От крупных выставок, таких как IBM Think Digital, до вебинаров, уютных сессий Google Meet с небольшими группами отраслевых коллег – все конференции теперь являются цифровыми конференциями.
И это выравнивает игровое поле во многих отношениях.
Компании, которым обычно не хватает средств, чтобы забронировать место и провести конференцию, теперь могут планировать мероприятие быстро и по доступной цене. Люди, которые никогда не потратят деньги, чтобы летать по стране, чтобы принять участие в этих выставках, могут принять участие всего за несколько кликов.
Все это было возможно до закрытия, но интерес к виртуальным конференциям был далеко не таким, как сегодня:
Данные Google Trends для «виртуальной конференции».
Если когда-либо было подходящее время для добавления виртуальных конференций в ваш маркетинговый пакет, то сейчас.
Интерес возрос, и многие услуги видеоконференций в настоящее время являются бесплатными или со скидкой. Не говоря уже о том, что виртуальные конференции, скорее всего, сохранят часть своей популярности в постпандемическом мире как более рентабельная альтернатива реальности.
Имея это в виду, вот пошаговое руководство, с которого можно начать только с вашего опыта и бюджета шнурка:
Часть 1: планирование конференции
При планировании виртуальной конференции необходимо ответить на 5 ключевых вопросов:
- Кого вы хотите посетить на вашей конференции?
- О чем будет ваша конференция?
- Какой формат вы будете использовать?
- Как это поможет целям вашей компании?
- Должен ли я взимать плату за вашу конференцию?
Давайте посмотрим на мыслительный процесс, участвующий в каждом:
1. Кого вы хотите посетить на вашей конференции?
Ваша идеальная аудитория должна быть выбрана исходя из ваших бизнес-целей. Например, Brafton – маркетинговое агентство. Мы могли бы получить максимальную отдачу, ориентируясь на менеджеров по маркетингу, которые будут учиться у нас и получать выгоду от наших услуг.
Если бы мы хотели, мы могли бы быть еще более конкретными и сделать из нашей целевой аудитории менеджеров по маркетингу в ИТ-компаниях и компаниях среднего бизнеса, но это не обязательно.
Вы можете запустить сеть настолько широкую (или узкую), насколько это имеет смысл для вашей отрасли, вертикали, рынка, текущих бизнес-целей и т. Д.
В любом случае, содержание вашей конференции должно соответствовать вашей аудитории.
2. О чем будет ваша конференция?
Ваша тема может быть настолько широкой или конкретной, насколько это имеет смысл для вашей аудитории.
Иногда выбор конкретной темы (например, Управление цепочками поставок для МСП в COVID-19 год) может помочь дифференцировать вашу конференцию от конкурирующих мероприятий. Это также может помочь в ведении дискуссии, если вы собираетесь посетить приглашенных докладчиков.
Но, сузив фокус вашего предмета, вы можете исключить некоторые фракции из вашей аудитории.
Это может быть хорошо, если вы находитесь в супер вертикальной нише.
Но если вы обслуживаете клиентов во многих отраслях, мы рекомендуем начать с немного более широкой темы, прежде чем сосредоточиться на конкретных сегментах, чтобы контент был актуален для более широкой аудитории.
Вот некоторые примеры некоторых актуальных тем, которые сфокусированы, но все же применимы ко многим отраслям:
- Сохраните своих новых клиентов электронной коммерции после пандемии.
- Дебиторская задолженность: лучшие практики до третьего квартала
- Планирование ИТ-потенциала в неопределенное время.
- Управляйте маркетинговым бюджетом после кризиса.
- Управление цепочками поставок в эпоху COVID-19.
3. Какой формат вы будете использовать?
В вашем определении «виртуальная конференция» есть много возможностей, и так много свободы для адаптации формата к тому, что наиболее подходит для вашей темы.
Вы можете провести часовой вебинар или цифровой семинар по определенной теме, например, одному из приведенных выше примеров. Кроме того, вы можете провести мероприятие в стиле круглого стола, где вы будете привлекать отраслевых экспертов и влиятельных лиц, чтобы заранее ответить на вопросы, заданные аудиторией (или в прямом эфире).
Если вы планируете создать небольшую группу (5-10 человек), вы можете выделить определенное количество времени для ответа на вопрос, которым поделился каждый участник.
