Entonces, se le asignó la tarea de crear una solicitud de propuesta para redes sociales. Estos cuestionarios sientan las bases para asociaciones exitosas con agencias o proveedores. Pero, como todos los documentos formales, crearlos puede resultar estresante.
Afortunadamente, no es necesario empezar de cero. Hay bastantes plantillas que puede utilizar para guiarle a través del proceso, incluida la nuestra. Todo lo que necesitas hacer es alinearte con tu proyecto y tus objetivos. Después de eso, es simplemente cuestión de hacer algunos ajustes.
Continúe leyendo para obtener un desglose de lo que hace que una RFP sea excelente. Estarás examinando propuestas en poco tiempo.
¿Qué es una RFP de redes sociales?
Una solicitud de propuesta (RFP) de redes sociales es un cuestionario formal que se utiliza para recopilar propuestas para necesidades de servicios o software. Estos documentos ayudan a los especialistas en marketing a tomar la mejor decisión posible sobre con quién asociarse.
Elegir un proveedor de software o servicios puede ser una decisión de alto riesgo. Una vez que se firma un contrato, hay poco margen para echarse atrás o hacer cambios. Las RFP brindan a los especialistas en marketing la libertad de comparar precios, permitiéndoles tomar la mejor decisión posible para su negocio.
¿Cuál es la diferencia entre una RFP de agencia de redes sociales y una RFP de software de redes sociales?
Hay dos tipos de RFP de redes sociales: RFP de agencia y RFP de software.
- Solicitudes de propuestas para agencias de redes sociales se utilizan para evaluar cómo una agencia podría abordar su necesidad específica. Estos cuestionarios se centran en información centrada en un proyecto y las calificaciones del postor.
- RFP de software de redes sociales se utilizan para evaluar si un proveedor de software puede satisfacer las necesidades de su organización. Estos cuestionarios se centran en las capacidades del software, la gestión de datos, las hojas de ruta de los productos y la información de los proveedores.
Ambos documentos recopilan información estándar: perfiles de empresas, términos de acuerdos e información de pago. En su mayor parte, ahí es donde terminan las similitudes. La naturaleza técnica de las RFP de software les permite ser más sencillas y sencillas. Sin embargo, las RFP de las agencias de redes sociales varían según su proyecto o necesidad comercial.
Las agencias de marketing en redes sociales suelen ofrecer una variedad de servicios. Pueden variar desde la gestión continua de redes sociales hasta el desarrollo de una estrategia única. Las necesidades de su negocio pueden afectar la estructura general de la RFP. Como resultado, esa estructura puede afectar la calidad de las propuestas que reciba.
¿Por qué debería utilizar una RFP para redes sociales?
Las RFP de redes sociales pueden tardar en crearse, pero lo compensan con creces en valor. De hecho, le ahorran tiempo a largo plazo.
Una RFP detallada le permite comenzar a trabajar con su proceso de selección de proveedores. Cubre todas las preguntas de fondo, lo que le permite concentrarse en elementos generales. Si aún no está convencido, aquí tiene algunas razones más para utilizar una RFP de redes sociales:
Delinear las necesidades específicas del proyecto.
Antes de poder subcontratar sus necesidades de marketing en redes sociales, debe plantear las preguntas difíciles.
¿Su equipo comparte la misma visión y objetivos para el proyecto?
¿Está de acuerdo con los criterios de selección de agencias?
¿Ha identificado toda la información que una agencia podría necesitar para comenzar?
No asuma que todas las partes interesadas están en la misma página. Redactar una RFP crea una oportunidad muy necesaria para hablar sobre los detalles del proyecto en equipo. Ocuparse de esto antes de acudir a una agencia puede ahorrarle tiempo y dinero.
Para invitar a presentaciones de agencias y proveedores.
Encontrar la agencia adecuada es mucho trabajo. Las fases de investigación, divulgación e introducción pueden ampliar el tiempo de contratación en semanas.
Una RFP de redes sociales invita a los proveedores a presentar propuestas, reduciendo ese cronograma a algo más manejable. Cuando finalmente establezcan una hora para reunirse, podrán sumergirse directamente en las soluciones propuestas.
Para obtener múltiples perspectivas sobre su proyecto
Cuando eliges una agencia o proveedor, estás eligiendo una extensión de tu equipo. No contrataría a un nuevo empleado sin entrevistar primero al menos a algunos solicitantes. Necesita evaluar a otros candidatos para mantener las cosas en orden. Lo mismo debería aplicarse al proceso de selección de su agencia.
Las RFP son una parte clave para mantener procesos transparentes y equitativos. También ayudan a garantizar que esté tomando la mejor decisión para su proyecto específico. Al brindar a varios proveedores una oportunidad justa de ofertar, usted accede a una variedad de opiniones sobre cómo abordar la tarea en cuestión.
Todo lo que tienes que hacer es elegir el que mejor se alinee con tu visión.
¿Qué se incluye en una plantilla RFP para redes sociales?
Hay muchas plantillas de RFP de marketing disponibles. Dicho esto, no todas las necesidades de marketing son iguales. En lugar de adaptar una plantilla multiuso a las necesidades de su proyecto, comience con una plantilla que sea específica para redes sociales.
