Ser productivo en tus proyectos y en tus tareas comienza con una perfecta organización de tu tiempo, y una efectiva división de lo que quieres lograr.
No siempre es necesario trabajar más para ser más eficientes, basta con organizarse mejor.
Varias leyes teorizan con precisión las diferentes organizaciones posibles del trabajo para ser más eficientes, e identifican aquello que nos hará perder el tiempo.
1.
Ley de Murphy
“Cualquier cosa que pueda ir mal, irá mal”
Muy conocida, esta ley estipula que si es posible que algo salga mal, necesariamente saldrá mal.
En otras palabras, espera siempre lo peor.
Para evitarlo no existe una solución milagrosa, solo hay que considerar que puede salir mal y tomar las medidas preventivas correspondientes: la anticipación es la clave.
Tienes que ser capaz de imaginar un contador para el peor escenario posible, para poder contrarrestarlo rápidamente si ocurre.
2.
Ley de Pareto
“El 80% de los efectos son producto del 20% de las causas”
En muchos campos, el 80% de los resultados obtenidos provienen de solo el 20% del trabajo realizado.
En otras palabras, la mayor parte del esfuerzo produce pocos resultados.
Es importante acertar en identificar ese 20% que realmente funciona, para invertir en ellos tanto como sea posible y aumentar tu productividad.
También le permite reducir el tiempo dedicado a tareas menos importantes y priorizar su trabajo.
3.
Ley de Carlson
Un trabajo realizado continuamente requiere menos tiempo y energía que cuando se realiza en varias veces »
Un trabajo hecho de una vez se hará más rápido que un trabajo recortado con el tiempo.
Las interrupciones perjudican la productividad y retrasan tareas que podrían completarse más rápidamente.
La forma ideal de no perder el tiempo en la realización de una tarea es aislarse y no permitirse distracciones antes de que ésta haya terminado por completo.
Pero esta ley debe ser contrarrestada por la ley de Illich: en algunos casos, las pausas también impiden la acumulación de fatiga.
4.
Ley de Hofstadter
“Las cosas están tardando más de lo esperado, incluso teniendo en cuenta la Ley de Hofstadter”
Cuando llevamos a cabo un proyecto, muy a menudo sucede que nos encontramos ante imprevistos que nos hacen perder el tiempo.
Incluso teniendo en cuenta el hecho de que un proyecto puede llegar tarde, siempre suceden eventos inesperados.
Para superar estos retrasos potenciales, la ley de Hofstadter aconseja proporcionar retrasos más largos de lo necesario.
Tenga cuidado de no darse plazos demasiado largos, ya que esto a veces también puede ser contraproducente (consulte la ley de Parkinson).
5.
Ley de Parkinson
“La obra se distribuye de tal manera que se ocupa el tiempo disponible para su realización”
Cuanto más tiempo nos demos para hacer un trabajo, más lento tenderemos a hacerlo.
También es tentador usar el tiempo dedicado a potenciales imprevistos, pero esto es peligroso porque, como se mencionó, se supone que este tiempo adicional debe usarse solo en caso de eventos imprevistos.
La solución es establecer plazos relativamente cercanos, a veces incluso para crear un sentido de urgencia para impulsar nuestra capacidad de trabajo y aumentar la productividad.
Sin embargo, ¡cuidado con los peligros! (ver ley de Hofstadter)
6.
Ley de Douglas
“Cuanto más espacio tienes en tu oficina, más distribuyes tus cosas”
Es tentador usar todo el espacio que tienes para distribuir tus cosas, pero terminas perdiendo el rumbo y perdiendo productividad.
En otras palabras, cuanto más desordenada esté una oficina, menos productiva será.
No hay solución milagrosa, ordenar es la mejor arma para luchar contra la ley de Douglas.
Los mejores consejos para adoptar son: poner orden diariamente, minimizar el uso de papel escaneando documentos, tener un bote de basura y algo para guardar cosas, y no dude en deshacerse de los objetos no utilizados.
7. Ley de Illich
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El cansancio y el trabajo continuo alteran nuestra concentración y nos hacen menos productivos si no descansamos lo suficiente.
En otras palabras, nuestra productividad disminuye a medida que trabajamos.
La fatiga puede hacer que cometamos errores, lo que podría hacer perder el tiempo del proyecto.
Para mantenerse productivo con el tiempo, es importante tomar descansos regulares y hacer nuestra tarea más importante temprano en el día para ser eficiente.
Sin embargo, los descansos deben ser útiles y no deben abusarse.
(ver ley de Carlson)
8. Ley de Brooks
La mayoría de las tareas en un proyecto no son divisibles y no pueden ser realizadas por varias personas al mismo tiempo.
Por lo tanto, es inútil asignar varias personas a la misma tarea, porque el tiempo de comunicación requerido corre el riesgo de ser contraproducente.
Lo ideal sigue siendo, en la mayoría de los casos, mantener el equipo en el mismo número, desde el principio hasta el final de un proyecto, incluso si se está quedando atrás.
La asignación de personas adicionales puede complicar la realización del proyecto.
El ejemplo más revelador es: “Nueve mujeres no pueden tener un bebé en un mes”.
O este: “Movilizar a 15 personas para cocinar un huevo no permitirá que el huevo se sirva 15 veces más rápido”.
9. Ley de la fresa
Aunque el valor del tiempo no cambia según las actividades, parece que el tiempo pasa más o menos rápido según las situaciones a las que nos enfrentemos.
Tendemos naturalmente a privilegiar las tareas que nos gusta hacer, y posponer o incluso abandonar las que nos gustan menos.
Todavía es necesario cumplirlos.
Lo más importante es encontrar un equilibrio entre las tareas que te gustan y las que no te gustan.
Siempre que sea posible, delegar tareas ayuda a aumentar la productividad.
10.
Ley de Swoboda-Fliess-Teltscher
Hay ritmos biológicos en los humanos que influyen directamente en nuestra productividad
Nuestro cuerpo está sujeto a un ritmo biológico que varía según: las estaciones, el clima, la comida o la hora del día.
Todos estos factores afectan indirectamente nuestra fatiga y nuestra concentración, y por lo tanto varían nuestra productividad.
Cada persona tiene su propio ritmo, y es importante encontrarlo para poder aprovechar al máximo sus momentos óptimos de productividad y estar en la mejor posición para trabajar con eficacia.
11.
Ley de Kotter
“Los mejores cambios comienzan con resultados inmediatos”
En otras palabras, si un cambio demuestra éxito inmediatamente, es un buen cambio.
Hay que apuntar a buenos resultados a corto plazo.
Originalmente destinada a acciones políticas, esta ley se encuentra a menudo en la gestión de entornos difíciles y de crisis.
En una situación complicada, es necesario obtener resultados inmediatos para salir de la crisis lo más rápido posible.
Es por esta razón que cada acción que se realice debe hacerse con el objetivo de obtener resultados rápidos, para permitir que la siguiente acción se lance lo más rápido posible.
12. Ley de Laborit
Esta ley indica que buscamos principalmente realizar las tareas que nos gustan, porque nos dan una satisfacción rápida, incluso inmediata.
Para luchar contra este fenómeno, es más bien necesario abordar tareas difíciles al comienzo del día, cuando nuestra concentración es máxima.
Así evitaremos abandonar las tareas que menos apreciamos.
Al igual que con la ley Swoboda-Fliess-Teltscher, si puede delegar las tareas menos deseadas, debería hacerlo.
Aprende sobre las leyes del tiempo y la eficiencia del trabajo.
