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¿Qué es SharePoint? Una guía para principiantes

Esperamos que este tema: ¿Qué es SharePoint? Una guía para principiantes
te sea útil.

SharePoint es una aplicación basada en un sitio web, parte de Microsoft Office, que es una poderosa herramienta para la colaboración en equipo. Si bien SharePoint no es tan conocido como Word o Excel, es una herramienta poderosa que su equipo debería usar para mejorar la colaboración y la comunicación.

En esta guía para principiantes de Microsoft SharePoint, aprenderá todo sobre SharePoint: qué es, cómo usarlo, cómo comenzar y algunos consejos y trucos que pueden resultarle útiles.

Entremos en ello.

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¿Qué es SharePoint?

SharePoint es un servicio de Microsoft que permite a los equipos compartir documentos, archivos e información entre sí. Estos archivos están convenientemente ubicados en una página web o sitio central al que otros miembros del equipo pueden acceder en cualquier momento.

Por ejemplo, supongamos que tiene un documento que desea compartir con todo su equipo. Podría ser un documento que contenga instrucciones o pautas de equipo para un proyecto, por ejemplo.

Puede cargar ese documento en la página de SharePoint de su equipo, para que puedan abrirlo cuando lo necesiten.

Además de almacenar documentos a los que puede acceder el equipo, también puede cargar listas y otros tipos de contenido, como actualizaciones de noticias.

Piense en ello como un recurso central para que el equipo obtenga toda la información que necesita sobre cualquier proyecto en el que esté trabajando.

Es lamentable que muchas personas no sepan exactamente qué es SharePoint y apenas lo usen. Si bien no es tan complicado de entender, en realidad es bastante simple, puede resultar muy útil al mejorar la comunicación y aumentar la colaboración.

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SharePoint vs OneDrive: ¿Cuál es la diferencia?

Antes de continuar, es importante explicar la diferencia entre OneDrive y SharePoint. Dado que son similares en muchos aspectos, es posible que se haya preguntado si existe alguna diferencia práctica entre los dos y por qué elegiría usar uno sobre el otro.

OneDrive en realidad se basa en SharePoint: se lanzó años después de SharePoint. Sin embargo, está destinado a individuos en lugar de equipos.

Una persona puede tener una cuenta de OneDrive, cargar un documento y otorgar acceso a otros miembros del equipo para que también puedan ver el documento. Sin embargo, al final del día, a pesar de las capacidades para compartir, la cuenta de OneDrive aún pertenece a una persona que la administra, carga documentos y controla el acceso.

SharePoint, por otro lado, es verdaderamente un esfuerzo de equipo. Cualquier miembro del equipo puede cargar documentos y editarlos, siempre que se le haya otorgado acceso.

Esa es otra cosa sobre SharePoint: puede elegir quién puede obtener acceso o editar un documento específico, ya que es posible que no desee que todos los miembros del equipo puedan acceder a él o editarlo. La gerencia podrá rastrear quién está trabajando en qué.

SharePoint también permite agregar actualizaciones de noticias, creación de páginas y notas de equipo, ya que se enfoca más en la colaboración y el intercambio en equipo en lugar de ser un espacio de almacenamiento individual para una persona.

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¿Cómo acceder a SharePoint?

Si tiene Microsoft Teams of Office 365, puede acceder a SharePoint con bastante facilidad. Estos son los pasos que debe seguir:

  • Dirígete a Office.com.
  • Haga clic en Aplicaciones en el menú del lado izquierdo de la pantalla.
  • Luego, haga clic en Todas las aplicaciones para ver la lista completa de aplicaciones disponibles en Microsoft Office.
  • Desplácese hacia abajo hasta que encuentre SharePoint. Las aplicaciones se enumerarán en orden alfabético, por lo que no será muy difícil encontrarlas.

SharePoint Online vs basado en servidor

SharePoint está disponible en línea, en Office 365. Es una excelente manera para que su equipo colabore a través de Internet.

