Desde tomar selfies con amigos hasta etiquetar marcas favoritas en nuestras Historias, las redes sociales se han convertido en una gran parte de nuestra vida cotidiana. Los consumidores esperan que las marcas tengan una presencia activa en línea y la capacidad de responder rápidamente cualquier pregunta que tengan.
Pero una publicación en redes sociales mal sincronizada o redactada podría dañar la reputación de su marca. Sin embargo, el 45% de las empresas no cuentan con una política de redes sociales para los empleados.
Aunque la gente puede perdonar tu marca, Internet nunca olvida, por lo que es mejor prevenir que lamentar. Implementar una política de redes sociales ayudará a proteger su empresa y brindará a los empleados el espacio para defenderse a sí mismos mientras se mantienen fieles a la marca y sus valores.
¿Qué es una política de redes sociales de una empresa?
Una política de redes sociales es parte del código de conducta comercial de una empresa que les dice a los empleados cómo deben representarse a sí mismos y a la marca en las redes sociales. Incluye pautas para proteger la seguridad, la privacidad y los intereses legales de la marca.
Las plataformas de redes sociales brindan vías para la promoción de la marca, pero también presentan oportunidades para tergiversar su marca, razón por la cual una buena política de redes sociales es tan necesaria.
¿Por qué necesita una política de redes sociales para los empleados?
Aquí hay varias razones por las que las organizaciones deberían adoptar una política de redes sociales:
Crear defensores de la marca
Las políticas de redes sociales le permiten desbloquear todos los beneficios de la defensa de los empleados, sin poner en riesgo la credibilidad de su marca.
Cuando sus empleados publican sobre la organización en línea, puede aumentar el conocimiento de la marca, establecer un liderazgo intelectual y generar clientes potenciales calificados. Además de ayudar a las ventas sociales, las publicaciones de los empleados pueden respaldar los esfuerzos de reclutamiento social, atrayendo a los mejores talentos a su empresa.
Su política de redes sociales es una herramienta de promoción fundamental que brinda a sus empleados la orientación que necesitan para representar su marca con precisión en las redes sociales.
Promocionar DEI
La diversidad de marcas en las redes sociales es más importante que nunca. La alineación de la empresa con los valores personales es un 74% más importante para los consumidores que en 2021, por lo que las marcas deben mostrar y decirle al público lo que valora la empresa.
Amplificar las voces diversas a través de las redes sociales es un paso viable que las marcas pueden dar para priorizar la representación y atraer a los mejores talentos de comunidades marginadas. Una política inclusiva de redes sociales empoderará y alentará a voces de todos los orígenes a defender la marca.
Mantener una identidad de marca consistente
Una política de redes sociales garantiza que cada vez que alguien interactúe con su empresa en línea, ya sea a través de un canal de marca o de un empleado, obtenga la misma experiencia constante. Esto desarrolla una identidad más confiable para su empresa, convirtiendo a los clientes en embajadores y seguidores leales.
Minimiza acciones legales contra tu marca
Las redes sociales presentan consideraciones complicadas, como la ley de privacidad y la ley de derechos de autor. Una política de redes sociales bien elaborada protegerá a la empresa de posibles demandas.
Consulte con su asesor legal y describa una lista de lo que la empresa debe y no debe hacer. Estas reglas generales ayudarán a garantizar que la organización y los contratistas cumplan con las leyes, reduciendo el riesgo de acciones legales contra la empresa.
Proteja su marca de riesgos de privacidad y seguridad
Existen muchos riesgos de privacidad y seguridad relacionados con el uso de las redes sociales. Cuanto más grande sea su equipo, mayores serán esos riesgos. Una buena política de redes sociales combinada con protocolos de seguridad protegerá sus cuentas contra piratería informática, phishing y fraude.
Y dado que las redes sociales son un recurso común para estafadores y delincuentes, es imperativo que su política de redes sociales incluya pautas que protejan tanto a sus empleados como a su empresa. Ya sea defendiéndose contra estafas de phishing o ataques de ransomware, asegúrese de que todos en su organización estén atentos a la protección en línea.
Prevenir una crisis de relaciones públicas
Muchas organizaciones cometen el error de esperar hasta haber enfrentado un desastre de relaciones públicas para implementar una política. Sea proactivo e implemente una estrategia con anticipación para minimizar la crisis.
Su plan de crisis de redes sociales debe estar alineado con su política de redes sociales. Por ejemplo, la política puede designar qué equipos son responsables de manejar una crisis de relaciones públicas.
Lo que toda política de redes sociales debe incluir
Una política de redes sociales bien diseñada brindará una variedad de beneficios, como empoderar a su personal y proteger su marca. Pero para disfrutar de esos beneficios, su póliza debe delinear una orientación clara y completa.
A continuación, presentamos algunos componentes esenciales que toda política de redes sociales debería tener para comenzar:
El propósito de la política.
