Поскольку в последние годы число удаленных пользователей HubSpot выросло с нескольких человек до более чем 300, мы изучили серию уроков о том, как развернуть личные контакты в виртуальной среде.
Когда дело доходит до собрания команды, мы узнали, что, хотя контент часто остается неизменным, способ представления и обсуждения контента часто необходимо изменить, чтобы обеспечить резонанс информации и активное участие всех участников.
Мы все были на конференц-звонке, который звучит примерно так:
Но с ростом удаленной работы конференц-связь перестала быть единственной возможностью.
Сегодня существует множество вариантов организации совещаний на виртуальной платформе собраний, такой как Google Hangouts, Zoom, WebEx или Join.me.
Несмотря на то, что у каждой компании будут свои потребности, если вы только начинаете задумываться о виртуальных встречах, мы рекомендуем начать с платформы, которая обеспечивает совместное использование видео, аудио и экрана, поскольку эти инструменты обеспечивают лучшее взаимодействие и совместную работу во время встречи. противоположность стандартной конференц-связи.
Здесь я углублюсь в некоторые из лучших практик, которые я узнал в процессе работы в качестве менеджера программы включения и удаленной работы HubSpot.
Как организовать инклюзивную виртуальную встречу
1. Установите основные правила для вашей первой встречи.
Будь то первый раз, когда вы управляете удаленной командой или ваша команда внезапно начинает работать из дома, виртуальные встречи часто становятся новой средой для всех. Поэтому важно установить некоторые основные правила о том, как будут работать встречи и что вы ожидаете от своих посетителей.
Вот несколько вещей для рассмотрения:
- видео: Поощряйте участников использовать их видео для встреч, так как это позволяет нам лучше общаться посредством невербального общения.
- аудио: Вообще говоря, хорошей практикой является молчание на виртуальной встрече, если вы не зададите вопрос или не ответите на него. Это предотвращает отвлечение фонового шума и создает сигнал (без глушения), когда кому-то есть что сказать.
- обязательство: Проясните, как вы ожидаете, что участники будут участвовать в собраниях (см. Совет № 3 для более подробной информации).
- тег: Будьте преднамеренными в вызове, чтобы соответствовать ожиданиям этикета. Некоторые из наиболее распространенных – это использование телефонов, уход от компьютера, проверка уведомлений или еда во время встреч. Если у вас есть конкретные ожидания относительно этикета встречи, сообщите об этом своим посетителям.
- Установите сцену: Если вы встречаетесь с большой группой, может быть полезно установить ожидания на начальном слайде, который участники увидят при входе на собрание.
Например, на HubSpot я часто представляю этот слайд в начале, чтобы мои участники знали основные правила собрания:
Кроме того, вы можете рассмотреть возможность включения слайда с надписью «Записать собрание» как напоминание себе, если кто-то пропустит собрание или захочет вернуться к нему позже.
2. Найдите время, чтобы сломать лед.
Виртуальные среды могут быть пугающими, особенно если вы к ним не привыкли или встречаете людей, с которыми вы не знакомы. Чтобы согреться, рекомендуем начинать встречи с ледокола. Это отличный способ доказать всем, что звук работает правильно, и это еще лучший способ учиться друг у друга и чувствовать себя комфортно перед тем, как приступить к работе.
Чтобы облегчить это, мы предлагаем:
Сохраняйте это простым: В зависимости от встречи, возможно, имеет смысл начать со стандартного вопроса типа «Как вы себя чувствуете сегодня?»
смешайте: Если у вас есть время, попробуйте смешать несколько уникальных ледоколов, чтобы лучше узнать себя (ознакомьтесь с некоторыми нашими предложениями здесь).
Передать микрофон Мы все, вероятно, знакомы с той неловкой тишиной, которая возникает, когда все ожидают вмешательства кого-то другого. Чтобы решить эту проблему, попросите команды «передать микрофон» друг другу после их собственного ответа.
Если ожидается, что все предоставят ответ, запустите хост, а затем передайте всем участникам микрофон из пословиц. Как только участник ответит, он завершит свое выступление «Далее, я передам микрофон (имя)». Это поддерживает разговор и позволяет избежать неловкого молчания, когда кто-то еще вмешается.
3. Определите структуру ожидаемого участия участников во время собрания.
Не всегда очевидно, как люди должны предоставлять комментарии или ответы во время виртуальной встречи. Для продолжения разговора определите структуру ожидаемого участия участников во время собраний и будьте честны с этими ожиданиями в начале собрания.
