Reuniones: un asunto de amor y odio

¬ŅA todos no nos encantan las reuniones? Las interminables horas que cada semana pasaba en comunicaci√≥n, que f√°cilmente podr√≠an haber sido manejadas por correo electr√≥nico, las agendas sin resultados ni decisiones, el chit-chat desperdiciador de tiempo y la responsabilidad. Si necesitaran un quinto Jinete del Apocalipsis horrible para acompa√Īar a la Hambruna, la Peste, la Pestilencia y la Muerte, el contendiente probable ser√≠a Reuniones.

Y un vistazo a algunos de los datos muestra por qu√© son tan tortuosos. Solo el 10% de las reuniones duran hasta 30 minutos. Las duraciones m√°s comunes son 30-60 minutos (26%) y 1-1.25 horas (25%), seguidas de 1.5-2 horas (16%). Incluya algunos de ellos en su horario semanal y vea c√≥mo afecta la productividad. Pero sienta algo de simpat√≠a por aquellos que tienen que soportar reuniones de 2 a 4 horas (13%) y aquellos que sobreviven al 10% que duran m√°s de 6 horas. Conferencias de fin de carril muestra que aproximadamente el 37% del tiempo de los empleados se gasta en reuniones, y el 47% de los asistentes considera que demasiadas reuniones son la mayor p√©rdida de tiempo en su semana, mientras que el 25-50% del tiempo de reuni√≥n se desperdicia. No es de extra√Īar que el 70% de las personas traigan otro trabajo a las reuniones, y el 39% admiti√≥ quedarse dormido durante una reuni√≥n.

Entonces, ¬Ņlas reuniones son incluso efectivas? La respuesta a esa pregunta depende de a qui√©n le pregunte. Los jefes ciertamente piensan que son efectivos, ya que obtienen el visto bueno del 74% de la alta gerencia, el 63% de los gerentes, el 63% de los profesionales, el 62% de los l√≠deres de equipo y el 61% de los vendedores.

Pero la respuesta es marcadamente diferente cuando le preguntas a los asistentes. Una de cada 9 personas admiti√≥ que sue√Īa despierto durante las reuniones, y m√°s del 27% de las reuniones son la principal raz√≥n de la falta de eficiencia y productividad, mientras que el 49% considera que las reuniones y proyectos desenfocados son la mayor p√©rdida de tiempo en el lugar de trabajo. Alrededor del 60% de los asistentes dicen que toman notas para aparecer como si estuvieran escuchando.

La mayor√≠a de los gerentes pasan hasta 10 horas a la semana en reuniones y dicen que se pierde m√°s de la mitad del tiempo, mientras que los ejecutivos dicen que el 28% de las reuniones son innecesarias. Entonces, ¬Ņqu√© puedes hacer para mejorarlos?

Acortar

Haga reuniones de menor duraci√≥n, intente reducir el tiempo habitual a la mitad, para empezar, y sea firme sobre no pasar horas extras. Tambi√©n aseg√ļrese de que los folletos y las presentaciones sean m√°s cortos … lim√≠telos a 20 p√°ginas como m√°ximo. Si no puede explicar una idea en 20 p√°ginas, debe pensar qu√© tan bien la comprende usted mismo.

Endulzar

Mantenga el nivel de az√ļcar en la sangre con algo de comida en la mesa de reuniones y caf√© al comienzo para que la gente contin√ļe. Tenga cuidado con su elecci√≥n de comida. Se podr√≠a pensar que las golosinas azucaradas dar√°n un impulso a las personas, pero las que contienen carbohidratos como las magdalenas y las galletas podr√≠an llevar a las personas a un "aturdimiento de az√ļcar". Pruebe dulces y frutas a base de glucosa.

Animar

Intenta reuniones permanentes. Es m√°s probable que las personas contin√ļen con las cosas y se mantengan en el camino si no est√°n tumbadas en las sillas. Pruebe ejercicios de lluvia de ideas al principio para que la gente se ponga en marcha y aseg√ļrese de que las presentaciones incluyan im√°genes atractivas en lugar de p√°ginas de texto aburridas.

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