Вы недавно поменяли стол на кухонный стол? Многие сотрудники, фрилансеры и предприниматели уже хорошо знают свои четыре стены. Но для многих из нас работа на дому – это совершенно новый опыт! Распространение коронавируса привело к тому, что компании во всем мире закрыли свои офисы и попросили команды работать дома. Предприниматели, которые до сих пор ведут свой бизнес почти исключительно в автономном режиме, вынуждены были полностью реорганизовать свои рабочие процессы.
Мы здесь, чтобы помочь! В этом руководстве вы найдете все лучшие инструменты для совместной работы в Интернете и советы по повышению производительности на дому:
- 5 лучших инструментов коммуникации для компаний
- Топ-3 инструментов управления проектами для удаленных команд
- Лучшие облачные приложения для обмена файлами
- Простые инструменты отслеживания времени
- Другие приемы домашнего офиса, чтобы помочь вам сосредоточиться
- Дополнительные советы для успешной работы на дому
Таким образом, вы можете эффективно работать из дома и общаться со своими коллегами, подрядчиками, клиентами и работодателями в это кризисное время.
5 лучших инструментов коммуникации для компаний
Самая большая проблема с удаленной работой – это координация со всеми людьми, вовлеченными в проект. Высовывать голову за дверь, чтобы задать вопрос коллеге, больше не вариант. Эти приложения помогут вам оставаться на связи и быстро получать ответы.
1. провисание
Slack – это «WhatsApp» в мире бизнеса, и команды используют его для общения в режиме реального времени. Команде необходимо постоянно поддерживать связь, чтобы прогрессировать, поэтому при удаленной работе вам понадобится надежная функция онлайн-чата. С Slack вы можете отправлять прямые сообщения и создавать «каналы» (похожие на групповые чаты) для команд или проектов и приглашать соответствующих людей присоединиться к ним.
Вы можете использовать Slack в своем веб-браузере или загрузить приложение для ПК / смартфона. В дополнение к функции чата, Slack интегрируется с широким спектром других приложений и сервисов, включая Dropbox, Календари и Google Drive (подробнее об этом ниже). Переход на конференц-связь очень прост, потому что вы можете использовать внешнюю службу, такую как Google Hangouts или Zoom, или встроенную функцию голосовых и видеозвонков Slack.
Небольшие команды могут использовать Slack бесплатно. Есть несколько платных планов, если вам нужно больше пользователей и функций.
2. Google Hangouts
Google Hangouts – это служба сообщений Google. Вы можете общаться и обмениваться файлами, изображениями и видео в реальном времени, парами или группами. И все, что вам нужно, это учетная запись Google!
Многие люди также используют Google Hangouts для видеозвонков и групповых звонков. Эта услуга бесплатна, и вы можете использовать ее прямо в браузере или с помощью приложения для настольного компьютера или смартфона.
Примечание: Если вы используете Google G Suite, вы заметите, что видеовстречи разделены на два приложения: Hangouts Meet (видеозвонки) и Hangouts Chat (голосовые сообщения). Это просто новые имена и функции остаются прежними.
3. Microsoft команды
У Microsoft также есть собственная служба обмена бизнес-сообщениями. Команды, преемники Skype для бизнеса, позволяют беспрепятственно работать вместе в Интернете благодаря онлайн-встречам, мгновенным сообщениям, групповым чатам и совместному использованию файлов.
4. TeamViewer
TeamViewer позволяет напрямую подключаться к другому компьютеру через Интернет и управлять им удаленно, конечно, только с согласия другого пользователя! Это дает вам возможность, например, получить доступ к компьютеру в офисе или сделать так, чтобы кто-то из ИТ-отдела ремонтировал вашу машину удаленно. TeamViewer также полезен, если вам нужно обмениваться большими объемами данных, и он поставляется со встроенными видеозвонками.
Чтобы использовать TeamViewer, вам необходимо установить программное обеспечение на каждом из компьютеров, которые вы хотите подключить. Для этого введите имя пользователя и пароль для вашего компьютера. Для другого компьютера вам также понадобится ваш идентификатор и код.
5. Увеличить
В отличие от обычных средств связи, таких как Slack, Microsoft Teams и Google Hangouts, Zoom был специально разработан для конференц-связи и вебинаров. Вы можете использовать его для видеоконференций с высоким разрешением, аудиоконференций, вебинаров и чатов.
Базовая версия бесплатна и включает в себя неограниченные индивидуальные звонки, но групповые встречи ограничены 40 минутами. Если вам нужно больше времени, вы можете перейти на платный план.
Get Organized: 3 лучших инструмента управления проектами для удаленных команд
Любой, кто работает в команде, зависит не только от идеального общения с коллегами и коллегами, но и для организации проектов, чтобы они были видны всем. Каков статус проекта? Кто за что отвечает? Какие члены команды должны участвовать дальше? Инструменты управления проектами дают всем мгновенный обзор и облегчают распределение рабочей нагрузки.