Некоторые из наших любимых стратегий:
Поднимите свою виртуальную руку. Многие виртуальные платформы встреч имеют инструменты невербальной обратной связи, которые позволяют участнику указать, что у него есть вопрос, например, функция Zoom «поднять руку». На больших собраниях попросите людей использовать эти инструменты, чтобы указать, когда у них есть вопрос или запись, и ведущий может позвонить им напрямую. Это также может быть отличным способом быстрого ответа на вопрос «да / нет» в группе.
Используйте функцию чата: Для быстрых вопросов вы можете попросить людей ввести свои ответы в чате (например, функция чата Google Hangouts). Это позволяет быстро прослушивать ответы большой группы и позволяет всем учиться на ответах друг друга. Кроме того, как отмечает Мариэль Аргонза, наш тренер по успеху клиентов APAC, это также отличный способ привлечь участников, которые используют английский в качестве второго языка.
прыгать: В зависимости от размера вашей встречи и психологической безопасности ваших посетителей, вы можете выбрать, чтобы люди просто вмешивались в их комментарии и вопросы. В качестве посредника важно знать об участии, чтобы человек не доминировал в разговоре.
4. Убедитесь, что все участники находятся на одной странице.
В зависимости от характера вашей встречи вам могут потребоваться дополнительные инструменты для перехода на одну страницу с вашей идеей, например виртуальная доска или инструмент для совместной работы. Некоторые из наших любимых включают в себя:
- Виртуальная доска: Многие из инструментов виртуальных собраний имеют встроенный встроенный инструмент для интерактивной доски, который позволит посетителям пустить свои идеи и сохранить изображения на доске для будущего использования.
- Поделитесь своим экраном: Глядя на письмо, в котором вам нужна помощь, или у вас возникли проблемы с объяснением проблемы, с которой вы столкнулись? Используйте инструмент совместного использования экрана, например Zoom Screen Share, чтобы ваши посетители могли видеть то, что вы видите, с их точки зрения.
- JamBoard: Являясь частью GSuite, JamBoard позволяет вам практически создавать доски, вставлять изображения и текст, а также сохранять / делиться доской для дальнейшего использования.
- Lucidchart: Lucidchart – это платформа визуальной производительности, которая помогает людям ясно понимать и обмениваться идеями, информацией и процессами.
- МироMiro – это интерактивная доска, которая позволяет распределенным командам сотрудничать практически из любого места, где они находятся.
5. Оставайтесь на дороге с четкой программой или слайдом.
Даже с четкой повесткой дня может быть сложно поддерживать разговор в нужное русло и вовремя в виртуальной среде. Чтобы ваша встреча продолжалась, попробуйте:
Распространите повестку дня: В приглашении на собрание уточните, какие темы вы будете обсуждать, что ожидается от участников с точки зрения подготовки и каковы будут результаты встречи.
пауза: Когда все приглушены и смотрят в камеру, может быть инстинктивно просматривать свои записи без перерыва. Однако в виртуальной атмосфере более важно, чем когда-либо, замедлять и часто делать паузы, чтобы у людей была возможность подключиться, более медленные соединения WiFi могут привести к задержке звукового отклика, а участники имеют возможность переварить ваши слова.
Задайте вопросы: В виртуальной среде вы не всегда можете запутаться, и люди могут не чувствовать себя так комфортно, мешая вам разобраться в этом. Поэтому намеренно спросите своих участников: какие у вас вопросы ко мне? Пауза дольше, чем обычно, чтобы ждать вопросов.
Используйте слайды, чтобы остаться на дорожке: Визуальное сопровождение позволит вам быть более организованным и сосредоточенным во время встречи. Вы можете отправить слайды до или после собрания, но это полезный способ отслеживать то, что обсуждалось. Кроме того, отправка слайдов означает, что людям не придется делать столько заметок (и, следовательно, они не будут тратить время на набор текста).
Даже при подготовке вы можете столкнуться с некоторыми неловкими перерывами, техническими сбоями и неловкими моментами. Но мы призываем вас принять эти моменты, учиться у них и пройти через них. В конце концов, мы все вместе!
Если вы только начинаете с виртуальных встреч, мы призываем вас быть честными с вашей командой, что это навык, над которым вы работаете. Практикуйте различные техники, чтобы найти то, что работает лучше для вас. Получите обратную связь от вашей команды о том, что работает в контексте ваших встреч, а что нет.
Кроме того, когда вы найдете то, что работает для вас, поделитесь этим с другими, чтобы мы все могли учиться вместе.
