciones de seguridad y calidad para las versiones de licencia perpetua de Office. (Puede verificar desde cualquier aplicación de Office si hay actualizaciones disponibles. Desde, digamos, un documento de Word, vaya a y busque . Luego elija y .)

Pero Office 2021 no obtiene las características y funcionalidades continuamente actualizadas que sí tiene Microsoft 365. Lo que obtienes cuando compras la suite, en cuanto a características, es todo. Si desea las actualizaciones, en algún momento en el futuro, tendrá que comprar cualquier versión que Microsoft venda como una licencia perpetua en ese momento.

(El la empresa dice del lanzamiento de Office LTSC 2021, “Si bien este no será nuestro último lanzamiento perpetuo, continuamos realizando inversiones que facilitan aún más a los clientes la adopción de Microsoft 365”. y en un explicador en línea sobre todos los productos de Office, la compañía dice: “Nos complace confirmar nuestro compromiso con otra versión de la versión perpetua de Office en el futuro, más allá de esta versión”).

Sin embargo, Microsoft publica periódicamente actualizaciones de características y seguridad para las aplicaciones de Microsoft 365. Y los libera a medida que ocurren. A medida que se acumulan nuevas características y funcionalidades, y las aplicaciones en Microsoft 365 evolucionan, Microsoft decidirá que es hora de una nueva versión de Office. Luego, empaquetará algunas de esas funciones en una suite mejorada para los clientes que continúan realizando compras únicas por adelantado. Es probable que el tiempo que sigan haciendo esto dependa de cuánto tiempo haya demanda de estas versiones “fijadas en el tiempo”.

Otra nota importante: oficina 2021 y Oficina LTSC 2021 será compatible con actualizaciones de seguridad solo hasta el 13 de octubre de 2026. Eso es solo cinco años de soporte, menos que los siete años en Office 2019 y los 10 años en versiones anteriores. Por el contrario, con las suscripciones de Microsoft 365, el soporte nunca se agota, siempre y cuando sigas pagando, por supuesto.

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Cómo se conecta Office con los servicios en la nube

Una razón para elegir Office 2021 en lugar de Microsoft 365 es el acceso a Internet. Si no tiene acceso confiable a la nube, no puede conectarse a Internet por razones de seguridad o, por cualquier motivo, tal vez vive en la cima de una montaña remota, su computadora a menudo está fuera de línea, este es el tipo de software necesitas.

De hecho, el acceso a Internet es una de las principales razones por las que Microsoft no puede obligarnos a todos a suscribirnos a Microsoft 365. Microsoft 365 se ejecuta en aplicaciones que se descargan en su computadora, teléfono o tableta, pero esas aplicaciones requieren acceso a Internet casi constante. , especialmente si usas OneDrive y almacenas todos tus archivos en la nube.

En uso estándar, Microsoft 365 deja de funcionar si no puede conectarse a Internet durante 30 días. Para algunos casos de uso, esto es un factor decisivo. Pero la empresa está haciendo esfuerzos para superar esta objeción a los productos de Microsoft 365. El año pasado, Funciones lanzadas por Microsoft para usuarios empresariales que permiten que Microsoft 365 siga funcionando sin problemas, incluso si está desconectado durante largos períodos de tiempo. Un administrador de TI tiene que configurarlo, pero después de eso, un usuario puede seguir trabajando, sin conexión, hasta por 180 días.

Office 2021, por otro lado, no depende tanto de una conexión a Internet para operar, guardar archivos y actualizarse automáticamente. Puede conectarlo cuando tenga acceso y trabajar sin conexión cuando no lo tenga. Esto, así como el costo y el deseo de apegarse a los modelos de distribución de software de la vieja escuela, es quizás la razón más convincente para insistir en uno de los productos de licencia perpetua.

Cualquiera que sea la licencia que elija en última instancia, obtendrá muchas de las mismas herramientas. Y las razones para elegir una u otra tienen menos que ver con el precio y las funciones que con la forma en que usted o sus usuarios trabajan, las necesidades de soporte y seguridad, la confiabilidad del acceso a Internet, las necesidades de almacenamiento y colaboración en línea, y cuán emocionado (o molesto) está. o es probable que sus usuarios lo sean por las nuevas funciones que aparecen, como un regalo, en el software.

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