Por otro lado, su empresa puede optar por alojar SharePoint en un servidor local con una suscripción a Office 365 Enterprise. Hay algunos beneficios y ventajas adicionales y características de seguir esta ruta, aunque la mayoría de las pequeñas empresas encontrarán que la versión en línea es suficiente.

La versión en línea le permite a usted y a los miembros del equipo crear sitios y cargar documentos en esos sitios para que todo el equipo colabore.

Su empresa obtendrá acceso a SharePoint si tiene un plan de Microsoft 365, o puede suscribirse a SharePoint como un servicio independiente.

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¿Cómo empezar con SharePoint?

La mejor manera de comenzar con SharePoint es crear un sitio de grupo. Haga clic en Crear sitio para hacerlo.

Podrá crear un sitio de grupo o un sitio de comunicación. Son ligeramente diferentes: un sitio de grupo es para que un equipo colabore, todo lo que hemos estado discutiendo hasta ahora.

Los miembros de su equipo podrán cargar contenido y ver el contenido que otros han cargado. Podrá estar al tanto de todo lo que sucede en el proyecto y ser coautor del contenido.

Un sitio de comunicación es más como un portal para que unos pocos autores se comuniquen con cientos o miles de personas. Es más adecuado para organizaciones más grandes, como grandes empresas o escuelas, cuando desea compartir actualizaciones, notas, noticias y otra información con una gran cantidad de personas.

Luego, continúe creando su sitio ingresando la información requerida. Si está creando un sitio de grupo, elija si desea que sea público o privado.

Una vez que haya creado su sitio, ¡ya está listo para comenzar! El siguiente paso será cargar documentos para que los vean los miembros de su equipo.

Puede comenzar creando una lista o una biblioteca de documentos. Alternativamente, puede crear una página o una actualización de noticias: simplemente elija cualquiera de las opciones disponibles que aparecen cuando hace clic en el botón más.

Si selecciona “página”, por ejemplo, podrá crear una página web en el sitio, completa con artículos, texto, imágenes y más.

Tenga en cuenta que las cosas serán ligeramente diferentes si usa SharePoint Online frente a la versión basada en servidor.

Por ejemplo, al cargar un documento en SharePoint Online, hará clic en la opción Cargar en el menú superior. Por otro lado, si está utilizando la versión basada en servidor, deberá hacer clic en la opción Documentos en el menú de la izquierda y luego en el botón Cargar.

Funciones principales de SharePoint

En esta sección, analizaremos las funciones principales de Sharepoint que puede usar para su empresa, grupo o equipo.

Crear sitios

SharePoint está diseñado para permitir que los equipos creen sitios de intranet donde pueden comunicarse con los miembros del equipo de manera más efectiva y eficiente.

Después de crear un sitio, puede cargar documentos, imágenes, multimedia y cualquier otra cosa que el equipo necesite ver.

Alternativamente, puede crear un sitio de comunicación si tiene un gran grupo de personas que necesitan estar al tanto de las actualizaciones. Puede elegir entre uno de los dos temas: uno le permite agregar actualizaciones de noticias y otro contenido, mientras que el otro se enfoca más en las imágenes, lo mejor para mostrar un producto o evento.

Alternativamente, puede elegir un tema en blanco para su sitio de comunicación si desea comenzar desde cero.

Las personas que están en su empresa pueden buscar varios sitios de la organización y seguirlos. Cuando siguen un sitio o una persona, pueden mantenerse actualizados más fácilmente.

Un sitio de grupo viene rellenado previamente con una fuente de noticias, vínculos rápidos y una fuente de actividad. En la versión moderna de Microsoft 365, los sitios de grupo están conectados y vinculados a grupos de equipo en Microsoft Teams.

