Отслеживать выполнение задач довольно сложно, даже если вы занимаетесь бизнесом в одиночку. Это становится еще более трудным, если в бизнес вовлечена группа людей.
Крупная корпорация может позволить себе организовать множество подразделений, контролируемых менеджментом. Малые и средние компании вынуждены полагаться на собственные ресурсы. Раньше они использовали трудоемкие электронные таблицы, которые были трудными как для руководителя, так и для членов команды.
Сегодня в вашем распоряжении множество инструментов управления проектами, обеспечивающих простое и эффективное управление бизнес-задачами.
Что такое система отслеживания задач?
Ответ в вопросе. Это специальное программное обеспечение, созданное для управления задачами проекта в реальном времени на протяжении всего их жизненного цикла. Это эффективный инструмент, который помогает планировать ресурсы и контролировать выполнение бизнес-проекта при его разработке и продвижении.
Зачем нужны инструменты управления задачами?
Программное обеспечение позволит вам и вашей команде наиболее эффективно использовать рабочее время для выполнения тактических и стратегических задач вашего проекта.
Вот основные преимущества диспетчера задач:
- Гибкость в сочетании с масштабируемостью конфигурации рабочего процесса. Приложение можно настроить в соответствии с общими рыночными условиями и конкретными бизнес-целями.
- Максимальная централизация рабочего процесса. Система управления исключает возможность потери данных, обеспечивая максимальную эффективность.
- Повышение производительности команды за счет беспрепятственного обмена данными.
- Выполнение текущих задач в порядке приоритета.
- Своевременное уведомление о целях с ограничением по времени.
- Возможность контролировать и выполнять рабочие процессы вне офиса. Система работает везде, где есть интернет.
Управление задачами для команд
Приложение помогает руководителю решать не только собственные повседневные задачи, но и обеспечивать слаженную работу всей команды. В этом случае руководителю достаточно сделать соответствующую отметку в заявке, даже если он появился в процессе обсуждения той или иной рабочей проблемы. Размещая заметку в инструменте администрирования, вы делегируете выполнение новой задачи конкретному исполнителю, который видит это в своем личном плане.
У менеджера проекта есть возможность не только ставить задачи, но и отслеживать их онлайн-статус, видеть динамику проекта. Переводчик и менеджер уведомляются о примерных сроках выполнения каждого этапа.
Конфигурация системы позволяет отслеживать разделение задач между всеми членами команды. Менеджер может минимизировать дублирование работы, оценить и скорректировать загруженность каждого члена команды.
Лучшее программное обеспечение для управления задачами
Гибкая CRM
Это мощная многофункциональная программа для цифровой поддержки любого бизнеса на любом этапе развития. Nimble CRM обеспечивает бесперебойное взаимодействие сотрудников компании и ее структурных подразделений. Программа обеспечивает онлайн-мониторинг всех бизнес-процессов, автоматизирует клиентскую базу, создает уникальные возможности для эффективного продвижения новых компаний.
Кроме того, программа проста и понятна даже для неопытного пользователя. Тщательно продуманный интерфейс и множество полезных функций обеспечивают эффективную командную работу.
Centrallo
Это простое и удобное приложение как нельзя лучше подходит для решения самого широкого круга задач: от личных до корпоративных, как предлагают многие пользователи. Разработчики Centrallo поставили амбициозную цель создать приложение для общей организации, в котором пользователь может создавать любое количество контрольных списков и заметок, обмениваться информацией в публичном или корпоративном пространстве.
Вы можете добавлять голосовые заметки, ссылки на видео, фотографии в списки приложений, устанавливать задачи для каждого исполнителя прямо из приложения и управлять своими бизнес-процессами с любого мобильного устройства, даже когда вы в пути.
Бесплатная версия Centrallo предлагает не более 100 заметок и облачное хранилище объемом 1 ГБ. Для личного пользования этого более чем достаточно. Что касается корпоративного использования, то лучше использовать платную премиум-версию с годовой стоимостью 44,99 доллара.
Легкая заметка
Это приложение используют такие компании, как Siemens, Samsung, UNICEF, Yamaha и десятки тысяч других. Это простой и понятный инструмент для постановки и контроля выполнения задач любой сложности, от составления первичного списка покупок до создания сложных многоуровневых проектов.
Easynote предлагает возможность совместно решать проблемы и обмениваться файлами. Устанавливайте крайние сроки, сигналы напоминания, комментарии – все это не требует специальных знаний, поскольку функциональность приложения проста и интуитивно понятна.
Бесплатная версия предоставляет 1 ГБ облачного хранилища и возможность загружать файлы размером до 10 МБ. Платная версия предлагает 5 ГБ дискового пространства и 50 МБ для файлов за 5 долларов в месяц. Версия, которая стоит 10 долларов в месяц, предоставляет продвинутый продукт с 10 ГБ облачного хранилища и 100 МБ для файлов.
Trello
Это кроссплатформенное приложение работает как на персональном компьютере, так и на мобильном устройстве. Это программное обеспечение для управления задачами для команд имеет простой интерфейс, основанный на досках, которые вы классифицируете по своему усмотрению. Разработчики предлагают пользователю различные примеры списков покупок, задач, рабочих проектов.