В этом разделе мы расскажем о лучших онлайн-инструментах организации работы. Вам может быть интересно, как вы обходились без них!
1. Трелло
В Jimdo для нас нет ничего необычного в том, чтобы внешние подрядчики и внутренние сотрудники работали вместе над проектом. Мы используем Trello для организации задач, чтобы они были видны всем. Вот как это работает: создайте информационные панели (для команд или проектов), затем добавьте задачи (списки) и подзадачи (карточки), а затем добавьте соответствующих членов команды. Вы можете оставлять комментарии к карточкам Trello и отмечать других пользователей, загружать на них файлы, добавлять контрольные списки, связывать документы и прикреплять любые другие цифровые ресурсы, необходимые для вашего проекта.
Базовая версия Trello является бесплатной, и есть платная версия, если вам нужно больше возможностей. Используйте его в своем браузере или загрузите приложение для ПК или смартфона.
2. Асана
Как и Trello, Asana предназначена для управления командными проектами. Для отдельных проектов вы можете создавать подзадачи и назначать их другим. С помощью обзора и сроков панели мониторинга вы можете отслеживать ход выполнения проекта и точно знать, где находятся ваши коллеги со своими заданиями. В каждой задаче каждый может общаться и обмениваться файлами, относящимися к ней.
Базовая версия бесплатна для 15 участников команды. Есть несколько платных планов с большим количеством функций для крупных компаний.
3. Джира
Jira – это инструмент управления проектами, изначально разработанный для разработки программного обеспечения. Но многие нетехнические отрасли сейчас используют инструмент для назначения и организации задач. Программа бережливого управления проектами Jira использует подход «Что? ВОЗ? Когда?». Как и в случае с Асаной и Трелло, вы можете просмотреть обзор всех задач и проектов, а также их статус в встреча команды.
Jira бесплатна для команд до 10 человек. Помимо этого, стоимость варьируется в зависимости от того, сколько пользователей вы хотите пригласить.
Если вам не нужен специальный инструмент управления проектами, Google Calendar и Google Tasks – отличная альтернатива. Это комбо позволяет легко делиться своим графиком и ежедневными задачами с вашей командой.
Лучшие облачные приложения для обмена файлами
Конечно, вы все еще можете работать в Word или Excel и сохранять файлы на жесткий диск в обычном режиме. Но как лучше всего поделиться ими с другими? Что, если несколько человек хотят работать над документом одновременно? А как вы отправляете большие файлы? Вот где облачный онлайн-офис является идеальным решением!
Google Drive: сотрудничать онлайн
Все клиенты Google имеют автоматический доступ к Google Диску, и если у вас нет учетной записи, вы можете создать ее бесплатно. С помощью Google Диска вы можете создавать, редактировать, сохранять и обмениваться файлами в Интернете в различных форматах, включая:
- Текстовые документы (Документы Google)
- Таблицы (Google Sheets)
- Презентации (слайды Google)
- Графики и диаграммы (гугл рисунки)
Ваши первые 15 ГБ хранилища бесплатны!
Если вы хотите поделиться документом, перейдите на Файл> Поделиться выбрать, кто может получить доступ к файлу и дать им разрешение просматривать, комментировать или редактировать его. Это означает, что несколько членов команды могут совместно работать над одним документом.
OneDrive: работа из дома с Microsoft Office 365
Microsoft Office 365 имеет множество облачных инструментов для совместной работы, которые помогают компаниям работать в команде из дома. С OneDrive вы можете создавать, редактировать, сохранять и обмениваться файлами в различных форматах, включая:
- Текстовые документы (MS Word)
- Электронные таблицы (MS Excel)
- Презентации (MS PowerPoint)
- Цифровые ноутбуки (OneNote)
Это только основные функции. В Office 365 есть ряд приложений и опций, которые помогут вам продуктивно работать. Стоит потратить некоторое время на то, чтобы решить, какие приложения и функции будут наиболее полезны для вашей команды.
Службы обмена файлами для больших файлов
Когда дело доходит до обмена большими изображениями, видео или файлами PDF с вашей командой, вы можете отправить их, используя:
- раздаточная
- WeTransfer
- Whisply
Простые инструменты отслеживания времени
Вы хотите записать, сколько времени вы тратите на отдельные проекты? Тогда у вас есть выбор различных (и часто бесплатных) инструментов на выбор.
- Toggl: простая и бесплатная базовая версия со многими функциями.
- Clockify – бесплатное приложение Time Tracker с красочной панелью управления.
- Clockodo – Обширный инструмент записи времени для малого и среднего бизнеса. Бесплатная 14-дневная пробная версия, после чего вы платите.