Cuando crea un grupo en Microsoft Teams, puede permitirles acceder instantáneamente a su sitio de SharePoint. Grupos es una función que Microsoft agregó a Teams: abarca varias aplicaciones en Office (no se limita a SharePoint) y facilita la administración del acceso a los recursos.

Al crear un sitio en Microsoft SharePoint, asegúrese de agregar una dirección de correo electrónico que cualquier persona pueda usar para comunicarse con usted. Además, elija la configuración de privacidad: los miembros completos de su organización pueden acceder al sitio o solo miembros específicos.

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Crear una pagina

En su sitio, puede crear páginas. Tenga en cuenta que Microsoft ha introducido una apariencia y un diseño modernos en gran parte de SharePoint, aunque algunas páginas, como la página wiki, solo tienen un diseño clásico y ningún elemento moderno.

Los administradores pueden permitir que los miembros del equipo creen páginas o desactivar esta capacidad. Alternativamente, incluso si la creación de páginas está permitida a nivel organizacional, los administradores pueden desactivarla para sitios específicos (ver más información aquí).

Entonces, ¿qué puedes compartir en una página? Puede cargar imágenes, compartir documentos de Excel o Word, compartir videos y más. Las páginas web modernas están diseñadas para ser compatibles con dispositivos móviles (las páginas clásicas no lo son), y también puede personalizar el diseño después de crearlas inicialmente.

También puede agregar elementos web, que son bloques de contenido que hacen que sus páginas web sean más atractivas e interesantes para los espectadores. Estos son algunos elementos web que puede agregar a su página:

  • Gráficos
  • Divisores
  • llamadas a la acción
  • Imágenes
  • Secciones
  • columnas
  • Enlaces rápidos
  • Un widget de mapas de Bing
  • Un fragmento de código
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También puede agregar un elemento Conectores, que le permite alimentar actualizaciones de Trello, FacebookGitHub, una fuente RSS y otras plataformas y fuentes de noticias de terceros.

Si es profesor, puede agregar un elemento web Tareas, que permite a los estudiantes ver sus tareas próximas y vencidas (debe tener un plan EDU para esta función).

Otro elemento web es el elemento web Eventos, que le permite mostrar información sobre próximos eventos, incluidos horarios y ubicaciones.

Al crear una página, puede agregarla a la fuente de noticias o agregarle un enlace en el menú de navegación para que sea más fácil de encontrar. Como alternativa, puede enviar una vista previa de la página por correo electrónico o notificar a los miembros de su equipo sobre la nueva página a través de Yammer.

Agregar actualizaciones de noticias

Agregar actualizaciones de noticias es una de las funciones más útiles de SharePoint. Piense en ello como una fuente de noticias privada para todo su equipo o grupo.

Cuando crea una fuente de noticias, también puede agregar imágenes y otros elementos web, así como una imagen de fondo para captar la atención de las personas.

Como alternativa, si ya publicó la actualización de noticias en otro lugar, o si simplemente desea informar a las personas sobre un artículo publicado en un sitio de terceros, puede ingresar un vínculo y SharePoint extraerá la actualización de ese vínculo.

Crear listas

Una de las características cruciales de SharePoint es la capacidad de crear listas. Una lista le permite compartir convenientemente datos importantes con su organización.

Por ejemplo, una lista de productos puede mostrar a sus representantes de servicio al cliente una lista completa de productos disponibles en caso de que alguien llame para preguntar. Sin embargo, puede crear todo tipo de listas, no solo listas de productos, y filtrar sus listas para encontrar artículos específicos más rápido.

También puede administrar quién tiene acceso a sus listas.

Sugerencias y trucos de SharePoint

En esta sección, repasaré algunos consejos y trucos más avanzados que serán útiles cuando use SharePoint para su equipo. Estos consejos le permitirán ser más productivo y hacer más cosas.

Personalice su sitio para reflejar su marca

¿Sabía que puede personalizar su sitio en SharePoint y agregar su marca? Puede hacerlo en la versión moderna de SharePoint, disponible en Microsoft 365.