Вы также можете попробовать составить список виртуальных презентаций, семинаров и основных докладчиков в течение дня. Это потребует дополнительной работы: размещение расписания событий на вашем сайте, которое могут использовать участники, настройка подписок, чтобы убедиться, что в виртуальной комнате собраний достаточно места, координация расписаний выступающих и т. Д. Все это выполнимо, если вы имеете какое-то влияние в своей отрасли и имеете ресурсы для выполнения.
Вы лучше знаете, какой спрос вы можете создать для своего мероприятия и сколько ресурсов вы должны посвятить ему.
Но если вы новичок в этом, мы рекомендуем начинать с малого и использовать размер вашего мероприятия в ваших интересах (то есть вы можете обеспечить более высокий уровень ухода и помощи участникам). Кроме того, начинание с малого поможет вам решить любую проблему, а риск будет меньше.
Другие советы, которые следует иметь в виду:
- Участники могут немного стесняться с микрофонами, поэтому делайте все возможное, чтобы им было удобно, даже если это означает, что они могут отправлять живые вопросы через чат.
- Не забудьте поделиться своим экраном при извлечении данных или объяснении особенностей определенного программного обеспечения. Эти пошаговые демонстрации представляют большую ценность для вашей аудитории.
- Запишите ваше событие, чтобы вы могли поделиться им позже в качестве ресурса. Просто обязательно отрицать тот факт, что событие будет записано, либо по приглашению, либо в начале конференции.
- Если вы планируете, например, более практично продемонстрировать оборудование или поделки, тщательно спланируйте угол обзора и освещение камеры, чтобы ваша аудитория всегда могла им следовать.
4. Как это поможет целям вашей компании?
Создать виртуальную конференцию, особенно небольшую, которая длится всего несколько часов или меньше, не так уж сложно, и выиграть гораздо больше, чем потерять.
Потенциальные клиенты по достоинству оценят ваши идеи, особенно если вы используете интерактивный подход, в котором вы можете помочь аудитории решить конкретные реальные проблемы.
С учетом сказанного вы делаете это с конечной целью помочь вашему бизнесу, и вам необходимо составить план того, как вы могли бы способствовать долгосрочным отношениям с посетителями.
Например, если вы опубликовали свое событие в Интернете, разместив его на своем сайте, вы можете добавить владельцев регистрации в свой список рассылки.
Если, с другой стороны, мероприятие было закрытым и приглашения были разосланы по электронной почте существующим контактам, пожалуйста, отправьте посетителям электронное письмо после мероприятия:
- Благодарим Вас за участие в мероприятии.
- Передавайте ресурсы, на которые вы ссылались во время мероприятия, включая записи, материалы слайдов и любые другие полезные связанные гарантии.
- Самое главное, поощряйте участников общаться индивидуально с любыми дополнительными вопросами.
Эта последняя статья имеет решающее значение. Это дает вам возможность продолжить беседу с потенциальным клиентом, потенциально связывая его с другими экспертами в вашей организации и, в конечном счете, углубляя их в воронку продаж.
5. Должен ли я взимать плату за ваше мероприятие?
Возможно нет.
Если вы не уверены на 100% в влиянии вашей компании и своей способности генерировать хорошее взаимодействие (несмотря на размер оплаты), которое успокоит спонсоров, лучше придерживаться модели доброй воли.
Это особенно верно во время пандемии, особенно если содержание этой конференции связано с COVID-19.
Часть 2: запуск вашего мероприятия
Теперь, когда мы рассмотрели основы планирования конференций, давайте посмотрим на реальные ресурсы, задействованные в его проведении.
Инструменты, которые вам понадобятся, различаются в зависимости от масштаба и сложности мероприятия. Но, как минимум, скорее всего, вам придется:
- Загрузите и установите программное обеспечение для видеоконференций.
- Подготовьте слайд-колоду и другие материалы.
- Включить ведение журнала.
- Продвигайте свою конференцию.
Мы углубимся в:
1. Загрузите и установите программное обеспечение для видеоконференций.
Если вы планируете проводить интерактивное мероприятие (что означает, что пользователи могут участвовать), вам понадобится программное обеспечение для веб-конференций, которое имеет возможности обмена аудио, видео и экранами.