Другие приемы домашнего офиса, чтобы помочь вам сосредоточиться
Нет способа избежать этого: «фактор отвлечения» выше дома. Будь то куча одежды, которую вы просите заказать, или другое автоматическое уведомление на вашем ноутбуке, на каждом шагу вас будут отвлекать. Борьба с самодисциплиной, мотивацией и концентрацией? Эти приложения помогут вам сосредоточиться на работе.
Блокировщик сайта
С помощью Freedom вы можете временно заблокировать весь Интернет или отдельные веб-сайты или приложения во время работы (например, перевести компьютер в режим «Не беспокоить»). Просто выберите, как долго вы хотите сохранять спокойствие, введите пароль и продолжайте. Вы можете попробовать Freedom бесплатно, и, если хотите, платные планы стоят всего несколько долларов в месяц.
Управление отдыхом
Концентрированная работа также включает в себя перерывы. Stretchly и Time Out напоминают вам делать перерывы на регулярной основе. Вы можете выбрать, как часто и как долго вы хотите, чтобы они были авансом.
Фокус музыки
Домашние офисы полны отвлекающих факторов. Focus @ Will и Noisli используют нейронаучные принципы, чтобы помочь им лучше сосредоточиться на звуке. Просто попробуйте!
Домашний офис Плейлисты
Правильная музыка может изменить ваши чувства, даже когда вы работаете. Получите доступ к сервису потоковой передачи музыки, например, Spotify или Amazon, наденьте наушники и активируйте плейлист, который вам подходит. Он исчезнет в рабочем туннеле и может быть удивлен тем, чего он достиг.
Дополнительные советы для успешной работы на дому
Если вы только что перешли на работу из дома, вы можете иметь дело с некоторыми повседневными вещами, которые вы воспринимали как должное в офисе. Вот несколько советов, как сохранить рабочий день в нужном русле.
Создайте здоровую рабочую среду.
Самый важный аспект здоровой рабочей среды – это удобное и эргономичное рабочее место. Если вы уже отточили свои настройки, отлично! В противном случае купите эргономичное офисное кресло, если сможете.
Если у вас нет средств или места для офиса в вашем доме, попробуйте использовать подставки для ноутбуков с регулируемой высотой, которые позволят вам работать стоя за любым столом. Они маленькие и недорогие по сравнению с новым офисным стулом или письменным столом.
Убедитесь, что освещение тоже правильное – вы, вероятно, не хотите быть прямо перед окном, или, по крайней мере, дать себе возможность двигаться в течение дня, когда свет меняется. Если у вас есть видеозвонки, избегайте яркого света позади вас, так как это заставит ваше лицо в темноте.
Делайте регулярные перерывы (и оставайтесь активным!)
Паузы важны. Сидеть за компьютером весь день, не выходя из дома и ни с кем не разговаривая, – это плохо для вашей продуктивности или вашего настроения. Он всегда делает короткие перерывы и выходит из дома, по крайней мере, один раз в день, в идеале для каких-либо физических упражнений. Если вы пытаетесь решить проблему, удивительно, как 30-минутная прогулка может помочь вам увидеть вещи более четко.
Установите свои рабочие часы и четко сообщайте им
Никто не говорит, что вы не можете включить стиральную машину или очистить посудомоечную машину. Но попробуйте заблокировать время только для работы. Убедитесь, что все в вашем доме знают, когда он «на работе», и не должны мешать ему в это время.
Это не всегда легко, особенно если вы делите домашний офис со своими детьми. Если у вас есть коллега или коллега, который работает дома, постарайтесь чередовать свое рабочее время и очень четко объясните своим коллегам, когда вы доступны, а когда нет. Это поможет вам оставаться продуктивным и поддерживать здоровый баланс между работой и личной жизнью в долгосрочной перспективе.
Знайте, когда взять трубку
Даже со всеми нашими потрясающими онлайн-инструментами иногда лучше поговорить. Мы все теряем наши обычные человеческие связи прямо сейчас, поэтому сознательное усилие говорить по телефону еще важнее. Телефонный звонок является прямым и личным, и может помочь в борьбе с одиночеством и изоляцией (даже если речь идет о работе). Часто быстрый звонок также может спасти вас от написания длинного и утомительного письма. Так что поднимите трубку, подключитесь к видеозвонку или запланируйте ежедневную конференцию Zoom со своими товарищами по команде!
Избегайте случайных сверхурочных
Когда вы работаете из дома, заманчиво проверять электронную почту ночью или работать немного позже, чем обычно. Границы между вашей работой и личной жизнью, естественно, более размыты, но ясное рабочее время помогает. Выключите компьютер в конце рабочего дня, уберите его и оставьте там до следующего дня.
заключение
Домашний офис может быть благословением и проклятием. Но с правильными инструментами и небольшой самодисциплиной вы можете получить больше от работы в спортивных штанах, чем вы думаете! Мы надеемся, что советы нашего домашнего офиса будут полезны и помогут вам успешно работать вместе, несмотря на социальную отчужденность. Попробуйте их и расскажите нам, как это происходит!