Puede hacer esto yendo a la configuración, donde puede cambiar el encabezado y el tema. Tiene algunas opciones allí: hay algunos temas prefabricados, pero también puede crear un tema de empresa personalizado con su propia marca y usarlo para su sitio.

Al personalizar su encabezado, puede elegir entre varios diseños. El diseño mínimo, por ejemplo, es solo un encabezado delgado con información básica; el diseño extendido es más grande con una imagen de encabezado, título, menú y más.

Puede cambiar el color del encabezado y cargar una imagen de fondo personalizada.

Además del encabezado, también puede agregar un pie de página y personalizarlo también. Puede agregar un menú separado de enlaces a su pie de página.

Volver a los temas: puede elegir entre los temas modernos o clásicos o crear uno propio con la herramienta de diseño de temas.

Compartir archivos y carpetas fuera de la organización

SharePoint está diseñado principalmente para compartir archivos y documentos con personas de su organización. Sin embargo, también es posible permitir el acceso a personas ajenas a su organización.

Si alguna vez usó compartir en Google Docs, esto le resultará algo familiar. Por ejemplo, puede crear un enlace al que cualquiera pueda acceder o restringir el enlace a ciertas personas o grupos aprobados.

También puede obtener granularidad en lo que las personas a las que permite el acceso al documento pueden hacer con él. Por ejemplo, si no desea que tengan capacidades de edición, solo puede permitirles ver o descargar los archivos.

Alternativamente, puede permitir la visualización pero bloquear la descarga. Otras opciones incluyen solo permitir que las personas dejen comentarios o solicitar una contraseña para que las personas accedan al archivo.

Usa la aplicación móvil

¿Sabía que puede acceder a SharePoint sobre la marcha mediante la aplicación móvil? La aplicación de SharePoint le permite encontrar enlaces y sitios que frecuenta, compartir y guardar contenido, dar me gusta, comentar y más.

Puede encontrar la aplicación móvil en las tiendas de aplicaciones, o puede ir a esta página e ingresar su dirección de correo electrónico para obtener un enlace de descarga para la aplicación de Android o iOS.

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Usar flujos de trabajo y Power Automate

Microsoft introdujo flujos de trabajo en SharePoint para que sea más fácil hacer las cosas. Por ejemplo, los flujos de trabajo se pueden usar para automatizar la recopilación de firmas en un documento.

Alternativamente, si un documento debe ser revisado por varias partes (como el departamento legal y el equipo de ventas) antes de ser aprobado, un flujo de trabajo le permite enrutar fácilmente el documento a través de los canales apropiados.

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Puede crear flujos de trabajo yendo a su Configuración de flujo de trabajo, que puede encontrar en Configuración de lista.

Estos son solo algunos de los tipos de flujos de trabajo que puede configurar:

  • Enviar un documento a las partes requeridas para su aprobación
  • Dirija un documento para recopilar comentarios de partes o personas seleccionadas en su organización
  • Recoger firmas en documentos y archivos.
  • Realice un seguimiento de un proyecto o documento a través de un proceso de tres pasos (excelente para oportunidades de venta o problemas de atención al cliente, por ejemplo)

Con herramientas como Microsoft SharePoint Designer y Office Visio, los desarrolladores también pueden crear flujos de trabajo personalizados para Microsoft SharePoint en caso de que alguno de los flujos de trabajo integrados no sea suficiente para las necesidades de su organización.

Además de los flujos de trabajo, existe algo llamado Power Automate. Power Automate es una herramienta de Microsoft que abarca múltiples aplicaciones y le permite configurar flujos de trabajo automatizados a partir de muchas plantillas preconstruidas, usando disparadores para iniciar flujos de trabajo.

