Если вы или ваша организация используете Документы Google, выясните, кто в команде видел, какой документ и когда он может быть полезной информацией. Чтобы убедиться, что все читают черновик, условия и положения, их последние представления, политики и процедуры или какой-либо другой важный документ, они могут видеть, кто, что и когда делал, является важным компонентом в любой ситуации, когда подотчетность имеет значение.
До недавнего времени вы не могли видеть, кто просматривал ваш документ Google. Вы можете видеть, кто редактировал это, но не кто только читал это. Если вы не сохранили, не отредактировали или не оставили комментарий, вы не знали, читал ли конкретный человек последнюю версию документа. Кроме того, поскольку вы можете делиться Документами Google с правами только для чтения, вы можете поделиться этим документом с некоторыми людьми с целью его просмотра, но без внесения каких-либо изменений.
Текущие версии Документов Google позволяют вам настраивать параметры, чтобы вы могли видеть, кто просматривал ваши Документы Google.
ЛЮКС G МОНИТОР ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
G Suite обычно используется в организациях, где обмен документами, календарями, Gmail, чатом и т. Д. Очень важен, и этот пакет действительно набирает популярность. Если вы используете G Suite в организации и являетесь менеджером документов, который поделился документом Google с другими, вы можете использовать Activity Monitor, чтобы просмотреть «историю просмотра» файла Google Doc.
- Откройте документ Google, для которого вы хотите просмотреть историю просмотров
- Затем щелкните значок стрелки вверх в правом верхнем углу или перейдите в раскрывающееся меню. инструменты
- Откройте монитор активности.
- Затем нажмите на вкладку Все зрители для вашей организации
Этот процесс позволит вам отслеживать представления в документе, включая дату и время последнего просмотра для каждого зрителя. Если вы не видите параметр «Монитор активности» в своем Документе Google, скорее всего, вы вошли в бесплатную версию Документов Google или в личный аккаунт вместо версии G Suite.
ВИЗИТЫ И ТЕНДЕНЦИИ ДЛЯ КОММЕНТАРИЙ
Помимо просмотра того, кто и когда просматривал ваш Google Doc, Activity Monitor также позволяет отслеживать тенденции, когда люди просматривали или комментировали ваш документ.
Тенденция зрителя: Le отображает гистограмму, показывающую количество уникальных зрителей за любой выбранный вами период, от 7 дней до «все время»
Комментарии к тренду: отображает гистограммы тренда в комментариях за 7 дней для «все время»
ДЕАКТИВНО СМОТРЕТЬ ИСТОРИЮ
Вы можете отключить эту функцию, если вы работаете с конфиденциальным файлом или чем-то, что не предназначено для общего пользования. Хотя это не увеличивает конфиденциальность, это расслабляющая обстановка.
- Откройте документ Google.
- Нажмите стрелку восходящего тренда в правом верхнем углу документа или перейдите к инструменты в выпадающем меню
- Открой монитор активности
- В настройках документа измените Показать мой взгляд на историю этого документа. вне
Эта опция также доступна в личной или бесплатной версии Google Docs. Если вы работаете над документом, но не хотите, чтобы ваши соавторы знали об этом, пока вы не готовы поделиться своими заключительными мыслями и изменениями, отключите просмотр истории.
Начните с открытия Google Docs и нажмите Настройки.
Меню «Настройки» позволяет отключить просмотр истории с настройками в «Панели действий». После перехода в положение «выкл.» Нажмите кнопку «ОК», чтобы сохранить изменения.
СМОТРИТЕ, КТО ИЗМЕНИЛ ВАШ ДОКУМЕНТ GOOGLE
Подсчет просмотров полезен для подотчетности и для того, чтобы люди действительно читали документы, которыми вы делитесь с ними. В то же время, контроль версий очень важен, особенно если вы работаете в регулируемой отрасли. Контроль версий – это то, что Google Docs делает в течение некоторого времени, и показывает, кто редактировал, сохранял или делился документом. На самом деле это работает не только с G Suite, но и с личными Документами Google.
Если вы заинтересованы в управлении версиями или хотите убедиться, что никто не внес изменения, которые они не должны были делать без блокировки файла, вы можете узнать об этом.
- Откройте документ Google, который вы хотите сканировать
- Выберите файл и историю версий
- Выберите Просмотр истории версий.
В правой части экрана должно появиться скользящее окно, показывающее каждое сохранение и редактирование рассматриваемого документа. В зависимости от того, как вы настроили G Suite или Google Docs, вы также можете просмотреть эти данные, выбрав ссылку «Последнее изменение было …» в верхней части документа. Он доставит вас в одно и то же место.
В окне слайдов вы также должны иметь возможность просмотреть предыдущую версию документа, прежде чем вносить какие-либо изменения. Это важно для контроля версий, поскольку в нем есть контрольный журнал внесенных изменений, когда и кем. Это также полезно, если вы внесли некоторые изменения, уснули, передумали и хотите отменить их.
УЗНАЙТЕ, КТО ДЕЛИТ ВАШ ДОКУМЕНТ GOOGLE
Вы также можете узнать, кто и когда опубликовал ваш Google Doc. Вы также можете просмотреть настройки общего доступа, чтобы лучше контролировать доступ к документу.
- Перейдите на drive.google.com.
- Нажмите на MyDrive слева.
- Нажмите на маленькую кнопку я для информации в верхнем правом углу
- Нажмите Активность
- Нажмите на каждый файл или папку по отдельности или проверьте полосу прокрутки в правой части экрана. Это покажет всю недавнюю историю.
Вы должны увидеть, был ли документ предоставлен или опубликован, кто последний раз редактировал его и когда было выполнено последнее действие. Это коротко, но это говорит о том, что вам нужно знать.
Вы также можете проверить это в документе, выбрав «Поделиться». Имена людей появятся во всплывающем окне. Если есть несколько человек, выберите имя, и отобразится список всех имен.
Ваша способность определять, кто просматривал, разделял и редактировал ваши документы, ограничена, если у вас нет доступа к учетной записи G Suite; Тем не менее, есть еще способы получить основную информацию. В случае сомнений, есть множество со вкусом способов отслеживать некритические детали, конечно. Выбранное «Просто напоминание: все версии версий должны быть вставлены (название документа) до (время, дата)» – это не очень тонкое сообщение, которое проясняет вашу точку зрения и активирует уведомления о прочтении в вашем электронном письме. Помоги нам, но мы потерялись.
