Reuniones: un asunto de amor y odio

¿A todos no nos encantan las reuniones? Las interminables horas que cada semana pasaba en comunicación, que fácilmente podrían haber sido manejadas por correo electrónico, las agendas sin resultados ni decisiones, el chit-chat desperdiciador de tiempo y la responsabilidad. Si necesitaran un quinto Jinete del Apocalipsis horrible para acompañar a la Hambruna, la Peste, la Pestilencia y la Muerte, el contendiente probable sería Reuniones.

Y un vistazo a algunos de los datos muestra por qué son tan tortuosos. Solo el 10% de las reuniones duran hasta 30 minutos. Las duraciones más comunes son 30-60 minutos (26%) y 1-1.25 horas (25%), seguidas de 1.5-2 horas (16%). Incluya algunos de ellos en su horario semanal y vea cómo afecta la productividad. Pero sienta algo de simpatía por aquellos que tienen que soportar reuniones de 2 a 4 horas (13%) y aquellos que sobreviven al 10% que duran más de 6 horas. Conferencias de fin de carril muestra que aproximadamente el 37% del tiempo de los empleados se gasta en reuniones, y el 47% de los asistentes considera que demasiadas reuniones son la mayor pérdida de tiempo en su semana, mientras que el 25-50% del tiempo de reunión se desperdicia. No es de extrañar que el 70% de las personas traigan otro trabajo a las reuniones, y el 39% admitió quedarse dormido durante una reunión.

Entonces, ¿las reuniones son incluso efectivas? La respuesta a esa pregunta depende de a quién le pregunte. Los jefes ciertamente piensan que son efectivos, ya que obtienen el visto bueno del 74% de la alta gerencia, el 63% de los gerentes, el 63% de los profesionales, el 62% de los líderes de equipo y el 61% de los vendedores.

Pero la respuesta es marcadamente diferente cuando le preguntas a los asistentes. Una de cada 9 personas admitió que sueña despierto durante las reuniones, y más del 27% de las reuniones son la principal razón de la falta de eficiencia y productividad, mientras que el 49% considera que las reuniones y proyectos desenfocados son la mayor pérdida de tiempo en el lugar de trabajo. Alrededor del 60% de los asistentes dicen que toman notas para aparecer como si estuvieran escuchando.

La mayoría de los gerentes pasan hasta 10 horas a la semana en reuniones y dicen que se pierde más de la mitad del tiempo, mientras que los ejecutivos dicen que el 28% de las reuniones son innecesarias. Entonces, ¿qué puedes hacer para mejorarlos?

Acortar

Haga reuniones de menor duración, intente reducir el tiempo habitual a la mitad, para empezar, y sea firme sobre no pasar horas extras. También asegúrese de que los folletos y las presentaciones sean más cortos … limítelos a 20 páginas como máximo. Si no puede explicar una idea en 20 páginas, debe pensar qué tan bien la comprende usted mismo.

Endulzar

Mantenga el nivel de azúcar en la sangre con algo de comida en la mesa de reuniones y café al comienzo para que la gente continúe. Tenga cuidado con su elección de comida. Se podría pensar que las golosinas azucaradas darán un impulso a las personas, pero las que contienen carbohidratos como las magdalenas y las galletas podrían llevar a las personas a un "aturdimiento de azúcar". Pruebe dulces y frutas a base de glucosa.

Animar

Intenta reuniones permanentes. Es más probable que las personas continúen con las cosas y se mantengan en el camino si no están tumbadas en las sillas. Pruebe ejercicios de lluvia de ideas al principio para que la gente se ponga en marcha y asegúrese de que las presentaciones incluyan imágenes atractivas en lugar de páginas de texto aburridas.

reuniones