Explique por qué la organización utiliza una política de redes sociales. Sea transparente e ilustre por qué su marca lo necesita. A continuación se muestra un ejemplo de nuestra plantilla de política de redes sociales:
¿A quién se aplica la póliza?
Enfatice cómo la política de redes sociales se aplica a todos, desde ejecutivos y gerentes hasta pasantes y autónomos. A continuación se muestra un ejemplo de nuestra plantilla:
Tenga en cuenta que esta sección también proporciona las definiciones de la marca sobre información relacionada con la empresa y redes sociales. Estas claras distinciones garantizan que todos dentro de la organización estén en la misma página.
Pautas para cuentas personales
No puedes controlar todo lo que tus empleados hacen y dicen en sus cuentas personales de redes sociales. Sin embargo, es importante mostrarles por qué su comportamiento en los perfiles personales afecta a su empresa y cómo pueden evitar conflictos.
Independientemente de si sus empleados hablan por usted o no, el mundo podría verlos como un reflejo de su marca. Si sus empleados actúan de manera cuestionable en línea, esto también genera sospechas sobre su negocio.
Su política de redes sociales tendrá una lista de reglas a seguir, pero lo más importante que debe recordar a sus empleados es que, digan lo que digan en las redes sociales, representan a la empresa, incluso cuando estén en sus cuentas personales.
Describe las expectativas básicas de comportamiento. Por ejemplo, necesitan:
- Comprueba sus hechos
- Respetar la ley (incluida la ley de derechos de autor)
- Evite decir cosas negativas sobre su marca u otras empresas.
Normas de asociación de empresas
También es una buena idea incluir un descargo de responsabilidad en las cuentas personales para recordar a los clientes que su empleado es un individuo, no un portavoz de su organización. Muchas políticas de redes sociales piden a los miembros del equipo que indiquen que todas sus publicaciones se basan en sus propias opiniones, como Best Buy:
Al separarse de las opiniones de sus empleados, Best Buy reduce el riesgo de sufrir una crisis de relaciones públicas.
Pautas de seguridad y privacidad
Su política de redes sociales también debe defenderse contra riesgos de seguridad y problemas de privacidad. Las sólidas políticas de redes sociales describen los peligros de compartir en línea y ayudan a mantener a sus empleados fuera de problemas.
Como mínimo, estas pautas deben incluir detalles sobre:
- Compartir información privada o confidencial de la empresa
- Publicar contenido difamatorio, despectivo o incendiario
- Publicar información o fotografías que impliquen una conducta ilegal.
- Cómo crear contraseñas seguras, incluida la autenticación de dos factores para cuentas de redes sociales personales y de marca
- Cómo mantener el software actualizado y los dispositivos seguros
- Cómo identificar posibles riesgos y ataques en las redes sociales
- Cómo responder si se produce una brecha de seguridad
Cuanto más seguros estén sus empleados con sus acciones en las redes sociales, más segura será su empresa.
Pautas legales
Su política de redes sociales debe proporcionar pautas claras sobre cómo manejar áreas sensibles, particularmente en lo que respecta a la ley y las regulaciones de la industria. Los requisitos legales varían según el país y el estado, así que asegúrese de consultar con su asesor legal.
Su póliza puede cubrir, entre otros, lo siguiente:
- Fuente de crédito: ¿Cuál es la fuente de la información que comparte su empleado? Dar crédito a las imágenes y otra información es crucial.
- Procedimientos de privacidad y divulgación: Informe a sus empleados lo que se considera confidencial, como la información del cliente.
- Descargos de responsabilidad: Informe a su personal qué significa una exención de responsabilidad cuando la utilicen en línea. como el ciudad de edmonton describe en sus pautas de redes sociales, incluso si alguien declara que sus opiniones son propias, el público seguirá considerándolo un representante de la ciudad.
- Desafíos regulatorios: Ciertas industrias como las finanzas, el gobierno y la atención médica tienen requisitos regulatorios específicos. Describe las reglas que puedan estar asociadas con tu industria.
Compromiso responsable
Aclare quién puede hablar en nombre de su empresa en las redes sociales. Un pequeño problema podría crecer como una bola de nieve si no se maneja adecuadamente. Si alguien deja un comentario negativo sobre su marca en línea, asegúrese de que sus empleados sepan cómo responder.
El grado de libertad que le dé a su personal dependerá de la naturaleza de su negocio. Si permite que su equipo ofrezca consejos a los clientes, es una buena idea capacitarlos en lo siguiente:
- Directrices de la marca: Cómo hablar de sus productos, servicios y empresa.
- Etiqueta: Cómo responder a los comentarios de los clientes (tono de voz, estrategias de derivación de clientes, etc.).
- Confidencialidad: Qué detalles no deben compartirse en absoluto en las redes sociales.
