Как будто мы еще не изо всех сил пытались подготовить наши документы вовремя к налоговому сезону, правительство выдвинуло важный срок, который вы должны знать как владелец малого бизнеса. Если у вас есть работники или подрядчики по заработной плате, закон требует от вас заполнить форму W-2 (для штатных сотрудников) или MISC 1099 (для временных работников или подрядчиков). Но когда вы представите эти важные документы, они изменились, так что слушайте.
Lowdown на W-2s
Раньше вам приходилось отправлять сотрудникам копии ваших форм W-2 до 31 января, но до 28 февраля вам приходилось отправлять копии в Администрацию социального обеспечения. Теперь у вас есть крайний срок для обоих: 31 января. Это означает, что вы должны пройтись, чтобы убедиться, что все данные о зарплате и налогах всех ваших сотрудников являются точными, а затем отправить их обоих в ближайшие недели.
А как насчет форм 1099-MISC?
Если у вас нет сотрудников и вместо этого вы работаете с подрядчиками, которые заплатили более 600 долларов до этого года, вам нужно будет подать форму 1099-MISC для каждого. Вы не платите налоги на заработную плату с того, что зарабатывают ваши подрядчики, потому что они несут ответственность за их уплату по вашим личным налогам. Но вы должны подать Форму 1099-MISC, и в 2017 году это то же самое соглашение, что и с W-2: все истекает 31 января. Это означает, что вам нужно не только подать форму 1099-MISC своим подрядчикам, но вы также должны отправить ее в IRS к тому времени.
Почему все изменения?
Исторически IRS не был известен своим удобством, но это небольшое изменение могло привести вас в правильном направлении. В соответствии с Законом о консолидированных ассигнованиях, принятым Конгрессом в прошлом году, IRS было утверждено, что у всех сторон (IRS, Social Security и его сотрудников или подрядчиков) есть день для получения этих форм.
Это означает, что IRS имеет большой потенциал для сокращения числа «подозрительных» возвратов, что, конечно, требует времени для обработки. Когда налогоплательщик подает декларацию и W-2 уже находится в системе, IRS может быстро проверить информацию в налоговой декларации по этой форме и обработать ее быстрее. Так что в идеальном мире это будет означать меньше проверок для налогоплательщиков, таких как вы и я!
Как подготовить эти формы
Самый простой способ подготовить формы W-2 или 1099-MISC – это воспользоваться услугой расчета заработной платы, такой как ADP. Многие из этих компаний будут автоматически генерировать эти отчеты, используя данные, которые вы указали для расчета заработной платы. Они даже отправят их по почте или по электронной почте своим сотрудникам, а также в соответствующие федеральные ведомства. Обратите внимание, что ваш поставщик услуг может взимать с вас дополнительную плату за это. (Все зависит от того, сколько у вас сотрудников или подрядчиков.)
Кроме того, вы можете воспользоваться онлайн-сервисом подачи заявок, например 1099 Online. За небольшую плату 1099-MISC они подадут формы от вашего имени всем сторонам. В общем, чем больше форм вам нужно подать, тем меньше вы будете платить. Поэтому цены варьируются от 0,55 долл. США до 3,49 долл. США каждая. Вам нужно будет узнать, сколько вы заплатили подрядчикам, а также их номера социального страхования или налоговые идентификационные номера.
Вы можете подать своего сотрудника W-2s онлайн напрямую в Администрацию социального обеспечения. Все, что вам нужно, это учетная запись и информация ваших сотрудников. И у IRS есть система для вашего 1099-MISC, хотя она немного менее удобна для пользователя, чем некоторые другие опции. Возможно, вам придется подождать, чтобы получить пароль по почте, поэтому если вы выберете эту опцию, потребуется много времени.
И если вы предпочитаете идти в старую школу, вы всегда можете распечатать формы IRS и SSA и отправить их по почте! Однако, если вы отправляете свои формы, обязательно включите напоминание в свой календарь 1 января, чтобы у вас было достаточно времени для этого.
Уменьшите налоговый стресс
Нет смысла ждать до последней минуты, чтобы подготовить ваши формы W-2 и 1099-MISC, поэтому сделайте все возможное, чтобы подготовиться к 2017 году. Убедитесь, что ваш бухгалтер или бухгалтер в курсе или имеет опыт работы с DIY ваш учет, убедитесь, что вы записали все расходы, которые вы накопили с подрядчиками, и если у вас нет вашей контактной информации и номеров социального страхования или налоговых идентификационных номеров, сейчас самое время собрать эту информацию. Наличие обновленного файла W-9 – лучший способ убедиться, что он у вас есть, поэтому планируйте запросить новый у каждого подрядчика в январе.
Точно так же, для сотрудников, убедитесь, что у вас есть актуальная информация, а также. В идеале, у вас должны быть новые сотрудники, заполняющие W-4, как только вы сядете на борт, но если это сбежало, попросите их заполнить одну до конца года, чтобы вы могли начать работу в январе.
Новое изменение не должно быть слишком напряженным, если вы планируете заранее и отмечаете дату в своем календаре!