Если вы еще не зарегистрировались для программного обеспечения для видеоконференций, вот несколько вариантов, которые абсолютно бесплатны для пользователей прямо сейчас:
- Google Meet для бизнеса: Безусловно, лучший вариант, Google Meet для бизнеса полностью бесплатен до 30 сентября и будет поддерживать до 250 пользователей в течение неограниченного времени.
- Фокус: Базовая версия бесплатна и позволяет принять до 100 участников, но сокращается примерно за 40 минут.
- Skype: Бесплатно до 50 пользователей в течение неограниченного времени.
- Uber конференция: Бесплатно до 50 пользователей в течение неограниченного времени.
Обязательно запустите тестовый прогон на платформе заранее, чтобы убедиться, что все работает, как запланировано, и вы знакомы с функциями.
Если ваша конференция будет более вещательного формата (один докладчик, много зрителей), мы рекомендуем использовать Facebook Живи или дергайся. YouTube Live также является жизнеспособным вариантом, но процесс публикации вашего экрана немного сложнее (по крайней мере, на момент написания статьи).
2. Постройте раздвижную платформу и другие материалы.
Возможно, вам понадобятся наглядные пособия и данные на экране, чтобы поддержать ваши замечания.
Если у вас есть общая платформа для проведения конференций, вам не составит труда поделиться этим слайд-шоу во время презентации.
Некоторые из лучших бесплатных инструментов включают в себя:
Вы также можете рассмотреть возможность сбора сопутствующих документов или сообщений в блоге, которыми вы можете поделиться со своей аудиторией в чате во время мероприятия.
3. Включить регистрацию
Это может быть так же сложно, как создать домашнюю страницу входа, которая автоматически закрывается после регистрации определенного числа людей, или так же просто, как отправить электронное письмо в один из сегментов вашего списка электронной почты и добавить первые. 50 респондентов на календарное приглашение со ссылкой на конференцию или канал.
В любом случае, убедитесь, что у вас есть система, чтобы: а) сделать регистрацию доступной для вашей аудитории и б) передать информацию о событии и приглашение в календарь тем, кто зарегистрировался.
(Кстати, при создании события календаря обязательно скрывайте контактную информацию своих посетителей.)
Рекомендуется отправить электронное письмо с подтверждением регистрации новым владельцам, сообщив им, что они зарегистрированы и что нужно искать. Чем проще и прямее процесс, тем лучше.
4. Продвигайте свою конференцию
Ваши рекламные усилия будут зависеть от того, сколько людей вы планируете посетить.
Например, если вы очень осторожно пригласили определенные сегменты своих списков рассылки в уютные вопросы и ответы со своими внутренними экспертами, вам не нужно рекламировать конференцию на своем веб-сайте и в блоге. Достаточно будет нескольких электронных писем перед началом мероприятия.
Если вы планируете полноценный выпуск, завершенный основной речью в Skype, цифровыми семинарами в разное время дня и т. Д., Вы должны приложить все усилия. Это означает создание целевых страниц, постов в блогах и, возможно, даже онлайн-ресурсного центра, доступного только для посетителей.
Не говоря уже о том, что вам, вероятно, придется столкнуться с проблемой подачи заявки на спонсоров, чтобы не получить слишком много финансовых последствий.
Настало время творчески подумать о виртуальных событиях.
Задайте себе вопрос: какую конференцию может организовать моя компания с бесплатными или дешевыми ресурсами, которые действительно будут полезны для участников?
Это не должно быть самым большим, самым длинным или самым звездным событием; это просто должно быть самым полезным.
У большинства предприятий и потребителей нет денег, чтобы выбрасывать их на государственных конференциях или что-то, что может или не может представлять интерес. Они удаляют содержимое пуха.
Создайте своих потенциальных посетителей с уверенностью, что они получат прямую выгоду – например, решите некоторые из ваших проблем, изучите навыки, которые помогут вам сразу же, или узнайте о новых ресурсах для вашего мероприятия.
Думайте об этом как о контент-маркетинге с помощью камеры.
Это дешево, легко, с низким уровнем вовлеченности, но потенциально очень ценно для вашей аудитории.
Что тебе терять?