Descargue la plantilla RFP para redes sociales
Esto le dará el marco para una RFP sólida. Esto es lo que necesita para convertirlo en algo grandioso:
El perfil de tu empresa
Piense en esto como la sección “Acerca de nosotros” de su RFP. No tiene que ser una cuenta detallada de la historia de su empresa. Simplemente tiene que darles a los contratistas una idea de lo que hace su empresa y a quién intenta llegar.
Bríndeles suficiente información para realizar su propia investigación independiente. Incluya información sobre su misión, valores, perfil de cliente promedio e industria.
Descripción general de las redes sociales
Aquí es donde puede proporcionar detalles sobre su estrategia y desempeño social. Incluya enlaces a todas las cuentas existentes, tanto activas como inactivas. Además, querrá incluir información cuantitativa y cualitativa sobre el desempeño pasado, como por ejemplo:
- Cuantitativo: Recuento de seguidores, promedio de mensajes entrantes por mes, análisis relevantes
- Cualitativo: Resumen de campañas pasadas, análisis FODA por canal
Descripción del proyecto y objetivos.
Esta es la sección más importante de su RFP. Los servicios de redes sociales pueden incluir muchos resultados diferentes, así que sea lo más claro posible aquí. ¿Necesita una gestión continua de perfiles? ¿Participación de la audiencia? ¿Analítica? Cuanto más específico sea, más fácil le resultará encontrar al proveedor adecuado.
Cuando se trata de objetivos en las redes sociales, limítese a objetivos amplios. Permita que el postor regrese a usted con objetivos INTELIGENTES, brindándole suficiente flexibilidad sobre cómo le gustaría abordar el proyecto.
Hitos y plazos del proyecto
Los proveedores a los que se acerque probablemente crearán sus propios línea de tiempo del proyecto según su solicitud, pero necesitarán detalles para hacerlo.
Incluya una fecha ideal de inicio del proyecto y cualquier información urgente. Por ejemplo, si su proyecto está vinculado a una iniciativa de marketing más amplia que se lanzará en una fecha determinada, los proveedores necesitarán ese contexto para crear un cronograma preciso.
Si está buscando servicios continuos de administración de redes sociales, revise sus flujos de trabajo actuales. ¿Dónde encajará el proceso de aprobación de contenidos? ¿Qué tan rápido podrá proporcionar comentarios?
Esto también permite a los proveedores que no pueden cumplir con sus plazos retirarse del proceso para evitar hacer perder el tiempo a nadie.
Prueba de trabajo
La prueba de trabajo (o las calificaciones del postor) brinda a los proveedores la oportunidad de defender su negocio.
Solicite cualquier información de experiencia específica (testimonios, estudios de casos, referencias, etc.) en esta sección. Si se encuentra en una industria especializada, es posible que desee solicitar ejemplos específicos de trabajos anteriores relacionados con su negocio.
Las agencias suelen mantener esta información en su sitio web. Aún así, incluirlo en su RFP de redes sociales puede brindarle una visión más profunda de con quién está trabajando y cómo trabajan.
Términos del acuerdo
La elección de un nuevo proveedor también es una decisión legal. El final contrato Tendrá que ser aprobado por su equipo legal antes de poder firmarlo.
No hay nada peor que estar listo para iniciar un proyecto y encontrarse con un obstáculo legal frustrante. Al solicitar los términos del acuerdo por adelantado, puede comenzar a revisar la solicitud. De esa manera, podrá abordar cualquier problema durante el proceso de selección.
Calendario de pago
Su calendario de pagos dependerá del alcance de su proyecto. Por ejemplo, los servicios continuos se pueden facturar por horas, pero los servicios basados en campañas se pueden facturar por hitos. Por lo general, los proveedores también requerirán un depósito basado en un porcentaje para comenzar un proyecto.
Puntos de contacto
Un único punto de contacto puede hacer maravillas cuando se trata de limitar la confusión. En este apartado indica un punto de contacto para el proceso de venta y otro para una vez firmado el contrato. Deje espacio para que el postor haga lo mismo. Cuando llegue el momento de programar una reunión, sabrá exactamente con quién se está comunicando.
Próximos pasos
Pídale al postor que describa cómo le gustaría avanzar después de que se haya revisado la propuesta. Cada agencia tendrá su propio proceso.
Para realizar un seguimiento de cómo avanza el proceso, cree un cuadro de mando de selección de proveedores que enumere todos sus criterios de RFP. Incluya columnas para cada proveedor, de modo que pueda mantener una visión rápida de quién satisface sus diferentes necesidades. También puede utilizar esta hoja para realizar un seguimiento de dónde se encuentra su equipo en el proceso de selección.
¿Listo para crear su próxima RFP de redes sociales?
La RFP de redes sociales adecuada puede generar excelentes ofertas que conduzcan a resultados de proyecto aún mejores. Cree el suyo propio utilizando esta plantilla junto con las pautas anteriores. Estará analizando perspectivas únicas para abordar sus desafíos de marketing en poco tiempo.
