Quickbooks frente a Freshbooks: lo que es adecuado para su pequeña empresa

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Como propietario o emprendedor de una pequeña empresa, probablemente descubra que llevar los libros es una de las tareas que menos disfruta. Sin embargo, no hay forma de evitarlo: el mantenimiento de registros precisos es esencial para mantener los resultados de su empresa.

Afortunadamente, hay varios programas de software que eliminan gran parte del tedio de realizar funciones de contabilidad y teneduría de libros.

Dos de los programas más populares son QuickBooks y Freshbooks.

Si bien los nombres pueden parecer algo similares en la superficie, los dos programas en realidad realizan funciones significativamente diferentes. Depende de tu contabilidad empresarial online necesidades, uno o ambos programas pueden representar la mejor opción para su empresa.

QuickBooks

QuickBooks está diseñado para facturación y teneduría de libros, y es quizás el software de contabilidad más popular del mercado. Muchos contables y tenedores de libros usan QuickBooks. Si sus necesidades de mantenimiento de registros se centran principalmente en realizar un seguimiento de las ventas y mantener el inventario, QuickBooks es una excelente opción.

Sin embargo, sus funciones de control de tiempo y seguimiento de gastos son rudimentarias, en el mejor de los casos. El software no se configuró para realizar ese tipo de funciones. No obstante, si es un profesional en solitario, es posible que pueda utilizar QuickBooks para realizar un seguimiento de sus propias horas facturables.

Por otro lado, si varias personas intentan insertar registros de cronometraje dentro de un solo programa QuickBooks, las cosas pueden complicarse muy rápidamente. Por lo tanto, si las principales necesidades de mantenimiento de registros administrativos de su empresa son el cronometraje y la facturación, QuickBooks definitivamente no es la opción correcta.

Freshbooks

Aunque el programa tiene la palabra “libros” en su nombre, Freshbooks no es un software de contabilidad. Si su empresa solo necesita software de contabilidad o teneduría de libros, no desperdicie su dinero comprando Freshbooks.

En cambio, lo que Freshbooks hace, y lo hace bien, es realizar un seguimiento de sus horas facturables y generar facturas de clientes que puede personalizar para adaptarse a las necesidades de su negocio. El programa le permite enviar facturas por correo electrónico o correo postal y aceptar pagos en línea si lo prefiere. También puede configurar pagos automáticos con una cuenta de comerciante de tarjeta de crédito.

A diferencia de QuickBooks, al que puede llevar algún tiempo acostumbrarse, Freshbooks es extremadamente fácil de usar, incluso si no tiene capacitación en contabilidad o teneduría de libros. Freshbooks también ofrece un excelente servicio telefónico al cliente por parte de representantes expertos.

El único inconveniente es que Freshbooks no permite a los clientes que se registran para la facturación automática actualizar su dirección a través de sus perfiles o cuando pagan facturas. Sin embargo, esto no es un problema para la facturación única.

Usando ambos programas juntos

Si necesita un software de control de tiempo, facturación, contabilidad y teneduría de libros para su empresa, tiene sentido invertir tanto en QuickBooks como en Freshbooks. Usted compensará con creces el desembolso financiero inicial con la reducción de los dolores de cabeza relacionados con el mantenimiento de registros.

Sin embargo, si opta por la estrategia de utilizar ambos programas de software juntos, debe asegurarse de contabilizar todas las transacciones dentro de cada programa de software.

Para minimizar la cantidad de duplicación entre los dos programas, puede crear facturas de cliente detalladas con Freshbooks y limitar el monto monetario total de cada transacción como una lista de artículos de línea única en QuickBooks.

El uso de ambos programas juntos de esta manera también proporciona un medio útil para verificar la precisión de sus entradas.