Hay más de 100 plantillas para SharePoint en Power Automate. Algunas de las plantillas incluyen:

  • Guarde archivos adjuntos de correo electrónico en una biblioteca de SharePoint y reciba una notificación
  • Envíe un correo electrónico personalizado cuando se cargue un nuevo elemento de la lista de SharePoint
  • Copie elementos de una cuenta o carpeta de Sharepoint en línea a otra

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¿Cuánto cuesta SharePoint?

Finalmente, la última sección de este artículo discutirá los precios: cuánto cuesta SharePoint.

Primero, analicemos los precios independientes: si está interesado solo en SharePoint Online pero no necesita una suscripción completa de Office 365. Hay dos planes independientes disponibles:

  • Plan 1 de SharePoint Online: Este plan cuesta $5 por usuario por mes, facturado anualmente. Es ideal para pequeñas y medianas empresas. Incluye 1 TB de almacenamiento OneDrive para cada usuario y todas las funciones principales de SharePoint.
  • SharePoint Online Plan 2: Este plan cuesta $10 por usuario por mes. Ofrece almacenamiento ilimitado para sus usuarios, así como funciones avanzadas que lo hacen perfecto para empresas de tamaño empresarial. Por ejemplo, puede usar DLP avanzado para identificar y proteger información confidencial o buscar contenido en caso de litigio o escenarios de auditoría.

Para conocer los precios actualizados de SharePoint Online, consulte esta página.

SharePoint también está disponible como parte de un plan de Office 365. Está disponible cuando obtiene cualquiera de los siguientes planes de Office 365:

  • Oficina 365 E1: Este plan cuesta $10 por mes por usuario. Incluye servicios comerciales como correo electrónico y almacenamiento de archivos, pero no aplicaciones de Microsoft 365. Obtiene Outlook, Exchange, Bookings y Delve. También obtiene OneDrive, Sway y Stream para el almacenamiento de archivos.
  • Oficina 365 E3: Este plan cuesta $23 al mes por usuario y viene con aplicaciones de Office adicionales, incluidas Word, Outlook, Publisher, PowerPoint, Excel y Access. Incluye servicios adicionales como Yammer, Skype for Business, Teams y Delve también. También viene con alojamiento de correo electrónico empresarial y mucho más.
  • Oficina 365 E5: Este plan cuesta $38 por usuario por mes. Viene con todo lo que hace E3 pero con seguridad y análisis avanzados, incluidos Power BI Pro y Viva Insights, así como protección contra amenazas e información.

Para obtener información actualizada sobre los planes de Office 365, consulta esta página.

Finalmente, SharePoint está disponible como parte de una suscripción de Microsoft 365.

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La mayoría de los planes de Microsoft 365 Business (diseñados para pequeñas y medianas empresas) incluyen acceso a SharePoint, aunque el plan más económico solo incluye acceso a versiones en línea de SharePoint y otras aplicaciones de Microsoft. Los planes comienzan en solo $ 6 por usuario por mes; consúltelos aquí.

La excepción es el plan Microsoft 365 Apps for Business, que cuesta $8,25 por usuario al mes y no incluye SharePoint. Tenga en cuenta que este plan solo le da acceso a las versiones de escritorio de las aplicaciones de Microsoft.

Todos los planes de Microsoft 365 Enterprise también incluyen acceso a SharePoint. Comienzan en $ 8 por usuario por mes y suben hasta $ 57 por usuario por mes; échales un vistazo aquí.

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Envolviendolo

Ahí lo tiene: una guía completa de SharePoint para principiantes.

SharePoint es como un sitio web de equipo administrado en Microsoft Teams, al que todos pueden acceder en la web o desde sus teléfonos, sujeto a las reglas de permisos establecidas por el administrador.

SharePoint es asequible cuando se compra solo o como parte de un plan más amplio de Microsoft Office o Microsoft 365.

Sin embargo, si se suscribe a uno de los últimos planes, asegúrese de que SharePoint esté incluido: la página de precios siempre le indicará qué aplicaciones y servicios están incluidos en qué plan.