- Consecuencias: ¿Qué pasará si no siguen la política de redes sociales de la empresa?
Para algunas empresas, la mejor opción será dirigir la situación hacia el personal capacitado para gestionar asuntos de relaciones públicas y resolución de conflictos. Es posible que haya miembros de su equipo responsables de la respuesta a crisis, la aprobación de mensajes, el servicio al cliente, la gestión de relaciones públicas y el compromiso social.
Una excelente manera de garantizar que los conflictos siempre se manejen adecuadamente desde el principio es configurar respuestas preaprobadas a problemas comunes en una plataforma de administración de redes sociales como Zoho Social. Estas respuestas muestran que su marca es consciente de su preocupación y los dirigirá a la persona adecuada para resolver el problema.
Incluso puedes utilizar las herramientas de escucha social de Zoho Social para asegurarte de ser el primero en saber cuando alguien dice algo negativo sobre tu marca. Cuanto más rápido se dé cuenta de un problema, más fácil será solucionarlo antes de que se propague el fuego.
Ejemplos de políticas de redes sociales
Si busca inspiración, muchas políticas de redes sociales están disponibles públicamente. A continuación se muestran algunos excelentes ejemplos de políticas de redes sociales que son específicos y completos:
Dell
Política de redes sociales de Dell es digerible y aún así cumple con los requisitos de las necesidades de la empresa.
La política se divide en varias secciones: propósito y alcance, políticas relacionadas y consecuencias de las infracciones, propiedad de cuentas de redes sociales y los cinco principios de redes sociales de Dell.
Observe cómo Dell utiliza estas secciones para definir expectativas y vincula la política con el código de conducta y la política de igualdad de oportunidades de empleo de la empresa.
Por ejemplo, los Cinco Principios de Redes Sociales de Dell Technologies mencionan que las pautas se reiteran en la incorporación. Esta sección también enumera el comportamiento de tolerancia cero, reglas generales y pasos específicos para proteger la seguridad, la privacidad y el cumplimiento legal.
Estación de juegos
Además de implementar una política de redes sociales para los empleados, algunas marcas crean una política separada para los creadores de contenido y las personas influyentes. Playstation tiene una gran política de redes sociales para personas influyentes.
Playstation comienza afirmando que los influencers deben seguir sus reglas cada vez que publican sobre productos y servicios de Sony Interactive Entertainment en cualquier plataforma de redes sociales. Observe cómo definen la colaboración como “producto gratuito, entradas para eventos o cualquier otro beneficio o si tiene una relación continua con nosotros”.
A partir de ahí, Playstation enumera pautas específicas que se enmarcan en cuatro principios fundamentales: ser responsable, ser transparente, ser específico y ser uno mismo.
Por ejemplo, en la sección “ser transparente”, Playstation enumera cómo revelar la relación. Señalan que la divulgación debe ser visible para los espectadores sin tener que hacer clic en un enlace o en el mensaje “ver más”. Los influencers deben incluir #ad al principio o al final de la publicación. También incluyen advertencias para el contenido de vídeo:
Walmart
Walmart tiene una completa conjunto de pautas y es un modelo excelente para empresas con presencia sofisticada en las redes sociales a través de varios canales. El minorista desglosa pautas tanto para clientes como para asociados para Twitter, Facebook e Instagram.
La empresa minorista afirma que ningún empleado fuera del equipo social de Walmart debe responder a las quejas de los clientes o preguntas dirigidas a la empresa. Este tipo de regla puede parecer restrictiva, pero a menudo es mejor para las empresas más grandes pecar de cautelosas.
Objetivo
Objetivo también hace un gran trabajo al desglosar su política de redes sociales de una manera clara y fácil de entender. Su política comienza con un propósito, una definición de las redes sociales y una aplicación de la política:
Sus pautas son breves, pero proporcionan lo que los empleados deben y lo que no deben hacer:
Incluyen ejemplos de posibles infracciones de políticas y mejores prácticas al utilizar las redes sociales:
El minorista también incluye un resumen de la política de redes sociales dentro de su código éticocon pasos prácticos a seguir para escenarios y formas de comunicación específicos:
Herramientas de políticas de redes sociales para la defensa de los empleados
Las redes sociales son una herramienta poderosa para su negocio, pero se necesita intención para disfrutar de sus beneficios. Una política de redes sociales ayudará a guiar a los empleados de toda la organización sobre cómo debe representarse su marca en las redes sociales.
Las redes sociales en el lugar de trabajo son manejables; sólo hay que dedicar tiempo y esfuerzo a desarrollar una política de redes sociales que funcione.
Tome el control de la identidad social de su marca mostrándoles a los empleados que tienen el poder de ofrecer resultados increíbles para su empresa. Bríndeles las herramientas que necesitan para representar mejor a la marca y a ellos mismos descargando nuestra plantilla de política de redes sociales.