Задачи в Trello создаются на форумах для обозначения художников, сроков, добавления комментариев, просмотра обзоров, обмена медиафайлами и демонстрации динамики.
Облачное приложение работает на всех платформах. Вот три версии Trello:
- свободно;
- Бизнес-класс за 9,99 долларов в месяц;
- корпоративный за 20,83 $ в месяц.
Версии различаются функциональностью и ограничениями на прикрепление файлов.
Monday.com
Это довольно продвинутое приложение, созданное специально для бизнес-команд. Разработчики сделали упор на отображение информации, и это понравилось многим пользователям. Приложение позволяет руководителю делегировать выполнение задач, контролировать каждое действие каждого члена команды.
В Monday.com есть полезная функция – User Status, где вы можете определять приоритет задач. Есть встроенный чат для онлайн-общения отдельных членов бизнес-команды и проведения конференций.
Главная особенность этого инструмента – усиление мер безопасности данных, которые не только зашифрованы, но доступны только после двухфакторной аутентификации. Ежемесячная стоимость приложения для пяти пользователей и 5 ГБ хранилища составляет 25 долларов.
Accelo
Облачная бизнес-платформа, предназначенная для автоматизации системы управления бизнесом, программное обеспечение Accelo сочетает в себе такие инструменты, как планирование и учет продаж, расходование бюджета, распределение и мониторинг задач, присвоение статуса исполнителям. Встроенные мобильные таймеры позволяют легко отслеживать работу каждого члена бизнес-команды в режиме онлайн.
Важно отметить, что в приложении предусмотрена удобная функция автоматических уведомлений и синхронизации с облачными бухгалтерскими сервисами Xero и QuickBooks. Перед покупкой Accelo пользователь может попробовать бесплатную версию. Базовая версия стоит 39 долларов.
Другие приложения для управления задачами
Вот несколько альтернативных платформ:
-
Asana имеет простой интерфейс, который визуально информирует пользователя о текущих и будущих задачах. Отлично подходит для работы с бизнес-командами, удобен для планирования проектов.
-
Nifty – это интегрированная платформа со всеми операционными системами. Обладает отличным функционалом и интуитивно понятным интерфейсом.
-
Quire – это бесплатное облачное бизнес-приложение для нескольких сотрудников / устройств с мощным набором опций, включая резервное копирование и экспорт данных, а также создание шаблонов заданий.
-
Wrike – это веб-приложение, которое не нужно загружать. Пользователю нужно только создать личный кабинет. Все члены команды, в том числе новые, пользуются всей рабочей информацией и имеют доступ к прикрепленным файлам и обсуждениям.
-
Airtable – это облачная программа для мобильных приложений с предопределенными шаблонами проектов. Бесплатная версия ограничивает объем облачного хранилища, период истории, количество строк журнала. Версии Plus, Pro и Enterprise предоставляют больше возможностей.
-
RationalPlan – удобный диспетчер задач для планирования, анализа и управления всеми процессами бизнес-проекта в целом или для каждой отдельной задачи. Приложение автоматически управляет задачами, ресурсами, документами, отслеживает расходы, создает уведомления.
-
Taskworld – это облачный инструмент не только для малого бизнеса, но и для крупных компаний. Он представляет собой более высокий уровень безопасности данных, простую настройку, оптимальные условия для совместной работы всех членов бизнес-команды. Доступна бесплатная пробная версия.
-
JIRA – одно из самых популярных приложений, идеально подходящее для гибких команд. Плюсы: отслеживание ошибок, настраиваемый мониторинг рабочего процесса, настройка приоритетных задач, отслеживание прогресса.
-
ProWorkflow – это диспетчер времени, позволяющий использовать более двухсот действий на мобильном устройстве. Он интегрирован с Facebook, Uber и YouTube.
-
Office Timeline – это инструмент для создания простых в использовании диаграмм и таблиц PowerPoint.
-
AceProject – это универсальное веб-приложение, предназначенное для управления бизнес-проектами как для отдельных лиц, так и для групп пользователей. Он имеет удобную панель инструментов, функцию мониторинга расходов и информативные диаграммы.
-
Procore – это инструмент для архивирования документов, отслеживания электронной почты, создания диаграмм и электронных таблиц.
-
Buildertrend – это приложение с полным набором опций для всех типов строительных компаний.
Как правильно выбрать приложение?
Вы обязательно найдете подходящий вариант для своего бизнеса из ассортимента программного обеспечения для управления командными задачами. Инструменты отличаются своим функционалом и наличием бесплатных версий.
При выборе приложения ориентируйтесь на количество и сложность задач, требующих контроля и мониторинга. Вам может понадобиться несколько приложений для разных целей.
вывод
Подготовительный этап любого нового проекта может показаться очень сложным, даже невозможным. Приложения для отслеживания задач могут помочь организовать вашу работу и работу ваших коллег так, чтобы широкий спектр проблем преобразовывался в тщательно структурированный рабочий процесс, предоставляя каждому сотруднику конкретную задачу. Вы как руководитель должны будете контролировать и при необходимости корректировать задачи своих сотрудников. С Nimble CRM это будет быстрый и легкий процесс.
